導(dǎo)語：水利檔案方式轉(zhuǎn)變的思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

紙質(zhì)檔案和電子檔案

在現(xiàn)代水利檔案管理中互相不可替代伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案和電子檔案一樣，都已成為現(xiàn)代水利檔案管理的重要組成部分，在水利事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著同等重要的作用。紙質(zhì)檔案和電子檔案相輔相成，優(yōu)勢互補(bǔ)，是并駕齊驅(qū)的“兩駕馬車”，互相不可替代。①紙質(zhì)檔案與電子檔案的原始憑證性。原始性是檔案最主要的特性，紙質(zhì)檔案的原始性體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的真實(shí)、唯一性。紙質(zhì)檔案中最原始的當(dāng)屬經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)親自審改、簽署的文件、會(huì)議正式通過并生效的紀(jì)要，及人們在日常的生產(chǎn)生活中形成的親筆手稿、印鑒原稿，最大限度地體現(xiàn)了原始記錄形成的思路與脈絡(luò)。紙質(zhì)檔案難以偽造和篡改，決定了其記錄歷史情況的客觀真實(shí)性，成為令人信服的歷史憑證。更因其具有唯一性而具有獨(dú)特的保存價(jià)值。電子檔案的格式和內(nèi)容是可更改的。檔案利用者可以根據(jù)各自的需要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案進(jìn)行不同形式的信息處理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身存在的不穩(wěn)定性也會(huì)影響電子信息的準(zhǔn)確性、信息的完整性，由此而引起人們對(duì)電子檔案的原始、憑證性的質(zhì)疑。②紙質(zhì)檔案與電子檔案的安全性。紙質(zhì)檔案相對(duì)于電子檔案來說，安全性能更為穩(wěn)定。紙質(zhì)檔案形成后，原件中的內(nèi)容和形式不會(huì)發(fā)生變化。而這種真實(shí)性和原始性在電子檔案中就不能得到保證。在電子文件歸檔時(shí)，要保證其內(nèi)容完整、版本為最終，電子檔案載體的物理狀態(tài)良好，沒有病毒，信息輸出準(zhǔn)確。電子檔案需要備份，以確保文件的原始性，特別是防止網(wǎng)絡(luò)或計(jì)算機(jī)出現(xiàn)病毒后造成電子文件丟失。紙質(zhì)檔案較電子檔案更易于保密，保存時(shí)間更長。③紙質(zhì)檔案和電子檔案的共享性。大部分的紙質(zhì)檔案保存的都是孤本，其共享利用只能在較小的范圍內(nèi)進(jìn)行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是一種“有形的信息資源”，匯集在一定的場所、在固定的時(shí)間范圍內(nèi)被需求者利用。電子檔案在虛擬的計(jì)算機(jī)環(huán)境下是一種“無形的信息資源”，同一份檔案可以在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)、被不同需求者利用、共享。④紙質(zhì)檔案和電子檔案的經(jīng)濟(jì)環(huán)保性。電子檔案的應(yīng)用相對(duì)于紙質(zhì)檔案的應(yīng)用更為經(jīng)濟(jì)環(huán)保。利用者可以在不同地點(diǎn)、不同時(shí)間通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，而不需在特定地點(diǎn)、指定時(shí)間通過紙質(zhì)載體閱讀電子檔案，這樣既節(jié)省了紙張，又減少了檔案管理者對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆釘、裝訂、搬運(yùn)所需的大量時(shí)間和精力，使電子檔案被無紙張消耗的重復(fù)利用，達(dá)到了經(jīng)濟(jì)環(huán)保的效果。紙質(zhì)檔案的應(yīng)用則需要使用大量的紙張。⑤紙質(zhì)檔案和電子檔案的保護(hù)原件性。隨著對(duì)紙質(zhì)檔案閱覽次數(shù)的增加，作為信息載體的紙張會(huì)逐漸老化和破損，字跡也會(huì)變得模糊不清，大大縮短了紙質(zhì)檔案的使用和保存壽命；而電子檔案的利用則不同，即使被多次復(fù)制、打印，其內(nèi)容也不會(huì)遭到破壞，電子檔案的正常利用不會(huì)對(duì)其壽命造成任何影響。需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)，由于技術(shù)和載體的材料等多種因素的影響，電子檔案的壽命也不是沒有盡頭的，對(duì)其原件也需要進(jìn)行很好的保護(hù)。⑥電子檔案對(duì)紙質(zhì)檔案還有一定的管理與使用上的便利性。

水利檔案管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的制約因素

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在水利行業(yè)的普遍應(yīng)用，水利檔案管理技術(shù)得到了進(jìn)一步的發(fā)展。特別是隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的直接產(chǎn)品的電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，水利檔案管理的內(nèi)容和形式也發(fā)生了新的變化，對(duì)傳統(tǒng)的水利檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的水利檔案管理模式正在被現(xiàn)代水利檔案管理理念所取代。水利檔案管理在從傳統(tǒng)向現(xiàn)代模式轉(zhuǎn)變中存在的制約因素有：①主觀認(rèn)識(shí)不到位。一些基層的水利檔案管理者沒有充分認(rèn)識(shí)水利檔案管理在整個(gè)水利建設(shè)管理中的地位，把水利檔案管理作為一個(gè)獨(dú)立運(yùn)行的管理工作。認(rèn)為水利檔案管理處于整個(gè)水利建設(shè)管理環(huán)節(jié)的最末端，它的運(yùn)行不會(huì)對(duì)水利建設(shè)管理產(chǎn)生太多的影響。造成檔案管理與水利建設(shè)管理不同步，檔案資料收集滯后，檔案信息傳遞不及時(shí)，造成檔案信息資源的浪費(fèi)。②客觀因素的制約。水利項(xiàng)目建設(shè)周期一般都比較長，而且檔案內(nèi)容繁雜。從項(xiàng)目論證、設(shè)計(jì)、實(shí)施到竣工驗(yàn)收，周期短的需要1～2年時(shí)間，周期長的則需要5～10年甚至更長的時(shí)間。而實(shí)施過程中建設(shè)內(nèi)容還會(huì)根據(jù)實(shí)際情況有所調(diào)整變化。項(xiàng)目信息固化為紙質(zhì)和電子檔案的過程復(fù)雜。③管理方法落后。傳統(tǒng)水利檔案管理的重點(diǎn)是紙質(zhì)檔案，一些基層水利檔案管理者習(xí)慣于手工收集、整理、編目、存檔、查閱的陳舊管理方式，不適應(yīng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案信息資源整合；同時(shí)，由于電子檔案在管理技術(shù)上還存在一些缺陷，其原始記錄性和法律憑證性存在一些質(zhì)疑，也是制約基層水利檔案管理者不能主動(dòng)研究和探討現(xiàn)代水利檔案管理的思路和方法，在水利檔案管理手段和方法上不能取得突破的重要因素。

水利檔案管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的途徑

確立現(xiàn)代水利檔案管理新理念,由對(duì)單一紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向?qū)堎|(zhì)檔案與電子檔案管理并重轉(zhuǎn)變的唯一途徑是實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化。水利檔案管理信息化就是把分散于不同載體、不同地理位置的水利信息資源以數(shù)字化的方式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而實(shí)現(xiàn)水利信息資源共享。①實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化，降低水利檔案管理成本，提高水利檔案管理效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)在水利建設(shè)管理工作中的普遍應(yīng)用為水利檔案管理的信息化奠定了基礎(chǔ)。隨著電子檔案的數(shù)量和種類不斷增多，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化可以大大降低水利檔案管理成本，既節(jié)約了費(fèi)用，又節(jié)省了時(shí)間，對(duì)提高水利檔案管理效率和水利檔案管理水平起到了事半功倍的效果。②實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化，減少水利檔案管理者的工作量，提高水利檔案管理質(zhì)量。隨著水利檔案管理的重點(diǎn)和方式轉(zhuǎn)變，水利檔案管理者可以把工作精力由原來集中在迎來送往的檔案查詢上，轉(zhuǎn)移到檔案數(shù)據(jù)的收集整理上，使水利檔案的鑒定、整理、編目工作的焦點(diǎn)不再是文件實(shí)體，而是文件形成及運(yùn)轉(zhuǎn)的過程，從而更好地把握相關(guān)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，為形成更加清晰的水利檔案管理思路提供保障。③實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化，提高水利檔案使用效率，實(shí)現(xiàn)水利檔案資源共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理是將整理立卷的水利檔案置于檔案柜中，只能滿足本單位工作的查詢使用。將水利檔案信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上，完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，取得授權(quán)的不同地域的任何人，憑借信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以隨時(shí)隨地查閱到自己所需的水利檔案信息。這樣，水利檔案資料使用范圍擴(kuò)大了，受眾人數(shù)增加了，水利信息傳遞速度加快了，水利檔案的使用效率提高了，檔案資源也共享了。

水利檔案管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件

要實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理并重，就要具備以下基礎(chǔ)條件：①法律保障。制定并完善相關(guān)法律、法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使紙質(zhì)檔案與電子檔案管理走上法制化的軌道。通過立法，進(jìn)一步確立電子檔案的證據(jù)資格和憑證價(jià)值，消除人們對(duì)電子檔案的“信任危機(jī)”，做到依法治檔；通過科學(xué)的規(guī)劃和制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使紙質(zhì)檔案與電子檔案管理更有依據(jù)。②技術(shù)措施。通過對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，即將各種物理載體形式存在的文檔通過手工錄入、掃描等手段，以數(shù)字記錄方式儲(chǔ)存到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器中，完成傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化過程。通過將新生成的水利檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，逐步建立和完善一套數(shù)字化水利檔案的工作體系。主要包括數(shù)字化檔案的生成、保管、利用等環(huán)節(jié)。同時(shí)要采取措施保證水利信息安全，防止信息丟失或被非法篡改。③人才儲(chǔ)備。水利檔案管理工作的性質(zhì)決定了水利檔案工作者既要成為專業(yè)型人才，又要成為管理型人才。只有建設(shè)一只具有高素質(zhì)的新型水利檔案管理隊(duì)伍，才能實(shí)現(xiàn)水利檔案的管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)水利檔案管理方式向現(xiàn)代水利檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，也才能使水利檔案管理者從傳統(tǒng)的水利檔案管理方式中擺脫出來。這就要求水利檔案管理者確立現(xiàn)代水利檔案管理新理念，熟悉水利檔案管理業(yè)務(wù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)水利檔案管理知識(shí)，掌握水利檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，積極參與水利檔案學(xué)術(shù)研究，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變傳統(tǒng)的手工操作方法，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。同時(shí)還要熟悉電子政務(wù)形成和管理的規(guī)律，不斷提高水利檔案管理水平。

本文作者：王文平工作單位：水利部綜合事業(yè)局