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一、充分認識醫保檔案管理工作的重要性

1、醫保檔案是醫保發展的歷史憑證

醫療保險是一項全新的工作。它涉及面廣，政策性、專業性強，工作環節多，業務管理繁雜。應運而生的醫療保險檔案不僅是參保單位和參保人員基本信息的真實記錄，也是支付各種醫療保險待遇和計算機數據錄入的唯一依據。而且，醫療保險檔案在醫療保險制度的改革發展和不斷完善中更是起著舉足輕重的作用。①醫保檔案是社保檔案的重要組成部分，是真實記錄醫保業務工作的重要資料，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受醫保待遇的真實情況。由此可見，醫保檔案是以各種不同的形式真實而客觀的記載著醫療工作的每一個環節，是凝結全體醫保工作者智慧和經驗的結晶，是認識和把握醫療保險工作客觀規律的重要依據。

2、醫保檔案是維護參保人員合法權益的重要體現

每個參保者從辦理參保手續之日起，到退休直至死亡，數十年的參保繳費、待遇享受，都需要建立完整的醫保檔案來記錄。例如參保資料是參保人員的原始資料，參保信息資料可以準確地記錄信息變更、費用發生和繳費年限等參保情況，是醫保日常管理的重要依據。在我們實際工作中經常遇到有的參保人員既參加了基本醫療保險又參加了商業保險，出現兩頭報銷的情況，參保人員當時不知道要將發票、醫療費用明細清單、住院出院小結等資料復印下來，事后就需要到醫保經辦機構來調閱檔案；還有的參保人員轉外診到外地大醫院治療，待病情穩定后轉到參保地進行康復性治療，而參保地醫院的醫生往往需要參照參保者當時在外地醫院的診斷、用藥情況作出新的診斷，這時也需要參保者到醫保經辦機構調閱檔案；參保人員辦理醫保退休手續需要調閱檔案等等。如果我們醫保經辦機構對這些重要的檔案保管不慎，勢必會影響到參保人員的利益，進而影響整個社會的和諧穩定。

3、醫保檔案是領導作出科學決策的重要依據

隨著醫保事業的不斷發展，檔案數量的增多，檔案承載的信息量也在不斷增加，醫保各項政策的制定、調整、完善都需要充分、完整、高質量的資料，領導如果在決策前準確掌握了第一手資料，就能開闊決策視野、增強決策的前瞻性、提高決策的效率，從而作出符合實際的、科學的、切實可行的決策。醫療保險管理主要是對醫保基金的管理。科學、規范的檔案，有利于數據統計、會計核算和基金收支分析，可以及時向領導報告基金運行情況，有利于領導作出科學的決策。②所以醫保檔案管理越科學，為領導提供的文件和數據越充分，參考價值也就越高。

二、當前醫保檔案管理中存在的主要問題

1、檔案意識淡薄，業務水平不高。有些工作人員對檔案是不可再生的寶貴信息資源的認識程度不夠，對檔案管理的知識所知甚少，僅考慮個人或科室平時工作的方便，經常將一些重要的檔案資料隨意存放在科室里，導致日常許多有價值的檔案丟失或者損壞。檔案管理人員業務不精通，缺乏系統的檔案知識培訓，出去交流學習的機會不多，致使檔案管理工作許多的新的做法和經驗得不到及時的學習和借鑒。許多檔案管理人員的管理水平仍停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。

2、檔案管理不規范，資料收集不全。雖然人力資源社會保障部和國家檔案局在2009年頒布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，為社會保險業務檔案的安全完整和合理有效利用提供了重要的依據，但是由于醫保工作業務性強、涉及面廣，各醫保經辦機構對醫保檔案內容界定不清，管理范圍不明，僅根據各自的理解和實踐進行分類管理，使許多應該納入管理的檔案沒有及時納入歸檔范圍。

3、檔案基礎設施投入不足，現代化管理水平不高。良好的檔案基礎設施，是檔案信息化管理的重要條件。一些單位由于辦公用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，有的醫保經辦機構檔案管理設備陳舊，計算機、掃描儀、復印機、互聯網等現代化辦公設備都沒有配備到位，更不談上使用檔案管理軟件對檔案進行科學規范的管理，這些都制約了醫保檔案事業的發展。

三、對醫保檔案管理的一些設想

1、強化工作人員檔案意識，提高檔案管理員素質。醫保檔案管理是醫保管理的重要組成部分，各級醫保經辦機構要切實加強對檔案工作的領導，把檔案管理工作列為議事日程。要通過會議、參觀學習、典型事例等各種形式來加強檔案業務的培訓，使全體干部職工都能充分認識到醫保檔案與自己日常工作和生活密切相關，建立全員檔案意識。檔案管理員要認真學習關于檔案管理工作的法律、法規、文件，不斷加深對檔案工作重要性和必要性的認識，充分認識檔案的價值，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感，同時要加大對兼職檔案員培訓力度，使其在工作中有的放矢，注意保存有價值的資料。

2、完善各項檔案管理規章制度，規范檔案管理工作。各醫療保險經辦機構要根據醫保工作的實際，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。把檔案工作制度建設作為完成檔案工作任務的前提，堅持制度上墻、制度歸檔，嚴格遵守、定期檢查。按照制度認真細致地鑒別、收集、分類、整理，實行檔案綜合管理，對各種門類、不同載體的檔案及有關資料實行統一管理，集中保管，始終把問題解決在檔案歸檔之前，確保案卷質量。對檔案的轉入、轉出、檔案的查（借）閱等都要嚴格按照規定履行，保證檔案工作井然有序地開展，使檔案管理與醫療管理同步發展。

3、建立健全檔案管理機制，夯實檔案管理基礎。各醫療保險經辦機構要結合自身組織架構、建立由專人負責的檔案管理工作小組，設立專職檔案管理人員，加強對檔案工作的管理。在設立專職檔案管理人員的同時，協調內部各部門配備兼職檔案員，共同負責做好醫保各類檔案的收集和傳遞。形成上下配合、左右協作、縱橫交織的檔案管理網絡體系。這樣不僅可以有效防止檔案資料的流失，而且可以切實提高檔案管理的質量和效率。

4、加大檔案管理信息化建設力度，提高檔案管理水平。進一步完善電子檔案，將參保單位、參保人員、醫療待遇享受、門診慢性病資料、定點管理信息等檔案進行數字化。充分利用計算機在檔案管理工作中的作用，運用計算機對檔案進行收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。③與此同時，要及時對需要保存的電子數據進行刻錄備份，建立和完善檔案數據庫，建立檔案資料查閱平臺，逐步實現檔案信息資料共享，使檔案管理全面實現現代化。

5、加強對醫保檔案的編研工作，不斷擴大服務范圍。做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案的最終目的是為了利用檔案，而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。醫保檔案的形成是全體醫保工作者勞動智慧的結晶。各級醫療保險經辦機構要有針對地做好檔案編研工作，將零散的、雜亂的信息，轉變為系統的、成專題的、分類有序的、可直接利用的信息資料④，不僅要為本部門提供有價值的檔案信息，更要做好涉及民生方面檔案利用的各項工作，借助“金保”工程的建設，將涉及民生的檔案信息及時提供給社會大眾，使檔案工作更好地貼近社會、融入社會、服務大眾，創造出更好的社會效益和經濟效益。醫保檔案管理工作是一項基礎工作，在全民“醫保”到來的時代，人們對檔案利用的需求日益增強，范圍不斷擴大，各級醫保經辦機構只有把人民群眾最關心、最直接、最現實、最敏感的檔案作為為民服務的重點，緊貼群眾需求，有效開發檔案信息資源，逐步實現醫療保險檔案資料社會共享，才能真正地在關注、改善和解決民生問題上體現其應有的價值。

作者：周娟工作單位：大豐市職工醫療保險基金管理中心