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［摘要］隨著我國科學技術的不斷進步，信息化技術也隨著高速發展，紙質的檔案管理已經無法滿足現代社會的發展需求，檔案信息化逐漸成為一種新的發展趨勢。本文將對檔案信息化建設的內涵及在大數據時代下，實現高校人事檔案信息化建設的過程中存在的一些問題進行探討，針對存在的問題提出相關的看法作為參考。

［關鍵詞］高校檔案；信息化；問題

近年來隨著互聯網技術的飛速發展與大數據時代下，計算機信息化廣泛地應用于各領域當中，其中高校的人事檔案信息化建設也將成為了新的信息技術運用的開端。高校大量的人事檔案也將被計算機以數據信息的形式所取代，從而使高校人事檔案信息化的建設的進程進一步加快。

1檔案信息化建設的內涵

1．1檔案信息化。檔案信息化就是在國家檔案管理部門的統一規劃與管理的過程中，全面應用現代信息技術對檔案的信息資源進行管理與處置并提供相應的服務［1］。1．2檔案信息化建設的有效性。紙質檔案是一種傳統的目前我國使用的原生信息資源，在檔案管理的過程中，往往因其具有的原始性、單一性而出現很多問題。比如：其紙質的檔案對資源的消耗（人力以及材料等）、查閱檔案信息煩瑣的流程與不便捷等。而檔案信息化的建設，可對檔案的單一操作的管理方式進行改善，是一項順應現代化發展的新的舉措。檔案信息化實現了無紙化的辦公方式，方便了檔案的查閱，大大地縮短了文件周轉的流程；數字化信息與電子文件的相結合，使得管理部門只能進行相應的轉變，從檔案的保管和利用向著信息采集、管理與服務的職能進行轉變，提供了更加優質與便捷的服務。1．3檔案信息化建設的意義。檔案信息化的建設可為人們帶來遠程的服務，實現信息的共享，提高檔案利用的實效性，大大地提高管理人員的工作效率，使得管理人員不再費時費力地進行手工收集信息并進行整編管理，只需要將數據信息一次性錄入電子信息庫，就可實現信息多次使用、數據分享的功能；將管理人員從一本一本地進行查閱信息的工作中解放出來，檔案信息化建設之后，可以進行實時查詢，可以在查詢方式中選擇不同的查詢方式，比如：分類查詢、組合查詢、精準查詢等方式，減輕了工作人員的工作負擔，加強了查詢效率。檔案信息化的建設使得檔案管理工作更加地科學、便捷，規范了檔案的管理工作，合理地運用了信息資源，為科研、財務部門等提供了共建共享的信息化資源，為科研等工作提供了方便。

2目前高校檔案信息化建設存在的問題

2．1對高校檔案信息化建設不夠重視。高校人事檔案的管理系統不僅是用來查詢信息的，其主要的作用就是為了提供數字化的服務，有些高校領導對人事檔案信息化的建設不夠重視，認為人事檔案的工作不是高校重要的工作，只是一項相對輔助性的工作，在思想上還未完全認識到人事檔案信息化建設的重要性，因認知上的淡薄，以至于在檔案管理上也是相對滯后，片面地認為檔案的管理工作無非就是找找查查等沒有技術含量的工作，只要檢查過得去就行。為此，在高校的檔案信息化建設的過程中，可借鑒部分高校人事信息管理系統建設的實踐成果，在此基礎上還要加入查詢、輸出、分析等功能，使其不僅要滿足各種查詢服務，還要實現人事檔案在高校的人事工作中的參考、決策等功能。2．2檔案信息化管理無規范標準。早在幾年前，國家就規定了相關檔案信息化管理的措施，但是內容范圍較大，沒有具體詳細的管理方法，為此，為了人事檔案的信息化管理，都會根據自身的實際情況，制定各自的人事檔案管理規范，以至于形成的檔案管理沒有統一的管理模式，在數據的交換、信息共享等方面實用性較差，進而影響了信息化建設的發展［2］。2．3信息化檔案安全較難保證。在大數據時代的高速發展下，高校進行人事檔案建設之后，檔案的信息都能經過進行申請在網絡系統中進行查詢，在信息安全方面安全性較難保證。目前，我國對于數據信息的安全保障主要是通過對系統的不斷升級更新，設置復雜的密碼與網絡防火墻進行防護。若是在數據的保護方面不能夠做到改進，與先進的技術防護手段有差距，未能有效地防止計算機犯罪的發生，那么將會造成更大的安全風險。例如：在最近處于熱門的“臉書信息泄露事件”，將臉書推向風口浪尖之上；其實并不是“臉書”公司直接地將近5000萬人的信息泄露了出去，而是第三方軟件公司———一家名為劍橋分析公司以“研究”的名義泄露了個人的數據信息，這家公司收集的信息包括個人的種族、性別、年齡、教育、生活工作經歷，甚至于你瀏覽網絡信息的記錄等，并涉嫌利用這些信息數據影響了2016年美國的大選甚至英國脫歐，可以看出在大數據信息共享的時代當中，信息的安全保護工作對我們的信息管理將是一項巨大的挑戰。2．4檔案管理人員能力較低。當前，大多數高校為了節約管理費用，其人事檔案管理的管理人員都是在校學生進行的兼職性工作，但是由于管理人員未接受專業的檔案管理培訓，其管理的專業技能知識及技能相對較差，為此，建設檔案管理信息化建設工作，就要具備專業的管理隊伍，加強培養專業的復合型人才儲備工作，為高校人事檔案信息化建設的發展注入新鮮的血液。

3高校人事檔案信息化建設中的問題及解決方法

3．1提高高校人事檔案信息化意識。一直以來，人們對于檔案管理的理解就是保管材料與提供查閱的材料這些工作，其往往忽略了檔案管理的其他價值，比如：在選拔人才、培養人才等方面的作用。為此，想要改變這種觀念認知，就要加大宣傳，建立人事檔案信息化建設的意識，了解人事信息化建設的具體作用與價值，提高信息化的管理水平，滿足社會人事工作對檔案的需要。3．2人事檔案信息管理標準和規范化。加強人事檔案信息化管理工作的重要前提就是要完善規范的人事檔案信息化管理制度，并嚴格按照該管理制度進行檔案管理工作，做到管理責任明確嚴格，依據相關的技術標準，對電子文件的歸檔和日常規范地管理各級檔案，管理部門應該嚴格要求，層層把關，保證已歸檔的電子文件的真實性、完整性以及安全性。3．3加強人事檔案管理系統運行的安全性。加強人事檔案管理系統安全防護將是人事檔案管理信息化建設的關鍵。高校可以根據自身的應用實際要求，建立安全規范的身份識別端口，或者是用戶認證登錄端口；對于查詢或者調閱的權限進行嚴格的審核分配；在信息資源共享的方面，對文件加載專屬的水印或者數字版權保護技術［3］，保證文件的內容不被惡意篡改或使用，對于訪問檔案信息的記錄要形成日志，并及時的發現系統存在的隱患以及非法的問題操作；避免人事檔案數據信息的非法利用，保障人事檔案信息化建設的安全性，為實現信息合理合法的共享利用做出有效的保障。3．4實現檔案管理人員隊伍的知識化、專業化。為了實現大數據時代下高校人事檔案信息化建設管理工作，就要求高校具備專業的檔案管理人員，為提高管理人員的專業知識與管理技能，應對管理人員進行檔案管理的專業培訓，可以聘請IT行業的教授專家進行業務方面的專業知識與技能的培訓；定期進行考核，也可以去別的優秀高校進行參觀學習，學習他們的人事檔案信息化建設的經驗與管理，提升自身專業的管理技能水平和能力；在人才建設方面，可以引進一些急需的專業高技術人才，同時也要培養具備計算機信息技術、檔案管理等專業基礎的復合型人才［4］，尤其注重培養他們對計算機知識、網絡安全以及現代管理、信息服務方面的素質與能力，保障高校人事檔案信息化建設的有效開展。

4結語

總而言之，高校人事檔案信息化的建設是時展的一個必然的過程，實現高校人事檔案信息化可以將檔案管理人員從傳統的管理工作中解放出來，有效地減輕檔案管理人員的工作負擔，提高工作效率，方便檔案信息的查閱與管理；高校隨著社會信息技術化的快速發展，為實現數字信息化校園的建設提供了基礎；實現了信息間的共享，提高了檔案利用的有效性；針對上述人事檔案信息化的優點，就要求我們對信息化建設工作高度重視，并在高校人事檔案信息化建設的過程中，保障檔案信息的安全性與真實性，避免個人檔案數據信息的外泄；為有效保障數據信息的安全，高校應加大對計算機信息專業與人事檔案管理專業的復合型人才的培訓工作，為高校人事檔案管理的信息化建設工作提供有效的保障。

參考文獻

［1］張秀巖．大數據時代人事檔案信息化建設的思考［J］．蘭臺世界，2017（s2）：175－176．

［2］楊光．大數據時代高校人事檔案信息化建設研究［J］．人力資源管理，2017（4）：284－285．

［3］張麗娜．大數據時代高校人事檔案信息化建設的問題與對策［J］．山西檔案，2017（2）：71－73．

［4］王瑞．大數據時代下高校檔案信息化建設研究［J］．教育現代化，2016，3（28）：121－123．

作者:韋翠清 單位:廣西現代職業技術學院