導(dǎo)語(yǔ)：系辦公室行政管理工作探究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：獨(dú)立學(xué)院二級(jí)管理是西安交通大學(xué)城市學(xué)院在十幾年的發(fā)展中摸索出來(lái)的工作制度，對(duì)于促進(jìn)院系的工作效率發(fā)揮了極大的作用。在二級(jí)管理體制下，系辦公室的工作量加大，需要系辦公室人員進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)與組織，以保證各環(huán)節(jié)的有效銜接。本文基于此，對(duì)于二級(jí)關(guān)系體制下，系辦公室的相關(guān)工作進(jìn)行分析，以期對(duì)今后的工作有所助益。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院;二級(jí)管理;系辦公室

自最早的獨(dú)立學(xué)院成立算起，經(jīng)歷了將近17年的時(shí)間，期間各大獨(dú)立學(xué)院不斷摸索自身發(fā)展的出路，對(duì)發(fā)展中出現(xiàn)的政策與環(huán)境的變化做出相應(yīng)的調(diào)整。筆者所在的西安交通大學(xué)城市學(xué)院自2004年成立以來(lái)，也摸索出了自己的發(fā)展模式。目前我院實(shí)行的是院系二級(jí)管理機(jī)制，在此機(jī)制下賦予系教學(xué)秘書(shū)較大的活動(dòng)權(quán)限，同時(shí)也給予了較強(qiáng)的任務(wù)量。筆者作為管理系辦公室主任，主要從自身工作重點(diǎn)出發(fā)，對(duì)工作所涉及行政考勤，考核制度，青年教師培養(yǎng)，員工職稱職級(jí)評(píng)定，員工心理健康關(guān)注等問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，以期促進(jìn)工作的更上層樓，對(duì)于我系乃至相關(guān)部門有所助益。

一、系辦公室行政管理問(wèn)題分析

筆者自2007年進(jìn)入西安交通大學(xué)城市學(xué)院，從系辦公室基層開(kāi)始做起，于2015年晉升為管理系辦公室主任，對(duì)于辦公室承擔(dān)的巨大責(zé)任，作為辦公室主任責(zé)無(wú)旁貸，對(duì)于工作過(guò)程中的成績(jī)與不足也略有思考。總結(jié)起來(lái)，以上述五方面作為契入點(diǎn)進(jìn)行一下分析。1、行政考勤流于形式。學(xué)院制度要求各系建立考勤制度，我系制定了相應(yīng)的考勤表，在執(zhí)行過(guò)程中大部分員工還是具有一定的自覺(jué)性，部分員工對(duì)此具有一定的抵觸情緒，認(rèn)為大學(xué)本應(yīng)是寬松、自由、開(kāi)放的一種氛圍，對(duì)員工特別是教師限制的太死。這種思想不僅僅是個(gè)別教師的思想問(wèn)題，流于形式的考勤也不僅僅存在于一個(gè)系，對(duì)此我們應(yīng)認(rèn)真思考解決之道。2、考核制度有待完善。學(xué)院經(jīng)過(guò)十幾年的發(fā)展，管理制度處于不斷完善中，然而獨(dú)立學(xué)院畢竟才發(fā)展十幾年，管理制度的經(jīng)驗(yàn)積累不足，隊(duì)伍年輕化也缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)，考核制度實(shí)行一刀切，沒(méi)有考慮各系的具體情況，比如沒(méi)有區(qū)分文科系與理科系的差別，文科系也分經(jīng)管與人文、藝術(shù)的差別，理科系也分計(jì)算機(jī)與機(jī)械、能動(dòng)等的差別，對(duì)于工作考核的差別應(yīng)具體情況具體區(qū)分，這一點(diǎn)我們做得還不足。3、教師接力存在斷層。管理系作為西安交通大學(xué)城市學(xué)院的大系，學(xué)生數(shù)量是最多的，特別是會(huì)計(jì)、財(cái)管專業(yè)對(duì)師資的要求較高，而我系主要是老教師挑大梁，雖然近幾年引進(jìn)了一部分青年教師，老教師也在不斷地指導(dǎo)青年教師，然而我系缺乏中年教師這一隊(duì)伍，未來(lái)幾年老教師面臨退休，青年教師成長(zhǎng)不足，無(wú)中年教師能夠挑大梁，這是我系值得思考的地方。4、員工職稱評(píng)定材料不足。職稱評(píng)定對(duì)于員工隊(duì)伍的穩(wěn)定以及員工工作積極性的提升具有重要意義，而無(wú)論是行政還是教師，在職稱評(píng)定過(guò)程中除了需要較強(qiáng)的工作能力，還需要一定的科研能力，我系員工的弱項(xiàng)便在于科研能力不足，導(dǎo)致評(píng)定職稱過(guò)程中科研這一項(xiàng)弱化了整體實(shí)力。5、員工心理健康輔導(dǎo)有待加強(qiáng)。我系學(xué)生較多，任務(wù)強(qiáng)度相應(yīng)也較大。這給我系員工帶來(lái)了極大的心理壓力，對(duì)于維系員工的健康帶來(lái)極大挑戰(zhàn)，抱怨情緒時(shí)有發(fā)生。這與辦公室組織員工集體活動(dòng)、分擔(dān)員工工作量以及考慮員工生活等方面具有一定關(guān)系。

二、政策建議

系辦公室教學(xué)管理工作的好壞，承接著系教學(xué)、行政質(zhì)量能否順暢展開(kāi)的重任。對(duì)于工作中的問(wèn)題及不足需要進(jìn)行不斷的改進(jìn)，方可化解危機(jī)，使工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。針對(duì)以上問(wèn)題，筆者提出以下幾點(diǎn)建議，以供探討。1、考勤寬松有度，區(qū)別對(duì)待。“一刀切”的考勤制度，不具備大學(xué)的“人文情懷”，需要具體情況具體對(duì)待。比如對(duì)于老教師，可以考慮無(wú)考勤制(但是重要會(huì)議需要參加);中年教師可以實(shí)行減少考勤日期，提升其對(duì)于單位的認(rèn)同感;青年教師實(shí)行嚴(yán)格的考勤制，以規(guī)范其行為，待職稱評(píng)定升級(jí)以后可放寬限制，以促進(jìn)其追求上進(jìn)之心。2、考核制度適度放權(quán)。在學(xué)院制定粗略的考核制度的基礎(chǔ)上，給予各系根據(jù)自身情況制定考核制度的權(quán)限，經(jīng)過(guò)院系共同協(xié)商論證，積極聽(tīng)取基層師生意見(jiàn)的基礎(chǔ)上再予以定稿實(shí)施，以提升各系的工作積極性，形成“百家爭(zhēng)鳴”的高校學(xué)習(xí)、工作氛圍。3、建立起教師層級(jí)隊(duì)伍。引進(jìn)各個(gè)年齡層次的員工充實(shí)教學(xué)、行政隊(duì)伍的同時(shí)，完善老中青的結(jié)構(gòu)搭配，避免“頂梁柱”的缺失，實(shí)現(xiàn)階梯式的員工培養(yǎng)制度。對(duì)于員工的引進(jìn)，要“不拘一格降人才”，避免單純的以學(xué)歷為主，在保證最低限的基礎(chǔ)上，廣納人才，提升整個(gè)院系的教學(xué)、行政水平。4、促進(jìn)員工平衡發(fā)展。在不斷提升員工工作效率的同時(shí)，關(guān)注員工科研水平的提升。在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中提升，將所學(xué)與所思形成科研成果，既可以促進(jìn)學(xué)院的發(fā)展，也可以促進(jìn)自身的提升，相得益彰。這對(duì)于員工的工作效率的提升以及忠誠(chéng)度的提升，具有積極意義。5、關(guān)注員工身心健康。工作效率的提升離不開(kāi)員工身心健康的維系。在工作中遇到的諸多不順，需要辦公室相關(guān)人員予以適當(dāng)疏導(dǎo)，給予其表達(dá)意見(jiàn)的途徑，對(duì)于員工提出的問(wèn)題，系秘書(shū)需進(jìn)行相應(yīng)的處理，以促進(jìn)問(wèn)題的解決。系辦公室承上啟下的作用需要其工作人員具有一定的耐心、細(xì)心以及關(guān)心，只有做好系工作的“好管家”，系這個(gè)機(jī)體才能有效運(yùn)轉(zhuǎn)。總之，二級(jí)管理體制下的系辦公室行政管理工作繁雜，任務(wù)重，只有不斷地相互學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能更好地實(shí)現(xiàn)院系工作的有效銜接，保證各項(xiàng)工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，最終實(shí)現(xiàn)集體力量的最大化。

作者:許瑋瑋 單位:西安交通大學(xué)城市學(xué)院

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