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摘要：“一圖勝千文”，圖像在記錄客觀事物方面有著其無法替代的獨特作用和功能。隨著數碼時代的來臨，傳統醫院照片檔案在歸檔、整理和開發利用方面還存在一些新問題。基于此，本文就當前數碼時代醫院照片檔案管理及利用現狀進行詳細闡述，并針對存在的問題提出具體的解決、優化對策，為做好醫院數碼照片檔案管理提供借鑒參考。

關鍵詞：照片檔案；管理；利用；數碼時代

數碼時代醫院照片檔案作為醫院信息管理中的重要組成部分，與醫院基建、會計、設備、科技、人事以及文書檔案一樣，在醫院管理中發揮著重要作用。隨著數碼時代的來臨，傳統醫院照片檔案在歸檔、整理和開發利用方面還存在一些新問題。

1醫院數碼照片檔案管理功能分析

照片檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影攝像為主要反映方式的、具有保存價值的歷史記錄。通常是由底片、照片和說明組成。《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）將數碼照片檔案定義為：國家機構、社會組織、個人在社會活動中直接形成的，用數字成像設備拍攝獲得、以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，并依賴計算機等數字設備閱讀、存儲，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。

1.1促進醫院發展。照片檔案在醫院建設、管理和發展中發揮著重要作用，它是反映重要活動時的現場景象和客觀現實的重要載體。在臨床治療、手術效果以及病理觀察等資料收集處理時均可以通過照片檔案形式保存。此外，數碼照片可以通過無限復制或者翻印，滿足醫院各個方面的需求，也不會影響數碼照片的質量和應用效果。

1.2記錄重大事實。數碼照片具有成像快、查閱快、傳輸快等特點，在醫院舉行的大型醫療活動或者通報一些重大事件，或新的診療技術等方面均可以運用數碼相機拍攝下來，并在最短的時間內發送給新聞媒體或者到自媒體，加大重大事實的、擴散速度和效率。這些現場拍攝的數碼照片，是記錄醫院重大事實的寶貴資料，要按照檔案管理規定做好收集、整理和歸檔。

1.3豐富檔案資料。數碼照片具有直觀性、可反復應用性、易傳輸和存儲等特點。近年來，醫院的數碼照片資料越來越多，為醫院的檔案文獻資料提供了更為豐富的素材資料，為后期醫院的形象宣傳、日常管理、醫療糾紛解決等提供了重要的第一手資料。

2醫院數碼照片檔案存在問題分析

2.1管理意識薄弱，制度不健全。無論是醫院行政管理，還是在一線診療過程中，文書檔案的信息承載更為全面，因此，相對文書檔案管理的意識來看，數碼照片檔案管理的重要性認識不足，缺少與醫院其他部門及人員的聯系，常常導致許多重要活動、重要人物數碼照片收集不及時，最終導致照片遺失造成無法彌補的損失，給后期的數碼照片檔案歸檔、整理和利用造成較大困擾。檔案管理意識的薄弱，必然會造成給予數碼照片檔案管理重視程度不夠，直接影響到數碼照相設備的采購及應用，也影響了包括數碼照片檔案在內的各項規章制度的建立。此外，數碼相機的照片輸出成本較低，且易于拍攝，但由于制度的缺失和拍攝人員溝通不足的短板，導致數碼照片散落于個人手中，增加了數碼照片收集、歸檔、整理和利用難度。

2.2檔案數量龐大，歸檔完整。數碼照片成像快，無需沖印，其歸檔收集的范圍更加廣泛，無論是數碼照片資料的收集范圍還是收集數量均遠遠超過了傳統的紙質檔案。根據《數碼照片歸檔與管理規范》關于數碼照片檔案的歸檔范圍來看，納入醫院歸檔范圍的數碼照片檔案包括：記錄醫院主要職能活動和重要工作成果的數碼照片，如醫院主辦或承辦的重點醫療活動、醫療會議的數碼照片；醫院重點建設項目、重點醫療科學項目的數碼照片；領導人、著名人物和國際友人參與醫院有關的重大公務活動的數碼照片；醫院涌現出的勞動模范、先進人物以及典型活動的數碼照片；醫院歷屆領導班子及成員的數碼證件照片；等等。因此，與傳統紙質照片的歸檔相比，數碼照片檔案的數量更為龐大，極易造成信息資源重復歸檔，由于檔案工作人員短缺，龐大的數碼照片檔案資料也增加了醫院檔案管理部門和人員的工作量，常常導致該歸檔的未歸檔，歸檔照片資料不完整時有發生。

2.3檔案整理失范，影響利用效果。醫院數碼照片檔案專業指數欠缺，使得數碼照片檔案在整理過程中存在不完整的現象。另外，歸檔的照片檔案存在時間、人物、地點、事件內容不清晰的問題。如沒有附有相關的文字說明或說明過于簡單，數碼照片拍攝時間或內容未標注。此外，在數碼檔案分類、檔號編制等整理方面還不夠規范，也不利于后期數碼照片檔案的檢索利用。與傳統紙質照片檔案相比，數碼照片易修改、易復制，如何保持數碼照片的原始性、真實性也成為后期利用環節必須要解決的難題之一。數碼照片檔案對于軟硬件及計算機讀取設備依賴程度更高，而這也恰恰容易因磁盤、光盤等載體的滅失導致數碼照片信息資料丟失，或者因計算機受到病毒的侵害而造成不可彌補的損失。

3醫院數碼照片檔案管理利用對策

3.1增強歸檔意識，完善管理制度。1）增強歸檔意識。定期組織醫院從事檔案工作的人員進行業務知識培訓，提升歸檔意識。醫院檔案管理部門要牽頭加大宣傳力度，爭取院領導重視、醫務人員理解，切實做到醫院從上到下都重視、支持數碼照片檔案工作，為數碼照片檔案管理工作營造良好的氛圍。2）完善管理制度。醫院數碼照片檔案管理應根據其特點制定具體的管理制度，解決數碼照片檔案管理無序狀態。3）明確管理職責。明確醫院不同部門或科室數碼照片檔案形成、立卷、歸檔職責，并由具體部門負責檢查、督促和業務指導，不斷提升醫院各個部門或科室數碼照片檔案管理工作的業務能力和水平，從而在整體上提高醫院數碼照片檔案管理水平。

3.2強化科學整理，規范管理程序。1）制定合理分類方案。以《照片檔案管理規范》《數碼照片檔案管理辦法》等為依據，按照“保管期限—年度”的方案進行分類；也可按照“保管期限—年度—問題”進行分類；或者以事件發生時間為序排列流水號。2）規范數碼照片篩選、整理、編目。在全面收集的基礎上，對所收集到的大量數碼照片進行認真篩選，同一事件內容的照片以其主要照片歸檔為原則，選擇主題鮮明、圖像清晰、畫面完整、未加修剪的。隨后要根據分類方案做好照片整理，按照一張照片一個固定號（全宗號、保管期限、冊號、張號組成）的原則進行整理。整理完畢后要將數碼照片按照“冊內照片目錄”和“冊內照片說明”兩部分做好編目。其中，冊內照片目錄的編目則是逐條編好目錄，體現一條目錄一個事件原則；冊內照片說明則是按照“題名+照片號+底片號+參見號+時間+攝影者+文字說明”共同組成。最后是要做好數碼照片檔案裝冊，填寫好檔案盒封面、盒脊、備考表等相關信息。3）做好數碼照片安全保密。數碼照片具有傳輸快、易修改、歸檔快等優點，除了要及時歸檔外還要加強后期的安全保障措施，尤其是要做好存儲介質的安全。

3.3重視實際應用，發揮檔案價值。數碼照片檔案管理的價值在于其應用。1）注重在醫院文化建設中的應用。通過數碼照片檔案的編輯、整理，發揮其在醫院檔案文化建設中的應有作用。如，制作主題宣傳畫冊、優秀醫務人員事跡匯編等，積極營造良好的醫院文化氛圍，展示醫院在不同時期、采用不同形式和不同載體的醫院文化建設，激發廣大醫護人員以院為榮、愛護醫院的行為自覺，提升醫院的競爭力和美譽度。2）搭建醫患溝通交流平臺。通過醫院簡介、專家風采、醫療設備、患者感謝信以及知名專家答疑解惑等一幅幅現場感極強的數碼照片的展示，在醫患之間搭建起良好的溝通平臺，增進患者對醫院的了解，并配以一些通俗易懂的文字圖解，真正讓醫院的醫學技術和相關的醫學常識走進尋常百姓，走進患者之中，發揮數碼照片檔案的橋梁和紐帶作用。3）展示醫院社會形象塑造。醫院在日常行政管理和診療過程中留下了許多寶貴的數碼照片檔案。例如，知名專家來院講學、授課手術；開展學術研討會議，重要實訓比賽，義診、送醫下鄉等等，這些活動中所留存下來的寶貴數碼照片都是醫院在日常管理中醫技能力、管理水平、就診環境的直觀展現，將這些數碼照片編輯成圖文并茂的展板、宣傳畫冊等，讓患者零距離了解醫院，有助于醫院形象的塑造。

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作者:高媛媛