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【摘要】目的：研究高校檔案信息化現(xiàn)狀及分析其改善對策。高校檔案是集合教學、科研等管理活動的重要記錄，是高等學校發(fā)展的必然趨勢，是重要組成部分。本文主要分析了檔案信息化管理現(xiàn)狀及對策。

【關鍵詞】高校檔案；信息化管理；現(xiàn)狀；對策

高校檔案反映重要的歷史記錄，能對學校歷程進行見證，是客觀展現(xiàn)高校改革發(fā)展過程的憑證。因此，高校檔案管理對學校事業(yè)發(fā)展意義重大，也是衡量高校水平的重要標志。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作也進行變化。檔案逐漸成為一種知識文化資源，檔案信息的收集管理、利用一定程度上產(chǎn)生了變化。如何才能高效地推進高校檔案信息化水平管理，促使高校檔案信息更加有利地為學校管理各項工作進行提高，也是我們要重點研究的課題。檔案數(shù)字信息化、工作網(wǎng)絡化、成為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展方向，檔案管理的規(guī)范性以及管理檔案人員的綜合素質(zhì)則成為高校檔案現(xiàn)代信息化管理的重要保證。

一、實行高校檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化管理，主要利用電子計算機為載體，充分利用網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字、圖片、影像等數(shù)據(jù)信息進行存儲，比如光盤、磁盤等硬件設備。同時利用計算機網(wǎng)絡終端對檔案信息進行資源化，進行共享利用，為用戶提供快捷、有效、豐富的檔案信息服務。高校檔案信息化管理十分必要，以檔案資源建設為核心，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字信息化，并通過電子文件形式進行管理，以電子計算機網(wǎng)絡為基礎，將檔案信息資源作為資源目標，妥善收藏管理重要的檔案信息。可以看出，高校檔案信息管理是數(shù)字化教學的重要組成部分，并充分利用信息技術方式來獲取，處理，傳遞，利用檔案資源，以此提高檔案管理的效率和利益，真正將檔案信息資源共享化，逐步提高高校檔案管理的資源數(shù)字化，網(wǎng)絡信息化，電子檔案規(guī)范化。從而使檔案工作一定程度上轉向數(shù)字化、規(guī)范化、網(wǎng)絡化。信息化技術發(fā)展的今天，高校檔案管理對象、日常工作內(nèi)容、性質(zhì)等都在發(fā)生改變，檔案信息管理工作逐漸向信息自動化趨勢發(fā)展，也是數(shù)字化校園發(fā)展的核心組成部分。檔案信息化建設已經(jīng)是發(fā)展的必然趨勢。《全國檔案信息化建設實施綱要》指明了國內(nèi)高校檔案管理的目標及任務要求：依據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設、安全保密的原則，強化數(shù)字文件管理和檔案的管理標準化，鼓勵檔案數(shù)字化，以及數(shù)字數(shù)據(jù)庫建設，設立檔案信息公眾網(wǎng)絡共享服務，可進行查詢，同時推進檔案信息體系標準化建設、安全化建設、安全信息化建設。高校檔案信息管理建設在國內(nèi)檔案信息管理中非常重要，因此，高校檔案信息化管理建設要具有目標性，充分利用一切資源，并結合自身的情況及優(yōu)勢，將高校檔案信息化管理的滯后問題進行相應處理。

二、當前高校檔案信息化管理潛在的問題

信息化技術發(fā)展的今天，高校檔案信息管理工作對象、目標、內(nèi)容相應得到重視，不過檔案信息化管理尚且存在很多問題，需待解決，情況不容樂觀，詳細問題主要有以下幾個方面：（一）高校檔案管理觀念比較陳舊，信息管理意識需加強。高校檔案進行信息化管理的基礎及重要部分是資源高度信息化，因此，對高校檔案信息管理的工作內(nèi)容形式上要不斷創(chuàng)新，思維要不斷超前，才能可持續(xù)性發(fā)展。不過目前很多人對高校檔案管理工作認識程度不高，缺乏檔案信息管理重要意識，嚴重欠缺檔案管理系統(tǒng)性認識和思考。一些人對高校檔案管理工作責任心不高，覺得檔案管理工作無足輕重，日常的工作多是對資料數(shù)據(jù)進行歸納收集等操作，只要能降低誤差率，就算是工作成功。也有一些人認為檔案信息管理是工作中順帶任務，做得好與壞無關緊要，對學校發(fā)展也不會造成什么損失及影響，因此，在檔案信息管理工作過程中，安于現(xiàn)狀，工作態(tài)度散漫。所以，以上這些問題對高校檔案信息化管理有著不利影響。因此，對檔案信息管理工作，一切要從實際出發(fā)，要將檔案的政策方針、法律法規(guī)、檔案管理工作者觀念與當前經(jīng)濟發(fā)展相對應。（二）高校檔案管理成本投入低，管理方式有待提高。高校檔案信息化管理過程中，對檔案信息設備、硬件、操作技術、管理系統(tǒng)等進行配套，加大資金上的投入，充分利用資金的投入對檔案信息進行更好地維護和更新，就當前情況來看，高校檔案信息化管理最大的問題在于資金投入低，嚴重制約高校檔案信息管理進程。雖然一些高校，就檔案管理已小有規(guī)模，能對檔案信息數(shù)據(jù)化管理，但檔案信息缺乏系統(tǒng)性，各支點管理。一些高校在檔案信息管理上，也與第三方建立數(shù)據(jù)信息軟件開發(fā)合作關系，但是開發(fā)軟件工作者對檔案管理缺乏認識，一些管理標準和檔案信息分類規(guī)范不熟悉，導致軟件對檔案信息化管理操作不便捷，過于復雜，嚴重制約著計算機軟件的使用，也極大降低數(shù)據(jù)庫的利用效率。（三）檔案信息化管理安全問題。隨著信息化技術的不斷深入和發(fā)展，檔案信息也逐漸開始豐富，檔案信息數(shù)據(jù)量也逐漸增多。多樣化的網(wǎng)絡信息技術應用，對檔案信息管理也具多樣性，信息和以前相比，更加快捷、方便。不過由于檔案信息自身的特殊程度，需要對信息合理地分類開放和保密，注重檔案信息相應的知識產(chǎn)權和利用關系。因此，高校檔案信息化與校內(nèi)外之間的聯(lián)系，相應造成了一些風險，比如病毒、黑客攻擊、非法信息竊取等。安全問題形成隱患，這也對高校檔案信息安全形成難題。（四）檔案信息管理工作者綜合素質(zhì)不強。高校檔案管理高度信息化，要求檔案管理工作人員的能力相應提高，工作人員綜合素質(zhì)要強。對檔案管理工作人員，不僅專業(yè)知識要強，同時，要對檔案管理工作比較熱愛，對檔案信息管理各種管理軟件要高度熟悉和能夠熟練操作，并能夠系統(tǒng)性地對檔案信息進行管理和維護，除此之外，檔案信息管理安全防范意識要不斷提高。就當前國內(nèi)高校檔案信息管理情況來看，從事檔案信息管理人員整體水平不高，已不能滿足信息化發(fā)展的今天對檔案信息管理發(fā)展的需要。雖然一些高校具備檔案信息化管理建設條件，但管理人員結構上，人員能力上等形成嚴重屏障，制約著高校檔案信息化的管理。

三、高校檔案施行信息管理對策

為順應現(xiàn)代高校檔案信息管理需求，將高校檔案信息管理網(wǎng)絡化，才能一定程度上滿足社會、各高校對檔案的要求。針對當前高校檔案信息管理潛在的諸多問題，解決問題，快速推進高校檔案信息管理化不能怠慢。應對措施主要體現(xiàn)以下幾個方面：（一）強化高校檔案信息管理重要意識。檔案信息化管理目前認識不足，師生就檔案管理中涉及的教學模式、科研成果、學術交流信息等有不可替代的作用。因此，對檔案信息管理首先要明確檔案信息化的重要任務和目標。從檔案管理各個發(fā)展階段和環(huán)節(jié)出發(fā)，對檔案管理過程中遇到的問題，要重點研究，或開展相關的科研調(diào)查，嚴格尊重實踐、認知，再實踐、再認知的原則，不斷提出新狀況，解決新問題，養(yǎng)成良好的行為習慣。同時，對檔案信息化管理進行宣傳，逐漸形成檔案管理信息化氛圍。可采用展覽形式來宣導檔案管理信息化建設的規(guī)范性及法律法規(guī)，同時介紹檔案信息化管理工作作用，對其高度認識，利用一切可利用的宣傳形式，大力宣傳檔案管理的重要性。以此促使檔案管理工作者思想得到新的認識，并樹立正確的觀念，以及積極主動參與的意識，從而建立高度責任心，全心全意投入到院校檔案信息管理中去，將檔案資源科學利用。（二）加大檔案管理成本投入量，快速建立檔案信息化管理機制。高校檔案信息化管理施行的基礎為硬件及數(shù)據(jù)庫的設立，也是高校檔案信息管理有效進行的前提。因此，院校與相關部門要高度配合和支持，共同加強檔案信息化管理硬件建設，依據(jù)自身的經(jīng)濟實力，從自身情況出發(fā)，利用一切能利用的硬件設備，或購置設備，比如數(shù)據(jù)服務器、圖文掃描設備、數(shù)字音像設備等。檔案要信息化管理，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必不可少，因此，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設，是在Interent/Web技術前提下建設。目前國內(nèi)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)主要有DBase,FoxBASE等，不過這些管理系統(tǒng)比較一般，不具延伸性，因此，數(shù)據(jù)庫建立的基礎要具有集成性，相應安全性，功能上，數(shù)據(jù)有效等方面可最大限度滿足。同時網(wǎng)絡環(huán)境要支持多操作系統(tǒng)平臺，多硬件平臺等。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)需建立客戶機／服務器結構，如Oracle數(shù)據(jù)庫,Sybase數(shù)據(jù)庫,Informix數(shù)據(jù)庫，微軟的SQLServer數(shù)據(jù)庫等。讓用戶快速、輕松地在web上建立數(shù)據(jù)庫服務。（三）加強檔案信息網(wǎng)絡環(huán)境的安全性。網(wǎng)絡信息安全問題日益突出。檔案信息不像其他報紙、雜志，可隨意在網(wǎng)絡上，檔案信息有一定的保密性。因此，檔案信息，需要對不同用戶進行權限設置。同時，檔案信息要保證安全，可進行加密訪問和控制，或者進行身份驗證訪問等。

四、總結

總而言之，高校檔案信息化管理是發(fā)展的必然，對院校教學、科研及管理有重要作用。擁有現(xiàn)代化技術的檔案管理設施，配合成熟的信息技術操作水平，可將檔案信息管理隊伍壯大起來，也能更好地做好相應的服務工作，實現(xiàn)信息化為核心的檔案信息管理。

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作者:馬艷 單位:河南質(zhì)量工程職業(yè)學院