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摘要：中小學檔案信息化管理對提升檔案管理效率、降低檔案管理成本、提升教學水平具有積極的現實意義。本文在分析中小學檔案信息化管理的主要任務及路徑方法基礎上，進一步提出檔案信息化管理的績效評估，對指導中小學檔案信息化管理具有較強的現實指導意義。

關鍵詞：信息化；中小學檔案；檔案管理

隨著信息網絡技術的應用和飛速發展，中小學課堂教學和教務管理實現了信息化，尤其是中小學電子學籍檔案管理啟動后，紛紛為中小學生建立了“一人一號、一人一檔”電子學籍檔案。電子學籍檔案，以及辦公OA系統的應用，加快了中小學檔案信息化進程，對提升中小學學生學籍和教學管理的質量和效率具有積極的現實意義。

1中小學檔案信息化管理現實意義

1.1提高檔案管理效率。從入學起，學校就會為中小學生建立學籍檔案，全面記錄中小學生的個人、學籍變動及求學全過程的信息。此外，中小學紛紛借助計算機技術開展輔助教學和管理等。因此，中小學教學檔案和新建檔案數量多，通過信息化技術將傳統紙質檔案信息化，能夠顯著改善檔案管理、利用環境，極大地增強檔案管理效率。1.2降低檔案管理成本。傳統中小學檔案管理過多地依賴于人力、物力，利用效率低下。將傳統紙質中小學檔案進行信息化管理，不僅可以降低中小學檔案的存儲空間，節約人力資源成本。還能夠有效提升檔案查詢、利用效率，減少對原始檔案的侵擾，利于檔案原件的保護。1.3提升日常教學水平。檔案工作是中小學日常教學和管理的一項基礎性工作，也是教學、教改順利開展的重要保障，真實反映了日常教學管理的內容。將中小學檔案信息化管理，能夠提升教學檔案的管理和利用效率，使之服務于日常教學和教育管理，不斷提升教學水平。例如，我區為每位教師建立個人成長電子檔案，詳細記錄教師教育教學過程中獲得的成績、榮譽、獎勵及課改取的的成果等，每年秋季開學之初將教師上一年度的成績予以反饋，極大地提升了教師的學習能力、積極性和成就感。

2中小學檔案信息化管理主要任務

2.1推進檔案信息資源建設。首先是搭建檔案網站或“數字檔案館”，利用互聯網信息技術，擴大館藏檔案資料的宣傳利用；設立檔案信息化服務機構，充分利用專業設備、人員和技術力量，為檔案室提供文檔信息化服務；提前做好檔案信息資料的收集培訓，最大限度地降低歸檔資料的流失，尤其是電子檔案數據信息的數據庫輸入；與校園網對接，提供快速檢索利用服務。2.2加快基礎設施及系統建設。首先，應結合中小學檔案信息化管理的實際購買或研發檔案管理軟件，制定適合計算機信息化需要的檔案管理標準規范，軟件中應有自動立卷、組卷及查詢功能；不斷優化軟件界面應用系統，便于檔案資料的錄入和查詢利用；保證軟件的可擴展性，實時升級軟件應用功能。其次，應增加硬件基礎設施建設的投入，根據中小學教學管理實際，同步規劃、建設文檔數據中心、檔案網站建設，并與中小學互聯網、局域網相連。2.3完善相關標準和規范規定。依據《檔案法》《保密法》《電子文件歸檔與管理規范》等行業標準和規范，制定符合中小學電子文檔的采集、存儲格式標準及具體的實施細則，使電子文檔更具可操作性；詳細規定電子文檔的整理、利用、銷毀的規范流程，完善電子文檔存儲及安全利用的規章制度，提升中小學檔案信息化管理的法制化水平。2.4加強信息安全保密體系建設。加強中小學檔案應用系統管理，利用身份認證、密鑰、數據備份等先進技術確保館藏檔案數據信息的安全，尤其是要重視電子文檔的監督、指導，確保電子文檔的真實、完整和有效。

3中小學檔案信息化管理路徑方法

3.1完善檔案工作標準化、規范化。結合地區教育資源現狀，尤其是中小學檔案信息化管理的基本要求和標準，制定符合中小學檔案信息化管理的規章制度，明確中小學檔案信息化流程、要求、標準，如《電子文件歸檔與管理制度》《檔案信息安全保密制度》《數字檔案查詢利用制度》《中小學檔案數據管理維護準則》《數字檔案鑒定銷毀制度》《檔案數據網絡和信息設備維護使用制度》以及《檔案庫房管理制度》等，以嚴密的制度規范保障檔案信息化管理的規范。3.2加強檔案工作自動化、數字化。通過計算機、信息技術的應用，建立起完善的中小學檔案管理數據庫，并與中小學教學管理及OA辦公系統相連，提升檔案信息工作的自動化水平。依據《紙質檔案數字化技術規范》《文獻檔案資料數字化工作導則》《檔案著錄規則》等等，做好中小學檔案數字化加工，為信息化管理奠定扎實基礎。要對已有館藏檔案資源進行信息化掃描、圖像處理、圖像存儲和目錄建庫，然后將獲取的數據與數據庫進行掛接，促進檔案工作的自動化、數字化，助力信息化目標的實現。3.3增強檔案工作專門化、專業化。針對中小學檔案信息化管理的人才資源緊缺等難題，應單獨設立專門的中小學檔案信息化管理領導小組或辦公室，抽調專人專門負責檔案信息化管理工作。此外，要注重從事中小學檔案信息化管理隊伍的專業化培訓，尤其是要加強信息技術、數字采集、計算機應用，以及檔案理論的業務知識輪訓，不斷提升中小學檔案工作的專門化、專業化水平。

4中小學檔案信息化管理績效評估

在2016年“互聯網+教育”創新周閉幕式上，教育部相關負責人透露，已經為全國34萬所中小學的1.78億學生建立起了電子學籍檔案。此外，隨著信息技術在日常教學、教務管理中的應用，使中小學檔案信息化管理面臨著前所未有的發展機遇，各中小學都高度重視起檔案信息化管理工作，并紛紛采取相應舉措，取得了一定實效。在現實中，需要對該項工作的開展情況進行績效評價，及時掌握工作取得的成果及存在的不足，為改善中小學檔案信息化管理提供努力方向。4.1確立績效評估主體及形式。確立中小學檔案績效評估體系，首先是要明確評估主體，即由誰來評估。應建立以學校自評為主、教育主管部門監督、廣大師生等第三方評價相結合的方式，對中小學檔案信息化成果進行評估判斷。應從中小學檔案信息化管理的投入、產出和效果三個方面對中小學檔案信息化進行全面評價。其中，投入包括人才支持和經費投入，產出則是中小學檔案信息化管理的成果，而效果則是中小學檔案信息化管理給師生、教育管理提供的服務成效方面。其中，成果評價是關鍵和重點，是檢驗中小學檔案信息化管理是否取得預期實效的關鍵。4.2檔案信息化績效評估方法。目前，應用較為成熟的、評價中小學檔案信息化管理的方法為“關鍵績效指標法”。通過教育主管部門以及中小學檔案管理人員的共同努力，結合中小學檔案信息化管理實際，制定具體的檔案信息化審核標準，設置、采集、取樣、分析績效流程中不同參數，作為評估中小學檔案信息化績效考核的量化管理指標。結合《全國中小學檔案管理工作規范》的相關內容和要求，其中，重點是要評價和審核中小學檔案信息化基礎設施建設、檔案信息化資源建設、學籍管理及服務平臺建設，以及中小學檔案信息存儲與安全保障建設等。此外，對于無法量化或獲取真實數據信息的，可采用問卷調查法，進行主觀打分評價，獲取對檔案信息化管理的滿意度等。通過量化和主觀打分等實現對中小學檔案信息化管理的評估，并將評估結果作為改進和完善中小學檔案信息化管理的重要依據，不斷提升檔案信息化管理水平。4.3信息化績效評估原則標準。針對中小學檔案信息化管理的特點，對該項工作成果的評估應堅持科學性、系統性、可操作性、動態性和有效性原則標準。其中，科學性是指檔案信息化評估要科學反映中小學檔案真實內容和真實情況；中小學檔案信息化管理的評估設計軟硬件等多方面，需要整體、系統地構建評估指標，確保評估結果客觀、全面；評估指標的選擇要具有可操作性，以減少評估結果的誤差；所謂動態性，是指中小學檔案信息化管理的評估應與教學實際、信息技術的最新應用結合起來，不斷更新和完善評估指標。有效性，則是指在選取評估指標內容時，應將能夠反映中小學檔案信息化水平的評估指標選準、選全，確保評估結果能夠真實反映信息化管理取得的實際成效。對此，我區在每年兩次的學校教學工作督導評估中，均把學校檔案管理信息化水平單獨作為一項考核指標進行專項檢查。通過努力，我區學校現建有校史檔案館一處，擬建三處，每校均設立了檔案室。

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作者:盧念國 單位:臨沂市蘭山區教育和體育局檔案室