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職工檔案是記錄職工個人學習、工作、參加各項保險、工作變動等情況的原始資料,是證明個人工作年限、文化程度、學識水平、技術狀況、功過獎懲和用人單位評判的重要依據.它關系到職工的切身利益,也是職工接續保險、享受各項福利待遇的重要依據.隨著市場經濟的建立和社會的發展,原有的企業職工人事檔案管理辦法已經不能滿足新型勞動力市場的需求,在工作中遇到了很多問題.

1現行人事檔案管理體制與市場經濟發展不相適應企業職工檔案由多個部門管理,職責分工交叉重疊,對職工人事檔案管理要求不一致.如大中型國有企業領導班子成員檔案,由各級組織部或企業工委代管;部分企業中層以上職工的檔案,由人才中心或職業介紹所代管.還有的企業依然按計劃經濟時期的管理方式將企業職工檔案分成干部、工人檔案分別管理.職工在企業中只有崗位上的區別,沒有身份上的差別,這種管理方式,有悖于企業依法實行的全員勞動合同制度,給企業的職工人事檔案管理工作帶來諸多不便.

2企業對職工人事檔案管理不夠重視有些行政管理部門要求企業在保管職工檔案時,將職工原始招工、用工手續、勞動合同書等材料拿出來,理由是干部檔案中不存放這些材料,造成職工檔案中原始材料遺漏、損壞、丟失.個別企業由于管理不善,竟然將上百名職工檔案丟失,致使職工無法辦理接續保險或享受退休待遇手續.有的企業經營者為了達到控制職工流動目的扣留職工檔案,造成職工上訪.有些企業由于企業管理松懈,個別職工檔案長期滯留在個人手中.這些問題的出現,嚴重侵害了職工的個人利益,有損于人事檔案管理工作的嚴肅性,造成由于檔案引發的各種不必要的糾紛.

近年來,因用人單位扣留人事檔案發生的爭議多了起來.有的職工辭職后,不愿將檔案移交到人事、勞動和社會保障部門托管(因為托管要收費);有的人認為人事檔案對自己求職沒有什么用,干脆不管;也有的用人單位因職工沒有賠償給原單位造成的經濟損失,故意扣留員工的人事檔案.當然,還有用人單位不愿為與自己沒有勞動關系的職工無償保管檔案,希望員工將其檔案盡快轉走.

3企業職工檔案材料保存的準確性和完整性差有一些企業,尤其是私營企業或股份制企業的領導認為職工檔案沒什么用處,不給新招用的職工建立檔案,職工新增加的檔案內容不能及時歸檔,致使職工的檔案材料不準確、完整.如某企業技師張某即將到退休年齡,聽說還可以申請晉升高級技師,興沖沖地來到勞動保障部門查找自己當年評審技師的檔案資料,因當年的資料沒有入檔,企業經歷改制,本人又無保管,有關技師檔案不知去向,張某只能望洋興嘆.

4民企檔案畸輕畸重一些國有企業改制為民營企業后,很多職工認為檔案似乎沒有原來那么重要了.有的人舍棄檔案,有的企業則不愿意管理檔案,致使人事檔案管理面臨一系列問題.據了解,在很多民營企業中,職工檔案一般都讓辦公室主任兼管,這樣的結果是職工人事檔案管理流于形式.加之目前人員流動頻繁,有些人離開單位后,對檔案基本置之不理,也不辦理轉移手續;有些人干脆自己保管,檔案在民營企業沒了章法.在一些企業和從業人員看輕檔案的同時,很多人又很重視檔案,甚至是過度畸重.有的企業在為申報社會保險費的時候,往往借口職工沒有檔案而拒絕為職工參加社會保險和接續社會保險等.

5從業人員認為檔案已不再重要據了解,很多人認為檔案已不再重要.認為企業員工在國有集體企業看重檔案,是因為當時檔案是職工增加工資、晉級提拔、調動的必備依據.現在不同了,在民營企業,一切都是老板說了算,跳槽自己說了算,晉升靠本事,有無檔案不礙事.新進入就業領域的大中專以及技校的畢業生,不管到哪個工廠打工,只要填張表格,拍張照片,簽份合同就完事了,檔案不是那么重要.實際上,人事檔案管理與就業還是有著一定的關聯,人事檔案在辦理工作調動、研究生入學、考取國家公務員調檔、退休等很多場合還是很重要的.

6加強人事檔案管理的措施

(1)建立與市場經濟發展相適應的企業職工人事檔案管理體制,以適應經濟發展和新型勞動力市場發展的需要,并由現在的多頭分散管理逐步過渡為集中統一管理.勞動保障行政部門與檔案行政部門盡快制定企業職工人事檔案管理辦法,進一步明確企業職工人事檔案管理范圍、內容、方式、標準等,并以中組部《干部人事檔案工作目標暫行辦法》等有關文件為依據,使企、事業單位的職工檔案管理走向科學,走向規范.

(2)針對目前企業職工人事檔案管理存在的諸多問題,各級勞動保障行政部門應高度重視企業職工人事檔案管理,制定規范有效的管理制度,加強督促,定期檢查,發現問題及時解決,定期對人事檔案管理人員進行培訓,不斷提高人事檔案管理人員業務水平.并在規定時期內對所有企業職工檔案進行全面清理、規范,確保職工檔案的完整、真實、準確.另外也要求所有從事人事檔案工作的領導和同志提高思想認識,全力做好檔案收集整理、規章制度和基礎設施建設,提高職工人事檔案工作的整體水平.

(3)使企業職工人事檔案管理更加規范化、科學化.對職工檔案的內容、分類、檔案用品標準重新進行規范.有條件的地區要利用計算機網絡技術逐步建立職工個人檔案與養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、再就業等系統化管理體系,通過科學的管理,為企業提供便利的服務,充分發揮勞動保障部門的服務職能,提高辦事效率,使人事檔案管理工作更加科學規范化.

(4)檔案糾紛急需法律規范.目前很多國有企業都面臨改制,有的還面臨關閉或破產,如果用人單位將員工的檔案丟失應該及時承擔法律責任.又如,有的員工離職后,下落不明,原用人單位不再愿意出資為離職員工保管檔案,針對這種情況應嚴格按照有關文件規定,原單位應在30日內將其人事檔案移交黨委組織部門、政府人事行政所屬人才流動機構.各單位接收流動機構辦理人員,必須到同級組織、政府人事行政所屬人才流動機構辦理有關手續.機關、企業事業單位憑同級組織部門、政府人事行政部門所屬人才流動機構開具的轉移手續,方可接收流動人員人事檔案,流動人員跨地區流動的,接收單位需按人事管理權限向同級組織部門、政府行政部門所屬人才流動機構提出申請,由同級人才流動機構向管理其人事檔案的人才機構調檔后方可辦理有關流動手續.《企業職工人事檔案管理工作規定》第6條規定":職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當地勞動行政部門代為保管."第18條規定":企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門.職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準備錄用的,其檔案由原所在單位保管."用人單位保管員工檔案是基于雙方存在勞動關系而應當履行的附隨義務;如果雙方的勞動關系已經解除或終止,仍規定用人單位有保管義務,不合理的應放到相關部門.對下崗失業人員,應讓政府買單,免費為下崗失業人員辦理相關.

總之,在人才流動日趨頻繁的今天,要解決職工人事檔案諸多問題必須通過立法予以規范和完善,同時也希望廣大用人單位及時合理地為員工辦理人事檔案轉交手續.