導語：如何才能寫好一篇退休人員人事檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】新時期；退休人員；人事檔案；檔案管理

0.引言

現在，社會老齡化速度加快，國有企業的體制不斷改進，導致企業退休人員的數量越來越龐大。人事檔案對于企業退休人員意義重大，部分企業對于退休人員的人事檔案管理不規范，導致部分人事檔案材料丟失，不僅對退休員工個人利益造成了損害，還造成了極其不良的社會影響。因此，研究新時期如何加強企業退休人員人事檔案管理工作意義重大，不僅有助于完善我國的社會保障制度，而且可以為企業減輕負擔，有助于企業的長期發展，退休人員將來的生活也更加可靠有保障。

1.新時期企業退休人員人事檔案管理的現狀

進入21世紀之后，我國的社會主義現代化建設迅速發展，人們生活質量提高的同時對社會保障、人身權益保障提出了更高的要求，但是，新時期的企業退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進。

其一，在管理制度方面存在一些問題，主要是檔案管理的發展不平衡、相應制度不完善。雖然全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是退休人員人事檔案管理制度不完善，細節規定不明確，標準不統一。而且大城市、發達地區的狀況明顯優于不發達地區，而一些小城市、農村和落后地區幾乎沒有社保機構，沒有建立相應的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發展。

其二，企業退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，大部分企業的人事檔案管理人員不夠專業，甚至有些企業隨便錄用一些社會人員來進行管理，這些人員對于退休人員的人事檔案材料、國家的相關法律規定、社會保險內容根本不了解，導致檔案隨意堆放，不能分類整理，人事檔案缺少、材料不齊全的現象普遍。企業退休人員人事檔案的移交接收管理混亂，結果導致了許多民事訴訟案件的發生。

其三，意識比較淡薄。企業更多的注重經濟發展與財務管理，對于企業退休人員人事檔案管理不夠重視，甚至有些企業認為人事檔案只是企業與員工雇傭關系的材料，對于退休人員不會耗費精力去管理，或者只是應付管理。而退休人員由于對自身權益不夠了解，法律保護意識淡薄，沒有把人事檔案同自身利益關聯，不了解它的價值，沒有對企業的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。

2.新時期加強企業退休人員人事檔案管理的重要性

新時期加強企業退休人員人事檔案管理是我國檔案管理發展的需要，主要從以下幾方面進行闡述：

一方面，對于國家來說，新時期國家出臺的多項政策都表明了人事檔案的重要性，體現了對于人身權益和社會保障的重視，企業退休人員的人事檔案自然是其中不可分割的一部分。

另一方面，對于企業來說，加強企業退休人員人事檔案管理十分有必要。退休人員人事檔案是企業全面反映員工的文件材料，主要包括員工的個人經歷、工作表現、思想政治以及業務范圍等，是真實反映退休人員的材料依據。退休人員人事檔案可以為企業以后的人事資源管理提供依據，同時退休人員的人事檔案也是記錄企業發展狀況的一種憑證。

此外，對于退休人員個人來說，有助于維護自身的合法權益，更好的保障今后的生活。新時期，人事檔案的重要性地位越來越突出，退休人員在退休之后參加社區養老保險，人事檔案是很重要的憑證，關乎著退休人員今后如何享受勞動待遇和社會保障，為保障退休人員的合法權益提供了依據。同時，有利于退休人員今后生活的合理規劃，例如，通過退休人員人事檔案的社會化管理可以使退休員工在退休之后充分利用自身的才能再次工作，不但能夠充實晚年的生活，還能在自己的崗位上更好的實現自我價值。

3.新時期完善退休人員人事檔案管理的措施

3.1加大經費投入，加強退休人員檔案管理科學體系建設

大部分的企業都比較注重成本投入，成本也主要投入在最關鍵的部門，檔案管理方面的經費投入一般很少。在新形勢下，企業應該設立退休人員人事檔案管理的庫房，并配備相應的設備。隨著新世紀計算機技術和網絡通訊技術的飛速發展，應該加快企業退休人員人事檔案管理的信息化水平，一方面，對于退休人員人事檔案的查詢、編碼、傳遞等采用計算機輔助管理，在節約人手的同時還可以提高工作效率。另一方面，可以將退休人員人事檔案的內容信息化，新時期數據庫技術已經發展的越來越成熟，并且廣泛應用到生產生活的各個方面，將退休人員人事檔案的內容編入計算機，此時可以充分利用掃描技術，將檔案信息內容形成一個完整的數據庫，實現檔案資料的優化管理。

3.2組織好退休人員人事檔案移交接收工作

社會迅速發展，市場競爭越來越激烈，必然會有許多企業倒閉、被淘汰，對于大型企業退休人員的數量有增無減，從而，退休人員的人事檔案被頻繁的移交接收。組織好企業退休人員人事檔案移交接收工作，需要企業聘用專業的檔案管理人員，具有良好的職業道德和專業技能，才能將人事檔案管理工作做好。另外，要求原單位在移交退休人員人事檔案的時候，根據規定將相關的材料補充完整，尤其是涉及到退休人員以后經濟待遇、社會保險的相關材料要收集完整，對于一些缺失無法補充的材料，需要在《轉移檔案材料清單》中做詳細的記錄。

3.3加強宣傳工作，提高退休人員對檔案管理的認識

加強宣傳工作，首先，要加強相關法律法規的宣傳力度，例如，我國的《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國社會保險法》等，做到人人學習法律，人人懂法律，充分利用法律來保護自身權益。可以建立企業退休人員學習人事檔案管理相關知識的長效機制，通過聘用一些有專業知識的檔案管理人才為企業退休人員講解實際的相關操作，也可以積極響應所在地區高校的一些科研活動，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關。一些社區可以充分利用社區資源，開展公益活動，讓退休人員在茶余飯后就能學習到人事檔案管理、社會保險、養老保險等方面的知識。

4.總結

綜上所述，企業退休人員人事檔案管理同國家、企業、個人的利益息息相關，是加強社會管理、開展社會保障工作的基礎。新時期，提倡以人為本，構建和諧社會，雖然新時期的檔案管理工作還存在一些問題，但是通過建立完善的退休人員檔案管理科學體系、提高檔案管理人員素質、加強退休人員的保護意識，可以有效推動退休人員人事檔案管理工作的發展。

【參考文獻】

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[2]李桂汝.淺談如何實現退休人員由企業化管理向社會化管理的轉化[J].科學之友，2010（15）.

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[4]葉美珍.企業退休人員檔案管理的幾點思考[J].引進與咨詢，2006（09）.

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關鍵詞：退休干部；人事檔案；檔案管理

我國各地制定的退休干部人事檔案管理規范均是大相徑庭，各大企業中的管理規定亦是不同的，退休干部人事檔案管理工作與企業發展息息相關，但許多企業并不注重檔案利用，退休干部檔案利用率更低，各項檔案管理工作均未落到實處。因此，探討退休干部人事檔案管理，對企業發展有著極大推動作用。

一、退休干部人事檔案管理中存在的不足之處

1.退休干部人事檔案管理意識弱

當下諸多企業僅注重經濟利益追求，檔案管理意識弱。企業領導僅將自己的精力與資金均投入于各項生產經營及產品銷售，對檔案管理工作并不關注，認為退休干部與企業僅是雇傭關系，無需將精力與資金投在人事檔案管理工作上，導致企業退休干部檔案管理工作十分被動，大多數情況下都難以應付全局，各項工作完成質量偏低，退休干部上訪或是存在爭議時則無原始資料查找。檔案管理人員對此項工作的認識偏差，導致退休干部認識檔案管理工作與企業發展脫節。

2.退休干部人事檔案經費少

企業退休干部人事檔案管理工作的落實，要為此設置專門的庫房，派遣專業管理人員，建立相應的保障措施與制度。但這些工作的落實均需充足的經費，以確保退休干部人事檔案管理工作有序展開。

3.退休干部人事檔案管理欠缺

利益驅動導致有人想要獲得企業退休干部原始檔案，企業退休干部人事檔案中的原始資料均是長時間保存，具有相應的商業價值與收藏價值，有人會由利益驅使而想方設法的獲取相關原始檔案資料。

二、退休干部人事檔案管理工作相關建議

1.加強企業對退休干部人事檔案管理的認識度

要不斷加大宣傳力度，引導企業深刻認識到退休干部人事檔案管理工作的重要性。可根據實際情況開展各種活動，運用報紙、電視等媒體大力宣傳檔案相關法規與社會保障法規，引導各級領導深刻認識退休干部人事檔案管理的重要性，并知道檔案丟失或者缺損后的危害，督促其自覺將退休干部人事檔案管理列入日程，真正重視退休干部人事檔案工作，根據實際情況給予相應的經費支持，全面維護退休干部的合法權益。

2.加大經費投入

要根據企業實際情況加大資金投入，積極改善退休人員人事檔案管理條件與環境，健全和完善各項基礎設施建設，以確保企業退休干部人事檔案管理工作有序開展。社會保險經辦部門要積極爭取并獲得政府支持，加大資金投入，同時建立專門的退休干部人事檔案管理庫房，為其配備計算機、掃描儀等設備。庫房要做好防火、防盜、防潮等方面工作，保證退休干部人事檔案存放安全。

3.加強依法治檔

要不斷加強依法治檔，持續加大退休干部人事檔案管理力度。檔案管理行政機構各項工作的開展務必遵循依法治檔的原則，將退休干部人事檔案管理工作列入國家檔案管理內容中，根據《檔案法》中的各項要求嚴格落實管理工作，強調標準嚴格、執法嚴格、監督嚴格。全面維護退休干部人事檔案管理工作的嚴肅性、規范性，促使檔案法制建設進一步發展。

4.加大隊伍建設

為了能夠有效提升退休干部人事檔案管理效率與管理質量，在實際的管理工作中企業退休干部人事檔案管理工作人員要不斷加強自身素質，根據現代化社會發展需求，配備思想政治素質過硬、文化素質高，同時數量信息管理技術的人員，檔案管理專業知識及文字水平亦應過硬，這樣才能夠保證在人力資源上保證退休干部人事檔案管理工作的實際需求。綜上所述，企業退休干部人事檔案屬極具保存價值的文件材料，干部退休時要以此為根據經勞動保障行政機構審批，亦是退休干部辦理養老保障的原始資料。本文探討了退休干部人事檔案管理，分析了退休干部人事檔案管理中存在的不足之處，包括退休干部人事檔案管理意識弱與退休干部人事檔案經費少、退休干部人事檔案管理欠缺，并提出了適用于退休干部人事檔案管理工作相關建議，通過加強企業對退休干部人事檔案管理的認識度與加大經費投入和加強依法治檔，同時加大隊伍建設，為企業退休干部人事檔案管理工作提供參考依據。

參考文獻

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[2]宋秀楊.企業要著力經營好退休人員的“幸福生活”[J].辦公室業務,2014(5)

[3]李喜昌.如何構建離退休管理服務人員與離退休職工之間的和諧關系[J].現代企業文化,2012(18)

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關健詞： 健康檔案 特殊流動人員情況登記表 檔案信息資源

我國步入老齡社會以來，高校退休人群所占學校總人數比例越來越大，達在職人員的1/3甚至1/2，而在這部分人員中，大多是管理經驗豐富的老干部、教學水平高的老教授、學術造詣深的老專家，他們堪稱學校的寶貴財富，社會的珍貴資源。近年來，隨著高校檔案工作在申報考評高校的整體發展中所起到的重要作用，高校退休人員檔案管理工作也逐步受到重視，很多高校的離退休工作處專門設置兼職檔案員，并鼓勵和組織他們參加系統培訓。但其工作畢竟起步較晚，處于探索階段，仍有許多需要研究和解決的新情況、新問題，筆者也在工作實踐中積累并產生一些建議，與同行進行交流。

現階段，高校中退休的老同志已不在職在編了，其管理服務工作雖由學校離退休工作處負責，但養老金實行社會化發放，醫療保險也交由社會保障局負責，特別是退休人員居住的城市街道和社區屬地管理人員的介入，使得高校退休群體的管理尤其復雜。因此，筆者認為建立完善、系統的高校退休人員檔案庫，特別是除退休人員在職期間的人事檔案以外的健康檔案、專業技術人員資料檔案、特殊流動人員情況登記表的系統建立，是溝通社會化管理的一座橋梁，也是利用現代化檔案管理退休人員、服務退休人員、組織退休人員，充分發揮老同志身上蘊藏的能量的一種有效形式。

一、建立離退休人員人事檔案

高校人事部門在辦理新退休的老同志的退休手續時，離退休人員檔案管理者同時從人事部門提供的該同志人事檔案中拷貝資料，建立退休人員初始檔案。

1.建檔時應認真落實退休人員在職期間的所有相關檔案資料，包括各基層檔案形成部門的黨團、任免、獎懲、職稱評聘、工資、學歷、業務考績、科研成果及崗位的變動等等歸檔材料。

2.退休檔案管理工作人員還應多方收集其余情況資料，建立包括：

A、退休人員退休履歷表（含退休人員個人愛好、特長登記表、文體活動登記表），標注退休人員退休時歸屬單位，方便日后與各部門開展愛老敬老活動。

B、社保醫保資料登記表（含社保卡號、家庭住址、聯系方式，家屬聯絡方式等）。

C、確認并建立老人的老年大學學員檔案資料和老年科協會員檔案資料。

以上資料應通過對退休人員原屬部門和家訪逐一了解、詳細登記，以保證初始檔案的完整性，為日后充分利用檔案資源打下良好的基礎。

3.短缺的檔案材料要及時彌補，確保屬歸檔范圍的、關系退休老同志切身利益的、有價值的檔案資料全部歸檔。

建立退休人員初始檔案時，確認退休前職稱待遇是相對關鍵的一項工作，這關系到老人的切身利益。

二、建立離退休人員健康檔案

高校人事檔案中，健康檔案一直是一項空白。離退休人員的健康狀況記錄，其實是我們有組織、有計劃地安排其中一些身體較好、有精力、有經驗、有專長的老同志開展一些力所能及的科研活動、社會辦學、關心下一代、某些管理工作、科技咨詢等活動的重要依據。要想充分發揮離退休檔案信息資源的效益，首先要以服務為建檔的宗旨，建立記載離退休人員身體狀況各項指標的健康檔案：

1.包括全面的健康檢查的內容：五官科、外科、內科、肝功能、找癌細胞化驗、B超、心電圖以及特殊檢查等。

2.包括對患有特殊病癥（癌癥、高血壓、惡性腫瘤、冠心病、糖尿病等）的離退休人員，建立特種病定期檢查記載檔，在首次建檔時，檢查應該全面細致，盡可能地把反映人體健康的資料有系統分層次地收錄進去。

3.健康檔案還應建立病情摘要及處治方案，應對離退休人員每一次住院的詳細病情的簡明摘要及處治方案的主要內容有較詳細的記錄，這對隨訪健康狀況都有著極其重要的作用，是健康檔案中必須具有的內容。

4.離退休人員的健康檢查項目存在不固定性，健康檢查獲得的資料因而具有不連貫性、不完整性的特點。因此，檔案管理人員在每次體檢完畢后，應及時補充新增檢查項目，特別包括高校所在地區不定期發起的各種疾病普查內容及結果入卷歸檔。

5.退休人群中，部分老人會因種種原因遠居國外或者外省份，根據相關政策，檔案管理人員應及時建立異地居住退休老人的異地就醫情況登記卡，詳細記載老人健康、就醫、藥費報銷和聯絡方式等情況。

現階段，各高校每年一度的體檢結果都由體檢醫院出據完整系統的體檢報告發給個人，檔案管理人員只要及時收集整理，分類歸檔，健康檔案就會為離退休人員社會化管理提供最直接有效的服務。

三、建立離退休專業技術人員檔案

離退休人群中的許多老同志知識寬厚、專業性強，他們畢生從事教育事業和鉆研專業，直至退休仍希望將未完成的科學研究繼續下去，要充分發揮這些老教授、老專家的專業特長，搞好人才資源的二次利用，建立并補充這些離退休專業技術人員的檔案顯得越來越重要。

高校專業技術人員的檔案相對比較完備，離退休檔案管理者通過人事處、科研處等相關部門收集到離退休專業技術人員在職期間的檔案資料，收集的原則是真實反映離退休專業技術人員在工作、學習中形成的，記錄其一生經歷和貢獻的有價值的資料，同時通過聯系本人收集補充退休后仍然從事科研工作的資料，包括：

(1)離退休前后作為高級專家時所從事的職務、科研活動的文章、報告、演講稿、聲像影音資料等。

(2)離退休前后從事的科研項目的取得成就的作品及重大科研成果的圖片，以及各類獲獎證書、專利審批復印件等。

(3)離退休前后獲得的社會名人專家的評價、上級科研部門的表彰復印件等。

(4)部分離退休后聘用單位聘書復印件，以及所在單位的任職、科研情況等都是極有保存價值的檔案資料。

高校離退休專業技術人員的檔案既是學校的知識財富，又是社會的知識財富，這記錄著專業技術人員智慧、經驗和成果的資料檔案，給后人查閱、借鑒和享用提供了便利平臺。

四、建立離退休特殊流動人員情況登記表

近年來，離退休人員中，很多老人異地投靠子女，或隨兒女僑居海外，不易聯系。這些特殊流動群體的逐漸增多，給養老金的認證帶來極大的困難，同時也給老人的社會醫療保障帶來了很多不便。為了減少這些問題的發生，離退休檔案管理者應及時與老人聯絡，爭取掌握第一手資料，在第一時間里登記離退休人員流動人員詳細情況，筆者結合自己的工作情況，特制訂如下列表：

離退休特殊流動人員情況登記表

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【關鍵詞】信息時代；深化改革；企業檔案；管理工作

企業改制后人事檔案由集團公司檔案中心統一接管，無論民營化、股份制、集團控股企業或集團公司人事檔案，仍由集團公司統一管理，這樣保證了職工的合法權益，解決了職工檔案后顧之憂。

在企業改制中利用人事檔案是維護企業職工的合法權益的重要憑證：一是企業改制領取安置補償金的重要依據；二是職工辦理社會保險的重要依據；三是職工退休辦理的重要依據；四是職工享受增量補貼、特殊津貼的重要依據。

企業改制后人事檔案，打破了傳統的干部和職工檔案的區分，集團統一實行改制后職工檔案分類方法，人事檔案采取按姓氏筆畫統一排列，劃分為四部分：在職職工、離退休職工、辭職職工、死亡職工檔案。檔案在使用的過程中隨著職工本身角色的變換，隨時調整。

1.改制后存在的問題及原因

1.1人事檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，不想管也不愿管。

1.2人事檔案存在嚴重的斷檔和人檔分離現象

在改制利用人事檔案的過程中，存在部分職工檔案有斷檔或缺檔現象。有以下幾類：

（1）隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存于原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發現某些同志的檔案不存在連續性，畢業分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了其他企業，應聘我單位后去原來單位把檔案調出，就存在了斷檔現象。

（2）　企業將人才引進后，很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人在實際工作中的業績來考評員工。人事檔案掛在人才市場，沒有及時提交單位而仍放在人才市場，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。

（3）　隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。

1.3人員配備不足

由于目前檔案管理人員單位僅配備12人，負責集團公司文書、科研、基建、會計、人事等門類的檔案管理工作，即要維持大量借閱、查詢、日常維護工作，又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作，導致了檔案人員工作量過大；又因為大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響了檔案管理水平。

1.4人事檔案管理的信息化程度不高

科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

2.關于解決問題的對象

2.1人事檔案的收集

為了便人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌，人事檔案管理要經常通過人事部門收集職工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確。完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。不屬于歸檔范圍的材料，不擅自歸檔，經過鑒別，可據情況予以處理。

2.2人事檔案的整理

人事檔案管理人員對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職職工檔案、離退休人員、辭職人員及死亡檔案進行整理、分類、編號、入柜。對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴：格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。。在整理裝訂人事檔案材料時，凡不歸檔需處理的材料必須填寫《處理人事檔案材料清單》，并報請有關領導審查批準，由專人負責監毀。

2.3檔案的轉遞

隨著用人機制的改革，企業人員流動大，人事檔案的轉遞量日益增大，檔案，中心應在收到

2.4人事檔案的鑒定與銷毀

集團公司規模大、檔案資料多，庫房有限。大量檔案資料充實著檔案庫房，給檔案管理帶來不便。特對檔案材料的鑒定銷毀做如下規定：凡是沒有保存價值和屬銷毀處理的材料按規定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。死亡、失蹤人員的檔案由檔案中心保管15年后，可報集團領導審核同意后予以銷毀。企業對國家、省和市級模范人物及有特殊貢獻的人員死亡后，其檔案仍有檔案中心保管。若檔案鑒定和銷毀工作不及時，會影響了企業職工檔案的管理工作，使工作人員造成繁重的工作量，也阻礙了檔案工作現代化管理。

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        我們都知道青少年是祖國的未來和名族的希望，被人們稱作祖國的花朵。可是我們更不能忘記另一股力量，我們的離退休人員。他們是黨和國家的一支不容忽視的專業力量更是國家的“國寶”。這期間以企業的退休人員最為突出，他們都曾經為為國家的經濟的建設做出過很大的貢獻。對于他們檔案的管理和服務真的不容我們忽視。

一、 企業離退休人員的檔案管理現狀

國家的發展離不開老一輩無產階級的奮斗，同樣企業的發展也同樣離不開那些離退休人員。可以說沒有他們的辛苦奮斗也就沒有企業的今天。而然，在他們退休以后企業卻不再重視他們，以至于對于他們的檔案管理也沒有引起足夠的重視。主要表現在以下幾個方面：

1、 與在職員工相比他們的檔案被隨處安放

今天的企業為了更好的生存競爭都非常激烈，似乎每天都有企業倒閉或者面臨倒閉。對于這些企業的離退休人員檔案幾乎無人問津，甚至有些人的檔案早已經不知去向，再加上國家政策的改變致使很多人都被迫退休，他們的檔案也同樣得不到合理的保護。

2、 環境簡陋、材料缺失

由于在檔案管理中經常出現資金不足的情況導致工作人員只能將離退休人員的檔案放置在箱子里而無法為離退休人員建立一個專門的檔案庫來保管他們的檔案。再加上企業的不重視導致檔案管理人員拿到的檔案材料殘缺不全從而為這部分人的檔案管理工作帶來困難。

3、 管理人員不合格

無論是破產企業的檔案管理人還是社區的檔案管理人員，由于都沒有進行檔案管理方面的培訓，所以管理能力相對較差甚至有些管理人員根本達不到管理的資格。

4、 企業離退休人員的檔案仍然用最原始的方式進行管理

由于企業的不重視致使這部分人的檔案依然采用手工方式進行管理，而沒有考慮到這部分人的價值從而更好讓他們為企業進行服務。

二、加強企業離退休人員的檔案管理的重要性

1、 從民族傳統方面看：中華民族從出現到今天已經走過了五千多年的發展歷程，五千多年里形成了許多傳統美德廣為流傳，其中尊重老人愛護老人就是非常重要的一條。企業離退休人員從年齡上講都是老年人，而讓老年人安度晚年正是我國一直倡導的目標。所以為了能夠讓他們度過一個安詳的晚年必須要加強他們的檔案管理和服務工作。

2、 在離退休的企業職工當中，有些可能是因為年齡或者身體方面的原因不能再繼續勝任工作。另外還有大多數人員他們有實力也有能力更愿意為企業的建設貢獻自己的一份力量。為了能夠讓這些老年人更好的為企業發展和建設服務也要加強他們的檔案管理和服務工作。。

3、 與年輕的職工相比離退休人員更有經驗和閱歷，尤其是工作在一線的離退休人員技術水平更是毋庸置疑。對于這些人企業只要稍加指點他們就可以為企業創造價值，企業重新招用他們也可以在一定程度上緩解社會的壓力。所以，加強對離退休人員的檔案管理工作不論是對企業、離退休人員自身還是國家來說都是有利的。

三、 怎樣加強企業離退休人員的檔案管理

既然離退休人員對于企業的發展存在這么多好處那么應該怎樣加強企業離退休人員的檔案管理工作呢？筆者認為可以從以下幾點入手;

1、 完善檔案管理機構和體制

要想對離退休人員的檔案進行管理首先要完善檔案管理的機構。具體應該做到政府要建立一個專門的機構來管理離退休人員的檔案，并且為每一位離退休人員建立專門的檔案數據庫。這樣一來既防止了離退休人員的檔案無故丟失也避免了材料不全而無法讓這部分人更好的為企業進行服務的麻煩，同時也可以

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避免隨意領取養老保險金等問題的幾率，還可增進軍民感情，真正實現離退休人員的檔案管理與社會服務相連接。

2、 建立一支專門的隊伍加強企業離退休人員的檔案管理

可以采取內部選撥和社會招聘兩種方式來尋找離退休人員檔案管理方面的人才，爭取從中挑選出一批思想覺悟高、專業技術強、文化程度相對達標并且喜歡檔案管理工作的一群人員來加強檔案管理工作。并且對這部分人定期進行考核并按照考核程度分配職務，從而真正把企業離退休人員的檔案管理與社會服務結合起來。

四、 改變以往對待離退休人員的觀念

要想真正做好企業離退休人員的檔案管理工作必須要改變一下兩種觀念：

1、 離退休人員的檔案已經沒有用處了。社會上普遍存在著無視離退休人員的檔案的現象，認為他們應經老了根本沒有任何價值了對于他們的檔案管理根本不用去加強管理。這是一種非常錯誤的想法，加強他們的檔案管理首先對社會有用其次可以更好的體現黨的政策。

2、 企業離退休人員的檔案無法歸類。現在普遍存在著離退休人員的檔案不知道如何歸類的情況，其實這種想法也是不對的。離退休人員的檔案對于我們年輕人來講是一筆很大的財富，他們的經驗教訓都可以對我們今后工作的正常開展起到不可替代的作用。因此我們一定要保護好企業離退休人員的檔案。

五、 加強企業離退休人員檔案社會化服務

檔案的管理是為了更方便地服務于檔案的利用，做好企業離退休人員的檔案管理工作最終目的是為了更好地服務于廣大離退休人員，更快地實現離退休人員社會化管理。所以，企業離退休人員的檔案管理與服務是相輔相成、密不可分的一個整體。

企業離退休人員檔案社會化服務內容：

1、退休人員購買公有住房時，根據人事檔案對其工齡認定。

2、退休人員子女入黨時，提供給單位（學校）政審情況。

3、退休人員異地定居遷入戶口時，提供干部履歷表或工人登記表復印件。

4、房屋過戶時，退休人員親屬關系證明。

5、退休人員獨生子女證丟失申領補助費時，提供獨生子女審批表復印件。

6、退休人員的工齡工資、高級職稱、勞模等相關待遇調整。

7、其他有關退休人員檔案社會化服務事項。

總結：

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【關鍵詞】人事檔案規劃管理；存在問題；措施

隨著我國社會經濟水平的逐步發展，我國社會制度也逐步發展，人事檔案規劃管理是國家對人才規劃的重要管理措施，也是促進我國社會人才資源綜合應用的重要措施，加強對我國人事檔案規劃管理的探究，有利于推進我國人事檔案規劃管理逐步實現科學化、專業化發展，為社會主義和諧社會發展提供源源不斷的人才保障。

一、當前我國人事檔案規劃管理中存在的問題

（一）我國人事檔案規劃管理的管理機制不完善。我國人事檔案管理體系隨著社會管理體系的發展逐步完善，推進我國人才應用的規范性，但從目前我國社會人力資源應用管理的發展趨勢來看，我國社會人事檔案規劃管理中依然存在一些問題，成為我國人力資源管理的阻礙。首先，我國人事檔案規劃管理機制不完善，我國事業單位人力資源管理中，人事檔案經常出現調動過程中檔案丟失，或者導致人事檔案管理內容不明確或丟失，造成事業單位人才管理機制混亂，對我國人才資源的應用造成嚴重阻礙。

（二）人事檔案規劃管理的管理內容規范程度較低。其次，人事檔案規劃管理的管理內容規范程度較低，部分人事檔案管理單位對檔案管理的層次性不明確，事業單位人事檔案內容體系龐大、種類繁雜，人事檔案規劃管理缺乏層次性，不僅使檔案管理人員的管理難度增加，同時造成人事檔案規劃管理出現人事檔案內容管理脫離實際或者人事檔案不符的現象，為我國社會人才資源的合理分配造成影響。

（三）人事檔案規劃管理的管理技術手段較落后。現代互聯網技術手段的應用促進社會信息的傳播管理，但我國部分地區的事業單位人事檔案規劃管理依舊采用傳統的人工管理，這種管理形式不僅制約了人事檔案管理內容安排的規范性，工作效率較低，同時工作人員對大量的人事檔案進行管理，容易產生人事檔案管理信息核對不準確，人事信息保密性降低，對我國社會人才檔案規劃應用管理造成漏洞。

二、推進我國人事檔案規劃管理發展的措施

（一）逐步完善人事檔案規劃管理的機制。為了進一步推進我國人才應用水平的發展，引導人才管理機制實現多元化管理發展，應積極完善我國事業單位人事檔案管理制度，推進我國人事檔案規劃管理的科學化發展。例如：積極對事業單位中人事檔案規劃管理中人事信息資源收集、整理、存儲手段實現多元化管理，促進我國人事檔案規劃管理水平的科學化發展。

（二）實現人事檔案規劃管理內容層次化發展。事業單位人事檔案規劃管理是國家人力資源管理的重要渠道，為了促進我國現代社會發展中人才應用發展水平的進一步發展，實現我國人事檔案管理內容層次化發展，我國人事檔案管理主要分為學生、工作人員和退休人員三部分。人事檔案管理部門可以依據各部分人事檔案的特征進行分層次管理，大大提高了我國人才資源管理水平的發展，提高了人才應用、管理的效率。例如：某地區人事檔案規劃管理部門依據該地區人才發展特征對管理內容進行細致化規劃，不僅提高了當地人才資源的實際應用能力，同時也為我國整體人力資源管理的發展提供了便捷的管理措施。

（三）將先進的互聯網技術手段應用在人事檔案規劃管理中。現代互聯網技術應用到人事檔案規劃中能夠提高我國人力資源應用管理水平的科學化發展，互聯網技術的應用能夠改變傳統人事檔案規劃管理中管理規模大、人員工作壓力大的管理趨勢，完善的計算機人事規劃管理系統能夠提高人事檔案規劃管理的工作效率，促進我國人事檔案規劃管理效率的逐步發展。例如：我國某地區將互聯網虛擬空間應用到檔案規劃管理中，不僅提高了人事檔案規劃管理的準確性，同時節約了大量的紙張，實現了人事檔案管理的節約化發展。

（四）提高人事檔案規劃管理人員的專業性。此外，事業單位進行人事檔案規劃管理的工作人員，應當以人事管理的本專業學生優先，實現我國人事檔案規劃管理在人員應用上的專業化發展，促進我國社會制度管理體系的專業化發展。例如：某地區人力資源與社會保障局一方面對人事檔案規劃管理人員進行檔案管理專業知識的培訓，另一方面，積極吸收專業的人事檔案管理人員，引導該地區人事檔案規劃人員管理水平的逐步提高。

三、結語

現代社會中人才競爭已經成為社會競爭發展的趨勢，積極做好人事檔案規劃管理能夠促進我國人才管理、人才規劃水平的專業化水平進一步提高，完善我國人才應用管理制度，促進社會人才應用管理體系的完善發展，為社會主義和諧社會建設提供源源不斷的人才保障。

【參考文獻】

[1]冷書君.高校人事制度實施效能的實證研究[D].沈陽師范大學，2014.

[2]黃燕.文化視野下的中美高校學生事務管理比較研究[D].華東師范大學，2013.

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關鍵詞：社會保障；社會保險；檔案管理；組織保障；法律保障；制度保障

社會保險檔案是在社會保險實踐中產生的。它存在于社會的各個角落,影響著千家萬戶，它與人類共生存同命運,為各級領導提供可靠的參考和法律依據,為平民百姓的需求提供服務。它濃縮了一個國家，一個城市的滄桑巨變。同時，社會保險檔案又是開展社會保險工作的原始資料。隨著社會保險制度改革的不斷深入，社會保險體系正向全方位、多層次，一體化方向發展，社會保險檔案越來越在社會保險制度建設和事業發展中起到重要的作用，在全面發展市場經濟的今天，在新時期新形勢下，社會保險檔案工作的成否，直接關系到各單位的合法權益、關系到職工的切身利益、關系到社會大局的穩定，社會保險檔案就必須適應社會保障制度的要求，加強社會保險檔案管理工作，使之發揮在社保事業中的重要作用。信息資源更是籌劃城市未來發展的可靠依據，社保檔案信息也同樣如此。即有人類就會有信息傳遞。信息是資本，市場是舞臺。顯而易見，最大限度地開發和利用檔案信息資源，作為信息的重要組成部分,社保檔案越來越受到重視,對我國社會主義市場經濟建設具有十分重要的意義。社會保險工作有它的特殊性，社會保險檔案工作也在探索和實踐中逐步完善，社會保險檔案既不是各門、類檔案的分頭管理、單向發展，也不能是多件門類的松散結合，要從根本上加強社會保險檔案的管理，社會保險檔案就要適應市場經濟的需要，適應新的形勢，就必須實行規范化管理。在新時期新形勢下，社會保險檔案工作的成敗，直接關系到社會穩定大局，關系到各單位的合法權益，關系到職工的切身利益。社會保險制度要適應社會主義市場經濟的發展，社會保險檔案就必須適應社會保障制度的要求。隨著我國社會保險事業的發展，社會保險檔案和保險檔案工作的強化成為亟待抓好的要事。筆者認為應該從三個方面著手。

一、加強社會保險檔案管理的組織保障,開發社保檔案的意義

社會保險檔案工作是檔案事業的重要組成部分。是社會保險事業管理的基礎。重視和加強對社會保險檔案工作的領導，是全市的檔案部門和社保部門的一項重要任務。各級檔案部門和社保部門要本著對職工負責、對企業負責、對社會負責、對歷史和未來負責的態度，把管好、用好檔案當作取信于社會和公民的大事來抓。要針對當前連云港市大批中小企業的兼并、拍賣、解體、破產后，大批離退休人員和帶資分流職工的歸屬問題，而檔案和社會保險事務管理還不盡完善的現狀。目前連云港市社保檔案所處的狀況是五大保險分散管理。這樣不但浪費一大批資源和技術人才，還給各企事業單位帶來不少重復勞動的麻煩，社會上反映存在很多問題。因此我市社保功能還不十分健全，檔案部門要加強行政管理，對社會保險檔案工作要經常性的進行監督、檢查和指導。具體經辦各項社會保險事務的各級保險經辦機構，要充分代表廣大離退休人員、大批失業人員等職工的社會保險利益，為廣大離退休人員和參加社會保險的職工提供更優質、高效的服務，加快構筑“獨立于企業事業單位之外，資金來源多元化、保障制度規范化、管理服務社會化的社會保障體系”。要在進一步鞏固規范離退休人員養老金社會化發放和按時足額發放的基礎上，進一步為廣大離退休人員和企業帶資分流人員開展好以下社會化良好服務工作。為推進檔案工作不斷上檔次，上水平提供了組織保證[1]。（1）代管退休人員檔案。凡參加社會保險的企事業單位工人、個體工商戶、自由職業者退休后，其人事檔案和社會保險檔案應由社會保險事業管理機構代管；對于破產企業離退休人員的檔案，各級社會保險事業管理機構要認真清理，及時接管。（2）要為代管檔案的離退休人員辦理離退休人員養老金調整申報工作，負責填報養老金調整審批表，辦理審批手續。防止在退休人員待遇調整時少調、漏調現象發生。（3）為企業一次性帶資分流工人、自由職業者、個體戶和各類參保人員代管社會保險檔案和人事檔案，代辦社會保險繳費義務，為到達退休年齡的職工代辦退休審批申報手續，保證其按時享受退休待遇。（4）為離退休人員和廣大參保人員提供社會保障、勞動法律、法規政策的咨詢服務[2]。

二、加強社會保險檔案管理的法制保障堅持依法治檔

大眾的檔案意識，代表一種歷史意識、法律意識、科學意識，是一個社會文明程度和科學化素養的具體體現，在檔案工作中，要不斷提高檔案工作人員的法律素質，強調對法律精神的正確掌握和運用；增強檔案工作者檔案法制意識，把自己日常行為自覺納入法制軌道，用法的要求來規范自己言行，使檔案管理工作在法制化的軌道上健康運行。要進一步建立健全檔案法制工作機構，并充分發揮其在立法、普法、行政執法和執法監督等法制工作中的綜合協調和職能作用。增強全員法律意識，提高全員法律素質，把依法治檔化為全員的自覺行動，檔案法律法規才能真正落到實處，檔案法才能得到普遍遵守和貫徹實施，法制建設才能步入健康軌道，檔案工作體現重要作用，從而為檔案事業的健康發展打下堅實的基礎[3]。社會保險檔案有其自身的特點：情況復雜，門類繁多,面廣量大。各級檔案行政管理部門，應積極配合社保部門制定適合社會保險檔案的業務規范，使這部分檔案管理符合國家檔案管理的規范化、標準化、科學化的要求。為了更好的開展檔案利用工作，要進一步編制和完善檔案搜索工具，做到查找迅速準確。通過利用檔案為專用基金的移交，勞動關系的理順、基金的追繳等諸多方面提供全方位、多方面的信息，維護企業和職工的合法利益，促進經濟繁榮和社會穩定，為社會保險體系的全面發展奠定一個堅實的基礎[4]。

三、加強社會保險檔案管理的制度保障

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關鍵字：人事檔案；信息化；醫院

1 引言

現代各組織機構對于人員的管理重視程度空前提升，人員的檔案信息作為錄用及任免過程中作用越來越突出。特別是領導干部的人事檔案，對于一個醫院的發展具有重大的影響。現代社會信息化程度越來越高，推進信息化在人事檔案中的應用，具有重大而深遠的意義。

2 人事檔案信息化建設研究

2.1 現階段醫院人事檔案信息化建設的困難

（1）人事檔案信息化管理人員專業水平不高

從事人事檔案信息化建設和管理的工作人員不僅應具備較高檔案管理技能，同時對于計算機及網絡技術的要求較高。現實中從事醫院檔案管理的人員多數并不是檔案管理相關主業出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計算機技術多數僅限于簡單的應用，缺乏專業的技術支撐。由此導致在建設信息化的人事檔案過程中，不能快速準確的完成信息的檢索和錄入，致使醫院的人事檔案信息化水平不高。

（2）人事檔案信息化存在安全風險

信息化建設過程中的安全風險是難以規避的存在，這也是進行檔案管理所必需承擔的風險。在信息化人事檔案的建設中，一旦發生信息泄露，將造成更為嚴重的后果。現階段醫院對于人事檔案管理中的安全風險認識不足，存在的安全隱患較多。

（3）對于人事檔案信息化建設的重視程度不高

絕大多數醫院將資源投入到醫療、護理等可以為醫院帶來直接效益的部門的工作中，對于起到輔助作用的人事檔案管理，長期不被重視。同時在人事檔案建設與管理過程中存在重視收集，輕視利用的弊端。很多醫院比較重視信息統計過程，一旦信息歸檔就認為萬事大吉。醫院管理層對于人事檔案開發和使用所帶來的效益沒有正確的認識，對于人事檔案信息化多能帶來的巨大便利和經濟利益認識不足。

（4）人事檔案信息化建設制度不夠完善

在制度建設層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統信息化建設實施綱要》已經頒布并實施了一段時間，但是在醫院方面的落實不足，也沒有相關的檔案管理細則以供參考。因此醫院系統內部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實施細則指導的前提下，醫院人事檔案信息化建設長期停步不前，多數醫院的人事檔案信息化建設停留在口號中并沒有落實在具體的實踐。

2.2 實施人事檔案信息化管理的優勢

（1）提高醫院人事檔案的準確性

紙質檔案管理是醫院傳統人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經不能滿足醫院新時期發展的需要，紙質檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，醫院人事調整，醫護人員成果不能及時反映到紙質檔案上，導致醫院人事檔案陳舊，信息準確性不高，而且難以對紙質人事檔案進行全面監控管理，一些醫護人員私自更改人事檔案資料的現象難以杜絕。實現醫院人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準確性，而且可以提高檔案管理的安全性。

（2）提高人事檔案管理工作效率

傳統紙質檔案查詢、檢索效率低，而且反復的查閱還會造成對紙質檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現醫院人事檔案信息化管理，建立相應的醫院人事檔案信息庫及檢索目錄，不僅大大提高了醫院人事檔案管理工作效率，節省了人力、物力，而且延長了紙質檔案的使用壽命。

（3）發揮人事檔案在人力資配置中的作用

魍車鬧街嗜聳碌蛋付雜詮ぷ魅嗽鋇哪芰Ψ治鱟饔蒙蹺，不能快速完成人員的比對與分析，因此，紙質檔案的作用在醫院人力資源的管理中經常被忽略。但是經過信息化建設的檔案管理能有實現快速的信息篩選和分類對比，完成多個角度的工作人員能力分析，從而為醫院人員工作崗位調整和人力資源配制提供依據。與此同時，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協調工作可以有效的提高整體工作效率，對于提高醫院資源的整合能力具有突出作用。

（4）人事檔案信息化有理由節約資源

紙質檔案占用大量的紙張資源，同時想要完整的保存檔案信息，需要新建或者擴建庫房，同時增加設備投入。在耗費大量人力財力資源的前提下，仍不能保證信息的完整性，霉變、氧化、火災等都會對檔案資源造成威脅。在實施人事檔案信息化管理之后，海量資源只需要體積很小的硬盤就能裝載，對其進行備份也能大大提高信息的安全性。

3 實施人事檔案信息化建設的建議

3.1 增強安全管理

信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制檔案信息的訪問權限；其次，無關移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接；再次，安裝殺毒軟件并進行定期升級；最后，內部網絡特別是存儲管理網絡不得與互聯網鏈接，建立物理隔離。具體來看應制定詳細的檔案管理規章制度和懲罰手段，明確具體負責人的責任和義務，落實安全責任制。

3.2 重視系統的定期維護

人事檔案的信息化管理是一個動態的過程，在此過程中需要對其進行定期的維護和更新，需要做到以下幾點：首先，信息錄入完整詳細，數據的完整性是后期管理的基礎；其次，培養數據定期更新意識，委派專職人員對數據庫進行信息更新和系統維護，人員變動和成長都是一個不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統才能保證系統在使用中的可靠性。

3.3 深度開發、充分利用

之所以要進行人事檔案的信息化管理，就是要提高人事檔案的利用效率，發揮人事檔案資源的作用，因此必須充分認識并大力提高信息化人事檔案的利用率。醫院人事檔案信息化建設主要包括以下幾個部分：人事信息收集和統計、數據日常維護、信息檢索和統計分析。在信息收集和統計過程中應對工作人員按照工作性質進行分類，并按照姓氏和編號分類，然后依據人事部門和組織部門在人員入職、培養和工作中的具體表現建立個人電子檔案，主要包括學歷、社會關系、業務能力和獎懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評定和升遷中進行比對、同時在離退休人員辦理手續的過程中也能提供全面詳盡的信息。

4 結語

綜上所述，現代社會中信息化已經深入到生產生活的方方面面，醫院應抓住信息化這一趨勢，盡快推進人事檔案信息化建設步伐，提高重視程度，在人員和資金兩方面加大投入，同時做好信息資源的安全工作，最大程度利用好信息化人事檔案，為醫院發展助力。

參考文獻

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人力資源管理中人事檔案管理工作非常重要，人事檔案是一個能夠反映事業單位招聘人才的信息顯示資料庫，能夠將每個人的履歷顯示得清清楚楚，便于人力資源管理部門開展工作，將人員調配達到最優化。但是，在長期的工作過程中，人力資源管理工作在實施的過程中，人事檔案的作用并沒有最大化的體現出來，反而不受重視，對比當前的社會發展速度，對人才的利用是一個單位的長久發展的源泉，因此，人才的管理工作不能夠忽視，所以人事檔案必須受到各個領域和企業的重視才能夠滿足市場日益增長的需求量。

1、在事業單位中人事檔案管理工作的現狀以及作用

當前，事業單位為了提高員工的工作業績，充分的調動大家對于工作的熱忱，在人才選拔方面采取流動時的選擇方式，這樣的方式不同于過去傳統的“鐵飯碗”事業，認為只要進入了某些企業就能夠一生不用在愁找工作的事情。這樣的按崗取酬的方式，在一定程度上改善了當前由于穩定的人員在某崗位的以權謀私的現象發生，有效地促進了員工的調配制度，有助于形成新型的人事管理調配制度。此外，對事業單位來說，是一個全新的人才調配機制的再次改革，要求企業的人才聘用制度不斷有新的突破，逐漸轉變為以鼓勵為先的人力資源選擇模式。人力資源管理從根本上來說就是將人才進行合理調配，進行有效的管理機制，將人才的才能最大化、合理化的激發到最大的限度應用在實際的工作崗位上，為企業創造效益。人事檔案是一個全面累積的過程，它是事業單位預測人才能力，評估企業人才能力的有效保障，也是事業單位對自身人力資源進行維護的有力依據。人事檔案還能夠為人力資源管理部門提供對人才再培養，再學習的提升過程，最大限度的將人才的潛能激發出來，不斷提高工作人員的工作熱情，更好地為企業創造收益。

面對當前知識大爆炸的時代，人力資源的最優化是一個企業長期發展的必修課。為了適應當前經濟體制的改革，事業單位人力資源管理制度也隨之發生變化。21世紀將是一個人才掌控的時期，以人才為主的人力資源管理模式才是成功之選。我們所要選擇的是能夠適應當前社會競爭激烈的人才，能夠為企業出謀劃策的人才，能夠不斷提高自我、突破自我的復合型員工，當然，對于這個聘用人才的市場而言，必定是擇優錄取，稀缺人才必然會受到企業的爭相選擇。今后，人力資源的發展必然是一個更加科學化智能化的過程，在評定一個人員是否有能力適應工作的前提就是人事檔案中的資料顯示，知識型、復合型的員工將是未來各個領域之間發展的人才選擇的必然趨勢。要想吸引更多有志之士，企業自身必須開始不斷革新人才管理體制，要將吸納有才干、有創新意識的、高素質的員工逐一招攬進來，成為后期公司發展的潛在動力。

面對事業單位各個崗位的競爭誘惑時，人力開發部門以及人力資源部門都將人事檔案作為基本考察標準。在事業單位中，人事檔案的類型主要有企業管理者的檔案、從業人員檔案、退休人員以及離職人員的檔案和死亡人員的檔案這四類。人事檔案中的內容主要記錄一個從業人員在實際的工作中的工作能力、業績水平、素質水平等。人事檔案對于一個員工今后升職加薪具有關鍵性的決定作用。在事業單位中相當于一個資源信息管理站。人才信息通過人事檔案充分的展現出來，能夠正確化、準確度較高的記錄出人員的信息，是一個單位站在客觀角度欣賞評估人才的有效保障。

但是對于目前的社會用人現狀而言，人事檔案管理過程存在很多的弊端，例如：工作效率低、準確性較差、考察不全面、對人員的能力評估水平不足等都是人事檔案無法發揮功效的影響因素。具體表現在人事檔案的管理制度不完善，使得很多的單位人事檔案管理工作不能夠正常有序的進行無法滿足當前經濟社會對人才發展的要求。經濟社會不斷向前發展，人才的來回調動十分常見，現在很多單位出現從業人員的不穩定性，大多數人員采取將檔案提取后放置在人才市場中或者放置在原單位后一去不復返，導致棄檔、廢檔以及死檔的數量持續增多，在傳遞過程中，某些學校或者單位將學生的人事檔案或者員工的人事檔案弄丟，導致整個人才招聘過程秩序混亂，給人員招聘增加了不小的難度。其次，缺少專業的人事檔案管理人員，普遍就職人事檔案管理人的素質較低，大多數人都認為人事檔案管理的工作不需要很高的技術含量，只需要一個認識字的人，能管事的人即可，這樣的想法大錯特錯。人事檔案管理工作信息化建設力度不足，管理水平較低，不能夠引起各單位的高度重視是其發展應用的另一大問題，事業單位對人事檔案管理工作的重視程度不夠，導致整個人事檔案管理工作效率較低，缺乏系統化的管理體制。最后存在弊端的地方是人事檔案的信息內容采集不全面，從業人員對人事檔案的信息管理理解不充分，從而降低了人事檔案的參考價值，另一側面嚴重的限定了人事檔案對事業單位今后調配人員、考察員工業務水平時具體安排。

2、加大人事檔案管理體系建設強度，不斷完善人力資源管理制度

隨著改革開放進程的不斷加快，越來越多的人們重視到人事檔案的關鍵性作用。人力資源是人事檔案的展示平臺，人事檔案是人力資源發展的有力保障，因此，二者之間的關系密不可分。為了增強事業單位的人事調配的能力，就必須增強自身人才隊伍的不斷壯大，提高企業自身的發展潛力，以吸納更多的專業化人才加入其中。

2.1完善人事檔案管理體制，引進先進的管理設備

隨著人力資源管理制度的不斷變革，在國內實行全體聘用體制的環境下，事業單位的人才招聘機制也隨之發生了巨大的轉變。人事檔案的變革勢在必行，為了提高事業單位在人事檔案管理工作方面的力度，加強對勞動關系的界定，明確人事檔案管理制度化、合理化管理的發展要求，建立起屬于事業單位的人事檔案管理制度，增強事業單位檔案材料的歸納整理工作，在具體的人事檔案的管理工作執行過程中，管理人員需要依據事業單位規定的檔案規整要求以及明確移交日期，強調檔案保管的重要性，對不按時歸還檔案或者將檔案遺失的管理人員制定嚴格的管理辦法，對于新材料的規整要求，需要做到及時歸納入庫、定期監察管理檔案的存檔情況，為了降低管理人員的工作壓力，可以在管理過程中實現二次管理，管理責任下放到各個部門，每個部門各負其責，大家共同將人事檔案工作做實做好。

為了適應當前經濟社會的發展，檔案管理設備需要定期的進行更新維護，在資金支持方面需要人力資源部門及時的與事業單位進行溝通。為了避免人事檔案遭遇火宅或者水災的影響，對于檔案的安置地方應做好防火防潮的管理工作，在檔案室內裝設監控系統，能夠時刻監管檔案，保障檔案的完整性，防止盜竊事件發生。對于人事檔案管理工作的區域，應將檔案工作人員的操作室、信息存檔室以及閱覽室劃分開，從而保障檔案的安全性，為了滿足檔案信息化的管理要求，事業單位需要定期的購進計算機等設備進行信息的錄入和登記工作。

2.2核查檔案內容的完整性，及時完成資料的整理工作

對于檔案內容的核查，可以按照企業不同的職權將事業單位的人員檔案劃分開，依據以人為本的管理理念，把不斷強化人事檔案管理系統作為發展目標，把豐富檔案信息作為長期的發展要求，在檔案的信息采集過程中，注意各個部門人才的政治思想水平、業務水平、心理素質、知識體系、專業特長、科研成果、教學能力等，做好完善和整理工作。對于一些能夠證明人員業績成果變化以及各種社會實踐活動、專業經歷以及項目經驗等資料做好登記記錄，為后期表彰員工時有資料作為保障。在對員工的聘用合同，合作協議以及勞動合同的資料收集方面，必須予以重視，加強管理人員的技能素質提高，強調資料收集整理及時性的重要性。

2.3鼓勵管理人員不斷學習，促進人事檔案管理工作建設

對于事業單位的從業人員而言，從業人員的業務水平和思想素質直接和事業單位的經濟收益相聯系，選擇紀律性較強的人事檔案管理人員能夠加快單位建設人事檔案體系的進程，選擇責任感較強的管理人員能夠時刻將從業人員的檔案或者和企業利益相關的資料保障完整性作為使命一樣去完成。事業單位要想提高人事檔案的管理水平，就必須加強對管理人員的培訓力度，不斷鼓勵更多的員工加入到維護檔案信息安全的隊伍建設中去，不斷增強管理人員的知識水平，同時學習管理學、歷史學以及人事科學等知識，不斷地將自身的所見所學實踐于人事檔案管理的工作中去，從而提高事業單位人事檔案管理水平。

2.4增強人事檔案管理信息化建設，實現資源共享

人才流動的幅度越來越大，使得人事檔案管理工作的難度隨之加大。因此，人事檔案管理工作必須要結合人力資源管理部門，將事業單位的人員信息不斷完善，不斷加強管理體系的建設力度。對于管理人員而言，事業單位應鼓勵管理人員學習先進的管理技術，促進整個事業單位的人事檔案管理水平。定期地開展教育培訓，并且要求每一個管理人員都必須認真學習，不斷累積學習經驗，爭取成功的應用到人事檔案的管理工作中。加強人事檔案科技含量的注入，例如引進國際先進的檔案存貯設備將檔案的文字信息轉化為數字模式，保存到相應的磁盤中，便于企業領導或者員工進行核對。在資源共享方面，應積極利用互聯網技術，盡快實現信息資源共享的最大化，采取高科技的建設手段將人事檔案管理工作越做越好，不斷完善人事檔案的管理工作。

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一、社會保險檔案的含義和歸檔范圍

社會保險檔案是國家檔案的組成部分，是各機關、企業、事業單位和各社會團體為其員工辦理社會保險、失業救濟保險、醫療保險及生育保險、工傷保險等各類社會保險項目過程中形成的，記載和反映每個員工參加各項保險統籌時間長短、繳費多少、因工作變動而至保險統籌關系轉接變動以及支用、計發養老待遇等情況，以一個單位、社會團體或以個人為單位分別集中整理保管起來，具有一定保存價值和實際工作查考利用價值的文件材料。

歸檔范圍包括：

1. 政策依據類：國家、地方出臺的有關社會保險制度及改革的政策法規，社會保險繳費、待遇支付辦法以及經辦機構工作方面的規范性文件。

2. 業務憑證類：各類社會保險費用的扣繳憑證、匯繳憑證、轉接憑證、報銷憑證、支用憑證、理賠給付憑證等。

3. 結算賬卡類：各項社會保險費用匯繳賬冊、支用給付賬冊、繳費花名冊、單位各項社會保險費用管理手冊、參保人員保險手冊以及保險統籌關系轉接清冊、轉接變更登記卡和職工各項保險管理卡片等。為便于管理利用，此類材料中凡涉及參保人員的各類手冊、資料、卡片等均應集中統一立卷，做到每人一份社會保險檔案案卷。

4. 統計報表類：參保人員工資變動情況統計審核表、各類社會保險費用匯繳統計表以及支用給付統計表等。

5.離退休人員社會化管理類：離退休人員退休待遇、退休人員生存調查表采集的指紋存檔資料、離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、遺屬待遇審批表， 調整養老待遇、遺屬待遇的申報表。

6. 電子檔案類：指社會保險工作實現辦公自動化以后形成的各種數字信息檔案等。

二、社會保險檔案管理存在的主要問題

1. 重視不夠。由于社會保險檔案管理是一項新的工作，人們對其重要性普遍認識不到位。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案處于無序狀態，作用無法充分發揮。

2. 管理制度不規范。從各地社會保險檔案管理現狀看，能夠嚴格按照國家檔案管理的有關規定管理社會保險檔案的社保經辦機構并不多，由于目前還沒有制定統一的社會保險檔案管理制度，缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全，丟失、涂改、損毀社會保險檔案的現象時有發生，影響了社會保險檔案管理的規范化、標準化。

3. 專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，嚴重影響社會保險檔案的質量。

4. 保管條件差。由于場地限制和經費不足等問題，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的檔案只能由經辦人員分別保管。致使社會保險檔案存在諸多安全隱患，也給日常工作帶來不便。

三、完善社會保險檔案管理的建議

1. 提高認識。社會保險部門要增強社會保險檔案意識，把這項工作納入本單位和本部門發展規劃和年度工作計劃，加大資金及人力投入，落實檔案存放場所，建立起社會保險檔案工作發展的長效機制，確保社會保險檔案工作健康發展。

2. 加強業務建設，實現社會保險檔案工作的規范化和系列化。社會保險業務具有政策性強、涉及面廣、工作量大、專業性突出等特點，因此，其管理要統一規劃，合理布局，統一標準，分步實施。就是要根據本單位社會保險檔案構成、規模、特點以及與其他業務的聯系，制定出社會保險檔案業務規范標準，使社會保險檔案業務工作有據可查，有章可循，并把這項工作總體目標分解到各職能部門的年度工作計劃，納入崗位責任制，以保證其順利進行。

3. 建設專職隊伍，提高管理水平。針對目前社會保險檔案管理人員的業務素質偏低，不能適應當前的社會保險檔案管理需要的事實，社保部門應采取通過引進檔案專業人才，對現有社會保險檔案人員進行專業培訓的兩步一起走的方式進行，促使社會保險經辦機構隊伍整體素質得到提高，實現社會保險檔案標準化、規范化、精細化管理。

4. 社會保險檔案要規范管理。對歷年積累的紙質檔案，可先按檔案的特點和形成規律，確定歸檔范圍，采用類別、年度和保管期限的分類方法進行科學分類和整理。對已破損的，需按要求進行裱糊，再根據國家檔案管理辦法，對應歸檔的資料進行標準化裝訂，填寫卷面，設立檔案全宗卷，按年度、按類別規范排列入柜。對歷年形成的電子介質檔案，也應按規范歸檔入室，并編制出各門類的檢索目錄，以便查找。