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摘要:隨著計算機技術的普及，在檔案信息化建設方面，計算發揮了重要作用，其有效性得到了改善，明顯提升了檔案管理水平，滿足了人們的檔案需求，對社會化進程具有重要意義。本文針對檔案信息化建設和管理，介紹了應用計算機技術的優勢，分析了存在的隱患，對計算機的應用與實踐進了探析。

關鍵詞:檔案；信息化；建設；管理；計算機

檔案信息化要建立在室藏檔案的基礎上，保持原有的檔案信息，調整檔案資源存在形式，以此來推動資源共享，促進社會發展。在檔案管理方面，通過計算機的應用，可以節約時間，提高工作質量，節約成本，進一步規范檔案建設，可見，做好檔案信息化建設與管理具有重要意義。

1檔案信息化建設和管理中應用計算機技術的優勢

1.1確保時效性。對于紙質檔案，要經過整理之后，再發送給檔案室，在檔案信息保存方面，往往具有滯后特點。通過計算機技術的運用，對檔案信息進行掃描、輸入以及整理之后，利用網絡，可以直接傳遞到檔案室，用戶可以查詢到最新的資源，獲取檔案信息，提高了時效性。1.2實現資源共享。利用計算機技術，建設信息庫，可以實現網絡查詢，及時調取被加工過的信息資源，能夠節省大量的時間與空間，對電子檔案資源進行共享。需要對共享能力進行提升，詳細劃分電子檔案的類別，建設良好的系統環境，實現資源共享。

2檔案信息建設與管理中存在的隱患

2.1物理隱患。對于檔案信息系統，主要的媒介就是計算機，檔案信息系統的運行時間往往較長，難免會具有相應的安全隱患。如果出現事故，或者發生自然災害時，均會影響檔案信息系統的安全穩定，甚至會造成嚴重的損失。在平時工作中，硬件設備經常出現故障、損毀等現象，這都會制約檔案信息化建設。2.2傳輸介質的隱患。檔案信息化系統對數據進行傳輸的過程中，網絡是介質，但是，網絡具有一定的開放性，很容易被入侵，甚至會植入木馬病毒等，進而使信息資源發生泄漏，很多機密信息被竊取。2.3計算機操作系統的隱患。計算機操作系統在設計時，往往會存在一些漏洞，給一些不法人員留下了可乘之機，他們會利用系統漏洞，通過植入病毒等手段攻擊系統。若攻擊成功，勢必會造成嚴重的后果，損失大量的經濟，阻礙檔案信息化發展。2.4管理人員的隱患在檔案管理的過程中，人員是最大的安全隱患。由于工作人員沒得到充分的安全教育，在管理檔案室，往往行為不端正，安全意識不強，經常存在紙漏，另外，在規章制度方面也不夠不完善，沒有落實到位，這就給檔案信息系統造成了諸多的安全隱患。

3計算機在檔案信息化建設中的應用

3.1增強信息化意識。作為檔案管理人員，應該樹立較強的檔案意識，為檔案信息化建設貢獻一份力量。檔案管理人員具有至關重要的作用，是這項工作的主力軍，他們的能動性會決定檔案信息化建設水平，因此，要重視檔案管理人員，讓他們認識到檔案信息化的重要性，能夠積極主動的參與這項工作，認真旅行自身的崗位職責，進而帶動經濟發展。3.2強化檔案信息化技術水平。(1)配備高質量的硬件設備。對于檔案信息管理系統，應該深入開發，不斷完善，積極開展培訓活動，在此基礎上，應用統一標準的軟件系統，對檔案信息化建設打下良好的基礎。(2)檔案目錄與全文的數字化。在輸入數據時，要具有統一的格式，根據使用者的具體要求，一邊整理信息資源，一邊輸入信息資料，對紙質檔案也要保存，在此基礎上，構建數字化檔案，這樣能夠預防重復勞動，有助于檔案信息的數字化建設。(3)界定信息密級，確保其安全性。為了保證軟件系統的安全性，應該制定明確的密集標準，并且，對標準進行公開，規范檔案信息用戶的查詢權限，可以設置身份驗證，為檔案密級提供安全保障。3.3強化檔案信息管理水平。(1)加強建設檔案信息化的管理制度，開發管理軟件。根據檔案館的實際情況，應用適合的管理軟件，并且，參照國家相關的法律法規，構建健全的管理制度，促進信息交換，另外，還要加強共享，建設出有利的環境，為用戶創造優越條件。(2)作為檔案管理人員，應該全面掌握計算技術，學習相關的信息化管理知識，能夠熟練運用管理軟件，協助軟件開發人員開發出新的管理軟件，保證系統能夠處于穩定的運行狀態。(3)要想取得理想的檔案信息化管理效果，必須全面監控數據質量，對數據進行嚴格管理，輸入的數據要完整，信息要準確。同時，對數據審核制度進行完善，在輸入之前以及輸入之后，都要認真審核，對數據進行校對，進而保證數據的準確性。

4計算機技術在檔案信息管理中的應用

4.1建立檔案數據庫。在管理檔案信息時，主要是利用計算機技術，構建完整的數據庫，對相應的檔案數據進行儲存。在各個環節中，檔案信息管理都應該正規化，滿足用戶需求，讓用戶獲得良好體驗。對檔案進建設時，數據庫要盡可能豐富，相關的程序也應該加強建設，錄入的信息要準確，并且，利用不同的途徑檢索檔案信息，保證檔案信息系統能夠穩定運行，盡快是實現信息資源的共享。對檔案數據庫進行實際建設的過程中，要保證建設的規范化，優化檔案數據庫，一定要防止出現泄密現象，這就需要進一步完善安全機制，避免泄露信息，同事，要對檔案信息數據庫進發展，引進先進的管理軟件，進而滿足檔案信息建設的實際需求。4.2提高檔案信息安全性。在檔案信息化建設與管理中，安全是重點內容，如果機密信息被竊取，會造成嚴重的后果，制約社會進步。因此，要建設安全保障機制，為信息管理安全提供保障，另外，還應該安裝有效的殺毒軟件，隔離病毒，保護檔案信息。對于內外攻擊，應該積極應用漏洞掃描技術，設置二級防火墻作，以此來保證檔案信息的安全。要想及時發現系統的安全隱患，全面掌握系統的運行情況，應該對防火墻日志進行實時記錄，全面監控系統。條件允許時，應該對系統進行劃分，分為不同的區域，設置不同的權限，給予不同級別的指令，嚴格限制端口、服務。在這樣的條件下，系統管理員能夠限制用戶的操作權限。通過設置防火墻，能夠對有關接入點進行隔離，對全部的系統信息進行掃描。一旦發現具有欺騙性的攻擊操作時，可以及時制止，防止系統發生不必要的侵害。借助計算機構成的檔案管理系統結構如圖一，明確設置出了系統安全控制功能。4.3研發檔案信息的相關軟件。對檔案信息化進行建設時，要充分利用現存的管理軟件，明確檔案信息的未來建設方向，充分應用計算機技術、網絡技術等，根據實際情況處罰，對軟件的結構進行重新設計，構建新的模塊，并且，做好調試、測試工作。如今，建立新的數據庫，開發新的管理軟件是客觀需求，研發人員應該順應時展，了解檔案信息用戶的實際需求，然后，研究出新的檔案管理軟件，提升檔案管理水平，完善數據庫信息，實現檔案信息化。4.4提高檔案信息利用率。通過信息技術，對檔案進行整理集編研時，能夠起到優化效果，有效加強了信息密度，也提升了傳遞速度，用戶在利用檔案室，也會更加便利，會得到有用的數字化信息資源，在一定程度上，推動了當地經濟建設。通過建立檔案信息管理系統，用戶可以根據權限進行瀏覽，高效索取網站中的信息資源。另外，在這樣系統中，參照用戶的具體權限，局域網能夠通過數字化形式傳輸原版的檔案信息，進一步推動了檔案信息共享，在數據挖掘技術的應用下，檔案信息管理系統變得而更加完善，檔案信息的利用率也更高。

5結語

如今，計算機技術得到了大力推廣，其普及度也有所增強，在信息時代中，通過計算機的應用，在檔案的信息化建設、管理方面打下了良好的基礎，人們積極建設了檔案管理平臺，在此平臺中，不僅明顯改善了檔案信息化建設效果與管理質量，還節省了大量的成本，取得了一定的社會效益，也讓檔案資源實現了充分利用。由于管理水平的不斷提升，促進了檔案信息化建設、社會信息化的和諧進步，為人們提供了可靠的檔案信息，滿足社會發展的實際需求。

參考文獻

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作者:陳波 單位:德州職業技術學院