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一、以制度建設促進社會保險業務檔案的管理工作

成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，通過制定業務檔案規范化管理工作方案、檔案管理實施辦法、實施細則等措施，不僅將社會保險業務檔案的規范化管理工作納入了年度工作計劃和發展規劃之中，而且納入了目標管理。市、縣兩級社保經辦機構還成立了由局領導為組長、相關處（科）室負責人為成員的業務檔案規范化管理工作領導小組，負責領導和組織單位社會保險業務檔案的規范化管理工作。根據工作方案和管理辦法，結合社會保險業務檔案工作實際，各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業務、相對穩定、文化水平高（大專以上學歷）的專兼職檔案管理人員，建立了檔案管理網絡和業務檔案工作流程，明確了分管領導和業務檔案人員的崗位職責，并將業務檔案工作列入社會保險業務經辦工作程序，與業務工作同布置、同落實。在實際工作中，則由領導小組辦公室主任和專職檔案管理人員對各處（科）室業務檔案工作進行監督指導，各處（科）室兼職檔案管理員負責對本部門形成的業務檔案材料進行收集、整理。此外，成都市檔案局、市社保局、市醫保局聯合成立了社會保險業務檔案規范化管理驗收工作領導小組，由雙方領導為組長，相關處室負責人為成員，指導開展全市社會保險業務檔案規范化管理工作。

二、以制度建設促進社會保險業務檔案的設施建設

成都市根據《規定》的要求，結合社會保險業務檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業務檔案設備設施的投入，為業務檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業務檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數縣（市、區）社保經辦機構檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標準，能夠容納近期應接收的社會保險業務檔案。其中，龍泉驛區人社局建立了檔案管理中心，集中統一管理社會保險業務檔案，中心建筑面積達400余平方米，除做到“三室分開”外，還設置了檔案整理等業務用房。在檔案設備設施配置上，各社保經辦機構均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防盜門窗等設備設施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備。這些設備和設施，從物質上確保了社會保險業務檔案的安全保管和有效利用。

三、以制度建設促進社會保險業務檔案的業務建設

為提升社會保險業務檔案管理的專業化水平，成都市本著對歷史負責，為現實服務的宗旨，按照《規定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業務檔案工作規范化建設的有關要求，市人社局和市檔案局聯合印發了《成都市〈社會保險業務檔案管理規定（試行）〉實施細則》，要求市、縣兩級社保經辦機構通過建立社會保險業務檔案收集、整理、保管、保密、統計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業務檔案管理業務建設工作。在收集方面，該《實施細則》要求各社保經辦機構定期對各種門類、載體檔案和相關資料進行收集，確保各種業務檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細則》的要求，全市統一制定了社會保險業務檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導，嚴把業務檔案整理質量關。在保管方面，《實施細則》要求全市各社保經辦機構對各門類、載體業務檔案材料進行集中統一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業務檔案存放位置的指引標識清楚。同時，各社保經辦機構檔案管理人員還須定期對業務檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的規范、安全管理。

四、以制度建設促進社會保險業務檔案的利用服務

為方便群眾查閱利用社會保險業務檔案，成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，修訂完善了社會保險業務檔案查閱利用制度。目前，全市社保經辦機構已全部使用統一的文檔一體化管理系統對社會保險業務檔案進行管理，都建立了業務檔案目錄數據庫，編制了規范的業務檔案檢索工具，實現了快速、準確查閱業務檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業務網上經辦系統，參保單位和個人不僅可以在網上辦理參保登記、信息變更、網銀繳費等業務，還可以查詢社保信息、歷年繳費標準、業務辦理情況等。

五、以制度建設促進社會保險業務檔案的問題整改

2013年1月至12月，按照國家人社部、國家檔案局《社會保險業務檔案達標驗收內容和得分標準》，成都市社保局、醫保局分別與市檔案局聯合對16個縣（市、區）社保局、15個醫保局業務檔案規范化管理情況進行了檢查驗收。雖然被檢查驗收的31個單位社會保險業務檔案管理工作均被評為優秀等級，但部分單位也不同程度地存在著一些問題。一是歸檔文件材料收集不齊全，導致室藏檔案資源單一。部分社保經辦機構只重視紙質業務檔案的收集與管理，對業務工作中形成的聲像檔案、電子文檔等其它門類和載體檔案，沒有進行集中統一管理。二是全宗卷編制不規范，不能完整揭示全宗概貌。部分社保經辦機構對編制全宗卷的重要性和必要性的認識不夠，雖然建立了全宗卷，但各類別的材料少、內容簡單，不能反映全宗管理的基本情況。三是檔案數量巨大，整理質量參差不齊。截至2013年末，成都市參加醫療保險人數1231.93萬人，參加城鎮基本養老保險人數514.5萬人。由于形成的社會保險業務檔案數量巨大，人手少，檔案整理任務繁重，部分社保經辦機構對這些檔案的整理采取了業務外包的方式。但一些承接外包業務的檔案整理公司對社會保險業務的內容、環節不熟悉，對檔案整理標準把握不夠準確，且公司內部工作人員頻繁變動，導致檔案整理質量得不到保證。四是硬件不足，檔案保管條件不能滿足檔案工作的需要。部分社保經辦機構的新增業務檔案只能暫時存放于各業務部門，業務下沉形成的檔案也不能及時收回。針對上述問題，全市社保經辦機構在各級黨委、政府的支持下，在各級檔案行政管理部門的指導下，按照《規定》的有關要求，通過對照《社會保險業務檔案達標驗收內容和得分標準》，進一步細化了業務檔案管理工作方案、完善了實施辦法，對社會保險業務檔案管理中存在的問題進行了整改。通過制度建設，成都市社會保險業務檔案規范化管理水平明顯提高，社會保險業務檔案為社會保險工作服務，為參保單位和參保群眾服務，為規范化服務型政府建設服務的作用得到了極大發揮。

作者:付麗琴單位:成都市檔案局