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一、檔案管理工作對企業的作用和意義

檔案在企業經營過程中發揮著重要的作用，良好的檔案管理工作有助于企業計劃和決策的科學化，有利于提高企業行政工作效率和管理水平。做好檔案管理工作，對內可以方便企業高管及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略，為經營決策提供支持性證據；對外則有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與客戶進行有益合作奠定堅實的基礎。再者，檔案是企業文化的重要組成部分，通過企業的檔案員工能夠了解到企業的成長歷程、核心價值觀、文化氛圍等，從而讓員工產生了歸屬感、凝聚力和向心力，讓客戶更感性的了解企業。在我國經濟全面發展的歷史背景下，企業要做大做強，必須注重細節，做好檔案管理工作就是其中之一。一個企業要做好檔案管理工作必須不斷地更新檔案管理觀念，以全面、客觀地反映企業整體運營狀況和經營成果，這將極大提高該企業的管理效率，有利于實現該企業經營戰略。因此，做好檔案管理工作可以促進企業的高效管理和經營，企業的良性發展又將促進經濟社會的全面發展，從而不斷提升企業在市場經濟中的競爭力和影響力。

二、檔案管理中存在的問題

檔案管理工作對企業的成功運營有著重要的作用，然而現實中檔案管理工作的重要性卻遠遠得不到足夠認識。企業當中許多檔案管理工作人員缺乏工作責任感和職業道德，工作態度不端正，加上大部分人對檔案管理的知識技能不足，導致檔案管理無用論不可避免地滋生蔓延到整個企業，檔案管理工作的重要性愈發淡化，這將不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍。其次，檔案管理手段的落后，不利于檔案管理工作的與時俱進。科學技術在發展，而檔案技術卻落后究其原因有以下兩點：一是“硬件”方面的原因：部分企業高管對檔案工作的重要性認識不足，管理觀念落后，導致在檔案管理技術上的財力投入少，資金不到位，檔案管理技術硬件的完善成為空談；二是“軟件”方面的原因：對高新的檔案管理技術操作不善，部分企業雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但對檔案管理人員的培訓不到位，對設備操作不熟練，導致先進設備沒能發揮先進作用。再者，檔案檔案工作缺乏制度化的管理程序，主要體現為：一是檔案收集不規范。在收集檔案的過程中，制度形同虛設，隨意性大，缺乏明確的檔案收集考核；二是檔案整理不規范。隨著企業的加快發展，新的檔案管理人員加入，由于新人員的專業素質參差不齊，出現在立卷過程中沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料遺漏，立卷時間不符事畢立卷要求的現象；三是檔案綜合管理力度不夠。綜合檔案管理室多以一個班組存在，在行政上權力不足，無力對各大部進行管理，導致各項工作開展起來也較為困難；四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，沒有依制度程序辦事，借出的檔案往往不能按期歸還。

三、大力推進檔案管理“五化”建設

一是制度化。建立檔案工作制度應該做到：第一，建立具有合理性、科學性的規章制度。規章制度要立足于單位特點和檔案管理實際，適應單位檔案管理的需要。第二，簡潔明確有操作性。好制度應該具有可操作性，以方便實用、簡便易行為目標，才能具體應用到實踐之中，更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的普遍性。制度的貫徹執行要一視同仁，不僅約束職工也要約束高管干部。領導的行為和形象直接影響著職工對制度的態度，從而影響制度的順利執行。第四，堅持制度執行的嚴肅性。在規章制度的執行過程中，要做到建章立制，有章可循，規范操作，按章行事，積極主動做好檔案收集工作，建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。

二是法制化。在社會主義法制建設的前提之下做好檔案管理工作必須依法進行檔案管理。首先，提高員工的檔案意識，積極的宣傳有關檔案法規。通過視頻郵件、大會培訓等多種形式宣傳《檔案法》，提高了企業員工的檔案意識，喚起了員工對檔案事業的重視，從而使員工能夠自覺地保護檔案,積極支持檔案部門做好檔案工作。其次，依法進行檔案管理，確保檔案完整無缺。管好、利用好一切檔案運用法律的手段，依法治檔，使檔案工作走上法制化的軌道，確保檔案管理的制度化、科學化、標準化和現代化，從而推進社會法制化進程。

三是規范化。有了好的管理制度，必須有規范化的意識，才能執行好。規范化的檔案管理工作，需要強化檔案管理人員的檔案管理意識，嚴格檔案管理程序，完善檔案管理硬件設備。對檔案進行集中管理，對印制檔案裝具、人員培訓、整理方法、驗收標準進行統一化，有力的保證了案卷質量。對文件借閱、復印、轉出等環節都分別進行了登記造冊，實現管理規范化，為以后工作的順利開展提供了堅實的基礎。

四是信息化。科學技術快速發展為檔案管理技術改新換代提供了契機，要提高檔案管理效果和工作效率，檔案室必須對檔案管理技術的變動有高度敏感，注意引進先進的檔案信息化管理硬件和軟件，為推進檔案管理信息化建設創造了先決條件。應用軟件對文書檔案實行文件集錄入，可以對檔案實行文件級和案卷級兩級錄入，形成了紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制。同時，建立科學的檢索方式，實現了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了“活”信息，切實強化了管理效果。

五是安全化。檔案對企業的運營有著非常重要的作用，而其中有些檔案更是企業的商業秘密，影響巨大，因此必須對檔案的安全性予以重視。強化檔案管理的安全性必須建立檔案查閱監督機制，重視檔案查閱，區分檔案的機密級別，予以不同程度的防護。在檔案查閱環節上，必須堅持禁止任何與檔案業務無關的人員查閱檔案內容，閱檔必須在檔案員的監督下進行，按程序進行。面對新形勢和新任務，我們應充分認識檔案管理在企業知識管理體系中的作用，建立完善的企業檔案管理制度，大力推進檔案管理“五化”建設，使檔案信息資源成為企業共有的知識財富，從而促進企業計劃和決策的科學化，提高企業行政工作效率和管理水平。科學規范的檔案管理需要堅持與時俱進，建設“制度化、法制化、規范化、信息化、安全化”的檔案管理，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。

作者：李巧蕾工作單位：中山火炬開發區臨海工業園規劃管理所