導語：如何才能寫好一篇企業檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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論文摘要：在分析我國民營企業檔案工作現狀的基礎上，提出了推進民營企業檔案工作全面、健康發展的對策：一是開展心理引導，激發建檔熱情。二是勇于開拓創新，實現多元服務。三是堅持依法治檔，注重監管方式。四是拓展管理范圍，推行多元模式。

1正確認識民營企業檔案工作的現狀

從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開封市非公有制企業檔案工作情況調查結果來分析，我國民營企業檔案工作的現狀大致可歸結為兩點。

1.1我國民企檔案工作處于自發的狀態，部分企業已有相當的發展水平。據筆者對福建省晉江市的恒安紙業集團、親親食品集團、七匹狼集團、鳳竹集團、福馬食品集團等10余家民營企業的調查中發現，這些企業均已開展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達到相當的水平，恒安集團公司因已在香港上市，注重汲取和采用國外的管理模式，鳳竹集團公司在國內上市，許多檔案業務在借鑒國企的管理模式上有所創新發展，其檔案管理已通過國家二級標準的驗收。七匹狼集團則采用與國企截然不同的分散式管理模式。而據河南開封市的調查結果表明，在被調查的82家企業中，已開展檔案工作的68家，占被調查企業的83％；尚未開展檔案工作的10家，僅占被調查企業的12％；未說明是否開展檔案工作的4家，占被調查企業的5％。庫房、檔案專用設備的設置情況也較好，在調查的企業中，明確有檔案庫房的占90％，未說明庫房情況的只占10％。這些企業都具有一定的代表性，分別為加工業、制造業、流通業、服務業、房地產業及其他行業。這說明當前民營企業對于開展檔案工作已有相當的自覺性和發展水平。

1.2民營企業的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規模大的企業好于規模小的企業，明星企業好于一般企業，創立時間長的企業好于創立時間短的企業，效益好的企業好于效益差的企業。從開封市調查中可以發現，隨著企業資產的增加，企業規模的擴展，已開展檔案工作企業的比例數量也隨之上升，顯示企業規模與企業資產情況對檔案工作有非常直接與重要的影響，同時，調查結果也表明未開展檔案工作的企業比例很少，僅占12％，加上未說明開展檔案工作的企業也僅有20％，而檔案管理已達到較高水平的示范企業也是少數，所以，從總體上看，民營企業整體的檔案管理呈現出兩頭小、中間大的橄欖型狀，水平不均衡。我們業界一些學者將當前民營企業的檔案管理狀況，分為四個類型。一是“重視型”。檔案工作被企業列入重要議事日程，有專門的寬敞的庫房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室；有專職檔案人員，管理設施設備齊全；根據企業的實際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全、歸檔及時，保管科學、利用見效。其中，少數企業的檔案管理甚至通過了國家級標準的驗收。二是“上進型”。企業主有一定的檔案意識，配備了檔案兼職人員，設置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質不高，兼職過多，檔案工作未能有效地全面開展起來，檔案的效益也未能充分地發揮出來，三是“隨意型”。企業主的檔案意識還不夠強，對檔案工作的關注還不到位，急需用時強調要管一管，平時對檔案持可有可無的態度，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關部門的一個末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業主沒有檔案意識，企業一些重要證件、核心文件零散地放在企業主或部門負責人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無”的狀態，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業主自己不管；無機構、無人員、無庫房、無設備、無經費”這種類型在小型企業中比較多見。

從我國民營企業檔案管理出現的這兩種狀況中可以看出，以往很多業內人士認為我國民企檔案工作總體上處于一種無序的，混亂的狀態的看法是片面的，是認識上的一處誤區。福建省晉江市和河南省開封市這一南一北的情況頗具代表性。從調查分析中，我們可窺見我國民營企業檔案工作的發展現狀。改革開放以來，特別是中國加入世貿組織以來，我國的民營企業在激烈的市場競爭中，在國際市場的博奕中，已逐步成熟起來，企業主的檔案意識被不斷喚醒，特別是一些規模企業，明星企業的老總們，對檔案已有了比較深刻的認識。福建鳳竹集團公司年產值5億多元，利稅9400多萬元，是全國同行業的明星企業，該公司陳澄清董事長認為檔案對企業的發展起著至關重要的作用，當前市場的競爭歸根到底是企業文化的競爭，而檔案是企業文化的重要基礎，企業文化提升取決于企業檔案作用的充分發揮。所以，他除親自帶隊到晉江、泉州市檔案局爭取業務上的支持外，并經常過問和解決檔案工作中存在的人、財、物問題，公司早在1991年檔案管理就通過省級先進標準的驗收，2001年通過了企業檔案目標管理“國家二級”評審。目前，有2名專職檔案人員，并形成一個嚴密有序的檔案管理網絡，有1個綜合檔案室和4個檔案分室，檔案在公司上市和經營管理中發揮了不可替代的重要作用。而鳳竹公司并非只是我國民營檔案管理的一葉“諾亞方舟”。很多規模~,Ak的企業主已經具有相當的檔案意識，在實踐中認識到檔案是企業極為重要的核心資源，并已經開展檔案管理工作，但沒能得到及時的指導。其水平有很大的局限性。忽視檔案工作的大多數為小型企業的企業主，對企業開展檔案工作的心態復雜，認為檔案室工作增加小企業的負擔，怕在外部人員的指導下泄露商業秘密，影響生產經營的正常開展。在認識上把建檔工作與企業利益對立起來，這其中與檔案部門的宣傳與服務的缺失不無關系。所以，客觀地、全面地認識當前民營企業檔案工作的現狀、將有助于我們有針對性地推進民營企業檔案工作的全面、健康發展。

2推進民營企業檔案工作全面發展的對策

2.1開展心理引導，激發建檔熱情。從以上分析中我們不難看出，企業主的檔案意識是決定民營企業檔案工作能否開展的關鍵所在。所以，要樹立企業的檔案觀，必須進行積極的心理引導。一是管理意識引導。大量事實說明，我國民營經濟發展的最大制約因素是沒有很好的管理。民營經濟要想在“二次創業”中得到發展，就必須盡快實現從無管理的經營向現代化管理的經營方式的轉變。對此，企業主應該有清醒的認識，新形勢下民營經濟只有加強管理，企業才能在殘酷的市場競爭中立足。民營企業的檔案意識也只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長發育。因為檔案管理本身是企業管理的重要一環，而檔案又為企業的各項管理提供了必不可少的重要基礎。忽視檔案工作，民營經濟的管理便成了無本之木，所以，企業主還有什么理由可以忽視企業的檔案工作呢?二是逆向思維引導。我們很多時候無法正確估計出檔案到底為企業產生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴企業主，滯后的檔案工作必定是制約民營經濟發展的“短板”。所謂“短板”是指決定整體效益的關鍵制約因素，沒有完善的檔案管理，民營經濟的發展就會留下致命的管理漏洞，滯后的檔案工作就會成為制約企業整體效益的關鍵性制約因素。民營企業在決策上的特點使它在投入和自身建設中具有排他心理，因而檔案部門不能一味地急于去作正面的宣傳灌輸，有時可以從側面、甚至反面逆向思維的角度來激發民營企業的建檔熱情。

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第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。

第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。

第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。

中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。

第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：

（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制訂本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

（三）指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）監督、指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。

第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。

第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。

第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。

第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。

第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。

第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。

第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》做好檔案的處置工作。

國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。

第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。

第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。

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關鍵詞：新時期；檔案管理；科學化

中圖分類號：T49

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198（2012）04-0245-01

1檔案管理科學化的重要性

（1）檔案管理的科學化，是企業管理的中重要的一環。但在一些單位，容易忽視檔案管理的重要性，對檔案材料的管理雜亂無序，從而對企業管理決策產生不良的影響。如有的檔案僅保存在個人或各個部門，當有人員調動或離職，就容易造成檔案信息的斷裂；有的檔案管理不規范，檔案信息沒有及時更新，甚至對機密檔案沒有嚴格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。

（2）檔案管理是企業核心資源的管理，完善的檔案管理，反映出一個企業科學管理的水平，是企業核心資源可追溯的重要保證，也是企業重要決策來原的主要依據。可以說，檔案管理就是對企業重要信息的科學管理。

（3）檔案管理是企業歷史信息的管理，檔案管理做為企業的一項基本工作，是對企業生產、經營、技術等信息的真實記錄，也是企業發展歷史的積淀，是企業文化的延伸。做為一項基本工作，建立一套適合本企業業務特點、體現公司規范化的檔案管理體系，也是企業信息化的管理的前提。

2檔案管理工作中存在的問題

（1）對檔案管理工作重視不夠。雖然在企業發展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動頻繁，這些都容易造成檔案管理出現漏洞，檔案資料丟失，機密檔案泄密等，無法給企業決策提供必要的信息資源。

（2）檔案管理模式落后。在企業檔案管理工作中，大多數管理人員沒有經過系統的技能培訓，只是依幫傳帶的傳統模式來學習檔案管理，加上檔案管理部門在企業各部門中發言權較少，有的部門不及時將檔案整理歸納，或者借閱檔案不細致登記，都極易造成檔案資料流失。

（3）檔案管理科學化水平較低。隨著信息技術的迅速發展，檔案文件的形式也發生較大的變化。在辦公自動化的過程中，電子文檔、圖片、音像資料等成為檔案原始記錄資料也越來越多的出現。而因檔案管理人員計算機操作技能不足，極易造成電子檔案損壞、丟失、泄密、病毒感染等事件出現，如何運用現代技術進行科學化檔案管理，提高檔案資料的完整性、安全性，對檔案管理工作者來講任重而道遠。

3新時期檔案管理工作的對策

檔案管理工作要跟上時代的發展，就需要不斷提高管理人員的專業技能和素質，通過科學的檔案管理機制，保障檔案管理完整性、連續性、完全性，從而為企業決策和發展提供必要的信息資源。新時期檔案管理工作可通過以下兩個方面做進一步完善。

3.1外部環境

（1）加強對檔案工作法律法規的落實，建設檔案管理檢查和執法隊伍，監督和指導檔案管理工作的開展。通過對設立諸如《檔案法》的宣傳月等手段，使人們認識到檔案工作的重要性，以此規范和促進檔案工作的開展。

（2）積極開展工作交流。通過對檔案管理工作先進單位的學習和交流，促進和完善本單位檔案管理工作。通過定期舉辦地區檔案管理工作經驗交流會，將檔案工作出現的新問題、難題，通過與同行的交流，找到科學的解決方案。

（3）加強業務培訓和指導。檔案管理的行政部門，通過對企業檔案工作的檢查，發現檔案管理中存在的問題，有針對性的開展技能培訓和指導，從而提高檔案工作人員的業務能力，使其更科學化、更規范化的做好檔案管理。

（4）借力檔案中介服務。在檔案管理中，企業為了節約管理成本，高效配置人力資源，可以將企業檔案管理工作委托給檔案中介進行管理。而檔案中介服務，做為一個平臺，提供多樣化的托管、代管、寄存、整理等服務，通過檔案管理資源的優化配置，提供安全的、科學的檔案管理，滿足企業檔案管理的需求。

3.2內部建設

（1）提高檔案工作人員的責任意識。在檔案管理工作，明確檔案管理的重要性，牢固樹立效用理念，創造重視檔案工作的企業氛圍，方便檔案收集，積極解決檔案工作中遇到的難題，讓檔案工作人員積極整理、完善檔案資料。

（2）構建科學化檔案管理體系。檔案管理工作，要滿足社會、企業發展的需要，需要建設立檔案管理可持續發展的科學管理體系，不搞形式，注重企業檔案資料收集的連續性、完整性、保密性、安全性，充分做好檔案資料的價值分析，為企業經營決策提供幫助。檢查完善檔案工作中發現問題，嚴格執行檔案管理制度，提高檔案管理和使用效率。

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一、企業檔案和企業文化的關系

企業檔案和企業文化在某種層面上具有基本相同的作用，即對于企業的生存與發展起著后盾和保障作用。企業檔案以其具體的物質形態而存在，企業文化則以其外在的精神而昭示，二者之間有著一種內存的必然聯系。

1.企業檔案中的文化因素

檔案的本質屬性是它的原始記錄性，但其內容的實質則是它的文化性質。檔案是人類文化的記錄者，其中蘊含著豐富的歷史文化知識，是人類必需的文化營養和精神財富，是人類文明進步的階梯。企業檔案作為檔案的一個門類、一個分支，同樣具有這種文化性質。管理也是一種文化，企業檔案管理是企業管理的一項基礎工作內容，同時也是一種管理文化。企業檔案的文化因素從十個基本大類中可以反映出來：如黨群工作類檔案中的一項重要內容是思想政治工作和精神文明建設，是培育企業精神最基本的文化素材；經營管理類中的產品銷售檔案，近年來人們更加注重了它的文化內涵，有的商家進一步提出，我們銷售的不是產品，而是文化。企業的名牌產品必定是企業最珍貴的檔案內容，而名牌產品則與文化有著不解之緣。“可口可樂”的美國文化，“勞斯萊斯”的貴族文化，“阿迪達斯”的運動文化等，都從某個側面體現了企業檔案的文化內涵。

2.企業文化中的檔案依托

企業文化實踐告訴我們，企業文化作為支配一切管理活動的靈魂，在現代經濟大潮中顯示著它獨具的文化管理魅力，這種文化管理正在形成企業檔案的新內容——文化管理檔案。企業文化一詞的概念雖然興起于近年，但企業早已有文化內容融入其中了。北京“老字號”的金字招牌具有很高的文化含量：善經營、重質量、講信譽、重商德，經過多年的文化積淀，已經形成了獨具特色和魅力的文化精神財富。這些企業文化財富的傳播正是依托在企業檔案之中。一個優秀的企業家，不僅要精通專業技術和企業管理，也要精通民族的優秀傳統文化。企業文化是現代企業管理的重要組成部分，一個企業從它的創立之初就不斷地積累著企業檔案，企業的文化思想忠實可靠地記錄在企業的全部檔案之中，是企業產生與發展的歷史長卷。在建設現代企業文化的過程中，我們不但要積累新的檔案資料，更要挖掘積淀在歷史檔案中的文化瑰寶。如“鞍鋼憲法”高度概括了計劃經濟體制時期企業文化所追求的目標，伴隨著這個時期的企業檔案，忠實地記錄了它的文化特色。建設現代企業文化，不是建筑空中樓閣，必然要對傳統企業文化有所揚棄和批判繼承。考察既往的企業文化，必須依托于記錄了企業文化的企業檔案。我國優秀傳統文化中的“誠信為本，義利兼顧”、“童叟無欺”、“和氣生財”等企業經營文化，早已成為日本等儒家文化圈的國家和地區所采納；“鞍鋼憲法”管理企業的文化思想更為歐美等國家所借鑒。當前，企業在建設自己特有的企業文化過程中，必須反思歷史上企業發展的經營之道。江西贛南卷煙廠正是在優秀傳統企業文化的基礎上，精煉出“一絲一支、精益求精、品牌卓越、顧客滿意”的質量方針和“生產圍著銷售轉，銷售圍著市場轉，一切圍著質量轉”、“讓經營戶得利，讓消費者得實惠”等現代企業特有的經營文化。

二、企業檔案在企業文化建設中的重要作用

1.企業檔案可作為企業文化建設的歷史借鑒和參考

企業檔案記述和反映了企業的技術資質、科技成果、專利含量、工藝工法、管理水平、業績評價、榮譽記載以及職工素質、人才建設、文化建設、設備配置、技改歷程、財務狀況、經營現狀等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的作用。總之，企業檔案記述和反映了企業發展的歷史過程。企業文化建設必須立足于本企業的歷史和現狀，有企業自身的特色，不可能脫離本企業的歷史發展搞一種毫無本企業特色的“泛企業文化”。綜觀企業檔案，可以深刻理解本企業特點及歷史發展的規律。從整體而言，企業檔案對企業文化建設具有歷史價值。另一方面，企業文化建設也有一種連續性和繼承性。企業檔案同樣記載了企業文化建設的歷史發展，可為當今企業文化建設提供經驗和教訓，具有較大的歷史借鑒作用。

2.企業檔案是某些企業文化建設的直接依據

一部分企業文化建設并不直接依據企業檔案。如企業參與社會公益事業、進行與企業產品無直接關系的文化活動等。這些企業文化建設常常是企業根據社會、經濟環境的不同而靈活采用的。但有一部分企業文化建設與企業檔案有著直接的密不可分的聯系。如反映企業發展精神的《企業發展史》，宣傳企業勞動價值觀的《勞模事跡匯編》等，離開企業檔案是無法編寫的。企業檔案記載了企業發展的歷史，為企業文化建設提供各種歷史線索，可作為某些企業文化建設的直接依據。從這種意義上說，企業檔案管理是企業文化基礎建設的重要內容之一。

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關鍵詞：企業檔案 檔案價值 開發利用

一、企業檔案的形成

企業檔案是對企業經營活動中，所涉及的具有保存價值的相關記錄和信息。其中包括經營檔案、員工檔案、活動檔案和財務檔案等。企業檔案的概念是由國家檔案局與國家經委、國家計委于1987年聯合的《國營企業檔案管理暫行規定》中提出的，企業檔案包含企業各項活動信息，通過文字、圖像、影像等形式建檔保存，方便企業或者國家對企業經營歷史進行查閱、參考。

二、企業檔案的特點

企業檔案的存在形式可以是紙張文件、影像資料、音像文件、電子文檔或者是具體實物等。其內容包含了企業的榮譽、會議記錄、簽署合同、重大事件、會計檔案、員工檔案、行政檔案等。企業檔案能夠體現出企業歷史經營過程中某一階段的經營狀況、財務狀況、人員配置情況和重大決策等。企業檔案的特點有以下幾個方面：

1.信息來源

企業檔案信息的來源主要是通過企業經營中日積月累而形成的重要資料結合，企業建立檔案的真實目的就是為了記錄企業的發展歷程，在企業經營中發生的各種事件、各種會議記錄、各種決定、財務狀況等均保證內容的真實性。

2.檔案內容

企業檔案建立過程中對企業事件的經過按照企業檔案立檔標準進行建立，檔案標準中對于涉及到的時間、人物、事件名稱、地點、數據等要素均有分類記載，這對于日后的查閱起到了引導作用。

3.有效性

企業檔案的特點是具有有效的利用價值，對于一些檔案隨著時間的流逝，檔案應用價值消失可對其進行銷毀。如，合同、條約等。

4.完整程度

檔案是反應企業歷史經營事件的重要參考，因此在檔案建設過程中就充分的對檔案內容進行詳細完整的描述，企業檔案的利用價值也得以全面發揮。

三、企業檔案挖掘與利用的問題

1.企業檔案價值體現被動，不突出

企業檔案室的存在是企業黨政服務體制下的產物，建立初期的主要目的是對企業的政治資料、機要密件等進行妥善保管。隨著市場經濟的發展，企業檔案室的職能并沒有隨著企業的發展發生變化，檔案室管理內容上沒有融入企業現代的管理經驗，檔案室過于形式化，利用價值低。在企業內部各個部門都發生重大改變的同時，檔案室依舊沒有發生變化，有些企業的檔案室因無人問津變得落敗。企業檔案信息服務也不突出，一些企業的檔案室專門保存的珍貴的檔案記錄，而僅僅在于保存，而不被利用。檔案室信息加工能力薄弱，逐漸將被企業淘汰。

2.企業檔案利用意識淡薄

企業管理者對于企業檔案室的認識只停留在保存企業重要檔案資料的地方，但是對于企業檔案的利用沒有形成強烈的意識。這使得企業檔案如同企業歷史翻過不再提起，企業管理者卻忘記了溫故而知新的成語。企業經營在遇到困難和問題的時候，企業經營者往往去參考國內外的資料，而忘記了自身企業的歷史檔案，由于企業間的具體差異，導致企業經營者判斷錯誤給企業造成較大的損失，如果企業管理者能夠意識到企業檔案的重要性，根據企業發展中問題形成的原因加以分析解決，那么解決問題的據結果往往會更好。

3.檔案資料價值低

企業檔案資料價值低主要是因為企業對檔案的重視度不高。企業檔案資料的內容只注重記錄企業的政治活動內容，而忽略了企業經濟建設過程的內容；檔案資料內容反應企業行政事務的內容往往多于反應企業技術革新與專業研究的內容；檔案資料內容表現企業方針政策的內容大于反應企業自身特色的內容。這使得企業檔案資料利用價值低。

四、企業檔案利用價值的實現

1.配合企業發展主動提供有參考

在新的經濟環境下，企業檔案的利用要突出其建設性、技術性、特色性、信息性的特點，關注企業發展動態，積極主動引用企業歷史檔案內容，具有針對性的提供信息服務，提高企業檔案利用價值。

2.提高企業檔案利用在企業經營管理中的作用

目前，企業在經營管理中沒有形成參考企業檔案資料的意識，一些企業雖然建立了檔案室但是檔案利用率非常低。因此，要提高企業對檔案的利用意識，完善企業檔案信息內容，用檔案資料作為參考解決企業經營管理中存在的問題。

3.完善檔案管理工作，體現檔案價值

檔案管理工作的完善對于企業檔案利用的實現具有非正常重要的意義。以現代化技術為基礎，建立高效的檔案利用管理體系，對檔案資料分類歸檔，妥善保存，建立檔案快速檢索服務，針對檔案性質、檔案名稱、檔案歸類時間等進行資料梳理，為使用者提供快速查找幫助。

五、結束語

企業檔案是企業發展進程中重要的參考，因此，企業檔案的建設與管理是每個企業都應加以重視的方面，企業檔案對于企業的發展即具有引導左右，又具有警示作用，企業檔案就是企業的歷史通鑒，企業檔案價值的實現要遵循時代的發展，只有識古方能訪今，重視過去才能展望未來。

參考文獻：

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關鍵詞：存在問題；管理創新；對策

中圖分類號: C29文獻標識碼：A

1 引言

隨著辦公自動化、社會信息化檔案管理模式的深入發展，檔案在企業的管理和發展過程中起著越來越重要的作用。企業的不斷改革和發展，檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中，由單純的存放走向應用，使之更好地為企業管理服務。

2 管理檔案存在的問題

（1）企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則

企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項考核，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分領導對檔案在企業中的重要作用的認識不足，對檔案綜合管理不夠重視，甚至有部分領導還認為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；有任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。[1]

（2）檔案工作缺乏制度化的管理

當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，特別是工程技術檔案，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入、更換，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷歸檔過程中，存在著分類不準確，卷內文件與目錄順序不符，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室都規辦公室管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

（3）缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

3 企業檔案管理原則

（1）統一領導，分級管理

企業內部的檔案機構要對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導，建立統一的企業檔案管理制度，對企業的全部檔案實施綜合管理。

（2）維護企業檔案的完整與安全

維護檔案的完整，從數量上說，要保證企業檔案在內容上齊全配套；從質量上說，要保持企業檔案的系統性和內在的有機聯系，在范圍上應涵蓋企業全部生產經營和各項工作活動所產生的各種門類、各種形式的檔案文書、圖表、聲像等原始記錄材料，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業檔案的完整和安全，對企業檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業檔案的丟失和失密、泄密現象的發生，嚴守企業檔案中所含的事項，保護知識產權，維護企業的合法權益。

（3）便于企業和社會對企業檔案的有效利用

企業檔案的利用，既是企業檔案工作的基本出發點，又是企業檔案工作的最終目的。企業檔案管理工作之所以能夠延續下來并得到不斷發展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業檔案的利用貫穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終，并且是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。 [2]

4 企業檔案管理創新

（1）要具備現代化的觀念

計算機和信息技術的快速發展，已經和正在檔案管理工作中產生劃時代的巨大影響。隨著企業辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現代化的第一步。

（2）要有先進的設備和技術

目前，就大多數檔案館特別是基層檔案館來說，先進設備不可能引進。因此，我們一方面要不失時機地爭取相關部門的支持，力爭改變我們的設備條件，為現代化打下基礎，同時也應不失時機地培養人才，使現有的設備盡可能地與自己的館藏實際相結合，在檔案管理和提供使用中發揮作用。這方面的重要任務，一是充分利用現有設備，使之充分發揮效用，總結經驗，培養人才；二是在整理、編目等基礎工作的標準化上多下功夫，為進一步引進設備創造條件；三是對電子文件歸檔工作著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時應從本單位的實際情況出發，在保管條件、翻拍復印、裝訂等方面的現代化需要新的知識和新的技術手段。現有的檔案管理人員如果不能適應工作的需要，要通過組織培訓及業務學習等，盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能。總之，在購買和采用現代化設備上，必須以相關人才的調入和培養為前提，因為沒有懂技術的相關人才，設備不可能充分發揮作用。另外，購買和引進設行備一定要考慮到本單位的實際，重點搞好基礎工作，只有基礎工作先行，現代化設備才能真正充分發揮作用。

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創業之路。[3]

5 檔案管理對策

（1）加強領導，提高對檔案工作重要性的認識

建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時，按照檔案達標的要求，制定和完善檔案管理的整體規劃，使企業檔案工作順利進行。

（2）加大對硬件設施的投入，進一步夯實檔案工作基礎

按照檔案管理規定標準，配置足夠面積的檔案室庫房、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

（3）提高檔案管理人員管理水平

加強對管理人員政治素質和業務素質的培訓，提高管理人的政策水平和專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”的多素質人才。

6 結束語

檔案管理工作是與單位事業同生存、共發展的不可缺少的管理內容，是專業性很強的工作。做好檔案工作就是對企業生產經營發展的推進，是企業發展的基礎。我們要與時俱進、開拓創新、不斷探究，將檔案工作廣泛、深入、健康、持久地開展下去。

參考文獻

[1] 姜淑芬.文書工作與檔案管理[專著]，吉林大學出版社,2011

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一、檔案信息服務在企業發展中的作用

1.為企業發展決策和制定企業發展計劃提供參考依據企業檔案中記載著企業自身以及企業各職能部門行使職能的法律依據、處理事務的結果、重要的事實和大量的工作經驗等，同時也記錄著企業各個階段發展的各種重要資料。企業需要借助這些檔案去制定政策，對企業進行宏觀管理。通過對大量檔案的利用和分析，有助于企業對現實工作和未來發展做出準確的判斷，實現對人、財、物、信息等資源的有效管理，更好地優化資源配置。

2.業務促進作用所謂業務促進作用是指企業檔案在科研、生產等業務活動中所發揮的作用。企業的生產、經營等各種活動都是一個連續的過程，是以部分地繼承前人的成果、經驗為條件的。企業檔案中蘊藏著各項業務活動的寶貴經驗，記錄著各種技術攻關的方法，記載著企業在生產活動過程中積累的各種技術和工藝上的突出成就，是企業的寶貴財富，能為今后企業的技術創新和科研突破提供參考。中交第二航務工程局(簡稱中交二航局)在幾十年的發展中積累了眾多的技術成果和生產工藝，每一次的技術革新和科技進步都離不開企業檔案為之提供的相關有效的信息服務。

3.為解決法律糾紛提供重要憑證這是指企業檔案在解決爭端、處理各種案件活動中所發揮的證據作用。企業在生存與發展過程中不可避免地面臨著各種各樣由于協作或競爭而產生的矛盾和糾紛，企業檔案如經營合同檔案、技術合同檔案、專利檔案等等為解決各類糾紛提供了可靠的證據，企業檔案的法律證據性是任何一個國家的法律均予以認可的。中交二航局的合同部在處理訴訟糾紛的時候，也常常需要借用與案件相關的檔案材料作為法律憑證，因此檔案在解決企業各類法律糾紛過程中起著重要的作用。

4.企業發展和宣傳企業文化的重要素材企業檔案是企業所創造的寶貴的精神文化財富，它記錄著企業昨天的艱辛、今天的輝煌以及明天的希望，企業檔案本身就蘊涵著一種企業文化，是企業文化的重要組成部分。同時，企業檔案是企業文化建設的基礎和重要依據，為企業文化的發展提供重要的參考和借鑒。在企業文化建設過程中總是希望從檔案信息中提取一定的精華，或者舉辦各種形式的企業檔案展覽，比如展示企業的老照片等等，以此教育和感染員工，提升員工的榮譽感和團隊意識。因此，企業檔案在企業文化宣傳方面具有重要作用。

二、我國企業檔案信息化和信息服務的現狀與存在的問題

近幾年，我國各大國企充分認識到了檔案信息化的重要性，不斷提高檔案信息化水平，經過努力，我國大型企業的檔案信息化水平有了明顯提高。但從總體上看，仍然存在諸多問題。

1.檔案信息化水平較低，檔案信息服務停留在初級階段網絡和信息技術改變著人們的生活方式、工作方式，極大地引導著信息需求。信息利用者利用網絡和計算機獲取信息資源，成為今后信息服務的一種重要方式，這對檔案信息的管理和服務水平也提出了更高的要求。但目前來看，檔案信息技術現狀相對落后，很多企業還沒有實現檔案信息化管理，大部分企業的檔案信息化工作也僅僅停留在檔案信息輸入和查詢階段，利用者無法從網絡平臺獲取需要的信息。此外，相當多的檔案部門可用于進行信息處理與傳輸的技術裝備條件還很差，用于支撐檔案信息網上全文查詢的平臺技術也很少能實現，這一切構成了檔案信息化的直接障礙。

2.檔案信息化程度參差不齊，信息共享不充分例如，中交二航局是一個國有大型施工企業，旗下有二十多家分子公司，公司較早就開始實施檔案信息化管理，并建立了統一的檔案管理系統和網絡平臺。但在實際工作中，各單位檔案管理相對獨立，業務往來較少，加上很多分子公司檔案信息化建設落后，使得檔案信息不能充分共享、充分利用。我國許多大型企業集團都存在這樣的問題，總部檔案管理信息化水平較高，而分子公司相對落后，各單位之間缺乏協調與交流，使整個企業的檔案信息服務水平差距較大。

3.信息資源基礎薄弱，信息服務效率低有的企業缺乏專門的檔案信息資源管理機構，管理隊伍配備不齊全，信息采集單一，檔案信息編研能力差。多數企業檔案信息的開發還停留在簡單介紹、匯編、保管、查閱等階段，有的企業檔案部門很少進行檔案編研、檢索和信息開發等工作，綜合性和專題性的檔案編研材料微乎其微。檔案部門服務方式跟不上時代的發展，檔案上網質量不高，信息的二次利用差，資源開發不夠，這一切導致在提供檔案信息服務時，信息內容不全面，傳輸渠道不暢通，信息加工處理不當等問題。企業檔案管理人員必須擔負起信息時代賦予的使命，與時俱進、廣學博采，接納多方面信息，提高網絡利用和檔案資源開發運用技能。

4.檔案管理人員的素質無法跟上信息化發展的步伐科學技術的發展大大加快了檔案工作現代化的進程，從而對管理者的知識結構和能力提出了全新的要求。隨著計算機硬件、軟件技術的成熟和普及，數據標準化工作的完善以及辦公自動化在機關、團體、企事業單位的廣泛應用，新載體形式的公文將大幅增加，機讀型、縮微型、視聽型檔案將大量涌現。這些變化將深刻地影響著檔案工作隊伍結構及檔案人員知識結構的變化，信息技術知識將成為每一個檔案人員知識構成的必備要素。而我國大型企業的檔案管理人員大多年齡偏大，他們已經習慣于傳統的檔案管理方式，不善于運用計算機和網絡，同時很多企業只設有兼職檔案人員，他們缺乏檔案管理的專業知識和技能，很難勝任當今信息時代的檔案管理工作。

三、加強信息化建設，提高檔案信息服務水平的對策和途徑

1.加快軟硬件建設，開發現有信息資源信息時代，信息技術日新月異，硬件資源每隔一段時間就會升級換代。沒有這些工具的支持，或者說有了相應的技術支持和硬件支持，卻沒有有效地加以把握和運用，企業檔案工作就難以走上信息高速公路。隨著企業檔案信息數量的劇增，人們越來越需要采用先進的信息技術實現信息資源的全方位、多層次、多功能的現代化開發。所以，計算機技術及其配套技術、設施必須跟上，以滿足信息化的基本要求。要繼承和發揚原有的檔案信息開發思想和方法，對現有的檔案信息進行全面開發，如分類檢索拷貝、按類儲存、網絡傳遞等，通過各種先進手段為企業提供良好的檔案信息服務。

2.準確定位，將檔案信息化納入企業信息化發展戰略在企業信息化過程中，企業需要高質量、高集成的檔案信息以及科學有效的檔案信息管理。企業檔案信息化的最終目標是實現檔案信息資源的有序組織和開發利用，從而促使企業信息化建設邁上一個新臺階，使企業具有更強勁的實力生存于市場經濟之中。因此，各大型企業應把檔案信息化納入企業信息化發展戰略。中交二航局領導高度重視企業信息化建設，緊緊圍繞企業發展總體戰略和主營業務，制定公司信息化總體規劃，確立信息化在企業發展中的戰略地位。在制定信息化發展過程中，把檔案信息化管理納入企業信息化總體規劃。檔案管理信息化是一項長期的、綜合的系統工程，在制定企業檔案管理信息化規劃時，要從實際出發，既要全面系統又要有所側重，在充分運用先進信息技術的同時，檔案管理要做到分類科學、排列有序、利用方便、信息共享，最終實現檔案管理與企業整體信息化建設同步開展、同步發揮作用。

3.建立統一標準，形成統一的檔案管理系統和網絡平臺對于大型企業集團來說，公司上下級之間、各個分子公司之間使用統一的檔案管理系統軟件，建立相應的數據規格標準和統一的數據管理，是實現集團檔案信息化的重要途徑，也是提供良好的檔案信息服務的保障。如果各公司的檔案管理系統不一致，數據規范標準不統一，那就無法實現整個集團公司檔案信息的共享，各公司之間也不能充分利用檔案信息資源。中交二航局在2011年上線了新的檔案管理系統，該系統由公司總部統一部署，從公司總部到分子公司再到各個項目部全部使用這套系統，從而形成了全公司統一的檔案管理平臺。同時，該系統由BS端和CS端兩部分組成，檔案人員通過業務管理系統操作功能處理檔案業務，員工可以通過網頁端來查閱、借閱、利用檔案信息資源。只要公司的檔案進行了信息化處理，上傳到檔案管理系統中，公司的員工就能查詢、利用；同時該檔案管理系統與公司OA系統對接，可直接在線歸檔、處理公文。統一通用的檔案管理系統大大提高了檔案信息化水平和檔案信息服務的能力。

4.提供多樣化的服務方式在企業開展信息化之前，企業檔案部門的服務受檔案管理場所的局限，利用者需到檔案室才能獲得服務，并且以手工操作方式為主。在信息化環境下，信息利用是開放的，利用者可以在任何一個地點，通過計算機終端聯網的方式查找所需信息。傳統檔案室提供給讀者的是印刷型信息，要求利用者進行順序、線性閱覽和檢索，而網絡則可以提供用戶非順序的、隨機的、網狀閱覽和檢索，即超文本閱覽，如WWW檢索等。中交二航局的“員工綜合管理系統”中有一個模塊就是檔案管理，在這個平臺上只要是單位員工以自己的賬號和密碼登錄就能查詢到所需的檔案信息，既方便又安全。此外，還可以提供網絡咨詢、建立企業數字檔案館等服務方式，以滿足企業對檔案信息的利用需求。

5.加強檔案編研工作，增強開發利用企業檔案信息的主動性一是編制好各類檢索工具，這對提高調卷效率十分重要；二是開展咨詢服務，及時做好記錄工作，以便日后利用，使企業檔案信息開發利用工作向縱深方向發展；三是深層次加工企業檔案信息，主動有效提供檔案信息服務；四是注重收集反饋信息，避免檔案信息開發的盲目性，增強檔案信息輸出的準確性；五是積極主動提供檔案信息服務，采取分發各類檔案目錄，進行電話調卷與咨詢，傳真查閱、開架閱覽，編寫和分發全宗指南等資料介紹庫藏檔案內容與成分等方式，為企業的各項管理工作提供便利。企業檔案部門要在總結以往經驗的基礎上，根據企業經營管理的新要求和自身館藏特點編纂出實用有效的編研材料，為企業發展提供高效服務。

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1 企業檔案利用工作的重要性

企業檔案部門不同于公共檔案館和專業檔案館，雖然一定程度上具有這些檔案館的某些共同特性，如存史功能等，但是作為企業檔案部門，其生存的根本動力主要體現在它對整個企業經濟發展的基本保障力和積極推動力。

1、為企業管理的決策提供可靠依據。在一切工作中，決策正確是其成功的根本保證，要做到這一點，必須掌握大量的科學依據。企業領導層可以通過檔案了解企業一系列重大事件，了解企業的歷史與現狀，總結經驗、吸取教訓，遵循發展規律，揚長避短，掌握當前企業經濟發展的趨向，指定出符合市場經濟規律的企業發展政策與措施，使企業適應新時期的發展少走彎路。

2、是提升企業核心競爭力的重要保障。企業不同于其他組織的最大特點就是它是以追求利潤為目標的經濟組織。企業檔案管理的存在和發展必須來自其內在的、本質的需要。從近兩年一些企業檔案利用效果抽樣數據來看，檔案部門主要圍繞企業的招標、投標、聯營以及科技開發、專利申請、成果轉讓、設施改造等外向型經濟活動進行企業檔案的挖掘和開發利用。檔案信息在傳遞過程中所發揮出的資質信譽作用、知識載體作用、化解危機作用、產品服務作用等事例顯著增多，從“質”的層面上逐步揭示著檔案與企業科技要素、經營管理要素、生產要素直接結合的資本作用取向。由此可見，檔案利用作用的供需視點正在由傳統的輔助參與、史料借鑒方面向參與經營、價值交換方面轉變。

3、為企業文化建設服務。企業檔案不僅是一種信息資源，也是一種文化資源，是企業在生產經營過程中形成的管理思想、經營理念、行為規范和企業精神的綜合，是企業寶貴的無形資產，滲透于企業的各項經營管理活動中。企業檔案為企業文化建設提供了大量的歷史文獻，是企業文化建設的歷史借鑒和參考，對企業文化建設起著宣傳推廣和支撐作用。

4、為科學研究服務。由于種種原因，我國各級國家綜合檔案館保存的檔案絕大多數是黨政管理檔案。一些專業、專門檔案館保存了一些科技檔案和專門檔案，雖然這些館藏中不乏反映國家經濟發展的規劃、政策、法規等宏觀信息，但是反映我國社會經濟發展的很多生動的、豐富的微觀信息卻大量地、分散地保存在各類企業檔案機構中。一些學者、新聞媒體或感興趣的公民對獲得反映經濟活動的檔案抱有一定的期望。這種情況在國外也很常見。我們從維也納第15屆國際檔案大會國際檔案理事會企業與勞工檔案委員會提交的研究報告中可以看到類似的需求。如德國一些地區設立了區域性經濟檔案館，將本區域企業檔案集中在一起進行專業化方式管理，有效保存區域經濟發展的歷史，同時為利用這些檔案提供了便利。

2 目前企業檔案利用中存在的問題

1、某些企業的領導對檔案工作認識不足、重視不夠。由于檔案意識較為薄弱，使得企業的檔案管理工作很多還依然停留在建檔、管檔、看家守攤、你查我找的較低水平，忽視了企業檔案信息資源的開發和利用工作。一些企業在進行經營管理重大決策時，決策層甚至沒有想到要去查一查文件、檔案，分析和研究過去企業在遇到類似問題時是怎樣決策和處理的。一些企業無視已有的知識寶庫，不吸取前人和他人的成功經驗和失敗教訓，走了很多冤枉路，浪費了寶貴的時間，甚至造成了重大的經濟損失。許多珍貴的、有很高利用價值的檔案資源被常年閑置，無法發揮它們應有的職能和作用。

2、某些企業館（室）藏檔案結構較為單一，內容不夠豐富多樣。由于企業檔案人員管理工作的不科學、不規范，歸檔制度不夠健全以及缺乏“以用戶為中心”的服務理念，企業檔案人員普遍對黨政部門和財務會計部門形成的檔案收集的較為齊全，而對于生產科研部門形成的科研和技術檔案等卻收集不完整，使得某些具有較高保存價值的檔案信息未能及時收集和歸檔，影響了企業檔案信息資源開發和利用。

3、檔案信息管理模式實效不高。有不少企業檔案機構只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對檔案信息化建設根本目的沒有長遠的認識，甚至認為只要把文件目錄庫、全文庫建立起來，就是數字檔案館。忽視檔案信息資源的開發利用，造成檔案信息化效益低下，投入大量的人力、設備后，只帶來了由紙質文件轉變為電子文件這個改變而已，企業檔案的深層次加工工作較為滯后，使企業檔案的作用無法正常發揮，進而影響到企業檔案工作的發展。

3 加強企業檔案利用工作的對策

1、明確利用工作地位，建立健全利用工作制度。企業分管檔案工作的各級領導，應高度重視企業檔案信息資源的開發和利用工作。要在人力、物力、財力等方面向檔案開發和利用工作傾斜和支持。企業檔案工作者，應立足本職勇于創新和改革，破除“重管理、輕利用”的思想，克服“無所作為”、“不求進取”的消極認識，從而真正為企業生產和經濟發展起到引導和服務的作用。企業檔案部門要建立檔案信息利用的預測制度。通過對企業檔案信息資源的開發和利用可行性的預測和分析，掌握企業領導和相關部門對企業檔案信息資源的需求和動向，建立需求信息預測網絡，有針對性地進行企業檔案信息的收集、匯總和分析。同時，也應經常對企業檔案的利用信息反饋，明確企業檔案工作每一個階段的利用重點，有針對性開展工作。

2、采取現代科學手段，最大限度滿足企業對檔案信息資源的需求。一是通過信息檢索，實現企業檔案信息資源的利用。企業檔案部門可根據館（室）藏情況及用戶需要，編制不同的檢索工具，準確揭示企業館（室）藏檔案的內容，用戶可利用檢索工具方便、快捷地查找有關的企業檔案信息。二是建立信息交流平臺，及時準確地傳遞信息。可利用信息網絡，將企業檔案信息及時交流傳遞，實現檔案 資源共享。但要注意在嚴格保守企業機密的情況下，確保信息交流的適度性。三是開展信息咨詢。以企業檔案信息為基礎，向利用者推薦使用并解答相關問題。

3、要深層次開發和利用檔案信息資源。傳統檔案服務的目的是為用戶提供檔案，提供解決問題所需信息。而要深層次利用檔案信息，服務目的需從為用戶提供檔案轉變為為用戶提供知識。可以利用現代信息技術將分散、雜亂的原始信息進行處理，抽取知識單元，將其編成集中而有序的信息，并準備隨時為利用者輸出；可以建立健全企業檔案信息的宣傳報道體系，將館（室）藏檔案信息的內容特征、形勢特征及其他情況告之于利用者，促進和指導利用者更加充分和有效地利用企業檔案信息；可以采用定性與定量相結合的方法，對現有的檔案信息進行歸納整理、分析，作出綜合敘述、評價建議，以此來預測企業發展的動向和趨勢的開發活動。

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檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價值,挑選出有價值的檔案交檔案機構保存,剔除無保存價值的檔案予以銷毀。企業檔案價值鑒定工作的目的，是通過價值鑒定來精簡檔案，保管有保存價值的檔案，減少不必要的人力、物力、財力的浪費，使有價值的檔案更好地為經濟利益服務。

一、目前企業檔案鑒定工作中存在的問題

1.檔案只鑒不毀。這是企業檔案工作中存在的普遍現象，每年檔案人員都在進行檔案收集和價值鑒定工作，但是，檔案除了被按照永久、長期、短期劃分期限外，對于到期檔案并沒有實行復審或銷毀，積存現象呈上升趨勢。

2.價值判定各自為政。不同時期，不同鑒定人員對檔案價值劃分差異懸殊，同種性質文件往往被劃分不同種價值；對歸檔范圍與不歸檔范圍的理解出入較大。不歸檔范圍文件經常被尊為檔案優待，造成良莠不分、魚龍混雜。

3.期限劃分不適合所有門類檔案。科技檔案中建設項目工程檔案由于一個項目工程內容的成套性和相關性較強，對其進行不同期限劃分，一旦把到期檔案銷毀，將打破其完整性和連續性，可操作性不強，并浪費檔案員大量的時間和精力。

4.重復件較多。重復件是企業的通病，文件在制作過程中，疏于管理；在入庫過程中，疏于把關，尤其以文書檔案居多。

5.文件匯集堆積嚴重。企業文件匯集作為只供參考的文件資料多為不歸檔來文，雖然文件匯集一般不列入檔案的范疇，但文件匯集也被存放于檔案庫房，且堆積嚴重，企業沒有及時通過鑒定工作來妥善處理或銷毀，那些時效性已過的文件匯集不僅日久塵封，無人問津，且長期占用庫房，浪費資源。

6.未開展除會計檔案外各門類檔案鑒定銷毀工作。企業成立了檔案鑒定委員會和檔案鑒定銷毀領導小組，但這項工作一般只針對到期會計檔案展開，除此，并無組織或開展過其他門類到期或無繼續保存價值檔案、資料的鑒定、銷毀工作。

二、 主要原因

1.重整理輕管理。受傳統觀念影響，企業檔案工作普遍被認為是對文件資料的整理和保管，檔案員整天在浩瀚的文件海洋，默默地從事整理工作，難以拓展檔案工作的其他各項管理內容，影響了企業檔案管理工作的總體需求。

2.檔案工作隊伍不穩定，缺乏鑒定人才。企業檔案工作隊伍不穩定，缺乏鑒定人才是造成價值判定各自為政的主要原因，而檔案工作隊伍不穩定又受到三方面的影響。一是企業對檔案工作認識不足。過去，由于企業檔案工作的封閉性、單一性，決定了企業對檔案工作的態度，頻繁變動工作人員，給檔案工作帶來一定的負面影響。隨著科技發展，電子文件應運而生，企業認為檔案工作被注入了新的科技含量，似乎又可以減輕檔案員的工作負擔，企業沒有充分認識到，科技的運用不僅不會減輕檔案員的工作量，而且還對檔案員的工作提出了一個更新更高的要求。目前檔案的管理還無法消滅紙質文件，紙質與電子文件雙軌運作已成為檔案工作的新組合。因此，合理的人員配備應是企業需要考慮的關鍵因素。二是檔案工作崗位定性差異懸殊。長期以來，檔案工作被定為“輔助工作”，還有一些企業將其定性為非管理崗位，這種定性的隨意性和模糊性，大大影響了檔案員的積極性。三是檔案員自身對檔案工作缺乏活力和自信心。

3.唯老唯舊說。企業檔案工作習慣于灌輸老的舊的不去碰的思想，習慣于沿用以前就是這樣搞下來的說法，工作思路和工作方法沒有創新，工作有畏難情緒。

4.彈性原則把握失衡。保存從寬、銷毀從嚴的指導思想，使企業對到期失效檔案資料的鑒定銷毀態度過度慎重，保存從寬寬到十年幾十年，銷毀從嚴嚴到不動不碰，這顯然是對彈性原則把握失衡，必將造成檔案資料堆積現象。

5.無正確權衡效益標準。檔案保存價值鑒定工作效益標準明確指出，當檔案發揮作用所帶來的效益，超出因保存檔案所付出的代價時，才具有保存價值。換言之，就是保存檔案的費用應小于或等于檔案發揮作用帶來的效益。

6.內部管理不嚴。企業內部管理疏忽，對文件的形成、收集、甄別到轉換成檔案的過程把關不嚴，這是造成重件和檔案質量不高的早期原因。

7.執法、宣傳力度不夠，企業員工檔案意識薄弱。表面看這似乎與檔案價值鑒定工作無直接的關系，但是執法、宣傳力度不夠，企業員工檔案意識薄弱，必將影響到內部管理機制運作的不順暢，從而降低檔案工作的整體水平。

8.保管期限表不夠完善。以文書檔案為例，目前使用的保管期限表還是1987年由國家檔案局的。保管期限分永久、長期和短期，長期為16年--50年，彈性空間過大。比如，每年的民主評議黨員材料相當多，雖為長期保存，但利用幾乎為零，并沒有發揮出檔案應有的價值。故保管期限表應有所修改和完善。

三、幾項對策

1.建立企業檔案價值鑒定工作管理體制。實行專人負責制，負責對到期或無繼續保存價值檔案的鑒定銷毀工作，負責起草檔案鑒定工作計劃，擬定、提出檔案鑒定銷毀意見和具體實施方法，并提交企業檔案鑒定工作委員會或檔案工作主管部門領導審批。

2.定期組織開展各門類檔案、資料價值鑒定工作。企業各門類檔案數量龐雜，鑒定工作必須分期分批分量進行，這樣才不會影響其他各項工作的正常開展。將各門類檔案、資料的鑒定工作制定一個鑒定工作循環周期，周期長短視企業自身情況而定。一次只鑒定一種檔案、資料，這樣可以保證精力和鑒定專業知識相對集中；將明顯無查考價值檔案、資料先行鑒定銷毀；將把握性不大的檔案資料另行登記、造冊和放置，等三到五年后再銷毀，如果條件允許，可在銷毀前做縮微備份。

3.積極培養鑒定人才，提高人員素質。檔案價值鑒定工作的好壞、質量的高低最主要取決于鑒定人員的專業水平和工作責任心，因此，注重和培養高素質的鑒定人才是企業檔案管理工作中的重點，可采取參加培訓班、交流經驗會以及參觀學習等方法。同時，還要提高鑒定人員的政治、文化、思想等各方面綜合素質。

4.加強內部管理。加強業務指導，提高文秘、文書人員的工作質量，嚴把檔案質量關，最大限度杜絕和控制不規范文件的形成、不歸檔文件的流入，從源頭上減少影響檔案質量的早期不利因素。同時，文件匯集不入庫，可分留于各個部門自行參考。

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1構建企業檔案知識管理的原則

1.1資源集成原則。從檔案管理來看，數字化、網絡環境下，須對文件進行前端控制、全過程管理，即實行文件、檔案一體化管理、集成管理。從知識管理來看，文件、檔案是組織核心的知識資源，但并不是組織知識資源的全部。“檔案知識管理系統”應實現以文件、檔案為核心組織的全部信息、知識資源集成。

1.2功能集成原則。“檔案知識管理”既是以知識管理為導向的檔案管理，又是以檔案管理為基礎的知識管理。“檔案知識管理”系統應集成檔案管理功能與知識管理功能，確保文件的真實性、完整性與可靠性，確保檔案的憑證價值、保存價值與長遠價值，并確保知識被有效地積累、組織、評價、傳遞、共享與應用。

1.3系統集成原則。作為一種思想理念，知識管理應該體現于企業的各項業務活動之中，融合于員工的各種工作行為之中，成為員工基本的工作方法和思維方式，為顧客提供知識產品或服務，實現知識的價值。為了使檔案管理、知識管理與業務流程緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。

2企業檔案知識管理系統的實現

2.1檔案知識資源管理應用系統IT平臺的構建方案。隨著企業OA的發展，傳統的檔案管理操作平臺已經不能滿足企業發展的需要，因此，檔案知識資源管理應用系統IT平臺的構建迫在眉睫。檔案管理部門首先應建立應用B/S結構設計，能夠隨時隨地用游覽器訪問應用系統平臺。其次，將應用系統分為：知識資源應用功能前端平臺系統、知識信息數據庫系統、知識資源后臺收集整理系統、資源庫管理系統等；保證領導和員工通過應用功能前端平臺訪問和利用知識資源。最后，考慮到知識資源與數據型檔案、信息型檔案一起管理，知識資源很多來源于數據、信息型檔案，故采用關系型數據庫作為資源庫；知識資源管理平臺采用J2EE架構設計，具有跨平臺特性、很強的擴展性和功能模塊的可重復利用。

2.2檔案知識資源管理系統的安全與維護。根據企業的地區分布，檔案管理部門在企業的各個地區機構，分布設立訪問服務器。總部設立總的應用系統服務器，各服務器之間設立VPN連接；在應用系統中，對知識資源分層級設立安全訪問權限；對應用系統的登錄，設立密碼檢驗；針對特別重要的文件、信息，在訪問時設立指紋校驗。

2.3檔案知識資源管理的制度化建設。檔案管理部門首先用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。其次，用制度形式確定專業人員、專家、管理人員的職責和權益。最后，建立員工參與學習和工作應用知識資源的激勵措施、員工參與貢獻知識的獎勵措施和訪問權限的審核制度。

3企業檔案知識管理的評價方法

3.1利潤是企業檔案知識管理評價的基本方法。隨著市場競爭的日趨激烈，企業若不以利潤作為績效評價體系的核心，必然會使企業經營方向發生偏離，生存和發展的能力受到損害。利潤作為企業檔案知識管理評價的核心，檔案知識管理就是為了企業獲取更大的利潤。根據檔案具有的情報、參考、憑證等功能，企業可以產生情報效益、參考效益和憑證效益。