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摘要：作為學校中的一項重要的日常工作，檔案信息建設與管理負責為學校教學評估、學生管理、教學研究等多項工作的科學開展，提供真實可靠的參考依據。而在大數據時代下，學校檔案信息量激增，檔案信息類型愈發多元，因此傳統人工操作模式也早已不再適用。為此，學校有必要加強檔案信息化建設。本文將結合筆者長期工作實踐，從闡明眼下學校檔案信息化建設管理中的現存問題入手，重點探究學校檔案信息化建設的有效策略。

關鍵詞：學校檔案；信息化建設；有效策略

開展學校檔案信息化建設，不僅有助于學校完成對各項檔案信息的收集整理與保存管理，同時對于指導其開展包括教學與學生管理等在內的各項工作，也具有十分重要的幫助作用。但由于受到多方面因素的影響，當前學校檔案信息化建設中還普遍存在各種問題。本文旨在為學校突破當前檔案信息化建設困境，探尋更多切實可行的檔案信息化建設路徑，提供相關理論依據與實踐指導。

一、學校檔案信息化建設中的現存問題分析

1.檔案信息化認識片面。在現階段學校檔案信息化建設中，有少部分工作人員對檔案信息化缺乏全面、正確的認知，將檔案信息化和檔案數字化、檔案網絡化相互混淆，簡單認為檔案信息化指的就是通過運用計算機、掃描儀等設備，對校內現有的各種紙質檔案進行電子化處理，即等同于完成全部檔案信息化建設工作。但事實上，學校檔案信息化建設不僅僅只局限于對各種紙質檔案進行電子化、數字化處理，還包括通過依托現有校園網絡，積極運用各種信息技術手段，全面采集各種檔案信息資源并對其進行深入挖掘與充分利用，從而實現智能化、網絡化、規范化的學校檔案信息建設管理。2.相關基礎設施待完善。在大數據時代下，學校檔案信息量驟增，檔案信息類型也愈發多樣，其在信息化建設中對于各項基礎設施的要求也隨之提高。但部分學校因其辦學規模、自身實力等方面較為有限，且長期以來一直占用大量的空間資源用于存放各種實體檔案。因此也使得學校目前在檔案信息化建設中，專用計算機、服務器等硬件設備數量相對有限，且大部分學校習慣直接采用網絡中現成的檔案管理工具軟件，并在長期使用過程中缺乏對其進行定期更新升級與運維管理，故而也在一定程度上影響了學校檔案信息化建設有效性的提升。3.缺乏明確統一的細則。整體來看，學校眼下所制定的檔案信息化建設管理制度還缺乏較高的完善性，制度內容大多只從全局高度上，籠統地對檔案信息化建設范圍、管理要求等進行簡單說明，有關檔案信息化建設管理的具體實施方式、評價標準等方面的細則還相對較少，且缺乏良好的實操性。不僅如此，考慮到學校檔案類型的逐漸多元化發展，現有的檔案管理制度還存在一定滯后性，其中對于檔案信息化建設與管理的部分規定內容，只適用于文字、數據形式的檔案信息，針對圖片、影音視頻等形式的學校檔案信息則缺乏良好適用性。因此同樣也對學校深入落實檔案信息化建設工作造成了一定阻礙影響。4.網絡安全管理待加強。眼下大多數學校在檔案信息化建設管理工作中，往往會不自覺地將工作側重點放置在學校檔案的信息化處理上，如通過借助相關硬件設備電子化處理紙質檔案，同時運用專門的工具軟件對各項學校檔案信息進行整理與存儲等。但其對檔案信息及其信息化管理系統的網絡安全管理方面，還存在投入力度不足、實效性較低等問題。許多學校只簡單將殺毒軟件、防火墻等加裝于檔案信息化管理系統中，以此達到提升檔案信息安全性的目的。然而隨著網絡病毒、惡意程序等不斷變異發展，僅采用此種簡單的安全防護措施已經難以切實保障學校檔案信息的安全可靠性。在檔案共享、傳輸過程中，極易出現檔案信息丟失、被損毀等各種問題。5.學校檔案管理軟硬環境有待明確。當前大部分學校檔案室已經配置了現代化、智能化管理設備，能夠對檔案完成排序檢索工作。不過對于檔案信息管理權限、電子檔案管理、數字化檔案設施等層面仍有待加強。部分檔案部門重視紙質文件整理收集，忽視了電子文檔的備份和整理，導致有價值的檔案丟失。因此，有必要優化學校檔案管理的軟硬環境，將自動化辦公系統和軟件管理平臺相結合，實現信息化檔案管理和科研、教學、管理的對接。6.檔案管理人員安全意識和專業素質不強。當前學校檔案管理人員專業素質參差不齊，無法滿足信息化時代對于檔案管理的要求，不具備專業素質和創新精神。檔案管理觀念和手段較為滯后，在綜合業務方面與“互聯網+”管理要求相背離，很難使檔案管理工作滿足規范要求。7.學校檔案建設資源不夠充足。部分學校檔案建設中館藏內容有待豐富，檔案資源量不足以支撐學生、教師以及社會的信息服務需求，趣味性不高，因此無法發揮檔案信息資源的價值。同時，紙質版檔案和電子檔案利用率較低，出現同質化建設問題，導致檔案價值下降，無法體現學校檔案管理的個性化。

二、學校檔案信息化建設的有效策略分析

1.采用互聯網思維實現三網聯動。在學校檔案信息化建設管理中，相關工作人員需要重新樹立正確的工作理念，主動形成互聯網思維，并有意識地將互聯網與校園網、局域網進行有機聯系，在對校內包括檔案資源在內的各項現有優勢資源進行集中整合與充分利用的基礎上，搭建起能夠覆蓋整個學校的檔案信息化管理平臺。在三網聯動下實現校內各部門的集約化管理，打通學校各部門之間的溝通交互渠道，為實現檔案信息資源的高效交互與共享傳輸創造良好條件。一方面，學校各部門工作人員需要主動根據本崗位工作情況，有意識地自主收集整理相關檔案信息，并及時運用該平臺提交給相關管理人員。另一方面，學校檔案建設管理人員，也需要通過靈活運用包括各門戶網站、學校官方微博、微信公眾號以及官網等各種信息資源渠道，收集整理與學校及學科建設、教學研究、學校文化等各方面相關的信息資源，將其作為原始檔案資料。在對其進行在線編輯或復制、下載之后，整理成電子形式的檔案資源并直接存儲至相應的資源庫中，從而在有效豐富學校檔案資源的同時，也可以為學校深入挖掘利用各項檔案信息資源，優化學校學生與教學管理、科研活動等提供所需參考依據。2.完善基礎設施建設檔案信息庫。學校在實施檔案信息化建設管理工作時，還需根據自身實際，主動加大對其的資金、物力等投入力度，尤其需要為檔案信息化建設配置數量充足、性能完善的各項基礎設施設備，為學校深入落實檔案信息化建設管理奠定堅實基礎。例如學校首先可以引入更多高性能的計算機、掃描儀等設備，對現有各種紙質檔案中的信息內容進行電子化處理，將其一并錄入至計算機系統中進行妥善分類保存，從而有效控制實體文檔存放存儲需要占用的空間資源，為計算機、打印機等硬件設備的放置預留出充足空間。其次，針對學校目前在教務處、科研處等各部門中采用的各種應用平臺，學校可通過使用串口通信的方式，借助總線以及通用型接口等，將原本各自分散的各部門應用系統進行互聯互通，使得各平臺之間也能夠迅速實現檔案信息數據的高效傳輸。最后，學校需要在直接引用網絡中現有的檔案管理工具軟件的基礎上，結合其檔案信息化建設要求，配合使用數據庫、區域鏈等其他先進技術手段，自主研發建設與學校實際相符合、性能完善且功能多樣的檔案信息庫。以此有效提升學校檔案信息利用率，確保各種的檔案信息之間能夠實現順暢、安全、自由的交互共享與實時傳輸。3.健全并細化相關管理規章制度。各學校在檔案信息化建設管理中，需要在利用現有相關管理制度，并認真遵循國家各項法律規定與政策要求下，專門針對檔案信息化建設管理建立健全相關規章制度，并對各項規定條例進行明確細化。為此，學校可將檔案信息化建設管理細分成諸多階段，包括紙質檔案歸檔整理、基礎設施建設完善、檔案信息數字化管理、檔案信息化應用等，并根據各階段的實際情況與具體要求，對電子檔案信息采集、電子檔案管理與共享、傳輸等作進一步細化。同時在相關管理規章制度中，還需要對檔案管理人員、教務處與學生處等其他各部門工作人員，在檔案信息化建設管理中需要承擔的責任、義務等進行統一明確。而在建立檔案信息化建設管理評估制度時，則需要采用定量結合定性分析的方式，著眼于檔案信息管理系統建設、操作與運維管理、檔案資源共享傳輸、檔案管理人員執業規范等設定不同維度的指標，由此構建其完整的評價指標體系，使得學校檔案信息化建設管理工作得以更加規范化、標準化地深入落實。4.引入先進技術加強安全化管理。檔案管理者需要嚴格按照《檔案法》、《保密法》要求，維護學校檔案信息的安全性，避免信息被篡改或盜用。在強化學校檔案信息的安全管理中，需要靈活引入各種先進技術包括智能識別檢測病毒技術、區塊鏈技術、大數據技術等，建設分布式結構的學校檔案信息化安全防護體系。在該體系中，依托集成化技術可將各分散的檔案存儲設備連接至同一存儲網絡中，存儲方式則是利用IP進行SCSI數據與相關命令的實時、準確傳輸，從而集中管理檔案信息化管理系統。一旦遇到網絡病毒或惡意程序的攻擊，系統內的自動備份功能可以迅速對檔案信息進行復原。此外，在檔案信息采集錄入后，運用預處理技術可及時將其中錯誤檔案信息或殘缺、重復等無價值檔案信息一并剔除，并自動對其真實性、完整性進行嚴格審核。最后運用加密技術、編解碼技術對需要共享傳輸且對安全等級要求較高的檔案信息進行保密處理，以進一步提升學校信息化檔案信息的安全可靠性。5.構建學校檔案信息化硬環境和軟環境。（1）硬環境建設其一，優化基礎設施。其中包含硬件設施和軟件系統。當前大部分學校已經引進了先進的檔案管理系統，不過有的平臺存在開發不健全、應用不完全的情況。建議優化系統軟件平臺，完成硬件配置。其二，建設數字化信息資源體系。以學校二級部門的電子檔案為例，建議在檔案收集、分析、整理過程中與學校自動化辦公系統、管理軟件相結合。針對數字化檔案，如照片、紙質資料、錄像、錄音、微縮等檔案形式，可以借助加工、掃描、轉化等方式變為數字化檔案，發送到網絡服務器內進行存儲，進而幫助工作人員后續登錄系統查詢、瀏覽信息。其三，可以通過建設門戶網站，上傳部分可公開檔案信息，為師生查閱信息提供幫助。通過在網站中增加信息化檔案管理模塊，降低工作人員任務量，提高檔案數據資源的利用率。通過構建在線檔案館，借助網站平臺保存或收藏有價值的檔案信息，便于師生獲取自身所需內容，享受高效、便捷的檔案查找服務。（2）軟環境建設當前國家出臺了較多的政策法規，圍繞“依法治檔”原則，結合《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》、《檔案法》等政策，提高了學生檔案信息資源的安全性和應用合理性。由于檔案信息化程度越高，其安全風險越大，容易出現檔案管理級別混亂、信息泄露問題。建議構建學校檔案安全保障體系，形成網絡框架，明確檔案登錄、管理權限，降低檔案管理風險。此外，檔案管理人員可以借助相關軟件將紙質檔案轉化為電子文檔進行編輯和存儲，依托大數據技術將檔案劃分為隱私、機密、正常等層級，加強保密工作。構建學生心理健康電子檔案，通過在線心理測試、會談等結構。通過大數據技術分析其心理特征和學習狀態，實現對學生信息的數字化管理，將其存入數據庫中，便于教師在日后教學中了解基本情況，開展針對性教育活動。同時，建議借助云計算技術，通過虛擬化檔案管理手段處理信息，構建龐大的云存儲數據庫，將檔案信息傳輸至云存儲庫內備份，避免檔案的丟失。6.提升檔案管理人員專業素質。第一，開展線上檔案管理培訓教育。學校可以借助互聯網技術構建線上培訓班，對檔案管理人員進行再教育。邀請有經驗的工作人員或專家講解規范化和系統性檔案管理知識，提升學校檔案管理效率。同時，加強學校間的學習和交流，借助實體考察、交流會議等模式，借助信息技術實現優化檔案管理工作。第二，加強技術人員的指導。由于學校檔案管理具有專業化、系統化、復雜化的特征，因此建議學校加強和外界信息技術中心的有關合作，聘請或邀請技術人員參與指導，開發自動化辦公平臺，實現學校檔案部門管理人員工作對接，節省管理人力成本和時間成本，創設良好的數字化檔案管理環境。7.構建“三位一體”檔案建設體系。其一，需要突出學校檔案管理的服務特點、信息時代。學校檔案建設需要加強定位，為師生和社會提供信息服務。側重電子檔案錄入和制作過程，明確學校檔案管理服務意識。其二，挖掘學校特色和檔案管理個性化，借助自身文化內涵，創新檔案建設途徑。例如開設光榮冊、校友檔案、校史檔案、名師檔案等模塊，凸顯檔案建設的信息化優勢。

總之，對于目前學校檔案信息化建設中普遍存在的檔案信息化認識相對片面、缺乏完善的配套基礎設施與相關管理細則，檔案信息安全管理不足等各種現實問題。各學校還需要結合自身實際，在要認真遵循國家相關規程下，主動運用互聯網思維，實現三網聯動全面收集更多檔案信息，不斷完善并細化各項管理制度內容。在積極為學校檔案信息化建設配齊所需基礎設備的基礎上，重視運用各種先進技術加強網絡安全管理，由此使得學校檔案信息化建設工作可以高質量地完成，并獲得理想的建設成效。

參考文獻：

[1]徐娟.“互聯網+”環境下學校檔案管理信息化建設研究[J].蘭臺內外，2020

[2]李慧.高校檔案管理信息化建設的思考[J].城建檔案，2019

作者:李大鵬 楊景慧 單位:1.青島市招生考試院 2.青島市教育科學研究院