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摘要：目前干部人事檔案的管理均以紙質文稿為載體，隨著技術的發展，人事檔案的管理方式逐漸發生變化，干部人事檔案信息化管理應運而生。信息化是干部人事檔案管理的必由之路。現代企業的干部人事檔案管理者，需要有職業創新意識，將實現干部人事檔案信息化建設作為推動企業人事檔案管理工作的長期目標。

關鍵詞：信息化建設;干部人事檔案管理;必由之路

由于現代計算機技術突飛猛進的發展，對于干部人事檔案管理而言，不能只停留在紙質材料的保管與利用上，更要依靠現代信息、網絡技術和資源，利用現代網絡技術和計算機技術構建一個嶄新的平臺，從而提高企業的干部人事檔案的管理能力。因此，信息化是干部人事檔案管理的必由之路。現代企業的檔案管理者，需要有職業創新意識，將實現干部人事檔案信息化建設作為推動企業人事檔案管理工作的長期目標。

一、干部人事檔案信息化建設的必要性

1.降低目前干部人事檔案紙質化存儲與管理的風險。干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后形成的。一本完整的干部人事檔案，會跨越數十年的時間，完整的記錄干部從中學至退休及死亡的全部信息，具有唯一性、完整性、無可替代性。因此，干部人事檔案對于個人和企業的重要性是不言而喻的。如果遇到火災、洪災、地震等重大災害或意外，致使檔案出現損毀，將會給企業和個人帶來無法估量的損失。因此建立干部人事檔案的備份及信息化存儲將會大大降低目前干部人事檔案紙質化存儲與管理的風險。2.確保干部人事檔案的完整性和安全性。加強推進干部檔案信息化管理，能大大提高干部檔案保管及利用水平。通過將干部個人紙質檔案轉化為直觀化，可視性強的電子圖片文檔錄入干部檔案管理系統，能充分實現運用計算機技術對干部檔案進行管理，最大限度的減少直接查閱檔案的次數，防止檔案在查借閱過程中產生的磨損，減少人員對紙質檔案材料的接觸，防止人為涂改和檔案內容缺失。3.提高人事信息利用效率。科技型企業的發展，得益于人才的發展。干部人事檔案，構成了一個龐大的各類人才信息資源庫，開發利用檔案信息資源，充分發揮干部檔案的作用，對于培養人才、選拔人才、使用人才具有十分重要的意義。同時，進一步完善干部檔案信息管理和分類管理，對于各類人才、不同行業、不同地區之間的人才流動，促進人才資源的合理配置，同樣有著重要意義。應建立一套完整的干部人事檔案信息采集系統、管理系統和信息處理系統，提高人事信息利用效率。

二、干部人事檔案信息化建設的可行性

企業干部人事檔案信息化，就是根據企業的實際情況，在干部人事檔案管理中，全面運用現代信息技術，對企業干部人事檔案現有信息資源進行處置和管理并提供利用服務。企業干部人事檔案信息化建設，可以從實現檔案信息的數字化和網絡化，實現干部人事檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息的共享，引發檔案管理模式的變革。可以說，現代信息技術為實現干部人事檔案信息化建設提供了技術保障。

三、干部人事檔案信息化建設的內容

1.檔案資料的數字化轉化。首先利用掃描儀將現存的干部人事檔案紙質材料錄入計算機，通過計算機技術處理，將掃描的圖片材料轉化為數據資料。2.建立干部人事檔案信息化建設與管理標準規范。從管理、法制、技術等方面制定標準規范，建立適用于檔案信息采集、網絡化利用、數字資料長期保存、檔案資料安全保障等各方面的標準規范。制定的標準規范應在充分調查研究的基礎上依據國家標準與規范逐步建立適用于企業的干部人事檔案信息化建設與管理的標準規范，如：干部人事檔案電子文件的歸檔與管理，人事檔案信息資源的標識、存儲、查詢、管理與利用標準等。逐步建立起企業干部人事檔案信息化建設與管理標準體系。3.建立干部人事檔案材料收集的信息系統。干部人事檔案信息的采集包括十大類材料的收集，第一類履歷材料、第四類職業資格評聘材料、反映個人科學研究水平的材料，第九類招工任免材料，出國出境材料由人力資源部技術干部部門提供；第二類自傳材料、第三類領導考察、考核、鑒定材料由人力資源部干部部門提供；第五類政審材料、第六類黨團組織建設工作中形成的材料由組織部門提供；第七類表彰獎勵材料由工會及組織部門提供；第八類涉紀涉法材料由紀委部門提供；筆者之所以羅列出來，是干部人事檔案信息收集系統的建立涉及人事、組織、及其他有關部門，需要與企業人力資源管理信息化建設想銜接，將干部人事檔案信息化納入人事、組織部門信息化建設體系中。各部門提交的干部人事檔案信息需要由檔案管理人員審核后才能進入干部人事檔案信息庫。4.建立與人力資源管理系統與人力資源數據相銜接的信息庫。目前我們已能夠完成干部對人事檔案的基本內容包括姓名、性別、民族、出生日期、身份證號、政治面貌、簡歷、參加工作時間、學歷、學位、畢業時間、畢業學校、所學專業、學習形式等基礎信息的采集工作。對于干部任免考核材料、專業技術職務技術人員業務能力、專業特長、科研成果論文論著獲獎材料、業績考核材料、獎勵懲罰材料，工資材料，家庭信息材料等則需要通過編輯各種信息資料庫，建立班子建設、干部管理、干部任免、干部教育、干部統計、黨員統計等子集庫來形成了干部人事檔案庫。通過集約化的共享數據庫和發達的計算機通信網絡，建立各部門的信息交流的通道，來實現企業干部人事檔案的信息化管理。5.采取有效的安全措施。采取有效措施建立干部人事檔案數據庫的安全存儲與恢復機制，在檔案信息化管理與利用工程中，由于使用了網絡技術，加大了檔案信息泄露的渠道與風險，需要建立各種加密技術、防火墻技術與病毒防控系統。同時干部人事檔案信息庫的利用，需要建立相應的查閱與利用權限以保障干部人事檔案信息的安全。6.加強相關人才的培養。推進干部人事檔案信息化的關鍵是人才。干部人事檔案的信息化，其中包括檔案收集內容的數字化，現有檔案材料的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案的保存安全性，檔案利用的多樣化，使得干部人事檔案的信息化管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。干部人事檔案信息化建設是一項復雜而宏大的系統建設，需要一批懂檔案管理又能熟練掌握信息技術的人才，只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業對干部人事檔案信息化管理的需求。干部人事檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不可能是人力資源部檔案部門力所能及的，也不是憑檔案管理人員及幾個計算機技術人員能夠完成的，它需要企業各級領導及計算機部門領導的大力支持，更需要企業統籌兼顧全面安排。在中國中鐵的干部人事管理工作中，已經實現了ERH人力資源信息管理，信息化將會是人力資源管理的核心，隨著企業人力資源信息化建設和網絡技術的不斷發展，必將實現干部人事檔案的管理信息化，干部人事檔案信息化的實現也一定能促進企業的發展。

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作者:賴麗 單位:中鐵二院工程集團有限責任公司