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摘要:信息化環境下進行財務會計工作流程優化，能夠有效提高財務會計管理工作的質量和效率，提出了日常賬務處理優化方案，應收應付賬款管理流程，資金計劃和賬戶管理流程等的工作流程優化路徑。根據以上工作，針對信息化環境的財務會計工作流程優化給出了建議，并從人員培訓、組織保障以及風險控制三個方面制定了保障措施。

關鍵詞:信息化環境；財務會計；流程優化

財務會計管理是現代企業管理的核心，財務會計績效是企業運營所有環節的集中體現，而財務會計信息化則是企業財務會計管控的有力工具。我們當今處于信息化環境下，企業信息化需求的不斷增多，信息化建設的財務會計管理活動日益復雜，涉及大量耗費支出、費用核銷以及資產形成等財務會計管理業務。然而，目前一些企業的財務會計信息無法共享，對一些核心數據的傳遞通常采用手工渠道來完成。企業各個部門之間、子公司、分公司之間不僅對數據的統計方式不同，且數據在傳輸過程中也表現出傳輸不透明現象，無法實現對相關數據資源的共享與查詢，嚴重制約了整個企業的發展。要解決這一現狀，核心是進行財務會計工作流程優化，在信息化系統支持下，企業整合優化資金管理、會計核算、日常賬務等工作流程，提高信息化財務會計管理工作的質量和效率，已成為亟待解決的問題。

一、信息化環境對財務會計工作流程的影響

(一)財務會計數據輸入形式

在實施信息化的企業環境中，有一點重要的不同就是財務會計數據的輸入形式。首先是原始憑證。書面形式的原始憑證逐漸退出舞臺，取而代之的是各類電子憑證，如網上銀行交易憑證、各類機打票據、系統自動記錄的數據等等。其次是業務相關原始憑證的發起點將產生于直接發生數據的業務部門，如營銷部門、采購部門等，而非傳統的財務會計部門。再次是記賬憑證。數據輸入形式、憑證生成形式均發生了變化，記賬憑證由信息系統自動生成。傳統財務會計崗位的設置將會發生變化，會計憑證的處理流程將會重新建立，數據資料的生成與管控也將面臨新的模式。

(二)財務會計數據處理內容

會計信息應該是客觀、真實的，且不具有針對性，對所有信息使用者來說，會計信息都應該是有效的、公開的。數據庫信息在信息化的環境下，反映企業全部的經濟活動事項，數據為整個企業所共享，這些數據沒有經過以會計要素為標準的分類、歸納。隨著網絡技術、計算機數據處理功能的不斷完善和數據庫技術的日益發展，財務會計工作由原來的以日常核算、做賬報稅為主，發展為參與企業管理，用既有財務會計數據的分析為決策提供信息支持。會計數據的收集和處理不再受到時間和地域的限制，遠程核算得到了應用，實時監管成為了可能。

(三)數據處理流程

實施信息化的企業中，數據處理流程的方式有很大不同。從數據處理流程的起點看，憑證輸入點不再由財務會計部門唯一擔當，而是擴展至各項業務源頭，由此可見業務數據的準確與否直接關系到數據處理能否準確。只要計算機保證足夠的穩定性和安全性，內部數據處理的準確性可以得到有效的控制。換言之，只要對輸入的準確性有足夠的把握，那么數據處理和輸出結果的準確性就能得到保障。因此，即使不經過人工對賬和審核，原始數據也可以作為計算機內部處理流程的直接依據。

(四)內部控制管理

企業實施信息化以后，會計數據將以電子數據的形式直觀反映，并在規范化的流程中進行日常業務處理和事務管理。傳統上的以各個部門為節點的管控模式將退出舞臺，隨之而來的是通過內控制度來確保信息安全、可靠，利用具體的制度明確職責分工、審批權限和事務管理。屆時，內控的保障措施將通過計算機處理技術進行實施，對操作進行口令控制、對數據實行加密保護、對數據進行實時檢測等。隨著會計信息化的發展，內部控制的范圍最終將從組織內部延伸到整個社會。

二、信息化環境的財務會計工作流程優化路徑

(一)日常賬務處理優化方案。我國許多財務部門只具備基礎的會計電算化軟件，既無法與業務發生部門直接建立數據聯，也無法實現憑證的實時傳遞。此外，由于原始憑證流轉周期長、會簽部門多，對費報銷的進度也造成不可小覷的影響。針對現有賬務處理流程中存在的問題，在流程優化實施中，應將系統自動處理與現部門間數據共享為核心，對賬務處理流程做出如下優化：1、審核環節由線下手簽升級為線上審批。明確審批權限、設定權限類別，使憑傳遞更具實效性；2、在后臺對原始單據必填項進行升級，與會計科目關聯，提高業務效率；3、精簡會簽部門，縮短原始憑證流轉時間。(二)應收應付賬款管理流程。通常情況下，應收、應付賬款的管理由財務部門負責。這種單一權責的模式，忽了業務部門在款項收付過程中的主動地位，弱化了財務部門與業務部門的溝通反饋。針對這種現象，優化流程的制度中，應設立以財務部門為主、業務部門共同參與的具體化細則。如此一來，各方相互協作、共同監督，達到提升管理效率的效果。具體來看，財務部門的職責在于控制應收、應付賬款的額度，以避免產生大量呆賬、壞賬、死賬的風險；業務部門作為款項發生源，掌握著相關的客戶信用評價、市場定位需求等，這些信息對于分析賬齡、評價風險等方面有著重要價值。合理化的分工能夠將應收、應付賬款的管理更具實效性，降低資金流動風險，從而達到強化資金管理、提升經濟效益的目標。針對現有流程中對應收、應付款項的管理，對流程做出如下優化：1、財務部門承擔核算功能，業務部門作為款項的發生源，承擔外部對接功能；2、建立健全客戶信用數據庫，訂單信息由業務部門自動傳遞至財務部門，縮短信息流轉時間和審批程序，方便業務部門進行催款處理，提高回款能力；3、財務部門對賬款的額度和期限進行把控，定期與業務窗口部門及時核銷款項、確認信息。提前規劃，提高資金使用效率。(三)資金計劃管理流程。目前，企業資金計劃面對兩大困境：一是事先編制難以準確，二是事中控制難以把控。資金計劃的編制通常由財務部門獨攬大權，但財務部門只能夠做到對管理費用、財務費用等支出合理把握，具體到產品的收入、成本則無法掌握，只能依照經驗粗略估算，這樣一來就造成了資金計劃的編制與實際執行不相匹配；二是事中控制難以把握，例如審批制度松散，款項撥付手續不齊備；資金計劃貫徹執行力度不嚴，計劃外或大額支出頻繁；應收賬款催收不力；銷售回款額度不足等等。總而言之，資金計劃沒有真正落到實處，無法對業務執行提供有力保證。針對上述情況，對資金計劃流程做出的優化如下：1、明確資金計劃編制的內在邏輯關系。大多數企業實行年度經營目標責任制，以全年完成銷售業績為年度目標；企業會根據年度目標制定生產計劃，資金計劃即是在此基礎上制定的一系列支出計劃、回款計劃、融資計劃。簡而言之，資金計劃要與企業生產計劃緊密融合。2、將資金收支依照產品開發周期進行分解，得出資金計劃平衡表，再對資金計劃進行月度分解，考核當月的資金盈余或缺口，達到對資金計劃的平衡。3、引入全面預算管理體系。資金計劃的編制應圍繞產品開發的全周期，執行過程始終與業務保持聯動，一旦出現異常，應迅速發出預警提示，及時更新資金計劃。由此一來，既列明了資金計劃的來源，又保證了與業務的緊密關聯。(四)資金賬戶管理流程。目前，公司本部及各子公司的資金賬戶管理流程存在的問題主要集中在新賬戶報批不及時、開立賬戶存在隨意性、賬戶歸集手續辦理滯后等方面。因此，對流程優化提出如下建議：1、明確開戶銀行范圍，列示符合開戶條件的銀行；2、縮短審批時間，將開戶審批由線下審批升級為線上審批，財務部門及子公司在得到上級審批之后可直接進行賬戶開立籌備；3、新設賬戶(投資資金監管賬戶、融資貸款賬戶除外)均需及時、主動辦理資金歸集手續，將資金歸集作為賬戶開立流程中的一環，避免因缺乏有效監督而導致的賬戶歸集滯后

三、信息化環境的財務會計工作流程優化的建議與保障措施

(一)信息化環境的財務會計工作流程優化的建議。第一，流程優化方案實施前，在網絡建設和系統開發完成后，先試點進行，再總結經驗教訓后，逐步推開，不要一下在過大的范圍內鋪開，給正常的財務會計工作造成混亂，確保過渡期的管理受控；第二，對一些與財務會計聯系緊密的重要流程，不要輕易大量調整人員，可以采取增配人手，重新分工等方法解決一些操作上的問題；第三，信息系統的開發要在財務會計流程再造前完善，具備使用條件，不宜在流程再造過程中不斷修改信息系統，給新流程的實施造成混亂；第四，信息系統的開發要緊密結合工作現狀，具有可操作性，同時由于財會基層操作人員計算機使用水平有限，所有的系統交流平臺盡量簡便，便于操作，且功能盡量融合，不宜子系統過多，造成混亂；第五，要加強各級人員計算機運用水平的提高，企業各部門、各個分公司應能夠獨立完成各自管理數據的維護，確保信息系統的正常使用，確保各類數據得到有效傳遞和運用；第六，財務會計流程的改造不要完全脫離既有流程，要吸取既有流程中運作多年并取得的成果，不宜全盤否定，推倒重來。(二)信息化環境的財務會計工作流程優化的保障措施。1、人員培訓。信息化環境下財務會計工作流程優化，各部門組織間的會計信息不對稱，財務會計制度很難在短期內做到統一化，那么在部門間產生道德風險的可能性就會加大。要預防此類風險，既離不開明確的制度保障，如內部審計制度、財務會計管理制度和流程規范制度，又要有統一的思想約束，加強人員培訓至關重要。企業應在現有基礎上創新培訓方式方法，針對企業領導層應推行“體驗式”培訓的方法，鍛煉實戰操作能力，充分理解信息化環境的財務會計工作流程理念，轉換成個人認識。增加培訓的投入力度，建設起現代化的培訓基地，優化多媒體教室、微機室、報告廳、圖書室、活動室、學員宿舍等教學設施，打造一個教學設施一流、教學資源豐富、學習環境幽雅、學習氛圍濃厚的培訓基地，為“做實培訓、做優培訓”提供有力的硬件保障。根據培訓的目標制定出對受訓者的考核方案。一方面，通過必需的考核方法檢驗培訓活動，實行后在對培訓目標的實現程度進行考核，為培訓方案的優化提供依據；另外，在必要的考核受訓者過程中，激發起參與培訓的積極性和主動性，提高培訓實效。2、組織保障。財務會計工作流程信息化管理的順利實施，離不開事先的精細籌備組織。首先要抽調專業人員成立工作組，對財務會計信息化的實施進行由始至終的監督管理，其次要對企業內部現有的財務會計流程進行分析，以顧客需要的為第一要務，最后設計出一整套全新的財務會計流程，在整個企業內部推廣實施。企業財務會計工作流程信息化管理的實施，絕對不是一蹴而就、一步到位的改變，因其將徹底顛覆企業員工已經適應多年的工作方式，其中將涉及到的權力、利益不可小覷，所以，面對潛在的巨大阻力，企業的管理層、領導者還需具備堅定的信心、付出不懈的努力，才能確保財務會計工作流程信息化管理在企業內部順暢實施。3、風險控制。財務會計工作流程信息化管理離不開風險管控，可以從以下幾個方面入手：第一，依靠技術支持。通常情況下對于集中處理數據的保密性的做法就是通過設置口令、權限等來實現，看似安全性得到了保障，實際上隨著計算機應用的普及，越來越多的人員具備了較高的計算機應用水平，想要潛入數據庫修改數據并不是天方夜譚；第二，依靠法律保護。在實施財務會計工作流程信息化管理之前，所有的會計憑證、單據和報表都要經過逐級領導簽字審批、經辦人簽字確認作為收付依據；單在網絡化情況下，傳統簽名方式被線上審批、簽所取代，此時法律對其的有效性認可成為業務流轉的依據所在；第三，依靠制度辦事。要建立網絡安全指引、財務會計工作流程信息化管理制度，形成對網絡系統的運維和保障，并設定網絡責任中心、分離崗位職責；第四，依靠內審把控。要建立獨立的內控審計部門、聘用專業專職的內審人員，對組織內的信息化環境實施監管。對數據的查詢和處理可以經內部審計人員通過鼠標操作來完成，從而將監督工作由被動變為主動，將事前預警作用充分發揮，最終形成強化企業審計的監督機制。

作者:王俊杰 單位:包頭市中心醫院

參考文獻

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