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摘要：筆者闡述了當前養老保險檔案管理工作中存在的問題，提出了要做好養老保險檔案的分類和整理工作；加強養老保險檔案基礎性管理工作；強化養老保險檔案的數字化、網絡化管理；建立完善的養老保險檔案保管制度等建立健全養老保險檔案的重要策略。

關鍵詞：養老保險；檔案管理；信息化

經濟的快速發展推動了和諧社會的加速建設和完善，同時也推動了養老保險在全國范圍內的覆蓋率。而隨著養老保險覆蓋率的增加，養老保險檔案管理也成為做好養老保險工作的重要內容之一。越來越多的人參加養老保險，使養老保險的檔案管理面臨著巨大的數量挑戰和管理的改革。采用先進的管理技術，實現其信息化的管理是養老保險檔案管理改革的必然途徑。需要注意的是，改革養老保險檔案管理模式，是一個系統化、具體化的過程，要在過程中逐漸完善和實現合理有效的信息化管理建設。

一、目前養老保險檔案管理面臨的問題

1.養老保險檔案管理制度方面存在缺陷。目前，我國養老保險檔案管理過程中存在著一些制度方面的缺陷，有些地方的管理制度略有不健全。雖然，在檔案管理方面我國制定并出臺了一些相關的法律法規，但是相對于養老保險而言仍顯不足，不夠規范化和具體化，尤其是在考核、檢查和驗收三方面的標準上，缺乏科學性和適用性，這些都是養老保險檔案管理制度方面亟待解決的漏洞和問題，如果不加以有效的改進，就會成為養老保險事業持續發展的障礙。2.對養老保險檔案管理的重視程度低。對養老保險檔案管理重視度低，是養老保險負責單位的通病，上到領導干部，下到工作人員，都沒有看到養老保險檔案管理工作的重要性和不可或缺性，而這也嚴重的影響了養老保險檔案管理的日常工作。工作人員在養老保險檔案管理方面的服務觀念差，使工作更加被動化和消極化，從而導致檔案管理工作問題百出，諸如檔案混亂、管理松散，網絡化程度低等，這些都嚴重阻礙了養老保險檔案管理時展的步伐。3.缺乏具有專業素養的養老保險檔案管理人員?？v觀我國各地從事養老保險檔案管理工作的工作人員不難發現，這些工作人員既不是檔案管理專業出身，也沒有接受過任何關于檔案管理方面的知識和技能的培訓，他們基本上都是“半路出家”，對檔案管理工作的內容認識模糊不清，對其管理的方式也是不了解，根本沒有將檔案管理作為資深工作的核心，更有甚者還是兼職負責。利用嚴重缺乏專業素養的人員進行檔案管理，是導致檔案歸檔不及時、保存不完善的重要原因。4.投入到養老保險檔案管理方面的設備嚴重匱乏。在養老保險檔案管理方面投入的設備嚴重匱乏，例如，在硬件設備方面，目前養老保險檔案管理所使用的存儲柜都還是老式的存儲柜，不僅保密系數差，而且存儲量低，有的還會遭到蟲蛀和潮濕腐蝕，導致許多長期的養老保險檔案在保存過程中受損，嚴重地破壞了其完整性；在軟件設備方面，雖然有的地區在檔案管理方面采用了電腦存檔和檢索的方式，但是電腦設備差，而且常常無法正常上網，或者電腦系統運行出現各種問題，都嚴重影響了檔案管理工作的效率，造成檔案管理工作的落后。

二、健全和完善養老保險檔案管理工作

1.采用信息化管理，實現養老保險檔案的有效整理和合理分類。在養老保險檔案管理工作中，引進信息化的管理手段，更加高效、準確、便捷的實現檔案管理的科學化和有序化。信息化管理對于養老保險檔案的整理和分類，能起到非常有效的作用。例如，在整理養老保險檔案的過程中，可以采用信息化管理，對養老保險檔案按照一定的規律，設置相關的編號，按照對應的編號進行管理。編號的形式也是多種多樣的，可以是個人身份證號，也可以是其養老保險的編號，或者社保登記證號等。此外，在對養老保險檔案進行編號和整理的同時，還可以對養老保險的業務規律進行分析并掌握，從而細化出不同的業務階段，例如日常業務有哪些，月度和年度業務又有哪些，在整理的過程中都可以對這些實行細致的劃分，為今后的工作提供一個清晰明確的參考。在養老保險的分類方面，信息化管理可以為工作人員直觀的呈現養老保險檔案的不同點，例如有的養老保險是在某一政策下實行的，有的則是政府工作會議的內容體現等，這些都可以幫助工作人員對養老保險檔案進行有效的歸類，此外，參保人員的相關資料也可以成為歸類的一個標準。信息化管理能對養老保險檔案實行系統化的管理和歸類，使養老保險檔案清晰明了，這不僅是養老保險檔案管理工作的基本要求，同時也是養老保險后續業務高效進行的基礎和保障。2.有效的基礎性數據化管理，是健全養老保險檔案管理的重點。對養老保險檔案實行數據化管理，是健全養老保險檔案管理工作的重要內容。第一，要樹立數據化概念開展養老保險檔案的管理工作，利用數據化管理，對養老保險檔案的進行收集、歸檔和整理，確保養老保險檔案的完整性、真實性、可靠性，更好地發揮其在養老保險工作中的重要作用；第二，利用數據化管理實現養老保險檔案的動態管理。所謂動態管理，就是對所有的養老保險業務進行實時跟進，對于手續齊全、辦理完畢的檔案，進行及時的歸檔和整理，對于還在進行中的養老保險業務，進行實時跟進，對于其辦理的狀態、需要的材料實時掌握。此外，對于養老保險檔案的管理還要時常性，即定期對其進行整理、歸檔，查漏補缺，確保檔案材料的完整性和關聯性，確保檔案保存的整體性。3.實現數字化和網絡化管理，加強養老保險檔案的管理。要充分利用計算機數據庫管理功能和網絡平臺，建立養老保險檔案管理信息系統，實現檔案管理的數字化和網絡化。這是我國社會保障體系建設、社會保障信息化建設和提高社保經辦機構管理服務水平的必然要求，也是現代化養老保險檔案管理的發展方向。檔案管理的數字化和網絡化不僅有存儲量大、檢索方便、數據傳遞快速便捷等優點，而且在實現資源共享、提高統籌層次方面也有現實意義。4.健全和完善管理制度，實現有效的養老保險檔案管理。社保經辦機構和企業應建立養老保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責，對檔案建立、維護、交接等環節進行制度化管理。檔案紙質材料應當排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應復印備份，檔案電子數據應當有較強的網絡安全性，必須做到異地備份，數據格式要有清晰的說明以便日后升級維護。這里特別要強調交接環節一定要尤其重視，嚴防脫節，否則會給后續工作帶來無法預計的困難。比如少數鐵路單位就是在生產力布局調整中沒有對養老保險檔案的交接給予足夠重視，造成單位幾經變遷后，原有資料或不知所蹤，或部分丟失，又或存放零亂，給繼任者的工作開展帶來了極大的困難，特別是農民合同工補繳花名冊、精簡職工花名冊等資料都是特定歷史條件下的特定產物，一旦損毀就無法彌補。所以一定要加強對養老保險檔案交接環節的管理，可以結合建立考核獎懲機制，督促管理人員既要在在崗時認真履行好職責，又要在換崗時做好交接工作，以保證養老保險檔案管理的延續性。

總之，建立健全完善的養老保險檔案管理制度，實現養老保險檔案有效管理，是社保檔案管理工作的基本要求，也是維護好廣大參保人員切身利益的必然要求，實現養老保險檔案管理的信息化、數據化和網絡化，是健全我國社會保障體系的內容和要求，也是利用好和發展好信息化技術的重要方式之一，同時也是提高我國社保經辦機構的管理水平和服務水平的重要途徑。

作者:王燕華 單位:冮蘇淮安供電公司

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