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【摘要】伴隨著計算技術與信息技術的快速發展與廣泛應用，企業檔案管理也打破了傳統紙質管理形式，逐漸趨向信息化建設。尤其是工程項目檔案管理工作，由于工程項目不斷變化，進而要求檔案信息與之同步，實時搜集新信息資源從而跟上工程項目建設。因此，構建工程檔案信息化建設方案和保障分析成為當務之急。

【關鍵詞】工程項目；檔案信息化；措施與保障分析

1引言

現如今，檔案信息化建設作為工程項目組成部分，工程項目檔案信息化保證了檔案信息搜集全面、完整，管理效率的提高，為工程項目的順利開展提供依據。因此，制定可行性檔案信息化建設方案與保障分析成為基礎前提，也是企業重要研究課題。

2工程項目檔案信息化建設重要作用

2.1為工程項目提供真實的歷史材料。伴隨著信息化進程的深化，工程項目檔案管理得到了重視。對檔案管理提出了新的要求，要求創新管理方法、管理水平、優質服務，電子技術檔案管理成為發展必然，網絡技術、數據庫技術的快速發展，為檔案信息化建設與管理創造了條件，保證檔案管理規范化、數字化，更好的服務工程項目。2.2創新了檔案管理形式。傳統紙質檔案管理形式已經無法滿足現代企業發展，信息化建設成為當務之急。因為信息化檔案管理形式創新了檔案管理方法、提高了管理水平；融入了計算機技術、聲像技術、網絡技術等，實現了簡化立卷、深化檢索的目標要求。

3項目工程檔案信息化建設措施

3.1完善檔案信息化制度。檔案工作是項目工程順利施工的組成內容，而想要實現檔案信息化建設就要注意制度完善。通過完善的檔案信息化制度對管理人員行為形成約束、認識到檔案建設的重要作用。所以，完善的法律制度也是確保項目檔案信息化建設的根本途徑，是業主和參建單位檔案管理主要根據。首先，結合工程項目各階段的檔案管理需求，設置檔案管理團隊、信息技術團隊、檔案管理網絡體制，制定相關管理制度，例如：《檔案管理規定》、《項目檔案整理實施細則》、《公司檔案分類編號規則》、《電子檔案管理細則》等。3.2保證制度的落實。檔案信息化制度的落實是保證檔案管理工作的基礎前提，檔案信息化制度有效性還應加強落實監督工作，科學管理檔案進而提升檔案管理水平。工程項目檔案涉及：監理、施工、設計、業主等多項內容，與建設單位有著密切聯系。檔案管理部門主要職責是制定文件的信息分類、技術標準、歸檔時間，確保檔案準確、系統、全面。此外，企業引導員工科學認識項目工程檔案制度與檔案管理的重要作用，優化分工，強調在其位謀其職。制度的落實有助于檔案信息化建設時的科學決策，達到標準要求。經過實踐證明，公司在完善信息化制度并保證落實后，在與施工單位、監理單位、設計單位簽署協議時將檔案及信息化管理標準和獎懲制度納入合同，通過合同條例起到制約作用。各合同單位進場時進行培訓，日常檢查，按月會議總結，及時發現檔案管理中存在的不足，制定解決方案從而提升檔案管理實施效果。3.3檔案數字化建設。第一，硬件平臺構建。各企業通過小業主，大監理管理形式，采取檔案信息化建設，業主和監理、施工、設計單位利用局域網構建檔案信息化網絡平臺，提高管理效率。項目工程與檔案文件多樣化、檔案信息化應用功能，企業設置檔案部門，引進掃描儀、打印機、計算機，結合工程不同時期需求設置檔案庫房，保證檔案搜集、整理、儲存工作的有序開展。第二，軟件平臺建設。公司采用J2EE架構的檔案管理信息平臺，建立一個覆蓋集團化企業總部及下屬各級單位、各級單位間互聯互通、能滿足各級單位檔案現代化管理、開放的、易于擴展的檔案管理平臺。實現系統內集中統一的檔案業務平臺，使得各單位檔案業務規范、數據格式統一、信息展示統一，系統內檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲和充分共享利用，使得檔案業務工作實現信息化管理、檔案收集整理工作最大限度實現自動化、檔案數據訪問權限得到安全控制、檔案利用方式更加簡單方便。對受施工條件影響無法進入網絡，可以實現本機標準錄入導進信息系統，并批量掛接電子文件。第三，檔案數字化工作開展。數字化工作內容為檔案目錄數據庫和電子全文的建設，也是信息資源建設基本工作，選擇數據庫技術展開現有非數字化內容的記錄。隨后，將其轉成結構化、共享的數字化目錄數據庫的過程。首先前端介入，在項目建設單位進場時，就集中組織相關人員進行檔案管理制度及系統操作培訓。其次過程控制，過程控制大體分兩部分：一部分在項目建設過程中，日常檢查檔案歸檔進程時一并檢查檔案數字化工作。協調承建單位、監理單位、設計單位在檔案信息管理系統上檔號分配和數據錄入。另一部分，通過對其它應用系統采用標準數據采集接口，實現真正的文檔一體化；實現與單位門戶、機構用戶、統一認證等基礎設施的集成；提供標準的檔案信息轉入接口。最后是后期檢查，檔案管理部門檢查各部門各單位歸入的檔案時，檢查其是否滿足檔案相應制度要求，是否與信息系統內容一致。這樣將檔案數字化工作前置化、規范化、日常化，確保了檔案數字化的真實有效，全面系統。3.4檔案安全建設。檔案信息化安全包含：網絡安全、儲存環境安全、文件安全。相關單位應將檔案安全視為日常工作內容，將安全工作和崗位責任連接展開安全責任制。此外，制定緊急應對措施，以防發生突發狀況能夠及時應對，減少檔案信息損失。在信息網絡方面采取物理隔離、專人運維管理、在系統和終端計算機中安裝正版防護軟件、電子文件進行水印管理等措施，并簽署信息安全保密協議，定期進行網絡系統檢查、信息安全引導，保證檔案信息化建設可持續進行。3.5檔案利用服務。檔案信息資源開發作為檔案工作內容之一，怎樣更好的服務企業發展和工程建設、提高檔案利用率是重要工作內容。因此，檔案的利用也是檔案工作的關鍵，在檔案管理中有著重要作用。通過檔案信息管理系統，開放案卷級文件級目錄信息，通過相應的審批流程，利用檔案電子文件。并且開發檔案移動端的利用服務，大大增加檔案信息化工作查詢服務機制，從而更好的提高工作效率與管理質量。

4結語

通過上述控制措施，工程建設項目文件歸檔質量取得了不錯效果，項目檔案內在質量得到了持續提升。總而言之，工程項目檔案信息化建設應立足于多方面、全過程，才能更好的為工程項目所服務，提高檔案信息化建設水平。

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作者:曾皓 單位:雅礱江流域水電開發有限公司