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摘要:筆者基于水利水電行業信息化的大背景,對水利水電工程檔案信息化建設的現狀及策略進行探討。闡述水利水電工程檔案信息化的意義并論述了信息化建設的必要性。同時,分析水利水電工程檔案信息化建設中存在的障礙并提出加強水利水電工程檔案信息化建設的措施。檔案部門及時轉變思想觀念、完善制度體系、優化工作方法,為水利水電工程工作提供更為堅實的信息支持和知識服務。

關鍵詞:水利水電工程檔案;信息化建設;問題;策略

1概述

水利水電工程檔案是在工程建設和管理活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計算機軟件等不同形式的歷史記錄[1],是水利水電工程建設與管理工作的重要組成部分。隨著我國信息化進程的全面推進,傳統的檔案管理模式已不適用于新的業務場景,為保障水利水電工程的持續發展,使檔案工作為工程建設提供有效支撐,需要盡快實現水利水電工程檔案的信息化管理。

2水利水電工程檔案信息化建設意義

隨著信息技術的迅猛發展,電子文件成了信息記錄、傳輸、交換、利用與共享的主要載體,也是辦公系統和業務系統的核心內容。尤其是在現代化建設發展中,科技檔案包含的工程檔案信息日益豐富,檔案分類也愈加精細化。因此,傳統的紙質文件為檔案工作帶來了極大的負擔,信息化建設背景下,單套制電子檔案改革將工程檔案工作從繁重的日常工作中解放出來,聚焦于工程檔案本身的信息價值。

2.1支持水利水電工程的開展

作為水利水電工程管理中非常重要的一部分,檔案管理對水電改革等工作具有重要意義。檔案工作貫穿了建設的全過程,既是工程日常運行和管理和依據,也推動著水利水電工程的發展。水利水電工程檔案以書面形式記錄和證實了項目各個關鍵節點,包括建設前期項目建議書、可行性研究、土地預審文件等,施工過程中形成的施工記錄、隱蔽工程驗收記錄,以及竣工時形成的相關文件。這些文件對項目的日常管理起到了監督作用,具有重要的憑證價值,保證了工程的良好建設及安全運行。

2.2發揮水利水電工程的經濟價值

水利水電工程檔案對技術經濟的發展有重要價值。工程技術的進步,需要依托已有的工程建設經驗,借助現代科學技術,將新科技新技術轉化為科學生產力,使其產生更大的經濟價值[2]。在水電工程信息化轉型背景下,檔案工作更需及時適應新形勢,轉變管理模式,借助信息技術挖掘檔案所包含的豐富信息,充分發揮信息服務和知識服務職能,從而推動水利水電事業在現代化管理方式下實現良好發展,保證水利水電工程更好地發揮經濟價值。

3水利水電工程檔案信息化建設中存在的主要問題

3.1企業對檔案信息化建設重視度不高

目前,我國水利水電工程檔案管理工作整體水平較之前有了較大提升,但從適應新常態背景下企業高質量發展要求的角度來看,部分企業對檔案工作的重視程度依然不高。許多檔案人員對檔案工作的理解仍側重于保管,缺乏主動服務意識。此外,一些企業的管理者受自身工作經歷、年齡層次等因素影響,對檔案信息化建設的必要性和迫切性的理解存在差異,一定程度上延緩了檔案信息化建設進程。即使是已開展工程檔案信息化建設的單位,也多偏向于工程檔案的數字化、條目記錄等基礎的數字化工作[3],故難以發揮檔案的信息價值。

3.2相關管理制度缺位

相較于其他行業的檔案管理工作,水利水電工程檔案工作開展相對較晚,相關管理制度的建設也較為落后,目前尚未形成完整、系統的管理制度體系。雖然將檔案驗收納入工程竣工驗收考核后,在一定程度上保障了檔案工作,然而管理制度的長時間缺位導致水利水電工程檔案管理的相關部門和人員缺乏一定的約束機制,檔案工作在開展時缺乏切實可行的依據,各部門之間容易出現權責不清、管理界限不明等問題。最終導致內部運行機制不暢[4],進而使水利水電工程檔案工作的開展面臨巨大難度。

3.3資金限制與人力緊缺

檔案工作在企業不受重視直接導致了檔案信息化建設面臨資金和人力的雙重限制。信息化建設要求配備信息基本設施和相應的網絡通信設備。考慮到檔案數量龐大、保密性高等特點,為規避風險,就必須選擇安全性能強、穩定性高的基礎設施,而這些設施通常需要大量的資金。由于檔案管理部門不直接創造效益,經費來源于公司預算,因此,在信息化建設進程中,資金受限,無法購買充足的信息化建設設施,成為掣肘信息化建設的首要問題。水利水電工程通常側重于項目的建設管理,對于工程檔案的重視程度不高,為節省開支,指派的檔案管理人員多數為非專業的檔案人員,缺乏崗位培訓,且身兼數職,精力有限,難以保證檔案工作的質量。水利水電工程檔案工作經常面臨檔案人員不懂工程專業知識,工程技術人員不了解檔案管理相關規定的兩難局面。而且檔案信息化建設需要運用檔案專業、工程專業及信息技術等多種知識,這種復合人才更是稀缺。專業管理人員的稀缺導致水利水電工程檔案管理難以跟上時代的腳步,亦使檔案工作難以高效開展。

4推進水利水電工程檔案信息化建設的對策

檔案信息化建設本身就是一項系統工程,需要統籌規劃,結合實際情況有計劃、分步驟地實施[5]。檔案部門保存的水利水電檔案通常是幾十年的積累,考慮到龐大的工作量和有限的檔案工作人員,一蹴而就地實現信息化是不可能的,應在建設過程中區分優先度,有重點地推行信息化進程,使之發揮最大效能。

4.1強化檔案信息化建設意識

為了水利水電工程檔案得到更多的關注,首先應從意識層面出發,培養相關人員的信息化意識,才能真正落實信息化檔案管理工作,為水利水電事業營造良好的發展環境[6]。檔案部門可通過開展各類宣傳活動,如水利水電工程檔案展覽、宣傳教育及座談會等活動,來營造工程檔案信息化管理的工作氛圍,強化檔案工作者在信息化及檔案管理方面的理念,并引起管理機構負責人的重視。思想認識是開展工作的先決條件,在新時期,必須強化組織領導,為水利水電工程檔案信息化呂衛等:水利水電工程檔案信息化建設策略研究2021年第2期建設鋪墊穩固的墊腳石,同時需要不斷優化組織結構,向有效的方向調整工作體系,使水利水電工程檔案管理人員具有良好的思想覺悟和負責任的態度,為做好水利水電工程檔案信息化工作打下堅實的基礎。

4.2健全信息化管理制度

管理制度建設是檔案信息化有序、健康發展的保障。隨著檔案信息化工作的不斷推進,管理制度的缺位給水利水電工程檔案工作帶來的限制和隱患已經不容忽視。因此亟需建立一個完整的管理制度框架,通過制度的規范和引導,將水利水電檔案信息化建設工作不斷規范化、標準化。建設水利水電工程檔案信息化管理制度時,需要以國家及行業已有的規范標準為依據,制定具體的管理制度。此外,為提升檔案信息化速度,需要將檔案管理制度構建列入水利水電建設工作之中,借此加大信息化機制建設力度,使檔案信息化建設及時跟上工程信息化的腳步并且項目檔案管理人員在管理工作中能夠有章可循、有據可依。

4.3強化人才培養

人才儲備是開展各項工作的基礎,尤其是在水利水電工程檔案信息化建設中,更要關注人才的培養。首先,應對參加檔案工作的管理人員開展崗前培訓,提升他們的檔案意識、信息素養和專業技能,使他們能盡快開展信息化建設工作。然后,應定期對在崗的檔案人員開展崗位培訓,設立有關的人才培養計劃,不斷豐富檔案工作者在信息技術、水利水電工程等多方面的知識,使檔案人員的綜合素質不斷提升,以適應水利水電工程檔案信息化的需求。最后,為激發檔案人員的積極性,可設定相應的激勵機制,以此喚醒檔案人員學習的主動性和積極性,不斷提升檔案團隊的專業水平。

4.4分階段逐步推進信息化建設工作

水利水電工程檔案信息化建設項目是一項長期且復雜的工作,不同時期因其目標不同,工作重心也有所不同。在信息化建設初期,應關注原始數據的信息采集工作,檔案管理人員應多形式、多渠道地采集原始數據,包括紙質檔案數字化及原生電子文件。原始數據完成后,可將工作重點轉移至水利水電工程檔案管理信息系統的功能完善上,系統應以之前采集的數據庫為基礎,利用信息技術實現水利水電工程檔案自動化管理,優化傳統的檔案管理方法并創新。系統功能完善后,檔案人員能夠分配更多的精力去開發水利水電工程檔案的信息資源價值,實現從“管”到“用”的轉變。

5結語

隨著新一代網絡信息技術不斷創新突破以及數字化、網絡化、智能化的深入發展,水利水電工程檔案實現高效便捷的信息化管理勢在必行,這不僅是為了跟上時展的腳步,更是為了滿足水利水電建設管理創新與能力提升的現實需要。信息化建設的推行,對于檔案工作來說既是挑戰也是機遇,檔案部門應當抓住機會,及時轉變思想觀念、完善制度體系、優化工作方法,為水利水電工程工作提供更為堅實的信息支持和知識服務。

參考文獻:

[1]水利水電工程檔案管理辦法[EB/OL](2019-03-03)[2021-04-01].

[2]邢京燕,候潔.淺談水利水電工程檔案信息化建設的意義與措施[J].檔案天地,2020,(12):57-58.

[3]陳雁南.勘察設計企業檔案信息化建設研究[D].云南大學,2013.

[4]方婧.我國水利工程檔案管理體系的問題與對策[D].華中師范大學,2014.

[5]鐘海平.淺談水利水電工程檔案信息化建設[J].福建水力發電,2016,(1):60-62.

[6]尚彥伯.水利工程檔案管理信息化建設的思考[J].農業科技與信息,2019,(3):103-104.

作者：呂衛 李冰陽 單位：中國電建集團成都勘測設計研究院有限公司