導語：勘察設計類檔案管理綜述一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1引言

面對日益激烈的市場競爭，我國勘察設計咨詢業迫切需要增強自身知識產權保護意識，同時承認并尊重他人的知識產權及合法權益。為了保護與管理勘察設計咨詢企業的知識產權，鼓勵技術創新和發明創造，豐富與發展原創性智力成果，增加企業自主知識產權的數量并提高其質量，增強企業自主創新能力和市場競爭力，同時尊重并合法利用他人的知識產權，為此，對勘察設計文件檔案管理具有極其重要的作用。本文通過明確勘察設計文件檔案管理的對象及特點，探討了其管理的方法及程序，并針對目前勘察設計文件檔案管理工作中出現的問題提出了相應的對策，為進一步完善我國勘察設計文件檔案管理提供了有益的參考。

2檔案管理的對象及特點

勘察設計的文件檔案主要包括勘察、設計、咨詢活動和科研活動中形成的，以各種載體所表現的文字作品、圖形作品、模型作品、建筑作品等勘察設計咨詢作品。勘察設計文件檔案包括以下內容：

1)工程勘察投標方案，專業工程設計投標方案，建筑工程設計投標方案。工程咨詢投標方案等；

2)工程勘察和工程設計階段的原始資料、計算書、工程設計圖及說明書、技術文件和工程總結報告等；

3)工程咨詢的項目建議書、可行性研究報告、專業性評價報告、工程評估書、監理大綱等；

4)科研活動的原始數據、設計圖及說明書、技術總結和科研報告等；

5)企業自行編制的計算機軟件、企業標準、導則、手冊、標準設計等。

勘察設計文件檔案管理有如下特點：

1)成套性。一個勘察設計項目所形成的若干相關文件材料，這些文件材料既以不同工作階段相區別，又與總體科技程序和科技內容相聯系，構成了一個反映該項目勘察設計活動的材料整體，是一個密切聯系、有機結合的整體。

2)專業技術強。我院是廣西自治區唯一的公路工程專業勘察設計甲級院，其專業技術檔案又具有專業性強、科技含量高、分類細致等特點。勘親設計類檔案具有較強的專業性，不同的專業又有著不同的技術內容和方法，在哪一個專業技術領域形成的檔案，就集中地反映哪一個專業技術領域的科技內容及相關的技術方法和手段。

3)利用率高。近年來，隨著科學技術的不斷發展和專業技術普及率的提高，檔案的查詢和使用的機率越來越高，有些項目可以大量地、重復多次地運用于新的勘察設計項目，特別是記述和反映新技術、新工藝的檔案，其利用率更高。

3方法及程序

為確保歸檔的勘察設計文件完整、準確，便于檔案資料的查閱使用、質量問題的追溯、落實質量終身責任制，根據目前國內勘察設計文件檔案管理的發展狀況、經驗和趨勢，結合質量管理體系GB／T19001—2008一IS09001：2008標準和我院的成功經驗，對各階段勘察設計成果文件、記錄和資料歸檔的種類、歸檔文件的裝訂要求、歸檔交接方法、責任等提出以下管理方法和程序：

3．1按不同階段項目歸檔文件的種類要求

l、預可行性研究、可行性研究、方案設計、初步設計階段：a)在向顧客提交成果文件的同時，歸檔相同的成果文件以及內容完全一致的電子光盤；b)在接到主管部門批文時追加歸檔有關的批復文件。裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計算書原稿，分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據的的數據資料、各類技術報告、技術工作總結，質量記錄等保存在承擔項目部門，保存期三年。

2、施工圖設計階段：a)在向顧客提交成果文件的同時，歸檔相同的成果文件以及內容完全一致的電子光盤；b)上述成果提交后一個月內，提交下列文件歸檔：勘察設計成果的藍曬底圖清樣、裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計算書原稿分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據的數據資料、各類技術報告、技術工作總結裝訂成冊的質量管理記錄，包括：產品要求評審記錄及各種附件、項目工作計劃、勘察大綱、勘察成品檢驗記錄、技術及安全交底記錄、外業驗收記錄、設計輸入登記表、假定輸入單、技術指令、互提資料單、互提資料單、設計評審記錄、設計確認情況表、勘察、設計、測量成品批準放行單c)設計過程中與顧客之間涉及質量責任的來往文件及處理記錄。

3、工程竣工(交工)驗收后一個月內，提交下列文件歸檔：a)有常駐工地設計代表的：工地日記及相關附件、設計修改通知書、現場照片b)無常駐工地設計代表的：服務驗證表、設計修改通知書、現場照片、后期服務期間，與顧客之間涉及質量責任的來往文件及處理記錄。

4、竣工(交工)驗收后如發生與項目有關的記錄要隨時歸檔。

5、工程地質勘察項目：工程地質勘察報告及有關附件、內容完全一致的電子光盤、勘察大綱、校審記錄及校審的原稿、成果清樣、外業驗收記錄、勘察成品批準放行單、技術總結。

3．2歸檔手續

1、項目負責人將符合本規定要求的歸檔文件整理、裝訂好，填寫《勘察設計項目文件歸檔交接表》一式2份；

2、將歸檔文件和《勘察設計項目文件歸檔交接表》一起送檔案室歸檔；

3、檔案員按本規定的內容對《勘察設計項目文件歸檔交接表》中的歸檔文件及數量一一核對，確認無誤后簽收。一份《勘察設計項目文件歸檔交接表》退歸檔人作為存檔依據，另一份留檔案室備查；

4、檔案員對不符合規定要求的歸檔文件有權拒收。

4問題與對策

目前勘察設計檔案管理存在的主要問題是：資料檔案常有收集遺漏或未及時歸還的；檔案管理人員的思想及素質未能跟上；管理的硬件和軟件有所不足；單位對檔案管理的宣傳力度和員工對此的重要性有所欠缺。對策：①作為檔案管理人員要積極主動地配合勘察設計部學術．Academ_cs門主動地收集遺漏或未歸還的勘察設計文件。②加強對檔案管理人員的培訓，提高專業素質、服務意識、服務質量、服務水平，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心。嚴把工程檔案質量關，成為能達到交通勘察設計業務知識與檔案專業知識的復合型人才。⑤加大投入，對勘察設計檔案進行科學化、規范化管理及各種基本檢索工具的使用方法，能快速準確地提供服務。強化科技檔案資料管理工作中的信息化程度，充分利用現代信息技術和網絡技術，做到科學管理、資源共享、科技檔案管理信息化。④進一步完善科技檔案資料管理工作中的質量管理體系在院總質量管理目標要求和指導下，制定好科技檔案資料管理的部分質量工作手冊，進一步完善科技檔案資料管理的規章制度和有關管理工作的質量體系運行手冊，明確各工作環節的質量責任，并在工作中努力尋求持續的改進和完善。⑤及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記汞，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時的、有效的檔案資料或信息。此外，當采用電子化進行管理時，應注意電子資料的安全保密性，須防范計算機病毒及電子資料的保密。須采用防火墻、防病毒軟件，對電子資料加密及身份識別，設置相關人員的管理、借閱權限，對不同等級的電子資料，針對不同的借閱人員設計不同的查閱權限：在線閱讀、拷貝、打印功能。