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中職學校檔案囊括學生升學檔案和學生畢業檔案，當遇到學生畢業問題時假如中職學校檔案管理出現延誤，這樣就會影響學生升學，耽誤學生的前途。檔案信息化相對于傳統的中職檔案管理來說，管理起來更加的科學有效，節省傳統檔案管理中的耗材，信息的交換與更新更加的便捷。因此中職學校檔案管理應當主動改變以往的管理方式，積極地采用檔案信息化，提高工作效率。加快信息化進程，順應時代的潮流，積極地為更加美好的現代化中職院校建設而努力！

一、中職學校檔案建設現狀

中職學校檔案一般采用紙質材料進行記錄，由于所要記錄的信息量比較大，所以記錄時間長，耗費大量的紙張，占用的人力較多。而且在記錄之后不易更改，操作難度大，紙質檔案進行傳輸的過程中容易造成檔案的錯亂與丟失。檔案的保存與整理也是一個比較嚴峻的問題，由于檔案基數大不利于移動和整理，儲存也會占用較大的地方，保存也需要注意很多的儲存方面的問題，比如潮濕問題，檔案轉運的過程中容易造成丟失。檔案儲存時間較長的話容易造成紙質的氧化，造成檔案的損壞。現代中職檔案關系著學校教職工的方方面面，學校檔案的缺失會影響學生的求學與教職工的教學評優。現代中職學校檔案管理依舊比較落后，因此需要引起學校管理人員的注意，引進新型的檔案信息管理系統，改變現代中職學校管理檔案的問題。現代中職院校有一些已經采用了先進的信息技術，效果顯著有效，值得在大多數的中職院校中進行推廣。應當改變現代落后的技術，積極地改變現狀，改變現代中職學校建設中的缺陷，為創建現代化信息化的中職院校努力地進行改變著。

二、學校檔案管理

學校檔案管理目前需要大量的人員進行管理，工作人員需要對檔案的信息進行收集、整理、保存以及進行利用，各個環節的繁雜勞動影響著檔案管理。因為現在的檔案材質主要是紙質和實物，不利于進行查找和管理，影響著學校檔案管理。由于現在檔案管理過程比較復雜，所以檔案管理方面的專業型人才比較難以尋找。再就是由于現代學校檔案管理長期使用傳統的方式進行管理，所以依舊采用從前的檔案管理方式，從前落后的思想沒有改變，不會進行改革和創新，制約著檔案管理的信息化進程。學校檔案問題制約著學校發展進程，由于學校檔案管理的問題造成學校管理出現了各種狀況，信息查詢的不及時，造成紕漏。嚴謹的學校檔案管理也是對學校學生的負責，因為當學生升學時需要查出自己的檔案時，不再像曾經那樣需要耗費大量的時間進行查找，管理信息化能夠節省大量的時間，搜集出的檔案也比較完善和準確，不會因為檔案的缺失而影響學生的升學問題。而且當遇到需要查詢大量學生的檔案問題時也會比較便捷，不會造成檔案的混亂丟失。

三、信息化建設

信息化是一種新型的管理方式，信息化具有信息儲存無紙化，信息傳輸便捷性，操作方式簡單化和儲存信息龐大化的特點。有利于改變曾經采用紙質檔案材料的現狀，檔案可以進行數字化，儲存占用的地方小，有利于節省空間。由于信息傳輸的便捷性，有利于信息的傳輸與互動，學生的升學和畢業的信息的傳輸快速便捷，這樣就不會給學生造成惡劣影響。使用現代化設施進行整理和儲存操作簡單易行對于整理人員的要求也不會太高。只需要對從前的檔案管理人員進行簡單的培訓就可以進行操作，節省了人力、財力、物力。現代信息化建設有利于提升中職檔案管理的便捷性，因此學校應當積極采用建立檔案管理信息建設的制度，設立專門的部門進行管理，確保學校檔案管理信息化順利的推進。還應當制定相應的規章制度確保檔案信息化工作規范化操作，使工作變得規范化。學校還應當落實學校檔案信息化的設施設備，加快學校檔案信息化的進程，使學校紙質儲存的現狀不斷地進行改變。對紙質檔案進行數字化，確保檔案信息不再流失。建立校園局域網，有利于學校檔案資源的傳輸與利用，使學校檔案的價值充分的發揮出來。建立數據庫使學校檔案進行數字化儲存，不斷對數據進行整理細化，防止信息的缺失。雖然信息化操作相對于從前的紙質檔案的整理與操作來說變得簡單易行易于操作，但是依舊需要進行簡單的培訓來提高管理人員的素質。

四、總結

隨著時代的發展，信息化建設不斷深入到生活中的方方面面，讓過去費事費力的事情變得簡單方便，提高了工作效率。檔案信息化管理有利于中職學院管理充分發揮信息化的優勢提高工作效率，節省時間，更好地服務師生，提高學校的工作水平。

作者:趙吉鵬 單位:甘南藏族自治州師范學校

參考文獻：

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