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一、系統綜述

(一)賬務管理。系統上線后，涉及到財務方面數據將存在兩套系統，一套是財務系統，一套是核心業務系統。財務費用數據發生后首先在財務系統記賬，在財務系統形成詳細的總賬明細賬，然后通過數據接口導入核心系統中，進行匯總報表等，使財務工作信息化應用水平迅速提升。(二)系統關鍵。財務管理系統的建設重點完成要實現集中式的財務管理，實現財務數據大集中，以加強內部控制，建立科學合理的財務管理體系，完善內部財務控制制度，對固定資產集中式統一管理，實現行業領先的運作模式，提高運行效率。(三)高度集成應用。實現財務管理系統與綜合業務系統的無縫連接，利用成熟的財務軟件進行全面的財務管理，達到財務管理系統與綜合業務系統的一體化應用。為更完善的成本管理、財務分析等奠定基礎。(四)實施原則。財務管理系統項目實施須按照項目管理的原則來進行，確定項目的目標和范圍，建立項目組織，制訂一個清晰、簡明、完整的項目實施計劃。結合具體情況，采用適當的實施策略。

二、啟動階段

1.組織結構。財務管理系統組織結構的形式直接影響項目的實際進程及效率。高水平的項目組織構成是系統實施的基礎。它要求IT廠商不但熟悉計算機技術更要理解財務運作流程，并有一定的實施經驗。同時，工作人員，特別是參與實施的中高層管理人員、基層人員(終端用戶)至關重要。中高層管理層，作為項目組織的主體，對財務系統的實施起到尤其重要的影響，只有高層領導的充分理解、持續支持、親自參與才可能成功。基層員工作為財務系統的終端用戶，他們所具備的相關方面素質技能水平越高，實施成功的可能性越大。2.測試開發環境軟硬件方案。選擇合適的系統是決定項目成敗的關鍵基礎因素。項目在進行項目選型時，主要考慮實際需求、軟件商的實力、硬件條件及價格。

三、實施階段

(一)總賬

1.核算模式。核算模式可以分為核心兩級、財務兩級。(1)財務系統中，二級使用機構作為主管使用機構部門進行核算和管理。財務系統向核心業務系統進行賬務數據合并時，主管使用機構將所有二級使用機構和本級進行數據匯總后，傳輸到核心系統主管使用機構賬簿中；二級使用機構的核算通過在主管使用機構中設置相關科目的部門輔助核算解決。(2)核心業務系統中，統管機構和各主管使用機構設立各自的財務備用金賬戶，各主管使用機構自行撥付備用金。與此相對應，財務系統中統管機構、各主管使用機構設置撥入備用金科目，在財務系統中核算備用金的撥入和歸還。2.備用金管理模式。二級使用機構在核心中沒有獨立的經費賬戶，并且在財務系統中按部門核算。則主管使用機構向二級使用機構撥付備用金時，在核心系統中不反映。在財務系統中，設立系統內往來科目，通過此科目反映主管使用機構對二級使用機構的撥付關系。好處在于向核心系統傳數據時，主管使用機構所轄使用機構匯總到主管使用機構后，系統內部往來科目借貸方自動相抵。3.輔助核算的管理。按照管理要求，對科目進行輔助核算，每個科目的輔助核算項目待科目表確定后進行細化，一般的原則是費用類科目核算到部門，個別需要核算到人的科目，如差旅費、車船費、內部借款等核算到人。4.往來核銷的管理。對應收應付的管理包括記賬、核銷、查詢及賬齡分析等。在系統中通過設置往來核銷科目對應收應付科目進行管理，自動或者手動核銷應收應付款，并提供賬齡分析的功能。系統提供查詢功能，能夠通過不同的條件組合查詢打印應收應付的各種報表。如：主管使用機構應收款明細表，匯總應收款明細表，按不同條件匯總的匯總表等。5.日結業務操作模式。在財務系統中，財務系統賬務采用日清日結業務操作模式。處理步聚為：各機構在系統中執行關賬動作，統管機構在系統中檢查是否全部關賬，全部關賬后，統管機構進行日結操作，生成匯總文件后上傳至指定目錄下，核心業務系統進行批處理，將匯總文件內的數據在核心系統中記賬。6.固定資產。固定資產管理是以固定資產卡片為核心來進行的，固定資產卡片樣式根據資產類別的不同而有所區別。如在房屋建筑類固定資產卡片中增減房屋面積等項目、在運輸設備類固定資產中增加車輛排照號等項目。對于各種在建工程，資金的撥付和付款通過報賬中心進行處理，反映在項目管理的資金臺賬上。在工程完工后，對項目建設過程中的各種支出進行匯總，一次性轉入固定資產，登記卡片賬并逐月計提折舊。

(二)報賬中心

報賬中心處理財務日常業務，并通過費用預算控制和事項審批單控制完成內部的資金進出控制。報賬中心的單據或者業務通過審批流方式做到責任落實到具體的崗位或者人員實現管理責任的落實。1.應用范圍。(1)一般來說，報賬中心可以通過單據處理的事項包括支出申請、付款報銷、借款、備用金申請。根據項目組對需求的討論結果，由于主管使用機構統一記賬，因此借款直接由主管使用機構財務人員錄入會計憑證進行處理；由于與核心的接口采用脫機模式，并且二級使用機構備用金由主管使用機構撥付，因此備用金的撥付、歸還直接由主管使用機構財務人員錄入會計憑證進行處理。2.應用模式。支出申請和付款報銷流程采用手工審批流程同電子審核流程結合的方式。支出申請后付款流程對于主管使用機構需要事前進行支出申請的事項，由主管使用機構負責在報賬中心填制電子的支出申請單，超出主管審批權限的，系統將電子的申請單傳遞到統管機構相關歸口管理部分進行審批，審核通過后，電子申請單生效生成相關會計憑證。3.應用范圍。報賬中心處理的業務范圍界定為：(1)各項營業費用的支付；(2)大額支出的事項審批流程以及付款控制；(3)固定資產、無形資產、在建工程等的購置與支付，固定資產的清理費用支出等。4.系統接口。(1)與費用預算的關系：支出申請時，對單筆審批權限進行控制。付款報銷時，在付款報銷單填制保存時，系統自動檢查相關費用預算指標，如果超支，則提示操作人員首先進行預算指標的調增。(2)與全成本的關系：為了對二期的全成本支持，報賬中心的付款報銷單預留了全成本頁簽，專門用來收集與受益部門、產品、客戶經理、客戶有關的成本屬性。在明年初上線時，暫不啟用，待全成本系統上線時，此功能放開，提供給主管使用機構財務人員填寫。(3)與總賬核算的關系：系統通過會計平臺，配置付款報銷單自動生成會計憑證的規則，通過規則設定，自動將付款報銷單上的會計要素傳遞到會計憑證的相應字段中，自動生成會計憑證。5.系統崗位設置。系統中的電子化付款報銷單主要有兩個環節，單據填制和審核。憑證處理有三個環節，制單、審核、記賬。對于主管使用機構，單據填制與審核應由不同崗位進行處理，憑證制單是系統自動生成，制單人自動引用付款報銷單的審核人，憑證審核和記賬為同一人。主管使用機構在人員設置上，可有三個不同的人員分別擔任單據填制、單據審核和憑證記賬三個角色。

四、項目總結階段

財務管理信息系統實施，對管理者決策效益率的促進，決策準確性的提高，員工工作效率的提高，財務信息獲得和理解能力的加強都有一定促進作用，這些影響最后都體現在利益的實現上。國家政策的指導與影響對企業的發展具有重大意義，同時，信息化建設是現代化管理的必由之路。財務系統本身的復雜性及商行自身的管理水平決定了實施不會一帆風順。在選擇上項目之前，應對其風險性和主流廠商的軟件特點以及自身環境有所了解。在具體實施之前，應根據企業自身需要選擇合的適軟件公司，嚴格按照標準的實施程序進行操作。

本文作者:趙彤寧姿工作單位:沈陽水務集團有限公司