導語：如何才能寫好一篇合同檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、交通工程合同檔案管理的基本情況和存在的問題

隨著交通公路工程建設的發展，相應的合同管理工作也猶為重要。近兩年，我局對此也非常重視，特制定了《交通重點工程合同管理辦法》，以加強合同的管理。但合同檔案管理作為合同管理的組成部分，還存在著諸多問題。

（一）合同附件的流失

業務部門沒有把合同檔案工作納入部門職責范圍內，導致部分合同附件信息的流失，比如，有些土方運輸合同的后續管理因為沒有責任到人而出現斷簽或漏簽，因而合同在實際履行過程中因為沒有制度的約束而重復付款，造成了不必要的經濟損失。

（二）合同原始資料不全

在日常活動中形成的大量合同附件檔案均分散保存，散失情況比較多。主要表現在，業務部門合同檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接導致了合同檔案信息的部分流失。

（三）管理比較混亂。雖然建立了相關的合同管理制度，但只著重于合同的簽署過程中的管理，而疏忽了對合同檔案的管理，也沒有建立合同檔案的借閱制度。

（四）管理人員職責不明確。今年我們共整理出各類工程合同資料780份，其合同資料的年度跨越之大令人瞠目，最早的簽屬日期為1988年，顯而易見，資料管理員把自已只看作了一個大倉庫，合同來一份接一份，而并沒有把它們分門別類進行妥善管理，就一個年度產生了多少份合同，管理人員也說不清楚。

二、解決交通工程合同檔案管理存在問題的具體辦法

為進一步加強工程合同及工程檔案管理工作，提高合同的科學化、高效化，確保施工工程和基他項目的資料齊全、完善、正確，我們的具體做法是建立健全合同檔案管理制度。根據《交通重點工程合同管理辦法》，結合交通工程實際情況和工程合同檔案的管理現狀，今年年初，我局特制定并印發了《合同管理補充規定》，建立了一套合同管理體系。整個合同管理的系統結構和流轉程度一目了然，所涉及到的對象、職能科室、參與人員環環相扣，職責明確。

（一）合同管理科室及人員

合同管理科室：項目牽頭科室、工程科、監察室、法規科、安全科、財審科、辦公室、局綜合檔案室。工程合同由工程科扎口管理，其他合同由辦公室扎口管理，監察室參與所有合同的全過程。

合同管理小組：黨組副書記、紀檢組長、總工、項目分管領導、項目牽頭科室負責人、工程科長、監察室主任、法規科長、工程安全管理人員、財審科長。總工總負責，并負責正式合同簽訂工作。

（二）合同流轉職責

1、“工程談判”由黨組副書記牽頭，紀檢組長、總工、項目分管領導配合，項目牽頭科室、工程科、監察室人員參與。

2、“工程意向協議”由黨組副書記牽頭，項目分管領導、牽頭科室人參與。

3、“申請立項”由總工牽頭，項目牽頭科室人員辦理手續，辦公定規定起草申請文稿。

4、“工程招標”由紀檢組長牽頭，項目牽頭科室、工程科、監察室人員參與。

5、“起草合同草案”由項目牽頭科室人員負責，經項目分管領導審閱。

6、“合同草案征求對方意見”由項目牽頭科室人員負責，經項目分管領導審閱。

7、合同草案開始流轉后，分別由項目牽頭科室負責人、項目分管領導、工程科科長、工程安全管理人員、法規科科長、財審科科長、監察室主任、紀檢組長、總工、局主要審閱、簽署意見。要寫明“同意”或“不同意”。若不同意，要寫明理由；若修改的，寫修改條款和內容，并簽上審閱人姓名、審閱日期。

8、審閱人的“不同意”或修改意見，由項目牽頭科室人員匯總后再從流轉程序第一道，即“項目牽頭科室負責人’開始流轉。

9、如果合同草案流轉過程中意見不統一，由總工牽頭，流轉環節各審閱人參與，集中商定。

10、”簽訂正式合同“由總工負責、辦公室配合。合同正式簽訂時，要向對方講清合同草案是否修改、修改了哪些內容。若合同雙方意見不一致，由總工召集相關人員共同閱覽室。

11、正式合同一式8份，由辦公室負責分別送達合同對方4份，工程科、財審科各1份，局綜合檔案室2份。工程科、財審科、資料檔案要妥善保管好正式合同。同時綜合檔案室要及時分類、歸檔。

12、合同草案流轉程序中，流轉到哪一個環節，該環節審閱人原則上立即審閱批示，特殊情況不超過一個工作日。

13、辦公室指定專人對合同草案和正式合同進行傳遞、收繳、登記。登記的內容為流轉到審閱人時的時間、審閱時間，同時審閱人要在登記薄上簽字。

14、項目牽頭科室指定專人負責合同草案的起草、修改意見匯總工作。

15、監察室要全程監督合同的管理，特別對合同草案流轉過程進行經常性的監督檢查，確保合同高質量、快速度簽訂完成。

（四）合同管理失職處理

涉及合同管理的所有科室和人員，要按《交通重點工程合同管理辦法》和補充規定，認真做好相關工作。如因工作不負責任、粗心大意而造成合同錯誤、合同缺失、合同延誤，將按照責任追究制度進行責任追究。

（五）合同檔案的整理

局綜合檔案室做為合同資料流轉的最后一道環節，如何把它們及時整理、分類、歸檔好，也是一項艱巨的任務。具體做法是：

1、工程合同檔案的分類。根據工程合同檔案的特點，結合工程項目性質進行分類，具體分為：勘察設計合同、技術合同、重點工程道路、橋梁施工合同、道路養護改善合同、農路農橋施工合同、監理合同、綠化合同、拆遷合同、土地租用合同、土方合同合同、交通標志標線合同、路燈合同、供貨合同、招標合同等。

2、工程合同檔案的編號。以時間結合項目名稱進行排序編號。

3、工程合同檔案的存放。根據合同檔案的分類編號，分別把它們裝盒，專柜存放，以確保合同檔案的安全。

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一、農村土地流轉合同檔案管理亟須規范化

土地是我國農村重要的生產資料,隨著經濟結構的變化,農村土地流轉現象越來越多,城鄉建設頻繁征占用農戶承包地,農戶土地承包狀況時常發生變動,這就使得相關合同和檔案管理工作規范化顯得尤為重要,一方面關系到切實維護農民的正當權益,另一方面有助于促進黨的農村土地承包政策的落實與貫徹,事關農民土地承包權益的維護保障。

調查顯示,由于種種原因,當前許多地方農村土地流轉檔案的管理不夠規范化,保護措施疲軟,諸如:有的地方不能對相關合同和檔案材料及時立宗歸檔,可能導致信息遺失;還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統的書面辦公中存在的材料填寫不規范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現出當前許多地方的土地流轉合同管理沒有跟上社會經濟的發展步伐,不符合《檔案法》的規定,更與農村土地承包管理規范化和制度化的精神相悖,甚至帶來實際的消極影響,給維護農民土地承包權益工作帶來重大影響。

二、如何完善農村土地流轉檔案管理工作

各級單位要充分認識到農村土地流轉合同規范管理的緊迫性,在國家相關法律法規的基礎上探索契合當地實情的管理方式,加強責任意識和憂患防范意識,以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農村土地流轉和經營中的糾紛、依法維護農民土地流轉權益奠定基礎。

1.普及檔案管理法制知識,提升管理能力

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識。首先,要進行分級培訓。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓,加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉相關法律法規的理解和認識,促進各單位依法開展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內容后進行全面的考核,考核合格后領取《法制培訓合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內容,在綜合培訓中加強法律知識的培訓,以增強全員的法律意識。

2.明確管理責任,嚴格依法歸檔

各級單位對土地流轉合同檔案管理有不同的針對對象和責任,明確管理權限和責任是規范管理的基礎,只有這樣才能落實依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉合同的,必須一式五份,縣、鄉、村、當事人各存一份,還有一份由鄉鎮管理機構集中向當地綜合檔案館移交備份實行一體化管理。另外,土地流轉過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。

一般來說,目前土地流轉相關歸檔中的土地承包經營權登記申請書、農村承包土地調整方案批件、土地承包經營權登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權權屬證明文件、現場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權屬變更登記材料、登記發證原始材料、登記管理信息系統備份等交由縣級人民政府農村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調整方案、土地承包方案、土地流轉委托書等檔案材料,由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座,責任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責任追究中李代桃僵等不規范的事情發生。

3.嚴審檔案質量,規范收集整理

傳統的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規范管理中,土地流轉相關合同務必經過嚴審確保材料真實有效,要求數據準確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標識性和合法性;紙質合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求,不易損壞和失散。

及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責任到人,及時將合同信息及相關材料進行收集整理,完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應編制目錄以備查詢。

4.注意安全保管,完善信息管理

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一、今年以來的主要工作

（一）加強學習宣傳，提高合同管理人員的整體素質

為適應合同審查、管理、監督工作的高標準、嚴要求的工作性質，更好地為企業生產經營服務，一月份以來，我廠組織合同管理人員全面、系統地學習了《***礦業集團有限責任公司合同管理辦法》、《***礦業集團有限責任公司合同管理實施細則》和《***礦業集團公司審批自購機電設備、配件、材料物資管理辦法》及相關法律法規，強化合同管理人員職業素質教育和職業道德教育，嚴格規范合同審查工作人員行為，明確合同審查工作程序，依法履行合同審查工作職責，提升了合同管理戰線的整體素質，為維護企業的正常經濟秩序和企業利益奠定了基礎。

（二）細化合同管理，保證了成本效益年活動的全面、深入開展

按照《***礦業集團有限責任公司合同管理辦法》、《***礦業集團有限責任公司合同管理實施細則》和《***礦業集團公司審批自購機電設備、配件、材料物資管理辦法》的要求，積極協助合同簽訂單位依法簽訂合同，參加重大合同的起草與簽訂，嚴格審查合同，1-10月份以來，共簽訂三類自購合同共計14份，其中：由供應科簽訂的自購材料合同8份，總標的額86199元；由機電科簽訂的自購配件合同5份，總標的額24789元；自購機電設備合同1份，總標的額56248元，所有合同條款、簽訂手續和形式均由本部門管理，各類合同簽訂時均經局、廠聯審，程序合法，杜絕了不完善和不合法的合同的出現，依法檢查合同履行情況，協助合同承辦人員處理合同中出現的問題和糾紛，會同合同承辦人員辦理有關合同文書，建立合同檔案，有效制止了不符合法律、行政法規規定的合同行為，并依法監督合同承辦人員的工作職責履行情況，依法執行合同審查制度，有效地保證了企業成本效益的全面、深入開展，切實維護了企業的合法權益。

總的來看，今年我廠合同管理工作以依法治廠為方針，基本達到了集團公司法律事務處的要求。但客觀地講，也存在一些問題。一是合同管理人員的素質和工作水平相對來說還有待提高。二是組織機構還有待完善。三是合同管理還需進一步細化。這些問題需要在來年的工作中加以解決。

二、二00六年的工作設想

（一）加強學習，全面提高合同管理人員的素質

按照集團公司法律事務處的會議精神和工作部署的要求，原創：進一步加強和改進學習。重點學習“三個代表”重要思想和合同管理辦法、實施細則與相應的法律法規，提高合同管理人員的政治素養和業務素質，強化合同管理人員的職業道德教育和遵紀守法意識，最大限度地保護企業利益不受損失，維護企業改革發展穩定的大局。

（二）完善組織機構，依法履行職責

完善我廠合同管理二級負責制，明確合同審查員和合同承辦人員的工作職責，對其職責范圍內工作定期檢查，發現不符合法律行政法規規定的合同行為，及時制止，并嚴厲追究其承辦人員責任。對造成企業經濟損失的違法合同，實行責任追究制度，對涉案人員移交司法機關進行法律制裁，督促合同管理人員依法履行職責。

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1做好黃河防洪工程建設項目檔案管理的重要意義

黃河防洪工程在前期、施工、竣工驗收等各建設階段形成的具有保存價值的文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄，構成了工程檔案，是治黃檔案管理的重要內容。每項防洪工程檔案，不僅在靜態上反映該項工程面貌，而且從動態上反映著工程的變化與發展，始終同它反映的工程對象的實際面貌保持一致，歷史地、客觀地反映和記錄了工程建設的全過程。防洪工程檔案管理作為黃河水利工程建設管理的重要組成部分，具有其它管理不可替代的作用，發揮著技術、經濟和社會效益。黃河防洪工程具有項目多、投資大，且建設時間跨度長、資金來源多、參見單位多、工程類型多等特點．防洪工程檔案不僅在建設過程的日常管理和工程質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收工作中具有重要作用，而且也是落實工程質量終身責任制以及對已交付使用工程的管理、維護、簽訂的記錄憑證。借助工程建設檔案，能夠更好地了解和認識過去，把握和服務現在。預見和指導未來。因此，各級工程建管單位在注重工程實體建設的同時，都高度重視工程建設檔案管理工作。

2當前黃河舫洪工程建設項目檔案管理的現狀

2．1黃河防洪工程建設項目檔案管理的主體發生變化

1998年以后，黃河防洪工程建設管理模式由計劃經濟下形成的集“修、防、建、管”于一體的“自營式的舊體制轉變到以“三項制度”為主體的新的管理體制，使建設項目檔案管理的主體由計劃經濟下單一的黃河部門過渡到“三制”管理下的施工、監理、設計、建設、質量監督等各工程參建單位，黃河防洪工程建設項目檔案管理的主體發生了根本性變化。2005年11月1日水利部下發了《水利工程建設項目檔案管理規定》(水辦[2005]480號)，2008年9月9日下發了水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》水辦[20081366號等一系列文件。黃河水利委員會也下發了《黃河河務科技檔案分類及歸檔辦法》(黃辦檔[2oo816-~-)等文件。客觀地對工程項目建設中的檔案管理，工程項目竣工時的資料歸檔范圍、竣工資料編制以及整理、移交等方面都提出了新的要求。

2．2確保黃河防洪工程建設項目檔案資料的真實性、正確性帶來難度

檔案資料的真實性是做好工程資料的核心，更是保證黃河防洪工程質量的技術靈魂。黃河防洪工程建設項目檔案資料的整理應該實事求是，客觀正確，但是，由于施工單位、監理單位的參與，有些工程資料為了“應付上級檢查、聯查”而脫離實際，導致了檔案資料的真實性、正確性降低。工程檔案資料必須真實，只有這樣才能準確地處理工程建設過程中出現的一些問題，才能保證工程建設的順利實施，也只有這樣，才能正確的指導工程建設后的運行和管理工作，確保工程效益的真正實現。

2．3黃河防洪工程建設項目檔案管理存在的問題

(1)合同條款對檔案管理的要求不明確

由于合同條款中對工程參建各方的檔案管理沒有明確規定，造成業主在工程建設過程中對設計、監理、施工單位工程檔案的形成和管理缺乏有效的約束，致使設計、監理，施工單位對工程檔案管理的重視程度不夠。在黃河防洪工程建設項目檔案管理實踐中我們發現，某些監理、施工企業對工程建設檔案的管理不象對工程進度、施工質量的要求那樣嚴格，不注意平時工程資料的收集、整理、歸檔，到了工程快竣工時，才被迫組織人員進行“突擊”，由于不注意平時工程資料的收集、整理，結果一些該歸檔的原始依據因被忽視而沒有歸檔。這種偏重工程建設施工，忽視工程建設原始檔案資料的收集保存，對工程竣工后原始資料的歸檔造成了不良影響，降低了工程竣工資料的歸檔質量，給以后工程管理工作帶來了一定的困難。

(2)工程建設項目檔案移交不夠及時

近幾年，黃河防洪工程建設戰線長、項目多，增加了工程建設過程中檔案管理的難度。據濱州河務局統計自2005~2010年防洪工程項目竣工驗收的就有25個，從工程參建各方的工程資料整理情況來看，不同程度存在諸多問題，由于施工單位、監理單位工程資料的整理、歸檔不及時，加之工程建設項目竣工驗收滯后等原因，造成施工、監理單位在工程建設過程中形成的工程檔案向建設單位移交不及時，工程建設檔案資料損壞、丟失等現象時有發生，給工程資料歸檔保管工作造成了一定的難度。同時建設單位接受工程建設檔案后也存在分類歸檔保管不及時，沒有將應由上級檔案管理部門和工程管理單位歸檔保管的工程檔案及時進行移交，在一定程度上降低了工程檔案的服務效能。

(3)施工企業檔案管理人員配備不足，部分人員水平較低

像堤防幫寬、機淤固堤、堤防道路等一些黃河防洪工程建設中的大型施工項目，跨年度施工，施工工期長，其建設過程中形成的檔案資料項目繁多，收集和管理難度較大。因此，其工程建設檔案的管理應配備具有一定實際工作經驗和技術水平的專職檔案人員。但在工程建設由計劃經濟向市場經濟過渡中，由于檔案管理體制、管理制度不規范、不健全等原因，造成實際工作中的監理、施工企業對工程資料的收集、整理、歸檔缺乏足夠的重視，忽視了工程建設過程中對檔案資料管理人員的要求，使部分工程建設項目的檔案管理人員技術水平較低，配置不足，甚至沒有專職人員，結果使工程建設過程中形成的檔案資料質量較差，給工程竣工后檔案資料整理歸檔及利用造成了極大困難。

3強化黃河防洪工程建設檔案管理的措旌

3．1加大宣傳力度，提高對工程檔案管理工作重要性的認識

工程資料檔案是工程建設的重要組成部分，建設單位要加大對工程檔案管理工作的宣傳，提高參建各單位對其重要性的認識，使之嚴格按照國家和黃河檔案管理部門對工程資料歸檔管理的規定，采取行之有效的管理措施，及時收集整理工程建設項目各個環節的文件資料，確保工程資料系統、全面、完整、真實可信。并在工程竣工后，及時整理、立卷、移交檔案管理部門。

3．2加強領導．增強全員檔案意識

工程建設項目檔案涉及工程的各個方面遍布工程設計、管理、施工、監理等各部門，工程檔案整理是一項貫穿整個項目的系統工程。所以需要領導高度重視，要增強全體參建人員的檔案意識。要積極對檔案管理人員進行宣傳和培訓，提高檔案管理人員的業務能力和責任感。使全體人員從項目開始，就做到統籌規劃。要有專門的人員負責各部門之間的協調，保證檔案資料的完整、齊備和及時歸檔。

3．3建立符合黃河防洪工程建設實際的檔案管理制度

目前黃河防洪工程建設項目的管理運行完全按照合同進行，合同中關于工程資料的收集、整理及工程竣工資料的歸檔，移交的條款從根本上制約著建設項目檔案的管理，在工程建設檔案管理中能制約監理、施工企業的行為的只有國家頒布的檔案法和工程合同。因此，從檔案法、合同法等法制的角度去研究、探索黃河招標投標工程建設中的檔案管理辦法，將工程檔案的歸檔范圍、歸檔程序、歸檔措施、工程竣工檔案的整理、移交作為工程條款寫進招標文件，在工程合同中明確業主和施工企業在工程檔案管理方面的責任和義務，建立起符合黃河防洪工程建設實際的檔案管理制度，彌補目前檔案管理的缺陷，提高工程竣工檔案歸檔質量，這是當前黃河防洪工程建設的客觀需要。

3．4加強工程建設過程中對檔案管理工作的檢查、指導

針對目前黃河防洪工程建設中歸檔管理水平不高的現狀，建設單位加強對檔案管理工作的檢查、指導非常必要。通過建設單位有目的的檢查、指導，可以引起監理、施工企業對檔案管理工作的重視，及時發現檔案管理工作的薄弱環節，予以加強和糾正，預防檔案管理不規范等行為的發生。同時建設單位可以將工程資料的歸檔范圍、立卷原則、文件材料的排列順序、案卷標題的編寫、裝訂要求對施工企業提出要求和指導，使他們知道在工程建設中應形成和收集那些資料，有哪些具體要求，并依據工程檔案管理的需要選配和明確工程檔案管理的專(兼)職人員，至始至終做到定人、定崗、定責到位。

3．5把好工程檔案的初步驗收關

由工程部門會同檔案管理部門對監理、施工企業初立卷的竣工檔案進行檢查驗收，檢查工程檔案有無缺、漏項，是否齊全完整，簽署手續是否完備，把好技術審核關，保證竣工檔案形成的真實性、可靠性、準確性，為工程的竣工驗收做好準備。

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1、根據公司新的體制設置及人員定編，抽調部分優秀管理人員及生產骨干到工業園工作，使技改項目投運后，能夠正常的安全經濟運行。

2、根據公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況，隨時作好調配工作。及時、準確下達人事調令和人事指令，力爭使人力資源達到最佳合理配置。

二、勞動合同管理做好勞動合同的簽訂、解除及勞動合同檔案管理等工作。本年度重點做好2007年6月30日194人勞動合同到期員工的續訂工作。針對本次續簽工作，在今年勞動合同管理工作的基礎上，需進一步運作新的管理辦法，對生產工人及其他工作人員擬采用中期（2年）、短期（1年）合同，對部分人員采取不再續簽合同的管理辦法。

三、人事考核評價為進一步加強對員工在一定時期內工作能力等方面的評價，正確把握每位員工的工作狀況，建立公司正常、合理的人事考核評價制度，從而為員工的獎懲、晉升、調整等提供客觀依據。根據公司目前生產經營狀況，制定人事評價制度，進行人事考核評價。對不合格人員實行在崗試用、待崗培訓或轉崗，以保證員工隊伍的高效率、高素質。

四、獎懲管理結合公司實際，對在生產、科研、勞動、經營管理等方面，成績突出、貢獻較大的，分別給予獎勵。對有違反勞動紀律，經常遲到、早退，曠工；完不成生產任務或工作任務的；不服從工作分配和調動、指揮，或者無理取鬧，聚眾鬧事，打架斗毆影響生產秩序、工作秩序和社會秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經濟處罰。

五、人才儲備工作根據公司現狀，結合先進企業的管理經驗，參加全國性或區域性的大型人才交流洽談會，直接引進高層次、高學歷人才獲得技術過硬、品德優秀的人才隊伍。擬在2007年招聘應屆大學本科生10名左右，專業主要有：熱能與動力專業5-7人，電氣專業2-3人，化學專業2-3人。

六、員工職稱評定、職業資格證年審工作：隨著對人才資源的進一步重視，職稱評定等項工作已得到社會的普遍承認與重視。

1、做好2011年度公司員工申報職稱工作的辦理，重點做好申報初級及中級職稱人員的手續辦理。

2、做好公司員工職業資格證書的年審與辦理工作。按照勞動部門要求，做好職業資格證書年審工作，同時根據實際適時做好職業資格證的申報及辦理。

七、其他人事管理工作：

1、做好員工季度勞保及勞動用品發放及管理工作，及時做好員工勞保用品的補充及相關制度修訂工作。

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一、我國社保檔案管理系統存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

二、社保檔案管理的創新舉措

（一）盡快將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。

（二）施行社保檔案分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。

（四）建立全國統一管理下分支機構

在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。

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【論文關鍵詞】社會保險；檔案；創新 

 

隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。 

一、社會保險檔案管理現狀分析 

（一）社會保險的參保人數增長迅速 

我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2．23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1．2億，工傷保險參保人數超過1．4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。 

（二）社會保險經辦機構實施改革計劃 

近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。 

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散 

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。 

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核 

社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。 

（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大 

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。 

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題 

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視 

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。 

（二）社會保險檔案管理體制不規范 

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。 

（三）社會保險檔案存檔的條件差 

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。 

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范 

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地﹑市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法 

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔 

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。 

（二）根據社保檔案類別進行分類管理 

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。 

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準 

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、it基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。 

（四）在全國統一管理下設分支機構 

在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。 

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近年來建設項目檔案工作的基本情況

建設項目檔案工作受到各級領導和各行各業的高度重視。各省、自治區、直轄市和有關中央主管部門普遍將建設項目檔案工作列入檔案事業發展規劃，進行統籌謀劃，加強宏觀管理，開展監督指導。許多地方和部門以及建設單位，將建設項目檔案工作，作為工程建設的重要內容，納入項目建設“四制”、納入項目建設管理計劃和工作程序、納入工程領導和崗位責任制，同時配置相應的管理資源，保證了檔案工作的順利開展，建設項目檔案工作逐步走上良性發展的軌道。

依法管理建設項目檔案工作得到進一步強化。國家檔案局每年轉發國家發改委的全國重點建設項目名單，提出加強項目檔案工作的要求，同時加強登記管理，逐年對全國重點建設項目檔案登記情況進行通報。北京、福建等地將建設項目檔案工作的管理體制、管理原則以及檔案行政管理部門、項目主管部門等有關方面在項目檔案登記、監督指導、驗收、移交方面的職責和要求寫入地方法規；水利部、中國電信集團公司等中央主管部門，制定了本系統的建設項目檔案管理辦法；上海、浙江等地重點建設項目檔案驗收列入省政府批準的行政許可事項；天津、新疆等地，中國航空工業第一、第二集團公司等系統專門制發了建設項目檔案驗收辦法；各級檔案行政管理部門都將建設項目檔案工作納入了執法檢查，河北、江蘇等省人大常委會會同檔案行政管理部門開展了建設項目檔案工作的專項執法檢查和執法調研。

對建設項目檔案工作的監督指導不斷加強。檔案部門與有關主管部門聯合攜手，溝通協調，密切配合，共同推動建設項目檔案工作開展。福建、廣東等地檔案局與投資主管部門及專業主管部門聯合召開建設項目檔案工作的專題會議，對建設項目檔案工作進行統籌規劃，全面安排。河北、遼寧等地檔案行政管理部門與投資主管部門聯合印發文件，交通部、中國航天科技集團公司等中央主管部門對建設項目檔案工作提出明確要求，檔案部門采取有效措施加強監督指導，項目檔案登記工作廣泛開展，使檔案行政管理部門及時有效地掌握信息。檔案部門克服人手少的困難，深入項目現場進行指導，針對不同對象，廣泛開展形式多樣、內容豐富的業務培訓，有的還通過檔案網站進行建設項目檔案管理的問題解答和咨詢。

建設單位檔案管理水平明顯提高 。廣大建設單位和參建單位，將檔案工作納入項目建設計劃，建立檔案工作領導責任制和崗位責任制，明確工作職責，制定規章制度和業務規范，建立項目檔案工作網絡體系，強化業務基礎建設，將檔案工作貫穿于項目建設的全過程，形成了以項目建設單位為管理核心，以納入合同為管理依據，以監理控制為重要手段，在檔案行政管理部門、項目主管部門及項目參建單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后驗收把關的全過程控制的管理模式。

建設項目檔案工作發揮作用成效顯著。近年來，一大批精品工程的建設，印證了檔案不僅是項目建設管理的重要基礎和依據，是項目建設管理的組成部分和必不可少的環節，項目檔案質量更是工程質量的重要組成部分。加強項目檔案管理促進了項目各項管理的規范化，提高了項目管理的水平。

卓有成效的檔案工作為項目建設管理、科學決策、投產運行、審計稽查、竣工驗收、搶險維修、改建擴建、追究責任、維護權益提供了全面可靠的信息和憑證，產生了顯著的經濟效益和社會效益。

今后一個時期建設項目檔案工作的主要思路和努力方向

1、理順關系，履行職責，全面加強建設項目檔案工作

履行職責，加強宏觀管理。各級檔案行政管理部門要堅持依法行政，對建設項目檔案工作實施監督指導的執法主體地位不能動搖，執法主體的權威性不能削弱。開展項目檔案登記、進行檢查指導、組織或參與項目檔案驗收是各級檔案行政管理部門履行政府監管職責的重要內容，要按照有關規定，認真組織實施，切實抓好落實。建設項目檔案是國家檔案資源的重要組成部分，各級檔案部門要按照國家檔案歸屬流向的整體規劃和有關要求，從有利于維護建設單位合法權益和有利于檔案資源的社會利用出發，合理確定項目檔案的歸屬與流向。

條塊結合，分工協作。實踐證明，各級項目主管部門與地方檔案行政管理部門之間的互相支持、互相配合是做好各行各業檔案工作的成熟經驗。各部門、各系統的建設項目分布在各地，地方檔案行政管理部門，要在宣傳指導和檢查驗收上給予大力支持和配合；項目的主管部門應發揮在條塊結合中的主導作用，積極主動地與地方溝通，將項目信息告知地方檔案行政管理部門。除國防科技工業項目外，地方檔案行政管理部門應參與各部門、各系統項目檔案工作的業務指導和檔案驗收。

2、強化監管和指導，為項目建設提供優質服務

國家檔案局要進一步加強協調和檢查指導工作。要加強與中央主管部門的溝通和協調，在政策上和業務標準規范上，為全國建設項目檔案工作創造良好環境。今后一個時期，國家檔案局將與有關主管部門共同制定《建設項目檔案管理辦法》、《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》，制定行業標準《建設項目檔案工作指南》。研究大型信息化建設項目檔案管理的有關問題，制定符合信息化項目特點的歸檔范圍，與國家發改委聯合出臺國家電子政務建設項目檔案管理的有關規定。開展白圖歸檔問題的研究，為信息化環境下工程圖紙的歸檔問題提供科學依據。指導中央主管部門遵循國家檔案工作的法律法規，加強建設項目檔案工作業務規范建設，進一步制定和修改有關辦法和標準。

分級管理，深化服務。建設項目點多量大，進一步加強監督指導力度，要進行任務分解，實施分級管理，明確職責，將工作任務和要求列入年度目標管理考核。對項目檔案工作提供服務，實施全程跟蹤，要注意抓好以下幾個環節：一是全面做好項目檔案登記工作，及時掌握項目信息，做好安排部署，盡早介入；二是及時進行現場指導，做好宣傳推動工作，指導建設單位制定檔案管理的制度和標準；三是開展業務培訓，幫助項目一線的專兼職檔案人員深入學習和理解有關標準規范，掌握業務技能。

改進方式，提高效能。檔案行政管理部門和項目主管部門，應實現從重點指導到全面監管，從注重驗收到全程跟蹤，從被動應對到主動上門的工作方式的轉變。在人手少、任務重的情況下，要將點對點的具體指導與制定完善標準規范、組織巡回檢查、開展專題調研、研究解決共性問題、進行業務培訓交流等相結合，通過法規引路、分類指導、典型示范等多種方式提高監督指導效能。

借助力量，提供支撐。鑒于目前情況，可以整合各地區、各系統的項目檔案管理專家資源，在開展檢查、指導、咨詢、驗收工作，以及開展調研和制定業務規范方面，充分發揮現有人才的作用。要大力培育和扶植提供檔案管理服務的社會中介機構，合理利用社會中介力量提供的專業化服務，加強對中介機構的規范和管理，使中介機構在咨詢、整理、寄存 、信息化建設等方面為建設項目提供規范、優質的服務，提高項目檔案管理效率和水平。

抓住關鍵，克難奮進。投資主體多元化增加了監管難度，一般情況下非政府投資項目的主管單位不明確，檔案行政管理部門很難像過去那樣，通過主管部門的管理渠道進行監督指導，特別是一些檔案意識和工作基礎相對薄弱的建設單位，在沒有主管部門的約束下，甚至到項目竣工驗收時，尚未建立規范的檔案工作。這就要求各級檔案行政管理部門，加強與政府投資主管部門溝通，主動上門服務，及時發現和糾正出現的問題，采取有效措施加強監督指導，攻克監管難點避免工作缺位。

3、積極探索，勇于創新，推動項目檔案工作深入發展

在研究和探索服務社會主義新農村建設；研究移民檔案管理問題；研究和加強境外建設項目的檔案工作的同時，還要做好以下兩方面工作：

一是研究探索不同管理模式下的項目檔案管理。在項目建設管理中，其管理模式逐漸多樣化，比如總承包制、代建制、“小業主大監理”等等，同時，外方承包、外商投資的建設項目越來越多，帶來了許多不同于國內的管理理念和方法，一些涉外項目中的文件檔案管理方式方法與國內有較大的差異。不論是宏觀管理還是微觀管理模式的多樣性對檔案管理的影響及對策，都要加強調查研究，根據我國的法律法規，深入探索適應各種管理模式，符合項目實際的檔案管理思路、方法和手段以滿足項目檔案工作的需要。

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我國在海外開展工程承包業務的主體大多為國內企業，但在這一前提下又包含著多種業務開展方式。主要有：以國內企業為主體、在國外成立分支公司并申請當地企業資質開展業務（這也是目前最主要的一種方式），以技術合作形式開展業務、以項目組為主體單獨開展業務、與當地企業或者外企合作開展業務、以勞務公司國際勞務大分包的形式以及與國內在海外開展其他國際業務的公司合作等。

二、多元化經營條件下海外工程檔案管理面臨的挑戰

在多元格局背景下，由于工程特點、業主情況、當地政策法規等不盡相同，其對檔案管理工作的要求也不一樣，海外工程檔案管理遇到了前所未有的新情況、新問題。

1．多元化特點要求對原有檔案管理方法必須進行相應調整

多元背景下不同類型的工程對檔案管理工作的要求各不相同。比如經濟援助工程、使領館工程的檔案管理不僅要符合一般工程檔案管理的特點，同時還要符合我國商務部、外交部門對工程檔案管理的特殊要求。再如，工業建筑及安裝、道路橋梁等不同類型的工程在檔案的管理方面都有著各自的特殊要求。另外，在國際工程承包檔案管理中，不同的國家和地區執行的工程技術標準及檔案留存的種類和標準也不一樣。比如，執行FIDIC合同的國家要求FIDIC系列合同文件都要作為合同檔案妥善保存，而援外項目和使領館項目則以國內工程承包合同為基礎依據。凡此種種，無不提出對原來檔案管理方法進行相應調整的迫切需求。

2．多元化特點要求對原有檔案管理制度必須進行改革完善

各公司檔案管理制度是檔案管理的基本依據，但從我們所接觸和了解的情況看，大多施工企業雖制定了比較健全的檔案管理制度，但以國內工程為背景出臺的管理制度對于多元背景下海外工程檔案的管理有許多不適應的地方。有的公司雖然建立了自己的工程檔案管理制度，但其中專門針對海外工程檔案管理的條款并不多，并且不能適用多元化的要求。因此，海外施工企業調整現有檔案管理制度就顯得尤為迫切

3．多元化特點要求必須加強海外工程檔案管理隊伍建設

海外工程檔案管理存在的另一個突出問題是檔案管理人員的數量需求和專業素質難以適應檔案工作需要。境外項目大多實行崗位輪換制度，從而導致檔案管理人員的不穩定，同時還普遍存在檔案管理人員配備明顯不足、專業水平低下的情況。以中國甘肅國際經濟技術合作總公司為例，目前在海外16個國家有各種大小在建項目70多個。據統計，在這70多個項目中配有專兼職檔案管理員的只有11個，包括中國駐印度和埃塞俄比亞使領館項目，中國政府援建加納職校項目以及華隴公司承建的加納高等法院和國會大廈項目，安哥拉公司承建的TPA一期項目和國家培訓學院項目等。而其余項目的檔案管理人員要么職責不清晰、要么沒有配備專兼職檔案管理人員，這種現狀勢必嚴重影響檔案管理工作的開展。配有專兼職檔案管理人員的項目，其共同特點是重大項目，并且承接項目的公司實力強，人員充足、管理規范。

4．多元化特點要求海外工程檔案管理人員必須提高外語水平

在多元化背景下，海外工程檔案管理工作還受到語言問題的明顯影響。一般而言，作為工程企業，有限的翻譯人員多被安排在經營崗位，主要參與投標資料翻譯以及談判等工作。檔案管理人員一般由其他業務人員兼任，而這些業務人員的外語水平相對較低。檔案管理人員的語言障礙也會對檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響。如在非洲開展業務，會涉及英語、法語、葡語、西班牙語等多種語言，而甘肅建投國外公司目前葡語專業人員僅有1名。復雜的語言情況和中方人員不相稱的外語水平，也明顯制約著檔案管理工作的順利開展和檔案管理水平的提高。

5．多元化特點要求必須處理好紙質檔案的收集歸檔與歸國保管問題

多元化背景下，各公司在海外開展業務的點多面廣，在海外設立的分支機構種類多樣，機構的性質、規模不同，其檔案管理水平也參差不齊。有的境外機構管理水平低，存在檔案收集范圍不清晰、收集流程不明確等問題，由此導致檔案管理分散和部分檔案流失等嚴重問題。在甘肅建投目前檔案室保管的資料當中，只有部分較為重要的技術資料，而涉及工程項目的規劃許可證、施工許可證、本工程測量成果表以及施工現場形成的機械安全備案表、材料設備出廠質量合格證書、施工日志等資料，均不齊全或者純粹沒有。另外，由于路途遙遠，許多重要的紙質檔案資料歸國保管也存在種種困難。

三、多元化經營條件下加強海外工程檔案管理的對策

1．充分認識海外工程檔案管理工作的重要性

海外工程檔案真實記錄了企業海外經營、生產、管理活動的全過程，對企業當前和今后工作都有著重要的憑證和參考作用，也是企業規避風險的重要依據。海外工程管理關乎國家形象和企業利益，從施工企業領導層面到一線員工，都要充分認識檔案的重要性。海外工程檔案管理工作應貫穿于項目的投標、報價到竣工驗收的全過程。因此，在各項技術業務開展的同時，應及時完成檔案資料的收集歸檔工作。

2．重視海外工程檔案管理人員配備和責任落實

海外施工企業應根據海外施工隊伍的實力，配備專（兼）職檔案管理人員并保持相對穩定，在國外成立公司或者人員相對充足的施工單位更應如此。對于技術組或者項目組等人員較少的施工機構，則應酌情配備兼職檔案管理人員，將檔案管理列入相關人員的職責范圍，并積極開展檔案管理人員尤其是兼職檔案管理人員的培訓。同時，各海外工程機構要嚴格落實檔案管理責任制，健全和完善相應的考核機制，重點項目可考慮與項目經理簽訂檔案管理目標責任書。另外，對于檔案管理工作中的失職瀆職行為，要實行嚴格的責任追究制度。

3．根據多元化業務特點對海外工程檔案進行科學分類

多元化背景下的海外工程檔案管理必須有所側重，要根據多元化的業務特點科學合理地區分核心檔案與一般檔案，并根據不同業主的要求、工程來源和種類等特點區分檔案資料的重要程度，針對不同情況采取不同的檔案收集歸檔和保管措施，制定明確、簡便、實用的文件材料分類制度。同時，要建立健全規范但不失靈活的檔案管理制度，即在堅持檔案管理基本原則和基本要求的前提下，根據多元化業務特點制定不同的管理辦法，建立科學適用的檔案管理制度，提高檔案管理制度的針對性和可操作性。

4．充分借助現代信息技術做好海外工程檔案工作

計算機網絡和電子技術的發展，給檔案管理帶來革命性變化。多元業務背景下海外工程檔案管理面臨的實際問題，要求我們重視計算機網絡及電子技術在檔案管理中的應用。首先，要借助計算機做好電子版海外工程檔案的保管工作，以提高檔案管理和利用的效率。其次，要借助網絡傳輸，將檔案的電子版或掃描件通過網絡傳回總部，避免紙質檔案運輸的困難。最后，要建立各公司和各項目的電子檔案數據庫，提高海外工程檔案的現代化管理水平。

四、小結

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重慶市電力公司作為國家電網檔案管理信息平臺建設的試點單位之一，于2007年12月實施建設了工程項目檔案管理系統。系統建設運行以來，突破了諸多對傳統檔案管理的探索和研究，實現了檔案資源的整體規劃和統一管理。

檔案事業是電網建設事業的重要組成部分，檔案工作也是電力公司重要的基礎性工作。截至2009年年底，重慶市電力公司具有各級各類檔案機構47個，專兼職檔案人員399人，共保存檔案31.39萬卷、28.04萬件。檔案信息資源十分豐富，形式多樣。

一、重慶市電力工程檔案管理的探索

結合近年來重慶市電力公司的發展速度和工程建設的投資情況，公司檔案的歸檔量也在成倍增長，尤其是關乎公司正常運行的工程項目檔案。而其涉及的量大、面廣、周期長等特色，更是給檔案管理帶來不少難題。由于電網工程項目檔案涉及的歸檔部門和參建單位眾多，各個階段或環節中項目資料的管理方式也隨著企業改革和機構變化產生不同，其中最突出的問題包含：

1　項目招投標的檔案管理

傳統的項目檔案管理將招投標文件作為工程項目歸檔文件中不可分割的一部分，進行歸檔整理，以保障項目檔案存儲的完整性和利用的方便性。隨著電網企業的發展，各單位均成立了招投標中心，專門負責招投標采購工作。在招投標中心的實際招標工作中，會對各個工程項目中相同的采購部分進行統一規劃。例如，針對一個變電設備的采購，是同時為多個工程建設而進行的招標。這種工作方式更加適合招投標工作的開展和管理，也能提高招投標工作的效率和質量。但同時，為工程項目檔案的管理帶來了不少困擾：

涉及多個項目的招投標文件，很難將其拆分，并歸入不同的項目。如果各個項目都將此次招投標文件全部歸檔，勢必造成大量的重復歸檔文件；

招投標中心采用以“件”為基本單位的管理方式，對招投標文件進行管理。即以招投標項目為具體單位，在每一個招投標項目下以“件”的形式進行流水編號，直接裝盒管理。這種管理方式對招投標部門而言，簡單、方便、合理；但因為立卷整理方式的不同，無法與項目檔案放在一起歸檔；

工程項目中所涉及招投標文件的內容只是招投標中心處理招投標業務中的一部分，并不能涵蓋招投標中心需要歸檔的全部內容。而且，招投標中心對采購檔案的分類與檔案業務部門對傳統工程項目中招投標階段歸檔文件的分類也不盡相同。

因此工程項目檔案中招投標階段文件的歸檔工作就變得十分困難和混亂。此外，上述問題在其他工程階段也有體現。例如，項目竣工驗收時的照片，可能歸入照片檔案門類中。因為形成照片實體后的管理方式，與工程項目檔案是完全不同的。

2　跨全宗移交和接收的檔案管理

建設項目從項目前期開始到竣工投產，建設周期少則兩年，多則十幾年，時間跨度較大，為保障項目歸檔的及時，一般都是按階段進行歸檔，即各階段項目完成后3個月內進行歸檔，這就給檔案管理帶來一定的難度。同時，工程項目竣工驗收后，在業主單位保留完整工程項目檔案的同時，各項目參建單位也需要將各自所涉及的項目檔案歸人自身單位的檔案部門，業主單位也需要移交項目檔案給后期的運行使用單位。當上述參建單位和運行使用單位都屬于電力公司系統內的企業時(大多數情況為電力公司內部的企業)，就存在工程項目檔案的跨全宗移交問題。其中，經常會因為移交和接收的手續繁復，缺乏統一規范等，使得歸檔文件的真實性和完整性不到有力保障。

二、電力工程檔案管理信息化的實踐

針對工程項目檔案中存在的上述管理現狀，重慶市電力公司秉承了國家電網檔案信息化建設的基本思想，通過在檔案信息管理系統中引入“歸檔模板”、“檔案類型關聯”和“跨全宗移交”等功能，徹底解決了上述各項問題。通過“歸檔模板”的創新設計，解決了外單位的采集整理和移交問題(參見《中國檔案》2009年第353號增刊“工程項目檔案管理的探索和實踐”)。“檔案類型關聯”和“跨全宗移交”的概念，則滿足了工程檔案管理的多樣化需求，徹底實現了工程檔案的同步建檔、同步關聯，在提高工作效率和歸檔文件質量的同時，充分保障工程項目檔案歸檔的及時、齊全、完整和準確。

(一)“檔案類型關聯”的實現細節

針對工程項目檔案中涉及招投標中心的歸檔文件管理問題，重慶市電力公司本著檔案管理要服務于一線業務部門的思想，系統通過采用“檔案類型關聯”的技術，使得招投標中心既可以按照自身業務方便對招投標檔案進行收集整理和利用，也可以通過檔案管理信息系統方便實現工程項目檔案的齊全完整。具體實現細節如下：

1　建立一個適合招投標中心文件資料管理需求的“采購檔案”類型

招投標中心所涉及的業務不僅限于招投標采購，還包括：談判采購、尋價采購、直接采購、框架采購等方式。因此，為適應招投標中心對自身采購檔案管理的需求，由檔案業務部門指導、招投標中心業務骨干為主制定了一系列的采購檔案管理辦法，明確規范了采購檔案的數據結構、管理方式、歸檔文件整理規則和歸檔流程，并建立了分類體系，明確了采購檔案的歸檔責任和向檔案部門移交的接口。最終，通過檔案管理信息平臺的業務定制功能在系統中得到基本實現，提供給招投標中應用。采購檔案的建立，不僅解決了招投標中心大量業務文件的管理問題，同時也解決了采購檔案的收集、整理、歸檔問題，通過檔案部門業務指導、采購檔案業務規范的建立，實現了招投標中心和檔案部門的雙贏，受到招投標中心的大力支持和歡迎。

2　將“工程項目檔案”與“采購檔案”建立關聯關系

由于“采購檔案”采用“項目一件”的管理方式，不同于工程項目檔案的組卷管理，并且分類和數據結構的不同也導致無法在工程項目檔案類型中統一管理。為保障工程項目檔案的完整、齊全，重慶市電力公司通過系統提供的“檔案類型關聯”功能，將“工程項目檔案”與“采購檔案”建立了關聯關系。在相關部門查詢項目檔案時，可自動通過系統對采購檔案中題名和重要字段內容的智能分析，將相關的采購檔案信息一并列出。這樣，在檔案管理中工程項目檔案中不歸檔的招投標部分文件，在查詢利用時可同時列出與該項目相關的招投標文件。這樣，既保證了項目檔案查詢利用的完整性，又避免了招投標文件的重復歸檔，還適應了招投標部門的業務管理需要。

3　“檔案類型關聯”功能的其他應用

上述“檔案類型關聯”功能，同樣應用在了“合同檔案”和“照片檔案”中。使得項目相關的合同和照片可同時查詢到，保障項目檔案的完整性和關聯性，同時又適應了合同管理部門、新聞中心的業務管理需要。“檔案類型關聯”功能的應用，既滿足了各業務部門的需求，又滿足了項目管理部門的需求，同時更保障了檔案管理的要求，形成了檔案業務部門指導監督、各業務部門分散整理的良性流程。

(二)“跨全宗移交”的實現細節