導語：如何才能寫好一篇水文檔案論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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筆者就現在的情況進行了研究調查，發現水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。

1硬件與軟件設施的不足

由于電子檔案受到硬件設備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設備中；二是電腦、硬盤這些存儲設備容易損壞。電子文檔和傳統通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業素質的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，已經增添了電腦等現代化的辦公設備，但管理人員卻無法在短時間內完成對辦公設備操作的學習，使這些資源浪費了。

3存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網絡進行共享和傳輸的，而網絡的受眾面非常廣，任何人都可能通過網絡手段竊取信息甚至篡改，網絡本身也存在不穩定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文檔中的重要內容保密性、穩定性受到質疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。

4出現虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質文檔轉變為電子文檔，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現信息的錯漏，檔案的信息就在不經意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現，某種內容往往對應一種體現形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內容卻沒有關聯，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設備，以不同格式進行存儲時也會發生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎，每個檔案管理人員應養成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應做到以下幾點。

1加強對電子文件檔案管理知識的培訓

提高檔案管理者的業務素質筆者調查發現，檔案管理人員中具備高技術、高素質的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應加強工作人員這方面的培訓，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經驗，提高技能水平，掌握現代化檔案管理手段。

2加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設對硬件設備和軟件設備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環節開始，增添自動化辦公設備，實現硬件設備的統一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設備等，硬件設備是水利電子檔案建設的基礎，加強硬件設施能促進水利部門檔案信息化建設。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發和應用方面，保障同網段的電腦能夠實現資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調等），在項目計劃、實施、結束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數據量也十分龐大，進行相關電子文檔建設、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權威性

檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹的進行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經濟不斷的發展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創新和改革傳統管理方式，改革和創新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業務的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執行。

4加強安全方面的法律保障

在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應有的法律效力。第一是要將相關的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發展趨勢和現實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現問題的部門責任人實施強力處罰。

5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎

所以說電子檔案的兩種驗證手續，其中之一就是經由身份驗證，先由用戶根據自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關人員弄虛作假和，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。

三結語

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關鍵詞：基建檔案；規范化管理

隨著我國經濟社會的不斷發展和綜合國力的提高，國家和地方對水文工程建設的投入日益加大，水文工程建設是水利工程的重要基礎建設。近年來，長江委水文局進行了包括水文巡測基地在內的一系列水文工程建設。這些水文工程項目具有高度分散、單位建設工程復雜、專業性強且各項目相對獨立的特點給水文工程基建檔案管理造成了很大的困難。加強水文工程建設項目檔案資料的管理是提高水文基建工程質量的一項重要工作。

目前，水文工程基建檔案的管理主要是依據水辦【2005】480號（水利工程建設項目檔案管理規定）、水辦【2008】366號（水利工程建設項目檔案驗收管理辦法）及水建管【2008】38號（水利部直屬單位基礎設施建設項目驗收管理辦法）。這些管理文件從管理制度、收集歸檔范圍、歸檔責任人員、驗收等方面均作了詳細的規定，為水文基建檔案規范化管理奠定了堅實的基礎。

一、水文基建檔案的特點

（一）水文基建點多面廣、小而散

水文基建項目投資從幾十萬到上千萬，分布在房屋、堤防、設備設施、測報系統建設等方面。

（二）系統成套性強

水文基建項目，大多是獨立的項目，從前期設計、施工、驗收及后續使用的資料均可完整收集歸檔。

（三）專業性強

水文基建，涉及面廣，專業不一。要求資料收集責任人員具備較廣的專業知識。

二、水文基建檔案管理的現狀

（一）檔案管理機制欠完善

水文局下轄7個勘測局，機關有項目辦，主要負責項目的申報、管理、驗收等，而項目的實施多在7個勘測局。項目管理人員和檔案管理人員參與項目的設計、施工、驗收及資料收集的力度不夠，項目管理和檔案管理要求的“同步管理”還有待加強，材料收集、整理的責任落實不到位。

（二）歸檔材料不齊全

水文基建項目有的建設年度跨度長，中間經手的人較多，收集、歸檔的材料不齊全，不能反映工程項目建設的全過程。如有的缺乏相應的聲像資料和照片檔案，竣工圖收集不全、標準也不一。

（三）檔案資料歸檔質量不高

歸檔材料中，有的缺少原件，復印件較多，而很多復印件沒法補蓋單位印章，整理裝訂不符合組卷要求，頁碼編制也不符合有關規定。

三、加強水文基建檔案規范化管理的措施

為使水文基建項目的歸檔資料符合有關規定要求，提高水文基建項目的建設質量，改進和規范檔案管理，須采取以下措施。

（一）完善體制，加強組織領導

水文基建項目檔案質量取決于相應制度保障和組織領導。必須完善有關項目資料的收集、整理的有關規定，明確相關歸檔責任人，從源頭規范歸檔質量，從制度上保障歸檔質量。

（二）建章立制，明確崗位職責

根據有關管理制度，完善組織機構，對每一個項目層層指定相應層次的歸檔責任人，明確其歸檔責任，跟蹤項目，實行項目建設和檔案管理同步進行。做到項目完成，須歸檔的資料也收集完畢。

（三）加強教育培訓，提高歸檔工作質量

水文基建檔案質量同專職或兼職檔案人員職業素質密切相關，因此，必須定期對有關人員進行檔案業務知識培訓，了解有關檔案規定及操作規程，明確檔案管理工作職責。

1.強化監督檢查，加強指導

專職檔案人員應參與項目建設的過程，對資料收集、歸檔人員定期指導，提出歸檔的有關詳細要求，對資料的合規性進行檢查，發現問題，及時補救處理。

篇3

1、在社會觀念層面，隨著社會競爭的日漸激烈，檔案造假、履歷造假、學歷造假等不道德的事件時有發生，使學生檔案的嚴肅性受到影響，難以得到應有的重視。甚至有的高校為使畢業生就業順利，也為了學校的社會聲譽，對學生檔案進行篡改。[王德欣.做好學生檔案工作 為大學生就業服務[J].中國檔案,2005(10)：3233.]⑸雖然是個別現象，但其影響惡劣，直接降低了高校學生檔案的公信力，致使學生檔案在人才選拔過程中的參考價值隨之降低。現在很多用人單位不再把學生檔案作為選拔錄用人才的依據，甚至還會發生丟失檔案的情況。受此影響，高校、學生對檔案的重視程度也在逐漸弱化。

2、在社會體制層面，隨著我國經濟體制改革的逐步推進，非公有制經濟得到長足發展，逐漸成為吸納高校畢業生就業的主要渠道。非公有制的用人單位沒有人事檔案管理權，事業單位、國有企業也在探索聘任制改革，人事管理逐步與市場接軌，而作為我國新型人事管理社會化模式[孫鵬紅.人事中的檔案管理問題探析[J].中國校外教育,2009(12)：136.]⑹的人事制度尚不完善，導致很多用人單位不過問學生的檔案，以勞動合同關系完全取代人事關系。這也是很多畢業生成為棄檔戶的原因。

3、在管理制度層面，高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據。制度的缺位是制約高校學生檔案管理水平提高的主要原因。1993年，國家教育委員會了《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》，對高等學校檔案劃分了黨群、行政、教學等十個類別，學生檔案沒有列為一個單獨的類別。2005年，教育部頒布了《普通高等學校學生管理規定》，對學生的學籍管理、獎勵與處分等提出了明確的規定，但仍沒有涉及學生檔案管理。作為高等學校學生管理工作在新時期的綱領性文件和主要依據，缺少對學生檔案管理的關注，不能不說是一種遺憾。究其原因，主要是學生檔案具有個體性，并且不在學校永久保存的范圍之內，大學教育也只是學生檔案生成過程中的一個階段。2008年，教育部和國家檔案局頒布《高等學校檔案管理辦法》，在文件材料的歸檔范圍中增加了學生類，主要包括學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。這體現了國家教育和檔案工作行政部門對高校學生檔案的重視，但總體來說比較籠統，對具體操作的指導性不強，缺少標準化、規范化的指標體系。

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構建水利水電科技文獻資料數據的數字化存儲管理，是當前水利行業信息化發展的緊迫任務之一。中國水利水電科學研究院（以下簡稱“中國水科院”）資料室收藏的科技文獻資源，不僅數量多，而且涉及水利學科范圍廣、層次高、內容新，在同行業中，其完整性和權威性也是最高的。本文以中國水科院資料室收藏的科技文獻資源為研究對象，闡述了水利水電科技文獻數字化查詢體系構建過程中學科分類和元數據結構的解決方案，并在此基礎上介紹了水利水電科技文獻數字化查詢平臺的整體架構。

2水利水電科技文獻學科分類體系

水利水電科技文獻從技術角度分為技術報告、技術論文、技術譯文等；從內容上分為成果報告、生產報告、評估報告等。科技文獻數字化建設的一個重要任務，就是找到適合系統應用和用戶檢索的文獻資源分類方法。學科分類一般遵循以下基本原則［1-2］：①科學性：分類必須以科學的知識分類為基礎，選擇事物或概念（即分類對象）的最穩定的本質屬性或特征作為分類的基礎和依據。②系統性：將選定的事物、概念的屬性或特征按一定排列順序加以系統化，從而形成一個合理的科學分類體系。③可擴延性：分類的編碼結構必須能適應同類編碼對象不斷擴充的需要，以便保證增加新的事物或概念時，不至于打亂已建立的分類體系。④兼容性：與有關標準（包括國際標準、國家標準、行業標準等）協調一致。⑤唯一性：指任何專業名詞、術語的定義必須嚴格保持概念的一致，對同一專業名稱、術語必須是唯一的，且不能重復。⑥合理性：分類編碼體系結構與數據分類體系相適應，能反映分類體系的層級、機理及相關聯系的特性。⑦規范性：編碼的結構、類型及編寫的格式統一，以便于數據的檢索和共享。我國現有與水利信息相關的分類編碼標準有：《水利工程基礎信息代碼編制規則》（SL213-1998）、《水利系統政務信息編碼規則與代碼》（SL/T200-97）、《中國河流名稱代碼》（SL249-99）、《中國湖泊名稱代碼》（SL261-98）、《中國水庫名稱代碼》（SL259-2000）、《中國水閘名稱代碼》（SL262-2000）、《中國蓄滯洪區代碼》（SL263-2000）、《土壤侵蝕分類分級標準》（SL190-96）、《水情信息編碼標準》（SL330-2005）、《水文數據GIS分類編碼標準》（SL385-2007）等，這些標準的制定解決了許多基礎信息重復整編、互不統一的局面。但是，由于這些標準大多僅僅針對的是某一項專題或調查制定的，并沒有進行全局性考慮。因此，水利部為建立一個完善的水利信息分類體系，組織專家編制了《水利信息分類》標準，該標準對水利水電科技文獻分類研究也具有一定的借鑒作用。2001年，水利部頒布了《水利技術標準體系表》，2008年進行了修訂，其中將水利信息按專業劃分為綜合、水資源、水文水環境、大中型水利水電工程、防洪抗旱、農村水利、水土保持、農村水電、移民、水利信息化等，該分類方便了水利行業技術標準的管理和使用，具有非常高的理論性和非常強的實踐價值。然而，該分類僅是針對我國水利技術標準成果的管理這一特殊用途的一種分類體系，隨著水利信息化發展，其分類層次和內容體系還有待進一步完善。在國家層面上，我國于2008年頒布的國家標準《學科分類與代碼》（GB/T13745-2008），其中設有“水利工程”分類與代碼［3］，并把水利工程分為水利工程基礎學科、水利工程測量、水工材料、水工結構、水力機械、水利工程施工、水處理、河流泥沙工程學、海洋工程、環境水利、水利管理、防洪工程、水利經濟學等。但是，該分類方法過粗，未能充分體現水利行業有關的學科，因此也無法完全滿足水利行業的數據管理的需要。關于水利水電科技文獻的分類，原水利部信息研究所（現水利部發展研究中心）編制有《水利水電科技文獻分類》，該分類包括四級：基本類目24個，二級類目301個，三級類目1514個，四級類目1079個，長期以來為水利系統各級科技文獻收藏個管理部門沿用。但由于該分類編制年代較早，隨著水利形勢的發展以及水利科技的進步，越來越難以適應水利科技文獻的分類需要。較為突出的如該分類法中一級類目中，缺少防洪抗旱、環境水利、城鄉水利、水利信息化等內容，而近年來相關方面取得了相當多的科研成果。本文在調研以上分類標準的基礎上，并在參考了《中國圖書館分類法》（第四版）（簡稱《中圖法》）、《中國科學院圖書分類法》（第三版）（簡稱《科圖法》）、《中國水利百科全書》（第二版）（簡稱《水百》）基礎上，經過綜合對比分析認為，《水百》編纂過程中，集中了包括中國科學院和中國工程院院士在內的眾多水利系統的專家學者，是水利學科現狀的權威體現。相對其他的分類體系，《水百》可以說基本做到了取長補短，既包括有水利水電建設所涉及的基礎領域，如力學、化學、地質學等一般自然科學，涉及面較廣，而且基本上較為全面反映了水利水電建設的最新形勢和進展，如水利管理、水利經濟、環境水利等均有單獨的類項。本項目學科分類以《水百》為基礎進行，將基本類目縮減為21類，二級類目211類，三級類目1508類［4］，基本涵蓋了水利水電學科的所有領域，見表1。因此，在目前水利信息資源管理領域尚無現成可參考的學科門類條件下，以《水百》的條目分類為基礎，適當進行調整，不失為一種實用的方法。

3水利水電科技文獻元數據結構

元數據是定義和描述數據的數據，是一種用來描述數字化信息資源，確保數字化信息資源能夠被計算機及網絡系統自動識別、分析、提取和分析歸納的一整套編碼體系［5］。水利水電科技文獻元數據，用來描述水利水電科技文獻信息資源，其目的在于方便用戶發現資源、識別資源、評價資源，而且對相關的信息資源進行選擇和定位，并追蹤資源在使用過程中的變化，實現文獻資源的有效整合、管理使用和長期保存。水利水電科技文獻元數據建立在傳統技術和現代技術兩個基礎之上，不僅用來描述數字化信息的內容特征，而且更要描述數字化信息的基本屬性，使得數字化信息得以被有效傳播、交流和利用。同時水利水電科技文獻元數據為文獻數字化信息資源建立一種機器可理解的框架，幫助計算機系統以及其它網絡通信設備獲得并理解文獻數字資源的基本特征，包括系統特征、內容特征、權利特征等方面。迄今為止，世界上已開發并付諸使用的元數據主要有以下幾種：一是最早普遍使用的元數據MARC機讀目錄；二是描述博物館藏品與檔案特藏的元數據EAD編碼文檔；三是描述和管理大量網絡信息資源的元數據（包括都柏林考DC、因特網內容挑選平臺PICS、因特網館藏WC等元數據）；四是其他形式的元數據（包括頻道定義格式CDF、教育管理系統IMS、全球信息定位服務GILS等元數據）。水利水電科技文獻信息與其他類信息相比，在其載體和類型上沒有太大差別，只在具體內容上差別較大。因此，水利水電科技文獻元數據體系的建立應遵循通用、易兼容、可擴展的原則。在對國內外數字圖書館元數據標準進行調研和分析的基礎上，筆者認為：DC元數據標準簡單易懂，既便于專業用戶的擴展，又適合普通用戶使用，它是由世界各國專家共同參與制定的，并經過圖書館界、檔案界、計算機界的專家以及Z39.50和通用標記語言標準（SGM）等方面的專家學者不斷地修正。我國和其他許多國家的數字圖書館工程都是以DC元數據為基礎進行信息化建設。因此，水利水電科技文獻選用DC標準作為基本元數據標準，并根據實際需要進行必要的擴展和裁剪，確定了每一個元素的描述方式、基本定義和填充規范，對每個元素都給予了相應的解釋。水利水電科技文獻元數據體系包括20個類別，60多個元素，主要元素如表2所示。通過表2描述的元數據，管理人員和用戶可以有效地管理、鑒別、了解和使用其中的信息資源。這些元數據可以實現以下功能：一是描述水利水電科技文獻資源對象的內容；二是識別資源日期、類型、格式等數據元素；三是定位資源的位置，以利于網絡環境中水利信息對象的發現和檢索；四是檢索，成為用戶查找電子資源的重要依據。為方便水利水電科技文獻元數據的共享，參考當前異構系統數據交換技術，我們采用可擴展標記語言XML［6-8］（ExtensibleMarkupLanguage）來對元數據進行描述。XML是繼HTML之后的又一種Web標記語言，專用于基于Internet的數據共享和交換設計，它已成為互聯網上數據共享和數據交換的關鍵技術和標準［9］。用XML來描述元數據，具有清晰的結構、語法和內容，并能被計算機更高效地處理。XML還具有易于編輯、便于管理、適于存檔、容易查詢等諸多優點［10］，這些特點，使得它成為了描述元數據的最佳選擇。

4數字化查詢平臺架構

水利水電科技文獻數字化技術研究的一個重要任務，就是在完成分類體系的基礎上，以元數據為數據資源的描述方式，構建水利水電科技文獻數字化查詢平臺。水利水電科技文獻數字化查詢平臺具有以下功能：①科技文獻的數字化保存、分類管理；②科技文獻資料的查詢、瀏覽；③科技文獻的匯交、；④科技文獻的統計結果輸出功能；⑤用戶和系統管理人員相關的權限管理、使用管理、統計水利水電科技文獻數字化查詢平臺根據水利水電科技文獻數據的特點，數據進行加工保存入數據庫中后，系統對數據進行分級分類存儲，并定義數據的詞匯表，方便用戶查詢檢索。最終，系統通過web的方式，將文獻數據資源在Internet上，并提供數據檢索、文獻下載以及數據統計等功能，其整體架構如圖1所示。

5結語