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【摘要】檔案管理信息化建設是現今事業單位檔案工作最重要的部分，伴隨著新型檔案管理體系的持續增長，加強信息化管理對事業單位檔案工作的完善力度的進一步提升。相比于傳統普通的事業單位檔案管理的方法，信息化管理形成了一個更加方便、有效率的工作方法，將對檔案的使用過程進行簡單化、系統化的改善。本文作者主要通過描述事業單位檔案管理信息化建設的實際操作，從本質上對這項工作的思想認識進行推廣，為我國的信息管理提供更加便捷的服務。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;重要性

1前言

現今，我們國家的社會體制正在持續的向著完美化的節段前進，是國家發展最為重要的組成要素之一，事業單位也是國家的焦點所在。然而，在事業單位的常規工作當中，檔案管理就是其中最為重要的要素之一，它直接影響著事業單位的今后的發展朝向以及單位領導人員的重要決定。在現今這個信息技術快速進步的社會，原來普通的檔案管理方式已經不能夠滿足現今這個時代人們的需求了，怎么樣找到原來傳統檔案管理中的缺點，做出有效的解決辦法，將檔案管理信息化的建設進一步完美化，這顯然已經成為事業單位的工作的重中之重了。

2我國事業單位檔案管理目前存在的問題

2．1沒有合理開發檔案信息資源

依照現在的狀況來看，我們國家的事業單位正在發展使用檔案資源信息這一方面依舊處在相對落后的狀態。很長一段時間，我們國家的檔案管理的方式都是以收集以及儲存信息為中心，并沒有相比較更加完整的系統能夠讓檔案資源有一個更加合適的發展使用。當然，這和檔案信息包含的內容很多，反復加工困難重重有極大的關聯，但是，事業單位的檔案資源有極大一部分記載著重要的信息，包含事業單位的發展過程以及一部分重點的文獻資源，這對事業單位更甚是整個城市的將來的發展都具有重要的影響，所以，有關的事業單位應當盡快將開發使用檔案資源的工作加快發展起來，保證檔案資源的有效快速發展，真正的實現檔案信息擁有的作用。

2．2缺乏必要的檔案信息內容安全的措施

在事業單位管理著檔案資料，其中記載的很多內容都是非常重要的，更甚的有一些內容關系到我們國家的機密，如果這些重要機密外泄除去，那么會產生巨大的不好的影響，關系到國家以及百姓們的利益和安危。但是大多的事業單位卻忽略這方面的工作的重要性，具體表現在公開的檔案信息審查不夠仔細、工作人員的保密方面的理念不夠深入等等。事業單位現在正處于檔案信息管理信息的建設快速發展的狀態，但是將計算機融合到檔案信息的管理問題中，這在便于管理的同時又為檔案信息外泄帶來了更大的風險，在這個網絡化的時代，黑客破解檔案管理網站、竊取機密文件的狀況也是顯而易見的。

2．3檔案管理工作人員素質低下

由于社會因素原因，每年從事檔案管理工作人員的數量非常少，人員更新和流動不是特別頻繁。在事業單位從事負責檔案管理的工作人員，大多數都是從很早之前就開始聘用的，相對來說這些人的文化水平普遍較低，再加上存在有事業單位聘用檔案管理工作人員的資質審核不夠嚴謹的狀況發生，事業單位大多會存有工作人員品質較低的狀況。這樣的人經常是對自己的工作沒有一個仔細認真的態度，工作效率極低，對于公共的服務態度惡劣，這就在極大的程度上阻礙了檔案資源的正確有效的發展以及利用。

3事業單位檔案管理工作信息化建設的途徑

3．1提高管理人員專業素質

提高管理人員在信息記錄每一個過程方面的技術和能力，對于促進檔案管理工作信息化建設有著非常巨大的作用。我們應當提高工作管理人員的專業素質和人才質量，加強對人員計算機技能的培養，多對他們進行職業技能方面的培訓和管理方面綜合素質的訓練，使其與現在社會的實際發展需求相一致，保證條件上的滿足。提高人事檔案、重點檔案的管理，要培養管理人員從思想上認識到工作中需要注意問題的重要性。要注重對檔案管理人員的專業能力進行評估，建立良好的評價體系，有利于培養高素質、優秀的人才，從而才能滿足于人們對于檔案管理機構的期許，實現管理人員對信息文件地良好管理。

3．2加快檔案管理的軟、硬件建設

為了有效地節省檔案管理所占用的時間，使用性能穩定、受到外界破壞較少的硬件、軟件設備進行管理不失為一種比較好的方法。有關單位應當加大投資力度，對成套設備進行采購，加強管理人員對相關技術設備使用的方法進行技術上的培訓。這不僅可以大力的促進檔案管理的工作，而且還可以保證檔案能夠得到長期的、有效的保護。計算機管理技術對全世界數據的存儲和管理有著非常廣泛地使用，是保證電子存儲數據安全和完整的重要方法，它也滲透在檔案管理的各個階段。計算機軟、硬件由于具有良好的存儲容量，足以為設備提供大量的空間用來存儲數據，對于減少信息存儲工作的時間，減輕管理人員大量的工作方面是非常有效的。提高信息檔案管理機構的人員水平，我們不但需要有效地引進先進的技術管理設備，更要重視對檔案信息自身的建設。檔案管理的綜合發展不但需要對檔案管理內容制定相應的規章制度，更要對軟件應用進行充分的使用，為檔案管理提供基礎上的幫助。

3．3建立實用的檔案信息網站

檔案信息網站是文件檔案管理機構在互聯網上的，用于及時展示信息的互聯網網站。建立一個較好的檔案信息網站的方法，為檔案管理機構實現全面化的管理，對檔案管理實施信息化發展具有不可替代的作用。以網頁的形式來提供人事檔案、網上咨詢信息檔案等其他內容的信息服務，對社會中實際存在的內容和電子文檔進行歸檔管理，對文件下載和存檔提供導航服務，是使用互聯網進行文件管理的一個重要的標志，可以顯著地提升信息管理的實用性。建立信息檔案網站的做法可以對情報檔案、情報信息等其他資源進行充分的共享，有了更加廣泛地可選擇能力的提升，這是值得發展的。使用計算機操作系統和互聯網進行檔案信息的管理，不斷適應日益更新的社會對檔案管理和發展的需求，是滿足我國相關檔案管理標準的重要舉措。檔案管理最好選用面向主流市場的，有良好行為記錄的標準化設備，這樣才能提供有保障的信息化建設的服務。保持與軟件公司和國內外材料生產廠家的溝通，定制適合檔案管理工作的操作系統，保證軟件的時效性，不斷對檔案信息進行更新，也方便對數據的管理和開發展開工作。

4結語

綜上所述，就目前而言，我國在信息文件管理方面的制度和建設做得還不到位，仍然存在有記錄和管理人員缺乏專業知識技能的培訓，對檔案的信息和內容安全性、保密性工作的重視，對必要管理環節的了解比較薄弱，沒有對檔案信息資源進行充分的、合理地利用等問題。有關部門應重視起來，積極探索信息化管理檔案的實際性、可行性，逐步完善檔案信息管理機構的管理，為我國信息管理提供更加便捷的服務。

作者:趙春輝 單位:哈爾濱市軍隊離休退休干部第二休養所

參考文獻:

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