導(dǎo)語：大數(shù)據(jù)下高校檔案信息化管理探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：高校檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的服務(wù)工作，面對(duì)多且雜的檔案信息，要對(duì)其進(jìn)行收集、整理、歸檔、記錄和保存。隨著科技的進(jìn)步，高校信息化檔案管理成為大勢(shì)所趨，能夠讓高校檔案管理工作者從繁雜的工作中解脫，更好地為師生服務(wù)。本文根據(jù)高校檔案管理中存在問題，提出一些關(guān)于構(gòu)建信息化檔案管理的見解。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案信息化；管理

信息化時(shí)代的到來推動(dòng)著各個(gè)領(lǐng)域的快速發(fā)展，高校檔案管理工作也進(jìn)入到了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)代，面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對(duì)高校檔案進(jìn)行精細(xì)化、科學(xué)化管理，突破傳統(tǒng)檔案管理界限，利用數(shù)字化信息技術(shù)，捕捉有價(jià)值的信息，深入數(shù)據(jù)內(nèi)部，使高校檔案信息化管理工作邁向一個(gè)新臺(tái)階。目前，高校對(duì)于檔案管理工作缺乏相關(guān)的檔案管理設(shè)施，信息零落，無法實(shí)現(xiàn)共享。因此，高校檔案信息化管理建設(shè)是大勢(shì)所趨，通過定向的交互信息查詢方式，為廣大師生提供、交互、查詢的功能，提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對(duì)高校學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)管理做到及時(shí)、準(zhǔn)確，通過檔案數(shù)據(jù)庫能夠全方位的了解學(xué)生的所有信息，提高管理效率。對(duì)學(xué)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，以便高校管理者能夠從學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)得到重要信息，并及時(shí)制定相應(yīng)的管理措施。大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)高校檔案實(shí)行信息化管理有助于提升工作質(zhì)量和效率。一是有助于原有檔案的保存。紙質(zhì)版檔案文件容易丟失、損壞，將傳統(tǒng)檔案文件通過電子化的形式呈現(xiàn)，檔案不會(huì)因歲月沉淀而造成損壞。二是有利于對(duì)檔案資源的利用。在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，節(jié)省大量時(shí)間和資源，為開展科研工作創(chuàng)造了條件。三是有助于檔案信息的一體化管理。高校檔案不再單一化，可以向綜合性的方向發(fā)展。四是有利于提高檔案管理人員的工作質(zhì)量。通過信息一體化實(shí)現(xiàn)資源的共享，讓檔案人員從繁雜的工作中解放出來，從而有更多的精力投入到更多的業(yè)務(wù)工作中。

1高校檔案信息化管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1.1大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作面臨的機(jī)遇。利用計(jì)算機(jī)對(duì)文字進(jìn)行編輯，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行批量修改、刪除、查詢，降低管理人員的工作量，提高檔案管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理模式采用人工檢索的方式，不僅工作量巨大，且耗費(fèi)的時(shí)間與精力過多，利用信息化技術(shù)，在計(jì)算機(jī)中輸入一些關(guān)鍵字，就可以快速檢索到需要的信息；傳統(tǒng)的檔案管理模式對(duì)文字、聲音、圖像都是分別存儲(chǔ)，無法通過檢索工具找到需要的內(nèi)容，利用信息化技術(shù)，這些問題就可以迎刃而解；大數(shù)據(jù)時(shí)展背景下，信息化技術(shù)作為一種新的傳輸媒介，不僅能夠提高檔案管理的水平，還能夠拓展服務(wù)空間。傳統(tǒng)的檔案管理為師生查詢信息需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，而互聯(lián)網(wǎng)的普及，可以改善檔案管理的服務(wù)效率；同時(shí)，信息化管理還可以提升檔案研究成果的時(shí)效性，如果對(duì)檔案研究成果進(jìn)行統(tǒng)一的編輯處理，并在第一時(shí)間將信息在網(wǎng)上，通過網(wǎng)絡(luò)的渠道傳播研究成果，可讓更多的人受益。1.2大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，不管在管理上還是工作方法上都有了新的進(jìn)步。傳統(tǒng)的檔案管理工作是對(duì)檔案信息進(jìn)行收集與整理，而大數(shù)據(jù)背景下，需要轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)開發(fā)信息資源，為師生提供更好的服務(wù)；大多數(shù)的高校缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理的過程中出現(xiàn)混亂。隨著時(shí)代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下的網(wǎng)絡(luò)資源紛至沓來，在這樣的環(huán)境中有了信息化檔案管理的概念，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)為電子文檔，將信息統(tǒng)一存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)真正意義上的無紙辦公；傳統(tǒng)的檔案管理模式注重實(shí)體管理，而大數(shù)據(jù)背景下注重信息化管理，高校的檔案管理人員按照自己現(xiàn)有的知識(shí)無法達(dá)到技術(shù)要求，因此要利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)能力。

2高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1檔案的安全性存在風(fēng)險(xiǎn)。雖然電子化檔案管理便于人員操作，但是在安全上存在很多危險(xiǎn)因素，如果不能進(jìn)行合理的控制將會(huì)影響到檔案管理的保密工作。檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)操作的不規(guī)范，容易造成重要數(shù)據(jù)的丟失，影響工作進(jìn)程。數(shù)字化檔案的安全性與計(jì)算機(jī)的性能有著極大的聯(lián)系，如果計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量不足，或者對(duì)軟件沒有進(jìn)行及時(shí)更新與殺毒，一旦產(chǎn)生病毒會(huì)對(duì)系統(tǒng)中的檔案信息造成極大的威脅。高校的管理人員對(duì)檔案數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)不全面，對(duì)網(wǎng)絡(luò)功能的認(rèn)識(shí)只停留在信息傳輸、文字編輯等方面，缺乏較強(qiáng)的安全意識(shí)，導(dǎo)致檔案工作存在安全風(fēng)險(xiǎn)。2.2信息化設(shè)施建設(shè)落后。大多數(shù)高校建設(shè)的重點(diǎn)是科研與教學(xué)，往往忽略了檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。因此很多高校的檔案管理設(shè)備較為簡(jiǎn)陋，檔案室數(shù)字化管理空白，管理水平低；雖然一些高校實(shí)行了數(shù)字化管理，但是沒有與外界互通，因而不能稱之為真正的數(shù)字化管理；管理效率低，沒有實(shí)現(xiàn)資源共享，阻礙了檔案信息化建設(shè)的腳步。數(shù)據(jù)庫建設(shè)較為落后，比如數(shù)據(jù)錄入不完整；數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；數(shù)據(jù)失真情況嚴(yán)重；檔案目錄建設(shè)影響數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確率與可信度。檔案管理軟件較多，沒有統(tǒng)一的使用標(biāo)準(zhǔn)，無法對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，影響信息資源的整合與共享；“單機(jī)版”檔案管理軟件不適用于現(xiàn)今的信息化建設(shè)發(fā)展，缺少與OA系統(tǒng)互通的接口；檔案網(wǎng)站質(zhì)量較低，內(nèi)容蒼白，功能單一；網(wǎng)站中可利用的檔案信息較少；網(wǎng)頁制作技術(shù)差，缺乏創(chuàng)新，缺少特色；部分高校檔案管理信息資源開發(fā)過于單一，只停留在數(shù)字化掃描上，雖然具有數(shù)據(jù)庫，但是沒有發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的作用，形同虛設(shè)。2.3高校檔案管理隊(duì)伍有待加強(qiáng)。高校的檔案工作人才管理松散，思想落后，無法更好地面對(duì)信息化浪潮帶來的沖擊。大多數(shù)的檔案管理工作人員信息化意識(shí)薄弱，沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)背景與專業(yè)技能。計(jì)算機(jī)技能停留在基礎(chǔ)的階段，對(duì)信息化檔案管理認(rèn)識(shí)不足，無法利用信息化的技術(shù)為廣大師生服務(wù)。很多高校在不同程度上存在“重教學(xué)，輕檔案管理”的情況，在引進(jìn)教學(xué)人才方面，學(xué)校更是不惜代價(jià)，但是對(duì)檔案管理的人員要求則是能干就行，水平高低都可以接受；將真正優(yōu)秀的人才放在教師崗位中，造成高校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)比教師低，影響檔案工作的正常開展，阻礙了信息化檔案建設(shè)。

3大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理策略

3.1完善高校檔案數(shù)字化安全管理。電子檔案要有完善的管理體系，比如文件歸檔、保密工作規(guī)范，讓數(shù)字化檔案管理能夠在實(shí)際的使用中更加安全。安全管理制度是所有管理制度中重要的一項(xiàng)內(nèi)容，因?yàn)闄n案關(guān)系到個(gè)人的隱私，比如獲獎(jiǎng)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、技能等，要對(duì)這些重要信息進(jìn)行保密處理，所以要加強(qiáng)數(shù)字化安全管理。安全管理制度中也涵蓋了計(jì)算機(jī)的軟件和硬件的維護(hù)與管理，比如硬件方面，所有的設(shè)備要符合質(zhì)量要求，安排專人對(duì)檔案管理使用的設(shè)備進(jìn)行檢查與維修；針對(duì)軟件要對(duì)文檔進(jìn)行加密處理，對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，針對(duì)重要的信息實(shí)施監(jiān)控管理，讓文檔能夠更加安全可靠。3.2推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。首先要對(duì)檔案信息的設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化，在購置新的信息基礎(chǔ)設(shè)備時(shí)，要按照整體的信息化建設(shè)需求，合理購買適合本校使用的信息設(shè)備，讓設(shè)備能夠得到最大化使用；使用規(guī)范的檔案管理軟件，選擇檔案管理軟件要具有一定的穩(wěn)定性，能夠隨著工作的要求不斷升級(jí)完善，使用同一種軟件有助于對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理人員越來越趨向于網(wǎng)絡(luò)版的發(fā)展，有利于文件的電子歸檔工作。其次是要提高檔案網(wǎng)站的建設(shè)水平，高校檔案網(wǎng)站是直接反映高校檔案信息化建設(shè)水平的平臺(tái)。檔案信息化建設(shè)的核心就是開放性和共享，要充分發(fā)揮出信息服務(wù)功能，不能只停留在檔案建設(shè)上，要向綜合化的功能進(jìn)行轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)文件閱覽、網(wǎng)上預(yù)約查詢、在線互動(dòng)等服務(wù)，強(qiáng)調(diào)以人為本的設(shè)計(jì)理念，針對(duì)網(wǎng)站不同的訪問人群設(shè)定不同的欄目，使網(wǎng)站管理可以走向?qū)I(yè)化的道路。最后是要建立科學(xué)化的開發(fā)機(jī)制和特色數(shù)據(jù)庫，開展定向?qū)ｎ}服務(wù)，對(duì)信息資源進(jìn)行整合，滿足師生的使用需求，做好需求與利用的關(guān)系，為師生提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。3.3樹立“大檔案”觀念，養(yǎng)成常態(tài)性習(xí)慣。大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)深入到了檔案管理領(lǐng)域中，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)，擴(kuò)大數(shù)據(jù)采集的范圍，拓展學(xué)生信息面，不再僅僅局限于成績(jī)單、信息表、證書等，將學(xué)生的性格、愛好以及心理評(píng)估進(jìn)行采集存入到檔案中，建立多層次、多元化、多維度的信息采集系統(tǒng)，將檔案做到精細(xì)化。現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理比較分散，只有在畢業(yè)后才會(huì)裝入檔案袋，在很長(zhǎng)的一段時(shí)間里學(xué)生的信息系統(tǒng)處于空白狀態(tài)。學(xué)生的檔案維護(hù)要成為日常性的管理工作，及時(shí)對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行更新，比如學(xué)生的日常表現(xiàn)、心理變化、教師評(píng)價(jià)等，建立以學(xué)生為中心的檔案信息化管理，建立層次化的數(shù)據(jù)采集目標(biāo)，與學(xué)生的日常表現(xiàn)保持同步。大學(xué)作為學(xué)生個(gè)人發(fā)展最重要的一個(gè)階段，為每一位學(xué)生建立屬于自己的個(gè)性化檔案，有助于全面了解學(xué)生的情況，便于輔導(dǎo)員了解學(xué)生的情況，及時(shí)更新教學(xué)策略，更重要的是，豐富的檔案信息還可以為學(xué)生的求職就業(yè)提供可行性建議。電子信息檔案管理系統(tǒng)具有一定的高效性，不需要閱讀檔案中的全部信息，只需要按照不同條件對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行整合，就可以讓使用者從電子檔案系統(tǒng)中快速查詢到各類信息。電子信息檔案便于管理，可以進(jìn)行批量輸入輸出，最大限度地避免了信息遺漏和丟失的情況。3.4加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。首先要健全檔案工作隊(duì)伍的用人機(jī)制，選擇高素質(zhì)的人才作為檔案管理的工作人員。對(duì)人才錄用機(jī)制進(jìn)行完善，采用市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制對(duì)人才進(jìn)行選拔，引進(jìn)文化水平高、專業(yè)強(qiáng)度高的人才加入到檔案管理隊(duì)伍中；完善考核機(jī)制，健全激勵(lì)考核，調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，制定科學(xué)的崗位目標(biāo)責(zé)任制，考察檔案管理人員的工作能力，推動(dòng)高校檔案管理工作的健康發(fā)展；完善待遇機(jī)制，檔案工作人員的薪資待遇要與教師相同，與教師享有同樣的待遇，只有公平的薪資待遇才能夠留住人才，確保檔案管理工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性與專業(yè)性。其次要強(qiáng)化檔案隊(duì)伍人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)自身職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案隊(duì)伍自身的素質(zhì)，形成自覺學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，達(dá)到職業(yè)道德的基本要求，提高檔案管理人員的道德境界。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的沖擊下，很多新型的管理手段層出不窮，這也就對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者要樹立爭(zhēng)創(chuàng)一流的職業(yè)精神，刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)，樹立無私奉獻(xiàn)的職業(yè)道德，要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力與服務(wù)意識(shí)，敢于創(chuàng)新和突破固有思維。對(duì)檔案業(yè)務(wù)的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都能夠熟知，掌握各類檔案的管理方法，努力成為一名掌握先進(jìn)科學(xué)技術(shù)、高素質(zhì)的檔案管理人才。最后要強(qiáng)化檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力，拓寬檔案管理人員的知識(shí)范圍。知識(shí)貧瘠會(huì)讓檔案管理人員在工作中較為吃力，遇到問題無法提出可行性的解決辦法，也就無法創(chuàng)新，更無法更好地完成檔案工作。因此，檔案工作人員的學(xué)習(xí)氛圍非常重要，檔案管理人員要將學(xué)習(xí)作為生活中的需要，時(shí)刻對(duì)自己進(jìn)行充電，了解所涉及的工作領(lǐng)域與最新的行業(yè)動(dòng)態(tài)，多思考、多鉆研，適應(yīng)高校檔案工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，更好地將檔案工作進(jìn)行到底。

4大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的一些思考

4.1突破固有思維，形成創(chuàng)新意識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校的檔案管理工作者要樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，將自身的檔案工作與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行結(jié)合，在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，積極應(yīng)對(duì)發(fā)展新形勢(shì)，通過網(wǎng)站、微博、微信公眾號(hào)的方式開展檔案管理服務(wù)，通過遠(yuǎn)程服務(wù)功能對(duì)師生進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、教育培訓(xùn)；利用網(wǎng)絡(luò)的方式組織檔案志愿者對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、整理，拓寬檔案管理隊(duì)伍。強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新思維，利用互聯(lián)網(wǎng)的指導(dǎo)思想，與傳統(tǒng)的檔案管理工作結(jié)合，形成新型檔案管理思維。4.2加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)，提高檔案管理人員的技術(shù)能力與業(yè)務(wù)水平，熟練使用現(xiàn)代化設(shè)備提高工作效率。針對(duì)現(xiàn)代化的管理技術(shù)，高校定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，通過考核的方式對(duì)他們的學(xué)習(xí)方式進(jìn)行檢查；采用激勵(lì)機(jī)制提高檔案管理人員的積極性，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，逐漸提高自身信息技術(shù)水平。4.3加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，整合資源。高校檔案管理工作者更加傾向于紙質(zhì)管理，對(duì)于新型的互聯(lián)網(wǎng)思維接受能力較差。如果不能盡快完善信息化檔案管理工作，將不利于檔案工作的有效開展。信息化在檔案管理中占比較多，要加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)信息的歸檔。高校檔案管理部門要對(duì)檔案進(jìn)行分類研究，使用信息化的方式進(jìn)行分類，這樣可以提高工作效率。在政府部門的指導(dǎo)下，建設(shè)開放性的高校檔案信息資源管理平臺(tái)，與互聯(lián)網(wǎng)融合在一起，完善信息化檔案建設(shè)，對(duì)全國(guó)高校對(duì)外開放的檔案信息進(jìn)行收集，推送到信息資源共享平臺(tái)中，通過網(wǎng)絡(luò)將檔案信息進(jìn)行傳播，讓更多的人知曉。

作者:孟祥富 單位:商丘醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校