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一、高校干部人事檔案信息化的意義

1、有利于紙質檔案保存。傳統的人事檔案管理，除了整理上存在使用太多的人力、物力的問題外，還存在檔案宜損壞問題。每當有查詢人員查詢時，都要翻閱紙質檔案，時間一久，不論多么小心都會有損壞，在無形中也縮短了紙質檔案的保存時間，對其長期保存不利，而信息化人事檔案管理，對于這些問題都避免了。因為計算機可以一次錄入完成，查詢檢索只要通過計算機就可以完成，不用再多次重復查閱紙質檔案，降低使用率的同時延長了紙質檔案的保存時間，為檔案長期保存提供了保障和創造了有利條件。

2、有利于檔案修改調整。高校的干部級別跨度較大，從副科級到廳級或是省部級。高校內設機構也非常多，所以高校干部隊伍十分龐大。因年齡、職稱、待遇和學校工作需要等，對干部調整的頻率十分高。又因高校處級以上干部每屆任期一般為三至五年，屆滿將有一部分干部改非、一部分干部輪崗、一部分干部提拔等等，各種因素都會給干部人事檔案管理帶來非常大的工作量。唯有通過計算機來應對上述干部變化帶來的人事檔案調整工作，效率更高、錯誤率更低，充分保障干部調整工作的順利進行。

二、高校干部人事檔案信息化管理現狀和問題

1、領導重視不夠。人員不夠專業，受傳統觀念的影響，領導對檔案管理的認知，還是處于最基礎的那一層，對于高校干部人事檔案工作很容易忽略，沒有把干部人事檔案工作擺在應有的位置，隨著社會的發展，檔案管理逐漸被信息管理模式取代，許多檔案管理者不僅要精通傳統的檔案專業知識和業務，同時還要掌握計算機網絡和法律知識。現在的檔案管理人員由于領導沒有合理的對人員進行培訓，提升，使之阻礙并直接影響了高校干部人事檔案信息化的進程。

2、經費投入不足。檔案經費不足，達不到檔案信息化工作的需求，校領導應該嚴格按照干部檔案的工作條例，投入財力物力，同時增添必要設備。首先從硬件建設上提供有力的保障，再從福利待遇提升等方面考慮，充分激發檔案管理工作人員的積極性和主動性。

3、數據庫不夠完整。一個建全完整的數據庫是實現信息化管理的關鍵。一是原來的數據不完整，不準確，查全率查準率大大的打了折扣；二是各個人事部門分別各用一個軟件，彼此不兼容，數據通用性差，數據信息很難達到共享；三是更新速度慢，不能反映現實情況。

三、高校干部人事檔案信息化建設的措施

1、加強領導和經費投入。高校干部人事檔案信息化管理，涉及到組織、人事、財務、技術中心等諸多部門，需要加強統一領導，設立專項建設經費，按照不同時期的建設目標，保證項目預算經費足額到位。與此同時，注重高校干部人事檔案信息化管理應用與產出效益，確保干部人事檔案管理信息化建設總體目標全面實現。

2、加強數據庫的建設。高校干部人事檔案數據庫的建立，一是要采集干部檔案的基本信息數據；二是建立電子檔案；三是建立數字檔案。對于紙質檔案的完整保存有利，還能延長其壽命，使檢索更加便捷。

3、構建信息安全保障。雖然軟件管理和網絡傳送比較便捷，但信息的安全性問題也就凸顯了，所以首先使用信息化管理必須采取的措施是隔離加密，災難備份等；其次是避免用戶非法操作。

作者:汪泉單位:湖北理工學院