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辦公室是人大常委會機關連接上下、溝通左右的樞紐，而文秘工作則是辦公室這個樞紐的基礎和窗口，地位重要，責任重大。文秘工作歸結起來主要是兩大職能，一是助手（辦文、辦會、辦事），二是參謀（出點子、提出決策參考），工作紛繁復雜、千頭萬緒、千變萬化。幾年來，我們緊緊圍繞工作職責，突出規范管理，堅持質量與效率，不斷探索創新，文秘工作水平和質量不斷提高。

（一）嚴格文件制發。人大工作不同于黨委、政府工作，決定了人大機關公文在種類、格式、行文方式上有其自身的特殊性，因此不能照搬黨的機關、行政機關的公文處理辦法，必須要有自己的規范。2000年，在參照全國人大常委會辦公廳的《人大機關公文處理辦法》的基礎上，修訂了《**市人大常委會機關公文處理實施辦法（試行）》，制定了《文件印制規則（試行）》，進一步對市人大常委會機關的公文種類、公文格式、行文規則等作了明確規定。并按照這個《辦法》做好機關公文的處理、協調和指導工作。一是把好行文關。堅持少而精的原則，大力減少文件數量。對可發可不發的文件堅決不發，并對行文的形式進行改進，對事務性工作的行文采用便函行文，辦公室文件從過去的一年近100個，精簡到現在的一年只有40個左右，文件的權威性提高。二是把好格式關。每一份文件從版頭、發文字號、標題到正文、附件、成文日期、印制版記都一一把關。人大會議多，每逢開會都要聽取、審議“一府兩院”的工作報告，特別是向人代會、常委會議、主任會議的報告、匯報，對格式都有嚴格的要求，為此，統一報告格式，印發“一府兩院”及部門，規范其向人代會、人大常委會、主任會議報告、匯報工作。三是把好文字關。認真推敲文字的表述、用語的規范直到標點符號。四是把好核發關。凡是以常委會或常委會黨組、辦公室名義起草的文件，都要經秘書科復核后，才能呈送常委會領導審簽。五是把好印制關。文件的印制堅持履行完所有的審簽手續后，才進行編號、登記、打印，防止了文件“倒流”、文號重復現象的發生。從2003年起還改進了公文用紙，機關所用的文頭和印刷文件都使用國際通用A4幅面紙張，進一步提高了文印質量。

（二）及時準確地辦文、辦事。辦文、辦事是文秘工作中的一項經常性的工作，辦文、辦事工作程序性強，其質量好壞、效率快慢直接反映辦公室工作的質量和效率，進而也會影響到機關工作、領導工作的質量和效率。為此，要認真貫徹執行《人大機關公文處理實施辦法》，建立工作制度，自覺把《辦法》、制度作為辦文、辦事的基本準則，把握好簽收、登記、分發、傳遞、辦理、歸檔等環節。首先確定了專人對來文及時簽收、逐一登記，分出閱件和辦件。堅持閱辦分離，分別進行處理，避免延誤工作。辦理傳閱件的關鍵是確定分送范圍，要求辦文人員對領導的分工、職能部門的職責要有明確的了解，根據閱件的內容，分送有關領導和科室，做到不漏送，不錯送，不擴大范圍送。對送領導傳閱的文件，區別類型分別建有專卷，便于領導按輕重緩急來傳閱，每卷還有相應的傳閱單，以隨時掌握傳閱進程和去向。對發往科室的文件，建有發文單，以此作為日后清退文件的憑證。辦件的辦理關鍵是要提出正確的擬辦意見。去年，重新制作了文電處理簽，對每一件需要辦理的文電，在掌握內容、抓住重點、搞清背景的基礎上提出擬辦意見，供領導決策參考，收到了良好的效果。除此之外，我們在辦文、辦事過程中還努力提高工作效率。建立了值班制度和辦文辦事登記、催辦制度，明確值班人員的工作崗位和職責，對每份文電、每件事情都有辦理過程的記載，并加強督促檢查，從而避免了工作環節、流程的中斷，效率大大提高。同時，還充分利用黨政網、電話、傳真機來提高辦文、辦事的效率。通過有序地開展辦文、辦事工作，逐漸使機關文秘人員養成了勤記、勤跑、勤問、勤看的良好習慣和務實作風。

（三）切實搞好會議服務。會議是人大及其常委會行權的主要方式，每年至少召開一次人代會，每兩個月至少召開一次常委會會議，每一個月至少召開一次主任會議。為使會議正常進行和取得預期效果，會務工作顯得尤為重要。實踐證明，會務工作的水平高低，服務的周到與否，將直接影響會議的效果。我們在辦會工作實踐中，不斷總結辦會工作經驗，從會前制發會議通知，擬制會議日程、程序，收集參會人員名單，安排新聞單位采訪，確定參會人員座次，布置會場，檢查音響設備到會中組織報到,清點人數，做好會議記錄以及會后的會場清理，收集資料歸檔，完成會議議定事項，都逐步建立和細化了一整套辦會流程。而且每次的會務工作，都使用會務事項對照檢查表來督促各項工作任務的及時完成。除堅持以上常規做法外，還不斷改進會議服務的方式。一是建立常委會列席會議人員簽到制度，促進了政府部門負責人按規定列席常委會，聽取審議意見。二是在常委會會議期間，建立了簡報工作制度，記錄常委會組成人員和列席人員的審議發言，做到當場記錄，當場交發言者審定，即時印發會議，較為全面準確地反映了常委會議審議情況，并送黨委、政府負責同志，促進審議意見的辦理，既解決了“聽完就完、審了就了”的問題，也極大地提高了常委會組成人員發言的積極性和常委會議審議的質量。三是及時印發會議通過的各項決議、決定、人事任免等事項。基本上做到了會完一天內就見報和制成文件，印發有關單位貫徹執行。四是及時編印常委會《公報》，一般在常委會議結束后的一個星期內就編完付印，發送同級人大代表、同級黨委、政府領導、政府各組成部門、“兩院”和下級人大常委會，體現人大常委會《公報》的新聞性、權威性和透明性，有利于接受人大代表、各界對人大和“一府兩院”工作的監督，也有利于今后對常委會議情況的查閱和工作查考。

（四）認真撰寫文稿。起草文稿注意體現領導意圖，注重實際效果，做到觀點鮮明、思路清晰、邏輯嚴密、格式正確。對《大事記》的編撰專門作了規范。以往編撰大事記，由于沒有規范，在大事記的收集、編寫、審批程序上都出現過一些遺漏，大事漏記，可以不記載的一些日常事務又記了，為此專門制定了《市人大常委會大事記編寫辦法》，對大事記的范圍、構成、撰寫原則、內容和時間要求以及大事記的審定一一作了具體規定。平時堅持辦文、辦事過程的記載積累，也為編好《大事記》提供了素材。

（五）努力抓好檔案管理。檔案工作也是文秘工作的重要組成部分，檔案管理水平體現了文秘工作的水平。2000年換屆后，*人大常委會機關以抓檔案升級達標活動為契機，提高檔案管理水平。經過兩年多的前期籌備，于2003年開展了檔案升省一級標準活動，按照省一級標準健全管理制度，完善基礎設施，狠抓業務規范，突出編研開發，最終以全市第一的高分圓滿完成了升級任務，也成為各區縣人大常委會機關和市級部門學習參照的一個典范。通過開展檔案升級達標活動，使我們的文書處理工作與檔案管理工作銜接規范，促進了文秘工作的改進與加強，使文秘工作人員在文書處理階段就按照檔案管理的要求嚴格執行公文處理一系列的規定，注意對各類文件、資料的保存和歸檔，及時收集整理檔案管

理需要的基礎數據，編寫好大事記、年鑒等編研資料。在檔案日常管理中，嚴格執行《檔案整理規則》的要求，使用檔案專用軟件，進行微機管理，實現文檔一體化管理，方便了檔案的查閱利用，提高了工作效率，更好地為機關和領導服務。

（六）加強對區縣人大常委會辦公室文秘工作的指導。堅持一年一度對區縣人大常委會辦公室文秘工作的考核評比，指出問題，督促整改，達到促進工作的目的；平時注意了解掌握各地文秘工作的情況，對存在的具體問題分別下基層進行現場指導，提出具體要求，促進其改進工作；*人大常委會制定的一些文秘工作制度，也印發到各區縣供參考執行；在辦公室工作會、研討會上，對文秘工作進行交流，提出具體要求。通過這些工作，更加密切了市縣人大常委會辦公室文秘工作之間的聯系和交流，使人大常委會辦公室文秘工作在全市范圍內盡可能達到統一和規范，而且也促進了你追我趕、競相爭優的良好局面的形成。各地文秘工作年年都有新的進步，新的亮點。機關檔案管理全部達省二級標準以上，**、**已于2003年升為省一級單位，今年****************個區、市、縣正在創檔案省一級單位。

從某種意義上講，文秘工作就是要使領導同志從具體的事務中解放出來，有更多的精力去考慮大事，決策大事，是領導想做但沒有精力去做而可以委托別人代替做的事，是領導進行決策和指揮過程中不可分割的輔助部分。形象地說，文秘工作就是領導工作的眼睛、耳朵、嘴、手、腳甚至部分大腦的延伸。這幾年我們在文秘工作中取得的點滴成績，都是不斷學習，不斷總結，不斷完善，不斷探索的結果。要做好文秘工作，當好領導的參謀助手，我認為應重點把握好以下幾點：

（一）勤學善悟多思是文秘工作人員必備的基本功。文秘工作的綜合性和專業性都很強,文秘工作人員要從事辦文、辦會、辦事等多重工作，只有努力學習，勤于思考，學以致用，才能增強綜合素質，更好地把握全局，提高文秘工作質量和水平。

一要勤學。人大工作涉及政治、經濟、文化、法制等領域，文秘工作服務于人大及其常委會的全部工作，客觀上需要文秘工作人員廣泛涉獵政治、法律、經濟、文化等知識，加之人大工作處在社會主義市場經濟條件下，面臨許多新問題、新情況，還需要文秘工作人員學習科學技術、市場經濟等方面的知識，需要學習掌握現代化辦公系統。不僅要向書本學習，向領導、同事、群眾學習，而且要在實踐中再學習，不斷拓展知識層面，完善知識體系，提高從大局上觀察、分析、處理問題的能力，努力使自己成為熟練辦文、辦會、辦事，懂經濟、懂政治、懂法律、懂管理的行家里手，為領導提供優質高效的服務。

二要善悟。文秘工作人員要擺脫事務纏身的被動局面，善于研究總結工作規律，變被動為主動，努力提高工作質量和效率。要敏銳把握工作導向，善于從重要會議的召開、重要文件的出臺、領導重要講話的發表、國內外重大事件的發生中敏銳挖掘、捕捉信息，提供情況，提出解決問題的辦法，為領導決策服好務；要用心體會領導意圖，善于留心觀察領導最關心的問題，了解群眾最關注的問題，掌握社會最敏感的問題，注意收集、綜合領導在不同場合、在處理不同問題時提出的雖零散但很有見地的、很有新意的觀點，并對領導這些思想的“閃光點”加以擴展和挖掘，不斷完善和深化；要善于對材料進行挖掘和提煉，不僅僅占有材料，而要對材料的事例和數據進行研究，把感性理解上升為理性認識，揭示出事物的本質，提出自己鮮明、獨到的見解。

三要多思。人大工作程序多、層次多，往往一個決定、一個意見的出臺要經過很多環節，因此要超前運籌，想得早，干在前，積極主動加強與上下級機關、與本機關各部門之間的溝通聯系、協調配合，做好工作過程前后的銜接，確保工作有條不紊進行。還要適時進行跟蹤監督，隨時了解掌握工作進展情況，事后還要認真總結經驗，吸取教訓，增添改進工作的新措施。

（二）規范管理是文秘工作永恒的主題。文秘工作內容繁多，環節復雜，只有抓規范，才能做到繁而不紊，雜而不亂，快而有序。制度建設是實現文秘工作規范化、程序化的重要途徑。沒有規矩不成方圓。文秘工作的每一項具體工作，包括文件制發、文電處理、會議服務等工作都必須要有相應的制度、程序，且對每一項工作的每一個具體環節都要一一作出規范。要隨時根據變化了的情況，不斷地補充完善和創新規章制度。往往一個領導批示，一個工作教訓，一個新問題的出現和領導提出的一個具體要求，就是一個新規定、新辦事程序的產生過程。此外，還要制定文秘工作人員崗位職責，明確其工作責任，以保證各項文秘規章制度的落實。

（三）質量效率是文秘工作的生命線。文秘工作的根本目標就是追求質量與效率，質量、效率提高了，文秘工作才能上檔次。文秘工作的質量就是要講求準確，效率就是要講求迅速，二者是一個統一體，缺一不可。一方面要做到準確表達和傳達方針政策指示精神，準確體現領導意圖，準確完成辦事流程；另一方面要保證迅速及時，不能迷信“慢工出細活”，該發的文件要想辦法及時發出，該今天辦的事不能拖到明天才辦；需要報告結果的事，必須及時報告，該催辦的要及時催辦，以質量和效率來促進服務水平的提高。

（四）探索創新是文秘工作的不竭動力。文秘工作是服務工作，多數是按領導意圖辦事，是被動型的工作，但并不意味著文秘工作就是“收錄機”、“傳話筒”，不能創造性地開展工作，被動中也有主動。首先要有創新意識，其次要在實踐中積極探索總結，創造豐富多彩、靈活多樣而且行之有效的工作方法，使文秘工作充滿生機和活力，不斷躍上新的高度。

文秘工作是一個常用常新的工作，只要我們勇于實踐，富于實干，善于總結，敢于創新，就會不斷取得成績，為促進人大工作的發展，推進社會主義民主法制進程，建設社會主義政治文明做出更大的貢獻。