導語：如何才能寫好一篇社會保險業務檔案管理規范，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、加強社會保險檔案管理的重要意義

1.加強社會保險業務檔案管理，有利于保障參保對象的合法權益

社會保險業務檔案，是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確保參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，確保社會保險業務檔案的安全、完整是維護和實現保障參保對象合法權益的堅實基礎。

2.加強社會保險業務檔案管理，有利于提高社保經辦機構工作效率

檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社保工作的前提條件。標準和規范的社會保險業務檔案，不僅可以提供各類準確的統計數據，為領導科學決策提供服務，還可以大幅度提高辦事效率。

3.加強社會保險業務檔案管理，有利于促進社會保險事業可持續發展

由于社會保險業務檔案記載了廣大參保單位和職工的繳費記錄、個人資料等參保信息，一旦出現管理不當的情況，在一定程度上會威脅到社會保險事業的可持續發展。

二、社會保險業務檔案管理存在的問題

1.重視度不夠，觀念陳舊

由于社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加上一些領導觀念陳舊、重視不夠，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，有的連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案分割保管、分室存放；有的沒有配備專職檔案管理員，造成了社會保險業務檔案管理混亂、嚴重流失；個別業務人員也存在認識不高的問題，認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意識淡漠，沒有充分認識到科學管理檔案帶來的經濟效益和社會效益。

2.缺乏科學性，手段落后

近年來隨著社會保險業務量的逐步加大，有的單位對檔案實行陳舊式人工管理，缺少相應的硬件投入，查找資料，費時費力。有的雖然實行了計算機管理，但缺乏相應的軟件開發及專業人才，未發揮應有的效能，不適應工作需求。

3.管理不統一，多頭管理

社會保險業務檔案由于涉及面比較廣泛，不同類別的社會保險檔案都存放在各業務科室，未遵循檔案集中統一管理的原則，形成了多頭管理問題。參保人員查詢個人全部社會保險檔案信息，需到相關業務科室分頭查詢，給參保人員帶來很大不便。

4.缺乏規范性，管理隨意

社會保險業務檔案材料紙張形式各異，裝訂不統一，給檔案的歸類與查閱帶來許多不必要的麻煩，檔案管理人員對檔案整理不及時，隨意堆放等問題不同程度存在，管理不夠規范。

5.綜合素質差，有待提高

隨著社會保險事業的迅猛發展，人員編制配置明顯不足，檔案管理工作人員多為公益崗或兼職人員，缺乏穩定性和基本的檔案管理知識，影響了檔案管理工作。

三、進一步規范社會保險業務檔案管理

1.加強領導，提高檔案管理意識

加大對社會保險檔案工作的重視程度，積極爭取領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、檔案室緊張等現實問題，為建設和完善社會保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。同時，成立一個專門規范檔案管理的機構，對業務檔案進行合理分類，確定各類業務檔案的保管期限和管理方式，提高業務檔案管理的效率和效果。

2.整章建制，構建科學管理長效機制

依據《檔案法》《保密法》《社會保險業務檔案管理規定》等法規政策，對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，確保業務檔案分門別類、安全完整，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保險業務檔案的集中管理。

3.科學管理，強化檔案基礎設施建設

社會保險業務檔案管理要進行科學性、系統性管理。如檔案室、辦公區、閱覽區各自獨立，配置必要的防火、防潮、防蟲、防塵等必要設備，要最大程度的體現業務信息管理系統，把社會保險業務檔案統一規范化。同時應著力進行檔案管理的軟件開發工作，由省級社會保險部門統一組織實施。軟件功能應包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索；可以實現對檔案資料的快速統計，如對檔案的分類統計，綜合數字統計、相關信息資料統計等；可以進行檔案借閱的自動化管理，以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進行全面掌握；實現“軟”“硬”一起上，社會保險檔案的微機一體化管理。

4.提升素質，加強隊伍建設

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一、目前福工作開展狀況

2010年以來，全省各級社保經辦機構根據省社保局提出的“全面建設、整體推進、分步實施”的思路，全面開展業務檔案管理工作。目前已基本實現業務檔案的規范化、信息化、專業化管理，社會保險經辦機構經辦管理水平得到了全面的提高。以順昌縣為例，目前已全面完成2007年至2014年社保業務檔案共1019卷的歸整組卷入庫工作，并實現所有已入庫檔案數據同期導入全省檔案管理信息系統。

二、經辦機構檔案管理中存在的問題

推進社保業務檔案標準化、數字化、信息化工作雖取得了一定的成效，但部分基層社保經辦機構依然還存在著檔案管理工作人員短缺、檔案管理基礎設施薄弱、檔案收集整理及時性有待于提高、檔案利用率不高等問題。

（一）基層社保經辦機構人少任務重，造成檔案管理工作人員短缺，導致檔案管理工作難以實現精細化。以順昌縣為例：目前社保中心內設的業務服務窗口面對的服務對象近7萬人，服務企業上千家，社保中心配備的工作人員僅有十余人，在任務如此繁重人手又少的情況下，根本無力安排專職檔案管理人員。目前絕大多數的基層社保經辦機構都存在只能設兼職檔案管理人員的現象，而檔案管理工作人員短缺勢必導致檔案管理工作難以實現精細化。

（二）基層社保經辦機構檔案管理基礎設施薄弱。2009年12月福建省社保局下發《福建省社會保險業務檔案管理規范化達標考評內容》，對業務檔案設施建設做出了具體規定，其中最重要的當屬檔案庫房建設項目。目前各級社保經辦機構均按規定設置檔案庫房、查閱室等業務檔案用房，但由于受各地辦公條件的限制，部分社保經辦機構的檔案庫房容量不足，與社保業務檔案量大且增速快形成了極大的反差，將難以滿足未來檔案管理的需要。

（三）檔案收集整理及時性有待于提高。以順昌縣為例：2007年的社保業務檔案僅88卷，到2014年已增加到162卷；業務經辦人員在辦理日常業務的同時還需抽空整理上年度業務檔案，往往顯得力不從心，且由于社會保險檔案管理工作起步晚，依然還存在歷年業務檔案無法歸檔整理的狀況，因此如何較好提高社會保險業務檔案歸檔及時性，是擺在我們面前一個急需解決的難題。

（四）因基層社保經辦機構檔案管理數字化程度較低，查詢利用社保業務檔案大多只能以手工為主，利用率不高。由于2013年開始啟用的全省檔案管理信息系統功能模塊較為簡單，且目前只有小部分有條件的社保經辦機構部分年度實現檔案管理數字化，因此當前查詢利用業務檔案依然只能以手工查詢為主，仍處于翻閱紙質檔案完成的狀態,檔案數字化進程的快慢將直接決定檔案利用率的高低。

三、做好檔案管理工作的對策建議

（一）各地社保經辦機構不僅應配備專職檔案管理人員，而且要加強對業務檔案管理相關知識及檔案管理信息系統操作使用的培訓。社會保險業務檔案與業務經辦管理是密不可分的，專職檔案管理人員需具備檔案管理專業及社會保險專業兩方面知識，要對整個社保業務流程了如指掌，只有不斷提升檔案管理人員的能力和水平，才能為實現檔案管理精細化提供人才保證。

（二）因地制宜創造條件，不斷完善社會保險業務檔案設施和條件。各地應根據實際情況，統籌規劃檔案管理基礎設施建設，具體可參照建設部和國家發改委關于《檔案館建設標準》努力創造條件建設專用檔案庫房，以確保檔案庫房能滿足中長期需要。

（三）業務檔案是參保人享受社保待遇的重要憑證，檔案及時歸檔是確保檔案安全和實時利用的重要前提。應盡量避免檔案長時間滯留在業務經辦人員手中，當年新增各業務部門檔案應于當月歸檔移交，做到“日清月結”。按照“誰經辦、誰立卷、誰歸檔的原則，由經辦人員在每項業務辦結時即時將形成的檔案原始資料進行收集整理并編號立卷，并于月底移交檔案室。檔案管理人員對移交來的業務檔案進行核對，在確保每份檔案入庫完整準確后掃描歸檔，同時實現次月提供查詢利用。

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關鍵詞：加強　社會保險檔案　建議

鐵路職工社會保險檔案管理工作是推進鐵路社會保險事業發展的一項重要基礎工作，真實地記錄了社會保險經辦機構從事社會保險管理工作的過程，主要包括養老保險檔案、醫療保險檔案、失業保險檔案和工傷保險檔案，它在社會保險各項工作中起著至關重要的作用，是參保職工今后享受社會保險待遇時的有效依據，直接關系到參保職工的切身利益。

一、鐵路職工社會保險檔案管理工作中存在的問題

鐵路職工社會保險檔案管理工作是從2006年開展起來的，起步晚，不規范，管理亂，存在諸多問題：

1、沒有健全明晰的社會保險檔案管理工作機制。鐵路系統職工的社會保險檔案管理工作主要落實在最基層的站段，由于從鐵道部到鐵路局、再到站段沒有一個統一的社會保險檔案管理機制，在不同的鐵路局，一個鐵路局內不同系統，甚至同一系統的不同站段，社會保險管理工作分工五花八門，各不相同，有的站段將社會保險工作中的養老保險、醫療保險、工傷保險、失業保險等分割成幾大塊由不同的人員進行兼管。多個人員不僅要做好本崗位大量工作同時又兼管社會保險中的不同保險，以至于各自為政，保險信息不能共享，資源浪費，工作重復，效率低下，最后是職工社會保險檔案工作這項最繁索、最重要的工作互相推諉、元人管理。有的站段社會保險工作由專門的人員進行管理，這樣雖克服了多頭管理的缺點，但是在具體的工作中管理人員履職不到位，重視不夠，形成目前鐵路社會保險檔案管理流于形式，應付檢查，管理混亂。

2，缺乏適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的專業管理標準和規范。我專職從事社會保險工作。是從廣安工務段和涪陵工務段兩個段合并后開始的，當時我的第一件工作就是全面清理兩個段職工的社會保險檔案，清理中我發現檔案室設備陳舊，防火、防潮、防蛀等達不到標準，職工的社會保險檔案有的集中裝在一起，該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，分類、編目、排列完全沒有科學性，隨意性很大，檔案袋內資料陳舊，久不維護和補充，部份職工的社會保險檔案根本就沒建立。我決心認真清理，規范管理，可是，當我從上級發放的所有社會保險文件中查找檔案管理方面的文件和標準規范時，只搜索到2006年社保處發的一份關于建立職工社會保險檔案的簡短通知，上面只簡單羅列了保險檔案里裝資料的內容，我無法參照標準，只有借鑒職工人事檔案管理的模式和以往工作經驗，想當然地對職工保險檔案進行了簡單的清理、分類和完善，這不僅不科學規范，而且給以后檔案管理帶來很多隱患。鐵路是一個專業性很強的系統。隨著當今社會保險改革的不斷深入，國家、省、市下發了許多文件，但至今鐵路尚無一份完整系統的適合鐵路行業特點的社保檔案管理標準和規范，造成鐵路站段社會保險檔案管理不科學、不規范、亂七八糟，雜亂無序，以至于檔案資料嚴重流失。

3、檔案管理手段完全不適應形勢發展的需要。鐵路大部份站段社會保險檔案管理仍然采用的是手工操作、陳舊式管理，管理人員查找某個參保職工的檔案資料時，常常要翻閱很多檔案袋才能找到，費時費力，檔案里裝入的資料殘缺不全，不能連續動態地反映參保職工的各項保險繳費和參保情況，尤其是缺少調進職工調入時的保險轉入資料。另外管理人員檔案業務知識貧乏，沒進行專門培訓，難以切實履行監督指導和管理職責，他們只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子就行了，在充分利用檔案資源，提高隊伍素質，促進社會保險檔案管理方面下功夫不夠，這種情況下檔案管理質量自然上不去。更重要的是給奮斗在鐵路沿線上偏僻邊遠、交通極不便利的小站上的職工查詢和了解自己社會保險繳費、變更、待遇支付信息帶來極大的不便，引起部份職工思想上有情緒，影響鐵路的安全生產，完全不適應鐵路社會保險事業日益發展的需要。

4、鐵路職工保險檔案管理沒有發揮應有的作用。鐵路系統對社會保險檔案信息的開發利用及其歷史價值缺乏足夠的認識，檔案管理沒有真正納入領導的議事日程。職工的社保檔案不象人事檔案在職工調進調出，退休時起著很重要的查證作用，有些站段某些職工退休了，該職工的社保檔案還沒建立，這并不影響管理人員的工作業績和待遇，參保職工也沒什么反響。檔案管理知識宣傳不到位，部份職工根本不知道自己還有社保檔案，更不知道還可以利用社保檔案維護自已的利益。經費上不投入，有些單位甚至沒有專門的檔案柜。從上到下都不重視社會保險檔案管理，它的作用不大，可有可無，如果管理人員再身兼數職，工作又多，不斷更換，久而久之，職工社會保險檔案就成了一堆爛攤子無人問津了。

二、加強鐵路職工社會保險檔案管理工作的幾點建議

針對上述情況，應該根據鐵路職工社會保險檔案的特點和鐵路系統社會保險工作的發展，加強監督和指導，不斷改進和完善鐵路社會保險檔案工作。建議采取以下措施：

1、充分重視鐵路職工社會保險檔案管理工作。社會保險檔案是社會保險事業發展過程中積累的文字、圖片、數據等資料的總和，它反映著社會保險事業的發展歷程，是研究社會保險工作的重要工具，管好社會保險檔案是社會保險事業健康、順利發展的必然要求。如果檔案管理不當，勢必給社會保險工作造成影響，并直接損害職工切身利益，給今后工作帶來諸多困難。因此，各級社保部門應本著對職工負責、對企業負責、對社會負責、對歷史和未來負責，把管好用好檔案作為發展社會保險事業，取信于社會及公民的大事來抓。積極爭取各級領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大人、財、物的投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張、保管設備簡陋等實際問題，為建設和完善社會保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。同時加大宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，宣傳社會保險檔案工作的重要性和相關的檔案法律法規，提高每一位鐵路職工的社會保險檔案意識和檔案法制意識。

2、建立健全管理體制。根據鐵路社會保險工作的特點和管理機制，社會保險檔案工作必須堅持統一領導，分級管理的原則，切實建立起有人管，有人抓的集中統一管理的社會保險檔案工作機制。具體說，一是鐵道部、鐵路局、站段落實組織機構和人員，成立社會保險檔案管理領導小組，督促、檢查、協調解決工作中人、財、物等方面的實際問題；二是建立目標責任制，把社會保險檔案管理納入目標責任，列入本單位工作規劃進行管理和考核，獎懲嚴明。三是把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標準、工作程序及各部門、相關人員的崗位職責，嚴格檢查和考核。以徹底改變檔案管理上的無序狀態，逐步形成上下管理一致的社會保險檔案管理體系，充分發揮社會保險檔案在構建和諧社會中的作用，

3、制定適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的業務規范和管理辦法。有關部門盡快制定檔案管理準則，針對社會保險檔案

的收集、整理、保管和利用各工作環節制定出操作性強、科學統一的社會保險檔案管理規范。特別是社會保險檔案的歸檔范圍、保管期限的劃分和整理要詳細規定，嚴格統一。由于社會保險檔案的價值特征是以憑證價值，維護個人權益為主，其保管期限宜劃分為永久、長期和短期。參保登記管理方面的材料宜作為永久保管；參保人員信息管理、個人帳戶管理、醫療管理、審核認定及待遇支出管理等方面的材料宜作為長期保管；個人帳戶稽核、清算及相關證明等材料宜作為短期保管。由于社會保險檔案的動態性特征，參保職工的檔案宜以一個人頭為保管單位進行整理。每一個保管單位的檔案按歸檔范圍將材料收集齊全，按材料形成時間的先后順序排列并編號，填寫歸檔文件目錄，然后放在一個袋或夾(盒)內，不用裝訂，開口管理，以便隨時補充新資料，檔號依參保登記號進行排列編目。電子檔案應于每年年底形成本年度參保單位、參保個人、繳費、支付、變更、清算等業務數據文件，刻錄到光盤上，進行歸檔管理。

4，加快鐵路職工社會保險檔案管理信息化、網絡化的建設。隨著網絡技術的發展。建設統一的鐵路社會保險業務檔案信息網絡已經迫在眉睫。利用計算機網絡，社保部門可以實現所有社會保險繳費的網絡征收、保險費用的網絡支付，可以利用社會保險業務檔案信息網了解社保工作狀態。實現無紙化辦公，提高工作效率，用戶可以通過社保檔案信息中心的網站，輸入自己的社會保障號就可以查詢到自己的社保繳費、個人帳戶、待遇享受等情況，輕松完成繳費、支付等所有的工作環節；通過網絡，可以和商業銀行的信用檔案系統、公安的戶籍檔案系統等進行信息交互。實現更大范圍的信息資源共享。因此。鐵路社保部門要重視社會保險業務檔案的信息化建設，加大投入力度，努力建設社會保險業務檔案信息網絡。

5、定期開辦檔案管理知識培訓班，努力造就一支業務精湛的鐵路社會保險檔案管理隊伍。加強檔案管理人員的系統專業培訓，是實現檔案微機化管理一個不容忽視的重要環節，它不僅可以提高檔案的管理層次，更重要的是便于信息開發與利用，有效推動社會保障事業的發展。

參考文獻：

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一、創新科學化的管理模式，加快“三個轉變”

我國現行的社會保障管理體制是分散型的，導致社會保險檔案管理普遍存在管理機構分設、檔案保管分散、信息資源分割、規范標準不統一、查詢利用不方便、服務功能不健全等方面的弊端。推進檔案管理科學化，就要改革這些弊端，改造管理模式，創新發展思路，加速“三個轉變”。

改革分散管理的弊端，向集中管理轉變。在現行體制下，社會保險檔案歸屬不同的機構管理，事實上形成了一個人不同險種的保險資料分別保存在不同的機構、一個機構不能查詢到一個人的全部社會保險信息。這狀況不僅造成了多頭經辦、業務交叉，資源浪費的問題，也給檔案的管理、查詢和利用帶來諸多不便，直接影響了檔案的功能和部門的形象。因此，加快理順管理機構、實行“大集中”管理迫在眉睫。在當前經辦機構分設的情況下，應著力抓好檔案資源整合，盡可能將檔案集中在一個職能單位管理，具備條件的可成立社會保險檔案管理信息中心，實現養老、醫療、工傷、失業、生育等保險檔案的集中管理、綜合利用和信息共享。

改革紙制媒介的弊端，向電子媒介轉變。電子檔案是隨著計算機技術、數字化技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。傳統的紙質檔案不僅查詢費時費力、極不方便，經常翻閱還會造成檔案污染、殘缺、甚至丟失。特別是在檔案數量急劇增加、變動日益頻繁的新形勢下，紙質檔案需要錄入的信息會越來越多，但查閱的速度會越來越慢，難以滿足快捷準確的服務需求。與紙制檔案相比，電子檔案不僅具有方便快捷、管理成本低和支持多人同時在線查閱等優點，還具有體積小、容量大、易保存、效率高等獨特優勢，已成為檔案管理的主要模式。因此，紙質檔案向電子檔案轉換勢在必行。

改革自我服務的弊端，向社會服務轉變。以往的社會保險檔案管理是封閉式的，服務對象僅限于社保部門的工作人員和參保單位的勞資人員，利用率普遍不高，參保群眾知之甚少，社會服務功效甚微。但是隨著經濟社會發展的持續加快和社會保障事業的深入推進，社會保險檔案的基礎性地位和服務日益突出，已經成為社會保障制度的基石、群眾依法維權的幫手、政府科學決策的參謀，其服務范圍越來越廣、服務層次越來越高。由此可見，社會保險檔案的管理是開放式的、功能是多元化的、服務是社會化的，必須樹立“大服務”的觀念、構建社會化的服務格局。

二、運用科學化的管理手段，推進“三化”建設

檔案管理科學化是對社會保險檔案管理進行全方位加強、改進和提升的系統工程。當前工作的重點是，針對社會保險檔案工作中存在管理制度不夠完善、信息化水平相當落后、社會化服務相當薄弱等亟待解決的突出問題，采用相應的科學化手段，加快推進“三化”建設。

運用法治手段，全面加強規范化建設。檔案管理規范化，是根據相關的法律法規和政策規定，通過建章立制、細化標準、規范程序等措施，更加科學有效地管好用好檔案資源。《社會保險業務檔案管理規定》是規范社保檔案管理的一部重要行政規章，是檔案管理規范化的重要遵循。要按照《規定》要求，抓緊建立健全檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、保密、銷毀、移交等方面的管理制度，確保檔案管理的每一道程序、每一個環節都有章可循、有據可依；要合理確定歸檔范圍，科學界定保管價值，準確劃分保管期限，確保檔案材料真實、完整、安全；要認真開展檔案管理達標活動，確保如期實現“有專門庫房、有專職人員、有規范的流程和制度，有正常的經費保障渠道”的目標。

運用科技手段，大力推進信息化建設。檔案管理信息化是借助信息化、數字化技術手段，把檔案資源以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相連接，形成一個結構有序、資源共享的檔案信息庫，并利用計算機系統對檔案資源進行科學整合和有效利用。社會保險檔案管理信息化，主要包括檔案信息資源建設和相關基礎平臺建設。檔案信息資源建設是通過數字化、網絡化等信息技術建立的檔案目錄數據庫和檔案信息存儲系統；檔案基礎平臺建設是通過檔案信息網絡和相關管理系統建立的檔案信息資源傳輸和共享的技術支撐平臺。要按照這些要求，加快業務檔案數字化和網絡化建設，建立和完善檔案目錄數據庫，逐步實現業務檔案計算機檢索；要把電子文件納入檔案管理的范疇，電子文件要實行脫機備份，與紙質文件建立相應的有機聯系；要將檔案管理信息化納入電子政務和辦公自動化建設的總體規劃，統籌安排、整體設計、同步實施。

運用服務手段，切實抓好社會化建設。檔案管理的目的在于檔案資源的開發與應用。社會保險檔案作為重要的民生檔案，不僅具有廣泛性、動態性、人本性的特點，還在服務群眾、服務社會、服務經濟發展上具有“資政惠民”的獨特優勢和作用，這就決定了社會保險檔案管理的社會化發展方向。因此，推進社會保險檔案管理社會化，要立足檔案資源的開發與應用，建設“兩個體系”。一方面，加快建立覆蓋全體參保群眾的檔案資源體系，按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》的規定，健全檔案信息，開發檔案資源，做到社保事業發展到哪里，檔案資源就征集到哪里，檔案工作就覆蓋到哪里。另一方面，加快建立服務全社會的檔案利用體系，緊緊圍繞黨委和政府的中心工作、圍繞社會需要和群眾需求，及時提供專題服務，實現檔案資源廣泛共享，不斷提高檔案的應用水平和服務功效。

三、健全科學化的管理體系，強化“三個保障”

強化組織保障。要加強領導，把檔案管理科學化作為社會保障體系建設的基礎工程，擺在突出位置，提到議事日程，納入社會保障工作的長遠規劃、年度計劃和目標管理責任制；要強化責任，主要領導親自抓，分管領導重點抓，業務部門具體抓，形成一級抓一級，層層抓落實的工作格局；要常抓不懈，以抓鐵有痕、踏石留印的力度和韌勁，加強督導、精心指導、狠抓落實，不斷謀劃新思路、研究新情況、解決新問題，推動檔案管理科學化水平的持續提升。

強化人力保障。要按照政治合格、業務精湛、作風過硬、務實高效的要求，建設一支高素質的專業隊伍，提高檔案工作的執行力；要健全用人機制，通過招聘、轉崗、培訓、交流、觀摩、考察等多種方式，充實隊伍、穩定隊伍，保持檔案工作的連續性；要加強對檔案管理人員的思想政治教育和專業技術技能培訓，使其達到應有的資質；要重視檔案人才的培養和引進，打造科技型、創新型、復合型的人才隊伍，為檔案管理科學化提供智力支持和人才保障。

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一、農村養老保險檔案的特點

（一）服務對象的特殊性。我國是一個人口大國，而在眾多的人口中農村人口占較大比例，這也使農村的發展直接決定了社會的發展和穩定。近年來我國加大了農村社會保障工作的力度，在農村養老保險工作開展過程中，農民作為農村養老的主要服務對象，針對于農民自身的特點，需要為參保農民建立養老保險檔案，有效的維護參保農民的合法權益。

（二）檔案來源的廣泛和內容的復雜性。農村養老保險由于其服務對象的特殊性，這也使農村養老保險檔案來源具有廣泛性特點，檔案內容十分復雜，這也使農村養老保險檔案管理工作難度增加，特別是當前處于基礎建設時期的農村養老檔案管理更加繁雜，參保人員具有復雜性，在檔案管理工作中面臨許多新情況及新問題，因此強化農村養老保險檔案管理非常必要。

（三）具有較強的流動性。農村養老保險參保人員以農民為主，這就使農村養老檔案必然會受到當前農民流動性大這一特點的影響，因此在農村養老保險檔案建立時要進一步完善檔案記錄，從而為后期工作提供更多的便利。

二、加強農村養老保險檔案管理的措施

（一）提高檔案建設意識。當前農村經濟發展相對落后，同時還受制于二元經濟結構的制約，這也導致我國農村養老保險制度一直得不到重視，對農村養老保險工作的開展帶來了較大的影響。近年來隨著養老保險覆蓋范圍的擴大，農村養老保險檔案數量也呈不斷增長的趨勢，在這種情況下，檔案管理人員就需要樹立良好的檔案建設意識，加快觀念的轉變，努力提高農村養老保險檔案管理水平，為農村養老保險檔案建設工作奉獻自己力量。

（二）加大宣傳力度，建立完善的法律法規體系。在當前加強農村養老保險檔案管理工作中，需要利用各種渠道加強對農村養老保險檔案管理工作重要性的宣傳，提高人們對養老保險檔案管理工作的認識。并進一步加強農村養老保險檔案管理基礎設施的建設，加大投入的力度，為農村養老保險體系的建設奠定良好的基礎。

目前我國農村養老保險檔案管理工作已建立了一系列的法律法規和規章制度，檔案工作中基本上也做到了有法可依和有章可循。但隨著我國老齡化趨勢的加劇，農民對養老觀念的轉變，農村養老保險檔案工作中出現了一些新情況和新問題，這就需要進一步完善農村養老保險檔案管理制度，加強對新農保檔案工作人員的從業資格管理，強化對檔案工作的監督，構建完善的農村養老保險檔案法律法規，明確法律責任。

（三）做好農村養老保險檔案的收集工作。有關養老保險相關檔案信息的收集要具有法制觀念、拓展觀念、規范觀念。對于拓展觀念，是要以發展的觀念來認識相關檔案的收集，然后去不斷拓展收集信息渠道，來確保相關檔案資料的完整、真實和齊全。對于法制觀念，就是要根據國家的檔案法去實施相關檔案信息的收集。對于規范觀念，就是統一檔案的格式，從而充分規范有關檔案的記載內容。檔案收集的根本就是要做好相應的協調。要取得領導的支持以及相關參保人員的信任，充分確保相關檔案在收集上的真實和準確性。

（四）加強新農保業務檔案信息系統管理工作。目前很多縣鄉仍然沿用傳統的手工操作的模式，查找資料費時費力，數據統計困難且不準確。地方政府應結合本地區的實際情況，利用推廣應用數據庫技術、網絡技術等現代科學手段，有針對性地開發信息系統，完善新農保業務檔案信息管理工作，實現信息資源的共享與整合，培養專業檔案管理工作隊伍，通過業務檔案管理信息系統，依靠科技力量提升工作質量和服務水平。確保為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務，并接受其監督。新農保業務檔案管理是支撐養老保險制度健康運行的一項十分重要的基礎性工作，只有依法加強和規范檔案管理，才能不斷提高經辦能力和管理水平，以推動新農保經辦工作的標準化和規范化，實現新農保事業可持續健康發展。

（五）加強檔案隊伍的建設。目前，農村社會保險檔案管理人員的業務素質還處于一個較低的水平，不適應當前檔案管理工作的發展需要，應該進一步加強相關職工的職業培訓，大力加強理論知識和業務水平的建設，規范相關管理制度，使得各部門工作合理規范，劃分清楚，從而達到農村社會養老保險管理規范化、標準化。

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1.1民生檔案建設與管理沒有統一的規范和標準因為民生檔案涉及的部門數量眾多，為了規范民生檔案，使其更好的被管理，一些檔案管理部門就制定相應的規范，如《社會保險業務檔案管理規定》、《婚姻登記檔案管理辦法》等，效果也顯著。但是，有的民生檔案管理領域沒有自己的標準與規范。此外，因為所制定的管理規范幾乎為各業務主管部門自行設計，沒有注重檔案的專業需求，因此所制定的檔案標準化程度不高。而以上這些導致的最終結果是各檔案管理單位規范和標準非常混亂，也不利于各檔案管理部門指導和監督民生檔案。

1.2民生檔案沒有準確的范疇民生檔案涉及的是民生問題，但是民生有很廣泛的領域，對于民生檔案的具體內容和范疇這個理論問題，檔案界目前還沒有達成共識，對民生檔案還沒有準確的范疇界定。有些著名學者質疑民生檔案是否可以作為單獨的一個檔案類別。有些人把民生檔案概括為安居樂業檔案、教育衛生檔案、企業改制檔案、社會保障檔案四類。還有的人對民生檔案進行細分，把其分為知青檔案、軍人檔案、學籍檔案、勞模檔案、婚姻檔案、拆遷檔案、社保檔案、低保檔案、企業檔案、土地承包檔案。上面這些分法有其道理，但是也存在一定的問題。不僅沒能概括民生檔案的所有內容，有的民生檔案的內容進行外擴。

2解決民生檔案建設和管理存在問題的對策

解決民生檔案建設與管理存在問題的對策包括集中民生檔案管理權、提高民生檔案管理水平、統一民生檔案建設與管理的規范和標準、界定民生檔案的范疇，如圖1所示。

2.1集中民生檔案管理權民生檔案管理權不集中是目前民生檔案管理的重要問題，要解決這個問題，使民生檔案管理權集中就要理順民生檔案管理體制，明確檔案管理部門的權利與責任。而理順民生檔案的管理體制的做法是對其進行立法。立法是讓各單位、各行業檔案管理的部門受到各自行業檔案的行政管理部門及主管部門的領導。行業主管部門的責任是對民生檔案的實體進行建設，并且提供建設經費及人力。而檔案行政管理的部門的責任是監督和指導民生檔案的建設，為其提供智力和技術保障，統一規劃和組織各單位、各行業的民生檔案建設。通過立法，使各主管部門及行政管理部門能夠明確各自的責任及權利，也讓民生檔案管理體制得到更好的梳理，從而使民生檔案管理權高度集中。

2.2提高民生檔案管理水平提高民生檔案的管理水平，讓民生檔案造福民生，必須把向各部門分散的民生檔案資源進行整合，建立一個完善的民生檔案相關的資源體系，達到資源共享，向人民群眾提供全方位、系統的、綜合的信息服務。對數量巨大、種類繁多的民生檔案有效整合的方式是信息整合，形成一個共用共享的平臺。信息有效整合的方式是通過網絡，建立一個民生檔案網絡管理方面的系統，形成一個網上民生檔案館，這個平臺對外提供在線檔案查詢的服務。此外，檔案行政管理部門也要發揮其職能，加強和相關部門、行業的溝通與協商，為民生檔案的對外開放創造良好的條件，例如提供相關的網絡技術及計算機信息技術。

2.3統一民生檔案建設與管理的規范和標準依法治檔能夠使民生檔案對社會及民生進行更好的服務。立法才能使民生檔案建設與管理更加規范和標準，才能使民生檔案在對人民群眾進行服務時有法可依，從法律的角度對檔案管理的有序運行進行保護。雖然《檔案法實施辦法》及《中華人民共和國檔案法》對檔案管理的各個環節進行規范，但是民生檔案非常復雜，并且人民群眾和檔案管理者的檔案法律意識非常淡薄，所以檔案管理的法制建設需要一個長期的過程。民生檔案涉及廣泛的社會領域，因此對其進行立法要以滿足公眾的需要為立足點，要采納人民群眾的意見。無論民生檔案的普法途徑、執法方式、立法主體還是立法角度都要體現公共性。

2.4界定民生檔案的范疇只有明確什么是民生檔案，界定民生檔案的外延、內涵及范疇，才能為建設民生檔案提供理論依舊及基礎。民生檔案涉及的社會領域廣泛，內容豐富，并且隨著社會的發展，民生檔案的內涵也在發展。因此，我們無法從理論上對民生檔案的準確范疇進行定義，但是可以進行相對準確的界定，只要涵蓋民生檔案的主要內容、主要領域即可。目前能給出相對準確的定義是：民生檔案是指個人、社會組織、國家機關形成的和廣大人民群眾的利益息息相關的檔案。是維護人民大眾合法權益，解決人民大眾民生問題的真實記錄和原始憑證。包括與人民大眾社會保障權益、人生自由、財產權益、生存發展權益、政治權益、文化教育權益、生命安全與健康權益等各方面的各種載體和門類的檔案。

3結束語