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高校行政管理就是對高校人力、財力、物力、時間和信息等各方面資源進行合理、優化配置，把握學校的建設發展方向，維護系統的正常運轉［1］。隨著知識經濟時代的發展，高校教育面臨著良好的發展機遇，高校的管理體制面臨著嚴峻的挑戰。高校的知識創新和自身發展任重而道遠，具體涉及到學校的教學改革、學科建設、師資建設、人才培養模式、基礎設施建設等多個方面。高校行政管理水平是衡量高校綜合辦學水平的關鍵指標，研究如何提高高校行政管理水平及行政工作效率，是加快高校全面、綜合發展的必經之路［2］。

然而，現階段高校行政管理涌現出大量問題。首先是管理理念的滯后。一直以來，人們對管理工作的認識簡單化，認為管理就是權力的運用，強調部門利益為先，缺乏全局意識和整體意識;將應付檢查和達標作為行政工作的目標，缺乏創新意識。這些陳舊的管理理念導致了教學管理與行政管理的不協調以及工作作風的繁冗拖沓。其次是不合理的內部組織結構。高校內部管理主要以機關行政模式為主，機構臃腫重疊現象嚴重，缺乏有針對性的監督機制，學術權力行政化、政治化，行政責權不分，缺乏團隊合作意識。第三是不和諧的管理機制［3］。目前，高校行政管理的運作機制仍然不夠完善，缺乏公平透明的人才引進機制，行政管理隊伍的整體素質受到影響;缺乏科學的退出機制，機構組織的效用無法提高;缺少合理的激勵機制，影響了高校行政管理人員的工作積極性。此外，落后的信息化水平也是高校行政管理的一大問題。我國許多高校在建設辦公自動化方面只注重硬件的建設，忽略了軟件資源的優化，各部門、各系統之間缺乏統籌安排，系統兼容性不高，資源共享效率低，造成了資源浪費現象。這些問題嚴重阻礙高校行政管理水平的提升和辦學效益的提高。

一、工作流管理技術概述

工作流管理技術是一種以過程建模和過程管理為核心的技術，它能夠將人工和機器的行為相結合，與應用程序和建模工具進行交互，最終能完成業務過程的自動化處理［4］。這種技術可以與其他系統有效地結合，提供業務流程建模、管理和控制的功能，實現符合組織需求的各種業務管理目標，如資源規劃系統、電子政務、辦公自動化系統、客戶關系管理系統、項目管理、供應鏈管理等，實現政務公開、行政辦公流程優化重組。工作流管理技術正在飛速發展，廣泛應用于不同的行業。而工作流管理技術能夠得到廣泛重視的一個重要因素，就是它基于自動化程度(人工操作、半自動化、自動化過程)的不同實現規范化、高效率業務管理功能。工作流管理系統的體系機構和參考模型以1993年成立的工作流管理聯盟(MFMC)給出的定義為主(如圖1所示)。圖1中，通過過程建模工具生成過程模型，引用組織機構模型數據解釋過程模型，工作流引擎可以發送請求消息獲得工作流控制數據，通過對其控制辨別每個過程的狀態。系統根據工作流相關數據確定過程和環節的轉換條件，對工作流控制數據加以護，通過工作流應用程序對相關數據進行修改、增刪。用戶可以通過界面調用工作流應用數據，與任務表進行交互，進而完成具體的業務功能的更新。圖2中接口1是包含工作流引擎的工作流執行服務和過程定義工具之間的接口，主要對工作流模型進行解釋、讀寫和訪問;接口2是包含工作流引擎的工作流執行服務和客戶應用之間的接口，用于對客戶應用和工作流執行服務之間的訪問方式進行約定;接口3是包含工作流引擎的執行服務和直接調用程序之間的接口;接口4是包含工作流引擎的各個工作流執行服務之間的相互操作接口;而接口5則是工作流執行服務和管理工具之間的接口。

二、工作流管理技術在高校行政管理中的應用

在高校行政管理信息化建設過程中，工作流管理技術可以用來組合已有的各個離散系統，充分實現資源共享、業務流程優化、提升行政辦公效率。具體將高校行政管理中的各個子系統(資源規劃管理系統、客戶關系管理系統、電子政務系統和財務系統)整合到一個大的綜合行政管理系統中，層次結構模型分為客戶應用層、工作流、業務管理邏輯層和數據服務層三個層面，該層次結構模型如圖3所示。圖3中，客戶應用層可使用可視化建模工具設計客戶端界面，在Web瀏覽器下根據用戶的權限分為管理員界面和普通用戶界面，在限制信息顯示范圍的同時設計動態頁面表現。工作流、業務管理邏輯層是供客戶應用層隨時調用的中間層，通過服務器端腳本創建web頁面，使用組件對象模型(TheComponentObjectModel，簡稱COM)組件與工作流引擎交互。主要由包含COM對象的工作流引擎和業務組件組成，通過調用權限工作流根據權限執行服務COM接口，解釋工作流建模工具定義的業務流程，集成工作流組件，對業務信息進行處理。數據服務層包含工作流數據和應用數據，為工作流、業務管理邏輯層提供相關數據來源。這三層結構模型將業務組件和工作流引擎集中到中間層，把工作流執行服務從用戶界面和數據服務中分離出來，減少了系統維護和管理的費用。

在此基礎上即可設計一套高校行政管理系統，其結構如圖4所示。圖4中，高校行政管理系統分為應用層、基礎平臺和網絡層三層。應用層由業務系統、對外服務系統和統計分析決策支持系統構成，面向政務工作的應用框架;在基礎平臺中，可以實現跨平臺的消息通信、事件管理和流程控制，協同工作、智能短信、智能郵件等以及對數據資源的訪問、提取、轉換、過濾和綜合;網絡層則主要是軟硬件基礎設施，包括核心安全網、信息服務網和內部安全網。這三個平臺還必須有完善的安全體系作保障。由此可知，工作流管理技術可以實現業務過程建模、分析、優化、管理和控制，實現行政辦公業務流程的優化，初步實現高校行政管理自動化。但是，目前我國有關工作流技術的研究尚未形成規模，研究方向還停留在解決工作流技術基本理論中存在的問題，研究工作流模型及其語義表現形式，未從利用工作流技術探討提高行政管理系統效率的方法和可行性。所以，今后的工作重點應轉向工作流技術在行政管理業務流程優化和信息系統集成中的應用。在高校行政管理“硬件”系統實現集成優化的前提下，要切實提高高校行政管理效率，進而提高高校辦學效益，就必須同時對當前高校行政管理的“軟件”方面進行改革與創新。

三、高校行政管理創新對策

(一)更新高校行政管理理念，創建服務型行政管理模式1938年，德國行政法學家厄斯特•福斯多夫率先提出了“服務行政”的理念，此后建立服務行政成為相關學者、行政管理人研究的重點。具體體現在:創新行政管理體制，增強行政適應性，使之與組織對行政服務功能的不斷變化的要求相協調;組織不斷實現為群體利益服務的行政權力;將行政由權力的載體過渡為為群體組織提供服務的實體，實現“管理型行政”向“服務型行政”的轉變。加強高校行政部門的服務職能，應該通過下放高校行政管理自主權、改革高校后勤社會化制度、改革人事制度和分配制度、建設現代大學制度等方向來實現。

(二)構建基于知識管理的高校行政管理模式20世紀80年代，彼得•德魯克首先提出了知識管理理論。該理論包括對知識進行管理，并對與知識相關的各種有形資產和無形資源進行管理，涉及資產、產權、人員、知識組織與服務的全過程、全方位管理，包括知識開發、分類、加工與共享。知識管理理論是一種創新管理理念，以人本思想為核心，將知識的經濟形態進行創新，重視知識的開發和共享，重視人才儲備和知識運用，建設具有凝聚力的組織文化，將思路集中在領導方式的轉型。高校行政管理模式應著眼于促進知識交流與共享的相關技術手段的充分應用，并在高校行政管理體系中應用學習型組織理論。

(三)加強質量管理意識，提升辦學效益最先提出全面質量管理理念的是朱蘭和費根堡姆，他們認為，為了適應市場要求，不能只注意個別部門的活動，還需要對所有職能部門覆蓋的質量活動進行策劃。換言之，質量管理就是在工作過程中確定質量標準、目標和職權，通過質量體系中的策劃、控制、保障和改進來實現全面管理活動。我國實行全面質量管理(TQC)始于1978年，目前在理論和實踐上都有了較快的發展，但仍然有待進一步探索、總結和提高。高校應當充分借鑒和學習現代質量管理的理念，增強高校行政管理人員的質量管理意識，在“質量工程”推進過程中逐漸提煉并形成有高校自身特色的核心價值觀，建立符合高校實情的質量文化，并將存在借鑒可行性的某些質量管理體系運用到高校行政管理業務過程中，為提高高校行政管理效率建立切實可行的評定標準和控制措施。只有這樣，才能在當今世界激烈的競爭環境中保持和提高高校自身的核心競爭力。

總之，高校行政管理辦公自動化建設是一項長期的、龐大的系統工程，應該以全面、整體規劃為基礎進行合理設計，分步實施。由于個人能力和時間有限，以上僅從思路和模型上進行了工作流管理技術在高校行政管理自動化中的應用探索，其他工作有待進一步研究。另外，高校行政管理自動化研究還可以充分利用電子政務、辦公自動化系統理論及相關技術進行完善、改進，使整個高校行政管理系統充分實現資源共享、高效率辦公，為高校的核心競爭力的提升提供必要前提。