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一、信息化建設的內涵及構成

高校檔案信息化管理系統通常包含以下幾個子系統：第一個是綜合布線系統。它首先要滿足人們的基本需求，即查詢方便、快捷，數據交換傳輸準確、安全，以及整理歸檔方便、及時；同時還要考慮今后系統的可靠性、擴充、易維護管理等問題，最終能給檔案館帶來好的效益。第二個是網絡系統。可靠性、安全性、適應性、擴展性一直是網絡系統建設的四大目標，現代化檔案管理系統在網絡設計時，必須滿足這幾個基本條件，同時基于檔案服務對象的特殊性和廣泛性，其網絡系統務必要管理方便、使用快捷。第三個就是身份驗證系統。現代檔案館系統一般是使用數字證書，運用非對稱和對稱密碼等技術建立起嚴密的身份認證系統，以此保證信息不被除發送方和接收方之外的他人竊取，并保證信息在傳輸時不被篡改，確保發送方可以通過數字證書確認接收方身份，確保發送方對于自己發送的信息不抵賴。第四個是數字化系統。數字化系統包括數字化加工子系統、縮微子系統和綜合檔案館管理系統。第五個是安防系統。安防系統包括門禁子系統、視頻子系統及廣播子系統。第六個則是檔案庫管理監控系統。通過電動密集架支持子系統和計算機溫度、濕度管理子系統進行智能化的有效管理。

二、高校檔案管理信息化建設的必然性

1．信息化時代的必然要求

《全國檔案信息化建設實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務:本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數字庫建設，開展公眾檔案信息網上查詢服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和信息化建設[2]。信息化時代，高校檔案的工作對象、任務和性質都有很大變化，各項管理工作正日益朝著自動化、信息化的方向發展，檔案管理信息化建設作為“數字化校園”的重要組成部分，必須加快步伐；同時，高校檔案信息化建設作為全國檔案信息化建設的重要組成部分，也應結合自身的特色和優勢，改變高校檔案管理信息化進程相對滯后的局面。

2．高校檔案事業發展的必然趨勢

需求決定了市場。高等學校和社會對檔案的實際需求決定了我們建設和改進檔案工作的方向，我們必須緊跟社會變革發展的步伐。隨著高校體制改革的不斷深入，高校檔案作為高校管理重要組成部分，其管理難度不斷增加，檔案門類越來越多，檔案內容趨于復雜化、多樣化。首先，高校檔案的用戶群包括了高校內部和社會公眾兩類人群，他們對信息的需求包括數量、系統性和時效性等，傳統的檔案管理方式已遠遠不能滿足這三個方面具體需求的變化。其次由于文件數量日益增加，庫容量日趨飽和，加工、利用和存貯工作如果仍然使用傳統手段將導致檔案管理工作不勝負荷。一批批紙質歷史檔案逐步自然老化，拯救這些檔案對技術手段不斷提出更高的要求。再次，記錄檔案的信息載體和方式已日趨多樣化，機讀型、聲像型、縮微型等新型載體早已得到廣泛應用，其管理方式、載體形式、信息互動等方面具有不可替代的優勢。所以原有單一的管理模式很難適應檔案工作發展的要求，高校檔案信息化管理方式的改革成為必然。

3．高校檔案管理和資源開發利用的必然需求

隨著檔案信息化建設的不斷深入，檔案信息在推動社會進步方面的作用越來越大，檔案信息服務也變得更加系統、全面。紙質檔案在整理裝訂過程中需要耗費大量人力、物力和存儲空間，保管過程中也容易遭遇發霉、蛀蟲、字跡退色等現象。此外，利用過程中反復復印或翻閱都會使其受到一定程度的磨損。高校有許多檔案保存一定期限就要銷毀，有可能造成信息流失。對電子檔案來說，高密度貯存、體積輕巧，使用壽命長、傳遞速度快、容易復制，它的生命力極強。因此，高校要保證信息完整和安全，必須進行信息化管理。[3]

三、高校檔案管理信息化建設的路徑選擇

目前，高校檔案管理的問題主要表現在以下幾個方面：

1．思想理念落后。

高校的檔案管理是高校管理的一項重要工作，高校的檔案真實地記錄著高校發展的點點滴滴，對高校的各項工作具有重要的參考價值，是高校的寶貴財富。但是一般情況下，很難得到各級領導的高度重視。他們通常認為檔案管理的目的在于收集、整理、保管信息。結果在形式上都表現出安于現狀、不求進取的態度。

2．管理手段有待改善和提高。

許多高校在檔案管理的信息化建設中投入資金不足，結果使得信息化建設所需的硬件得不到改善，信息化基礎設施建設不到位，管理軟件不能及時升級，這些都嚴重制約了信息化建設工作的開展。

3．檔案管理人員的業務綜合素質有待提高。

人才在檔案信息化建設中起著關鍵的作用。目前我國高校檔案管理信息化建設的物質條件已初步具備，但相關專業人員仍然嚴重缺乏，更不用說建立素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍了。現有的檔案管理工作人員中，有的檔案工作者計算機方面知識可以，但檔案管理知識缺乏；有的檔案管理經驗豐富，但計算機操作能力較差。檔案管理信息化建設對管理人員的要求越來越高，所需人員不但要具備檔案專業知識，也應熟練掌握信息化建設所需要的各項操作技術。

4．軟件開發利用水平不高。

各高校雖然目前已經不同程度地開展了檔案管理信息化建設，但絕大部分只是通過管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序及檢索，還沒有把其擁有的檔案信息全面實現數字化，還不能網上共享資源，這導致檔案資源的利用率低，檔案工作效率低，大大降低了檔案在社會中的作用。為了適應和滿足現代教育事業的需要，必須實現高校檔案管理的信息網絡現代化，才能從根本上滿足學校、社會等各方面對檔案工作的要求。針對上述問題，筆者認為，推進和加快高校檔案信息化建設刻不容緩，重點在于解決以下幾個問題：一要完善數據庫建設。數據庫是高校檔案信息網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。高校數據庫的建設應以國際標準和國家標準為依據，集中人、財、物三方資源建成若干通用性強的標準化文件條目數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫，豐富檔案數據資源儲備，為檔案信息化提供后臺數據庫支持。“當前我國高校檔案部門使用的數據庫管理系統多用DBase，FoxBASE，FoxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它們無論在功能上、安全性、數據完整性等方面都不能很好地滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行具有客戶機、服務器結構的數據庫管理系統，如Oracle，Sybase，Informix，微軟的SQLServer。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數據庫互連工具（ODBC驅動器）、數據庫-Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。”[4]二要提高檔案管理人員的業務綜合素質。檔案信息化建設中管理者的業務素質是關鍵，他們不僅要對計算機的操作技能掌握熟練，還應精通檔案專業知識。對全體檔案人員的業務培訓要加強，以提高他們的綜合業務素質，使他們成為熟練掌握現代化信息操作技術的復合型人才。教育培訓的方式可以多樣化，如繼續教育、專題培訓、專題講座等形式，這樣可以使得整個檔案管理隊伍的業務水平得到顯著提高。三要健全檔案信息安全保障體系。由于檔案信息具有特殊性，有的屬公開信息，有的則是保密信息，而保密信息又分內部、秘密、機密和絕密等幾個等級，管理過程中必須采取相應級別的保密措施。計算機網絡容易受到黑客攻擊，面臨著網上竊聽與篡改、病毒、程序缺陷、技術淘汰等眾多因素的威脅。建立安全穩定的信息保障系統是檔案管理信息化建設順利進行的根本保證。因此在高校檔案工作中，要按檔案法落實工作，除了確保歸檔電子文件的真實、完整，還應確保檔案數據庫安全。高校檔案管理要在平時注意安全防范措施，杜絕網絡病毒，以防失泄密事件的發生；同時通過身份認證、防火墻、數據備份等措施，確保高校檔案工作的安全。高校還需要逐步建立起信息化工作法律法規保障體系，制訂電子文件信息采集、管理和存儲格式標準執行細則，制訂電子文件歸檔、整理、公布、利用的工作規范，建立和完善電子文件保管、存儲及安全保管的制度，使檔案信息系統能夠安全運轉，保證檔案信息化的規范與健康發展，為檔案信息建設提供安全可靠的存儲、共享、交流環境。四是加強規章制度建設。根據現行檔案法要求，檔案歸檔取消了以往檔案管理部門歸檔立卷的方式，代之為由各行文單位分別歸檔立卷，然后按規定時間移交歸檔文件檔案館。移交時要確保紙質文件和電子文件二種同時歸檔。因此高校要制定一整套完整的、切實可行的檔案管理規章制度，明確規范各部門需要歸檔的文件材料范圍，考慮到工作的連續性，同時要求各部門安排較為穩定的兼職的檔案員處理本部門的日常檔案收集保管工作。學校的檔案管理部門應定期對這些人員開展業務培訓。此外，檔案管理系統中應授予每個部門相應權限，各部門只能在權限內完成對本部門歸檔文件材料的查詢或網上著錄等。

作者：詹艷輝單位：湖南廣播電視大學