導(dǎo)語：科研審批用印管理信息化建設(shè)方案一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］傳統(tǒng)用印管理因過程無法有效管控，導(dǎo)致存在管理風險，且易受到時間、地點的約束，用印效率有待提升。方案結(jié)合高校用印審批流程的個性化需求，制定科研審批用印管理信息化建設(shè)方案，以信息化、數(shù)字化手段，解決傳統(tǒng)用印管理中存在的問題，切實提高了高校科研審批用印的規(guī)范化程度及用印效率，是高校信息化建設(shè)的重要支撐。

［關(guān)鍵詞］科研；用印管理；信息化

一、概述

印章是一個單位身份和權(quán)力的證明。蓋有印章的文件，是受法律保護的有效文件，同時意味著該單位對文件的內(nèi)容承擔法律責任，因此，對于印章的管理是單位行政管理中的重中之重，上海交通大學(xué)為規(guī)范印章管理，制定的《上海交通大學(xué)印章管理規(guī)定》，充分體現(xiàn)了學(xué)校對于印章管理的高度重視。傳統(tǒng)用印申請一直采用紙質(zhì)版用印申請單的模式，需填寫用印單后攜帶所需蓋章的文件及佐證材料到學(xué)院主管部門審批蓋章，然后到校級職能部門審批蓋章，最后到學(xué)校黨政辦用印[1]。這種方式在實際操作中存在許多問題。1.用印管理存在風險。首先，用印的申請和審批過程痕跡無處可查，主要體現(xiàn)在兩方面，一是用印申請審批人無處追查，二是用印文件內(nèi)容無處追查；其次，由于辦公室每個業(yè)務(wù)人員對口的業(yè)務(wù)都有用印需求，為便捷辦理各類業(yè)務(wù)，通常印章會存放在公共區(qū)域，無法做到印章專人專管，這使得用印管理存在安全風險[2]。2.用印受到時間及地點的嚴重制約。傳統(tǒng)用印申請僅限于日常工作時間內(nèi)，并且必須在規(guī)定的辦公場所進行，節(jié)假日期間、尤其是寒暑假期間，由于部分審批人員輪休等原因，造成了審批業(yè)務(wù)的擱置。3.用印效率低。由于項目申報等原因，經(jīng)常會導(dǎo)致用印申請出現(xiàn)擁堵，有的申請者需排隊等候較長時間才能完成用印流程，也有申請者會因為材料不齊全而往返多次，導(dǎo)致了時間和精力的浪費，這些都嚴重影響了用印效率[3]。本方案針對傳統(tǒng)用印管理存在的問題，將信息化技術(shù)融入到用印管理業(yè)務(wù)中，實現(xiàn)用印信息化管理，將有效提升用印安全，提高用印效率，同時，用印信息化管理，將作為我校“一門式服務(wù)”在我院的一個具體實踐，能夠為學(xué)校信息化建設(shè)提供有力的支持，也為“我的數(shù)字交大”系統(tǒng)在相關(guān)領(lǐng)域的拓展應(yīng)用提供良好的經(jīng)驗。

二、工作思路與原則

1.創(chuàng)建思路。為了提升學(xué)院管理服務(wù)水平，將信息化技術(shù)融入到用印管理中，實現(xiàn)用印管理的信息化建設(shè)，解決傳統(tǒng)用印管理中存在的管理安全風險、用印申請流程復(fù)雜、受時間與地點限制等問題，提高用印效率，達到無紙化、移動辦公的目的，改變過去復(fù)雜和低效的辦公方式，節(jié)省科研人員的寶貴時間。2.主要原則。①整體規(guī)劃、分步實施。采用整體規(guī)劃、分步實施的原則，設(shè)計完成科研審批用印信息化建設(shè)方案，覆蓋用印申請審批確認的全過程，實現(xiàn)全流程閉環(huán)管理，同時，在方案實施過程中，擬采用階段式推廣方式，逐步使老師們掌握軟件模塊操作方法，達到傳統(tǒng)用印方式與信息化用印方式的無縫過渡。②技術(shù)融合，創(chuàng)新應(yīng)用。科研審批用印信息化建設(shè)方案是將信息化技術(shù)融入用印管理的信息化管理產(chǎn)物，通過應(yīng)用工作流、軟件工程等信息化技術(shù)，實現(xiàn)用印管理的電子化、信息化與移動化，為今后科研用印管理的數(shù)字化創(chuàng)新應(yīng)用，奠定良好的基礎(chǔ)。

三、工作方案

1.需求分析。結(jié)合學(xué)校的用印流程、業(yè)務(wù)人員的審批經(jīng)驗及老師（用戶）的使用習(xí)慣等，細化對軟件的要求，描述軟件要處理的數(shù)據(jù)流，并給開發(fā)團隊提供一種可轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)設(shè)計、結(jié)構(gòu)設(shè)計和過程設(shè)計的數(shù)據(jù)和功能表示，確保用印申請信息化的有效實施，業(yè)務(wù)流程如圖1所示。用印申請首先傳送至普通的業(yè)務(wù)人員處，業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)類型及相關(guān)文件規(guī)定進行初審，符合規(guī)定的申請會直接通過。如果在審批過程中，審批人員認為某用印申請需請示領(lǐng)導(dǎo)，則將審批傳送至辦公室領(lǐng)導(dǎo)處進行復(fù)審，如果辦公室領(lǐng)導(dǎo)認為該用印申請必須請示院領(lǐng)導(dǎo)，則將審批傳送至院領(lǐng)導(dǎo)處進行最終審核。審核同意之后就可以在審批單上用印，然后到上級職能部門審批。2.軟件開發(fā)。開發(fā)團隊依據(jù)前期需求分析的結(jié)果進行軟件的設(shè)計與開發(fā)，并且，為了便于用戶的使用，軟件同步開發(fā)APP版本。3.調(diào)試迭代。在主界面完成基礎(chǔ)上，經(jīng)過軟件的初步效果反饋，為了更好的提高管理服務(wù)效能，增加了短信和郵件提醒功能，使老師們可以在第一時間掌握用印申請的審批進度，及時辦理后續(xù)業(yè)務(wù)。當老師接到辦理成功的短信/郵件通知時，可直接登錄郵箱，在郵箱中找到隨郵件一同發(fā)送的用印申請單，直接打印辦理后續(xù)業(yè)務(wù)即可；當老師接到辦理失敗的短信/郵件通知時，可根據(jù)修改意見對用印申請進行調(diào)整，以符合審批的相關(guān)規(guī)章制度。同時，針對有的老師不熟悉后續(xù)業(yè)務(wù)操作流程的問題，在業(yè)務(wù)人員審批步驟中，增加選擇后續(xù)審批的具體職能部門的操作，即業(yè)務(wù)人員在審批時，標注出用印申請審批接下來需流轉(zhuǎn)的職能部門，該標注會同時打印在用印單上，以提醒老師如何辦理后續(xù)流程。4.試運行。采用分階段試運行的方式推廣，即首先在科研辦公室內(nèi)部進行測試使用，形成初步反饋（內(nèi)部測試）；其次是針對辦事老師群體的試運行，進一步總結(jié)完善（真實用戶測試）；最后向全院老師推廣使用，在使用過程中根據(jù)用戶反饋不斷優(yōu)化設(shè)計。5.維護。軟件產(chǎn)品后，將繼續(xù)針對可能存在的問題進行修正，同時不斷進行擴充功能和改善性能的完善性維護，確保軟件能夠持續(xù)、穩(wěn)定、高效運行。

四、方案成效

1.完成“用印申請”模塊開發(fā)部署。本方案開發(fā)的軟件將嵌入至“我的數(shù)字交大”系統(tǒng)，方便老師和學(xué)生們使用，同時具有界面友好，易操作等特點。2.實現(xiàn)不等候用印，有效提升管理服務(wù)效能。用印申請審批不再受固定場所、固定方式的制約，改善用印申請審批的工作效率，提升師生滿意度。3.用印記錄強制備案。實現(xiàn)審批流程可查看、審批結(jié)果可追溯，使得用印申請審批更加標準化、規(guī)范化。4.實現(xiàn)印章專人專管。在實現(xiàn)用印申請信息化工作后，科研辦印章將由專人負責，辦理用印申請的老師，憑用印申請審批單，到“用印處”用印即可。5.形成軟件設(shè)計開發(fā)修改日志。在軟件模塊開發(fā)過程中，積極思考老師們提出的有益建議，并配合開發(fā)團隊進行優(yōu)化調(diào)整，在此過程中，詳細記錄軟件每一次修改的原因及內(nèi)容，為以后學(xué)院的信息化建設(shè)積累經(jīng)驗。6.前期目標實現(xiàn)后，終極目標在于打通上級職能部門的審批環(huán)節(jié)，使用印申請可以在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)到上級職能部門進行審批，最終審批結(jié)果直接傳送至學(xué)校黨政辦用印處，老師們直接前往用印即可，進一步提高用印效率，提升管理服務(wù)效能。

五、總結(jié)

本方案的實施，將實現(xiàn)“印章專人專管、網(wǎng)絡(luò)流程化審批、不等候用印、用印強制備案”，杜絕因隨意簡化手續(xù)或違規(guī)用印，造成的印章管理混亂現(xiàn)象，為學(xué)院乃至學(xué)校用印管理提供良好的實踐經(jīng)驗。

參考文獻

［1］陳中林,蔣雪梅.安全可信的電子印章體系與關(guān)鍵技術(shù)研究［J］.中國人民公安大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版),2019(3):52-59.

［2］何文上,魏繼昌,雒淑珍.加強研究所印章管理的幾點思考［J］.中國市場,2018(30):115-117.

［3］郭珊珊.淺談如何完善企業(yè)印章管理制度［J］.四川建材,2018(6):242-243.

作者:孫慧宇 錢詩萌 葉琛 單位:上海交通大學(xué)