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摘要：新建企業的改革發展，對企業檔案工作提出了更高的要求，企業檔案工作要與企業可持續發展共同進步、共同提高，采取措施、解放思想，更新觀念、完善機制，不斷適應企業的快速發展，更好地為企業改革發展奠定堅實的基礎。

關鍵詞：新建企業；檔案管理；探索；思考

處于國家改革開發的市場經濟體制下，作為在內蒙古自治區鄂爾多斯市鄂托克前旗的新建企業，在企業改革發展的大潮中應充分發揮檔案管理的重要作用，健全管理體制，強化服務意識，探索創新企業檔案管理的新模式，提煉新的理念，更好促進企業快速發展。

一、新建企業抓好檔案管理的重要性

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，企業發展要充分認識到該項工作的重要性。特別是在市場開放發展的經濟浪潮中，管好用好檔案，對加快企業建設起著重要作用。企業檔案工作是貫徹企業生產經營全過程的一項重要工作，檔案是真實的歷史，檔案是產權的身份證明，檔案是效益的媒介，檔案是職工的權利和尊嚴。檔案來自于社會企業發展，具體地說，就是在社會在發展的過程中，在企業活動中產生出來的。

檔案，除了具有企業工作的有效工具、經濟建設的重要依據、政治斗爭的有力武器、科學研究的必要條件、宣傳教育的生動素材等一般功能之外，還有其特殊功能。檔案的特殊功能，主要是指檔案有人們社會活動中具有的其他文獻所不能代替的作用。包括憑證作用和參考作用。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據。檔案的參考作用，其主要特點在于它的可靠性和廣泛性。企業建立檔案館，保存發展的各種文獻資料，企業發展過程中遇有難題，都可以到檔案部門參考檔案，尋找答案，來促進企業的快速發展建設。

二、建立完善檔案管理工作機制

新建企業要建立完善管理工作機制，健全機構設置，保障檔案管理工作的正常化發展，為企業快速發展奠定基礎。

（一）加強組織領導

企業檔案工作是貫徹企業生產經營全過程的一項重要工作，檔案是真實的歷史，檔案是產權的身份證明，檔案是效益的媒介，檔案是職工的權利和尊嚴。總之檔案是企業歷史，現實和未來的財富。企業要成立專門的檔案管理機構，明確責任，高度負責的精神認真搞好企業檔案工作。

1、企業檔案管理工作要做到三個到位。一是責任人到位。企業對檔案工作要高度負責，把檔案管理工作列入重要議事日程，納入本單位的總體規劃，形成目標管理和責任制考核體系。要明確分管領導，定期聽取匯報，及時研究解決檔案工作中的問題，為推進檔案工作創造良好的環境。二是機構到位。要根據企業檔案的規模數量和工作任務，明確檔案工作主管部門，設置具有獨立職能的檔案工作機構或專職檔案管理人員，保證檔案人員的相對穩定，關心檔案工作人員的成長進步，解決他們的實際困難，確保檔案工作的順利開展。三是投入到位。要加大經費支持力度，為企業檔案工作健康發展提供必要的物質條件。

2、落實檔案管理的責任。新建企業的檔案管理工作，要做到檔案有人管，檔案存放有獨立的檔案柜，條件成熟時建立獨立的檔案庫房，規范的檔案目錄及相應的檢索工具，健全管理制度。并建立向上級業務咨詢責任制，來提高企業的檔案管理的業務水平，促進企業檔案管理的規范化、全面化、系統化。

（二）加強檔案基礎建設

檔案基礎設施是開展檔案管理工作的最基本條件，是做好檔案工作的基礎。

1、健全檔案工作制度。新建企業按照國家檔案法規和《企業檔案工作規范》等有關規定和要求，結合自身實際，以檔案的完整收集、安全保管、有效利用為出發點，建立制定檔案工作計劃，切實做好有關制度起草，修訂和工作，不斷完善檔案工作制度，健全檔案管理辦法。

2、加強檔案基礎業務建設。一是規范檔案資源收集整理工作，提高檔案歸檔質量，切實做到檔案利用不繁瑣，檔案家底不糊涂，檔案資源不流失。二是認真學習《企業檔案工作規范實施指南》等專業書籍，省外單位按照企業檔案的收集標準進行整理規范。三是要擴大檔案的收集范圍。企業主要領導離職離崗，檔案人員應先清理，并將重要文件材料歸檔后，再由辦公室工作人員清理，確保珍貴文件材料不流失。建立名人檔案，將本企業人員所形成的創新成果、發明創造、有影響的專著等收集歸檔。要對重大活動進行登記并及時收集歸檔。

3、加強檔案基礎設施建設。新建企業根據實際情況建立或配置完善符合要求的檔案庫房，配備專業的檔案裝具。檔案數量少的新建庫房配置五節柜，改善檔案的安全保管條件。規范榮譽實物庫房，真正把本單位的榮譽實物利用起來，辦成展室，形成企業對內教育對外宣傳的窗口。

4、及時完成檔案收集立卷歸檔和立卷總結工作。新建企業及時完成檔案收集立卷歸檔和立卷總結，主要包括以下內容（1）立卷基本情況，歸檔總數、各類檔案形成情況、各部門文件材料的形成情況。（2）特點。歸檔年度檔案形成及歸檔的特點。（3）分析。歸檔的空白點及薄弱環節分析。造成檔案未歸檔的原因及采取的對策。（4）預測。通過歸檔反映檔案工作下一步工作重點。（5）收集歸檔制度是否適應要求，怎樣進行修改。

5、規范企業檔案的整理。一是新建企業執行國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《歸檔文件整理規則》。二是嚴格按照一個全宗內目錄號不能重復，盒號不能重復的原則執行。三是歸檔的正式文件要用印蓋章，底稿簽字要用印蓋章。四是竣工檔案的整理：施工單位已整理成冊的資料，卷內目錄不全或不標準的要重編卷內目錄；無頁號的編頁號，歸檔章無法在封面加蓋的可加蓋在里面首頁。圖紙要重編目錄并將原圖紙目錄編寫進目錄。竣工圖章要符合標準，項目簽字不可突擊代簽。項目竣工文字材料要用原件。裝盒時要有備考表。未裝訂成冊的文件材料以件為單位加蓋歸檔章，以盒為單位編號目錄和備考表。

（三）加強檔案專項業務管理

1、做好新建項目的檔案管理。中央國資委要求:“做好新建項目工程、重要科技攻關、重大投融資過程中檔案的保存和管理。通過檔案的規范化管理形成‘倒逼機制’，帶動重大工程項目，重要科技攻關、重大投融資過程中各環節的規范化運作。”開展好檔案業務工作的，提高新建項目檔案管理的水平，確保檔案不失控，不流失。

2、落實新建項目專人負責制度。所屬新建項目在項目建設初期首先明確項目檔案管理人員和檔案管理負責人。和上級檔案管理部門聯系，獲得上級檔案管理部門的專業指導和工作業務支持，避免走彎路，浪費企業資源。

3、執行項目施工結算檔案人員確認制度。項目建設中已完成的單位工程結算，必須有項目監理人員、建設單位施工管理人員、檔案人員三方簽字，方可結算。確保項目建設檔案齊全、完整、準確的歸檔。

三、新建企業檔案管理工作的創新

檔案管理是企業必須做好的一項基礎性管理工作，檔案管理工作要想在市場經濟體制下企業中體現出自身價值，就要緊緊把握企業改革發展建設的時機，實現企業檔案管理工作創新。

（一）創新觀念，確保檔案工作發揮經濟效益

1、要管好、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著新建企業改革發展，檔案管理人員要為接收和管理好檔案而轉變觀念，不要在辦公室坐等，主動請教有關人員，深入企業一線，熟悉了解有關企業發展的工藝流程，弄懂檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種檔案資料做到“胸中有數”。

2、確立檔案是資產的觀念。在新建企業無論是科技、還是文書、影像、會計檔案，都是全體員工從事生產實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是一種非常重要的資產，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。它除了具有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業領導人全面掌握認識檔案是資產的理念，發揮檔案的最佳作用。

3、確立檔案是企業獨有的信息和知識觀念。在當今社會快速發展的過程中，企業各自的檔案是獨有的原始記錄，如各種設計資料、預算、圖紙數據等，新建企業具備這方面的檔案就是占有技術秘密和獨有知識。只有管理好、利用好檔案資料，關鍵時刻能產生好的經濟效益和社會效益。

（二）創新體制，確保適應企業平穩快速發展

現代企業制度的特征是產權清晰、權責明確，政企分開、管理科學。企業的檔案工作要適應現代企業制度，就必須對企業檔案工作實行機制創新和制度創新。

1、機制創新的關鍵是高效。企業改革發展的目的是適應市場經濟體制的需要，轉換機制，高效運行，創造最大的經濟效益和社會效益。企業的檔案工作管理機制也要隨著企業管理機制的轉換而創新，要激活機體，堅持沒有創新就沒有發展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換；提高辦事效率，充分發揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造的動力源之一。

2、制度創新的實質是發展。為促進企業的快速發展，新建企業必須制定較為詳盡的檔案管理制度，不斷創新檔案管理制度，明確檔案工作的年度目標、兼職檔案員的義務和責任、評價檔案活動效果的方式方法，制定考核辦法進行總結考評。職責明確，獎罰分明，從而調動檔案人員的工作積極性，規范檔案管理工作。

（三）創新管理，確保檔案管理工作正常發展

隨著企業的快速發展，要求檔案管理的方式與時俱進地創新，有目的、有重點、有計劃地對檔案文獻

資源時刻進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為企業發展提供服務。

1、創新工作流程。檔案的收集、管理、鑒定、保管和利用都有一套緊密相連的流程，每個流程的科學性、規范性都很強。傳統紙質檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上，而現代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形勢，跟上信息化的步伐，在收集、鑒定、保管、利用等工作流程上都需要創新，如對電子檔案安全利用問題、采用通訊傳輸的加密處理、不定期更換密鑰、跟蹤監控等方面予以有效的控制，并將此項管理編入工作流程中。

2、創新管理技術。檔案工作的每一個流程，每一種新型載體都具有復雜多樣的操作技術，掌握利用計算機進行檔案信息化管理的工作方法和技巧，對檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質載體分離，才能實現簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統計；而檔案信息本身脫離了檔案實體，便于作深層次加工、貯存，實現檔案管理信息化，從而改變過去主要管理和利用紙質檔案的現象，逐步做到利用現代化手段保管和開發利用多種信息資源，實現檔案管理由淺到深、由低到高、由單一向全方位的管理創新。

檔案是企業發展的歷史見證，也是科技、文化、知識的積淀，它在企業管理中的作用是無可替代的。面對企業發展帶來的機遇和挑戰，檔案管理工作必須跟上時代的節拍，創新管理方法，升華管理理念，使企業檔案管理工作與企業的發展和創新同步，不斷提高企業檔案管理工作的含金量，使企業檔案的內在價值最大化，確保新建企業快速發展。