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摘要

隨著計算機技術的飛速發展，尤其是網絡技術的超速發展，帶動了信息的廣泛交流甚至導致了信息爆炸，“信息時代”這一詞匯似乎己經被普遍接受。因此，無論是對于一個國家還是對于一個企事業單位，如果要在未來的社會中獲得發展，掌握信息技術已變成一個基本要素。

當前，許多學校計算機的普及率正在不斷的提高，在一定程度上提高了各部門的辦公效率。隨著校園計算機網絡的建立，其日常的業務、公文管理等信息量不斷膨脹，低效辦公方式與不斷增長的辦公業務量之間的矛盾日益尖銳，依靠人工手段及時對大量的信息進行收集、整理和分析是難以做到的，只有改革傳統的辦公方式，充分利用先進的辦公技術，逐步實現信息管理現代化，才能提高辦公效率以適應形勢的發展，為信息的上傳、下達提供極為生動的通信方式。

本文設計的信息管理平臺，主要實現以下功能：1．信息管理2．郵件管理3．學生管理4．教師管理5．會議管理6.通訊錄7.時間提醒等七個模塊。此平臺的搭建能夠為較好的提高高校教學單位日常的行政辦公效率，具有一定的實用性。

關鍵詞：自動化；C/S；辦公自動化；信息管理現代化；辦公效率

3系統設計分析

3.1辦公自動化的概念

辦公自動化(OA:OFFICEAUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企事業單位內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企事業單位的管理和決策提供科學的依據。一個企事業單位實現辦公自動化的程度也是衡量其現代化管理的標準。

雖然諸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息的交流，工作的協調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業領導的管理和決策。

辦公自動化還是一個企業與整個世界聯系的渠道，企業的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系；另一方面，其他企業可以通過Internet訪問你對外的企業信息，如企業介紹、生產經營業績、業務范圍、產品/服務等信息，從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業將通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上，所以這種網上交流的潛力是非常巨大的。

3.2需求分析

對一個軟件項目而言，在目標確定后，完善的需求分析對軟件開發的成功是極為重要的。本系統采用面向對象的思想來完成對問題空間和用戶功能需求的“理解”、“表達”和“驗證”工作，以問題空間的對象為主體和線索來把握和描述用戶的功能需求，將屬性和方法作為一個整體來處理。

需求分析階段的第一項工作是理解和表達用戶的需求，明確未來軟件“做什么”，包括詳細定義未來軟件的功能、性能、外部接口、有關屬性、設計限制和數據庫需求過程，并確認支持性的硬件、軟件環境和輔助軟件。第二項工作是使用自頂向下逐層分解的系統分析方法，把整個軟件分解成若干個子系統或軟件成分，把整個軟件的外部需求，分別賦予軟件的各個功能成分，詳盡的定義每個成分的外部功能，并嚴格標定它們之間的接口。編寫軟件“需求分析說明”是第三項工作。目標是提供一個用戶和開發者對未來軟件的共同理解，即明確定義未來軟件的需求，系統的構成及有關接口，需求分析相當于用戶和開發者之間的連通橋梁。3.2.1辦公工作模型分析

通過考察某校的辦公工作環境，可以得出如圖3-1所示的辦公工作模型。領導是辦公工作中的核心，是企業或機關的“大腦”。各職能部門需要把有關本部門的信息加以提煉，以表格或圖表的形式報送給領導，以便于領導及時掌握本單位的全面情況；領導對這些信息進行分析、預測，做出決策后，將決策傳遞給各職能部門。