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1高校教學檔案信息化建設的緊迫性

近年來，隨著高校招生規模的不斷擴大，教學改革持續深入，所產生的電子檔案急劇增加。信息時代要求對大量存儲的電子檔案信息進行快速檢索利用，這就使得教學檔案信息化建設成為高校檔案工作的重要內容，高校教學檔案信息化建設勢在必行。

2地方高校教學檔案信息化建設存在的問題

目前，我國部分高校教學檔案信息化管理發展得比較成熟。如上海交通大學建立了數字檔案業務工作平臺；南京大學的“南大之星”管理系統等的開發和運行，已經實現了檔案信息資源的網上收集、開發和利用。有關資料顯示，截止到2008年，全國地方所屬所管院校1797所，在全國1908所普通高校中占94.2％，地方高校已經成為我國高等教育體系的重要組成部分。因此，地方高校的教學檔案信息化建設事關我國高等教育現代化建設全局。不少地方高校根據自身發展實際，積極致力于教學檔案信息化管理，以增強校園信息化服務能力，但是相當一部分地方高校由于所處區域的經濟發展水平、自身發展歷史和經費劃撥等因素，在教學檔案的信息化建設中存在很多問題。

2.1教學檔案信息化管理意識較弱

從主觀上講，在信息時代的大背景下，各高校從領導到教師、學生都感受到信息化給學習和工作帶來的高效和便捷，但對教學檔案信息化沒有給予相應的重視，只有在應付各級檢查、教學評估、學校史館籌備等工作節點上才會有所感覺，而這些工作完成后，所謂的“重視”也隨之結束。從客觀上講，目前財政撥款在高校收入中的比例逐年下降，而且下降的幅度很大，加之地方高校的農村學生比較多，學生欠費現象嚴重，加劇了地方高校的經費困難。這種現象在經濟落后地區尤為嚴重。而教育部評估方案對各層次高校的辦學條件均采用相同的指標，使得地方高校更關注于學科建設和辦學層次的提升，關注于教學一線人、財、物的投入，注重教學設施、教學條件等軟硬件的數量和質量的改善，而對教學過程和管理中產生的相關資料的管理關注不夠。加之教學檔案信息化是基礎性管理服務工作，很難產生直接而明顯的效益，因此，地方高校教學檔案信息化建設未能得到相應發展。

2.2缺乏檔案管理的專門技術人才

教學檔案既具有所有檔案的一般屬性，又具有其自身形成的規律和特點，教學檔案內容廣泛、量大樣多，而且分散管理與集中管理并存，使得教學檔案既有相對獨立性，又有歸檔復雜性。教學檔案的收集整理是依據教學日歷、教學年度和學制周期進行的，教學檔案管理工作需要具有檔案管理專業知識和熟悉教學過程的人員來擔任。通過調查研究，發現大部分地方高校教學檔案的管理人員大多為行政人員、教學秘書或新來教師兼任，沒有檔案管理的專門技術人才。隨著地方高校辦學規模的不斷擴大，教學改革的進一步深入，師生數量的增加，產生的教學檔案數量劇增，相應的，檔案管理人員數量明顯不足，而兼職人員本身的日常管理工作繁忙，在教學檔案管理上投入的精力與時間十分有限，難以抽出時間學習檔案管理知識或參加檔案管理培訓，使得教學檔案管理呈現隨意性，在較大程度上影響了教學檔案管理的規范化和信息化。

2.3標準化與規范化的實現難度較大

盡管部分地方高校在檔案信息化建設方面取得一些進展，但整體來講，當前地方高校教學檔案信息化管理的建設基本還處于起步階段，相應的管理手段和管理理念相對滯后。首先應實現電子檔案標準規范化，這不僅是教學檔案信息化的基礎，更是教學檔案信息資源共享的前提，否則就不能有效整合各相關部門的教學檔案信息資源，信息化的管理水平就難以提高，導致很多寶貴的資源流失，制約教學檔案信息化建設的進程。因此，在高校教學檔案信息化管理中，會遇到一些紙質檔案管理所不存在的諸如電子文檔標準化、規范化等技術問題，這些問題需要我們進一步研究解決。

2.4信息網絡安全保障措施不健全

教學檔案信息化建設目的是為了實現教學檔案資源共享，將教學檔案在網絡上進行傳輸，所面臨的安全問題、保密問題顯得尤為重要。但是，很多地方高校在校園網和外網之間沒有采取相應的信息安全措施及隔離措施，在檔案信息查詢時存在嚴重的安全隱患。安全保護措施不當會使教學檔案信息系統很容易受到病毒攻擊，導致電子文檔資源破壞和檔案數據丟失等不良后果。

3加快地方高校教學檔案信息化建設的對策

3.1提高對于教學檔案信息化的認識

目前，造成地方高校教學檔案信息化水平總體偏低的原因，主要是很多高校對檔案工作的重視不夠，經費上投入少。校領導應樹立全局觀念，認識到教學檔案工作是學校中心工作的有機組成部分，要加強宣傳，以提高教職工的教學檔案意識，使廣大教師和檔案管理人員充分認識到教學檔案信息化在提高教學水平、加強教學管理質量中的重要作用，快速提高教學檔案的利用效率，充分發揮教學檔案對學校的教學、科研、管理等方面的積極的推動作用。因此，學校應在教學檔案信息化建設上加大人力、物力、財力的投入，把教學檔案信息化建設引入良性發展的軌道。

3.2做好教學檔案管理隊伍的建設和穩定工作

教學檔案信息化建設亟須高素質的教學檔案管理隊伍作保障，地方高校要積極采取有效措施，做好教學檔案管理隊伍的建設和穩定工作。教學檔案信息化管理對檔案人員提出了前所未有的挑戰，他們不僅要掌握檔案管理專業知識，還要具備相關的現代化業務技能。建議在二級院系層面聘任專職的教學檔案信息管理技術人員，同時對現有的教學檔案管理人員進行相關培訓，也就是說，可以選派人員去教學檔案管理較好的院校或先進檔案館進修學習，同時也可以邀請檔案界學者專家來校講座，使檔案工作人員的業務技能快速提升，適應教學檔案信息化建設的需要。

3.3加強標準化與規范化建設

地方高校要進行教學檔案信息化建設，就必須實現標準化、規范化管理，要建立健全管理制度，形成一套職責明確、程序嚴謹的工作機制。要根據教學檔案特點，進行分類及歸檔范圍的明確劃分，按照集中統一管理的原則，將教學文件材料集中起來進行統一管理，做到教學檔案邊形成、邊收集。要充分利用現代信息技術和教學教務管理系統，將諸如教學日歷、教學大綱、期中教學檢查報告、畢業設計任務書等日常教學中形成的教學檔案材料，由教師整理完成后通過網上提交，以各系部的教研室為單位匯總，最終由教學管理人員下載收集、分類、存檔，并及時查詢各位教師的完成情況。要利用教務綜合管理系統來管理教學計劃、教學課表及學生的學籍和成績等檔案信息，提高工作效率，保證教學檔案的準確性與全面性，促進高校教學檔案收集工作標準化、規范化。

3.4注重安全保障

教學檔案信息的基礎要求是做好安全防范。首先，要對教學檔案的電子文檔進行安全保護，例如，可以建立異地安全保管體系來確保電子檔案的安全。其次，增強密碼驗證方式，采用加密存儲、回收站功能、IP限制、精確化權限管理等完整的防護體系,以確保資源能夠安全儲存和訪問。再次，建立電子文檔和紙質文檔“雙收檔制”，保障教學檔案的安全性和真實性。要實行局域網與外網的物理隔離和密鑰管理，采用防火墻、安全等技術防止外部攻擊，做到信息安全存放，防止內部成員泄露。此外，通過建立跟蹤登錄管理體制，為每一個電子文件建立文件處理檔案，形成電子文件登錄信息，非公開的檔案信息不允許上外網，已公開的檔案目錄查詢服務要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。通過CRC編碼，檢查文件是否在傳輸過程中有損壞，保障檔案信息系統的安全運轉。

4結語

總之，地方高校教學檔案信息化建設雖遭遇挑戰，但也面臨難得的發展機遇。教學檔案信息化管理有利于高校提升公共形象，提高學校競爭力，推動學校內涵建設。地方高校應審時度勢，認真分析、切實解決信息化建設中存在的問題，發揮教學檔案在學校教學與科研中應有的作用。

作者:李瑞卿黃顯武單位:內蒙古科技大學教務處