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摘要：隨著科技的發展，現代計算機技術的應用越來越廣泛，在各種企業計算機網絡的建成和生產過程中，信息化的進程也不斷加快，由勞動密集型工作轉為以現代化網絡系統支持的知識密集型工作，這也是勘察設計單位檔案管理工作的發展方向。因此，要改進勘察設計檔案管理信息化建設工作，就要健全各種檔案工作的管理機制，以保證全部檔案材料收集的完整性。除此以外，必須從根本上明確檔案資料的利用價值，加強對于計算機的運用，進而努力推進勘察設計檔案的信息化建設管理工作進程。

關鍵詞：勘察設計單位；檔案管理；信息化

在現代社會加快民生基礎設施建設的大形勢中，勘察設計這一行業發揮著重要作用，具有鮮明的開創性和先鋒性的優點，在國民經濟的發展中起著越來越重要的作用。勘察設計檔案管理是在勘察設計管理活動中的一種工作，就是將具有保存價值的各種圖表、圖紙、文字、聲像等載體文件材料整理歸檔。從另一種角度來說，勘察設計檔案是科技活動的真實記錄，它對于勘察設計單位的自主創新方面、設計經營發展方面等都具有重要的意義。

1信息化建設對勘察設計單位檔案管理工作的影響

1.1檔案的經濟化。近些年來，我國信息化發展水平飛速提升，有關勘查設計單位對整體的工作流程和內部的工作方式進行了很多的調整和革新。與此同時，傳統的檔案管理模式和管理觀念也隨著時代的發展發生了很大的變化。在日益創新的信息化環境下，我國的檔案管理工作逐漸與單位發展有機結合，逐步發展成為涉及勘查設計及管理工作的重要環節之一，這也是我國現代化檔案管理形式與以往的檔案管理相比之下最大的差異。經濟性的革新為未來的檔案發展提供了非常重要的基礎。1.2檔案的專業化。檔案整體信息流通速度的加快，促進了勘查設計工作單位工作水平方面專業性的提高；同時，也規范了檔案管理的方式。因為形成于長期的經濟管理活動中，所以檔案的實際內容相比普通文本相對復雜、種類也比較繁多。基于這種特點，大部分地區較為完善的計算機網絡系統已經建立起來，這使檔案管理的專業化發展擁有了良好的平臺和條件，從而促進了檔案管理的發展。1.3檔案的數字化。隨著計算機技術的發展，我國整體信息技術水平越來越高。對于大部分企業，自動化的辦公系統已經建立，也有了更加現代化的信息檔案管理方案。現在，因為很多檔案由先前的紙質檔案升級成了電子檔案，所以對于檔案管理，主要載體也從紙變為了電子計算機。從2006年開始，我國實行企業電子檔案管理方案，這是我國企業檔案數字化發展的最初模樣。

2勘察設計單位檔案管理實現信息化建設的原因分析

2.1舊的管理模式跟不上信息化建設的節奏。勘察設計單位的檔案資料要求保存時間比較長久，但在管理模式和設備上仍較為陳舊，跟不上信息化建設的節奏和諸多技術人員對信息資料的緊急需求。這不僅會影響檔案管理的效率，而且也給檔案管理帶來了極大不便。因此，勘察設計單位檔案管理部門作為工作人員查閱信息資料的寶庫，要加強檔案工作管理，實現信息化建設迫在眉睫。2.2加強檔案管理對企業發展意義重大。隨著勘察設計單位的發展，傳統的檔案管理方式不利于信息資料的查找，也不利于技術人員的工作，這樣會造成檔案管理的工作效率低下。另外，還不能讓重要的資料文獻得到充分利用，影響企業的發展建設進程。因此，必須加強勘察設計單位中檔案管理信息化建設進程，更加科學地將各類文獻資料進行收集，更便捷地查詢資料，提高工作效率，使其成為企業發展堅強的后盾。2.3信息化建設已經成為一種時代潮流。相對來看，舊的紙質檔案管理方式不符合企業發展、時代的潮流，同時給技術人員查閱檔案資料帶來不便，給檔案管理工作人員帶來了諸多不便，比如紙質檔案的儲存管理，需要投入巨大的人力、財力、物力，這就增加了檔案管理的成本。檔案管理信息化建設是社會發展的必然趨勢，因此加強檔案信息化管理，是提高資源利用率的表現，它能使查閱資料更加方便，同時提高了檔案管理人員的工作效率。

3完善勘察設計單位檔案管理信息化建設的措施

3.1健全檔案工作管理機制，保證檔案材料的完整收集。目前，勘察設計單位要通過制訂相關制度，建立起檔案收集、整理的協作網絡。要在制度上明確規定，現場勘測人員、工程設計人員都有配合檔案部門收集、整理第一手檔案資料的義務，確保第一手原始資料準確、完整地立卷、歸檔，并按有關規定進行檔案的專項驗收工作，形成一個遍布整個工程項目的檔案網絡，提高原始材料的收齊率。檔案業務主管部門要加強與相關部門的聯系與協調，聯合出臺有關檔案工作的標準與規定，解決好部門之間“打架”問題。此外，檔案工作人員要充分發揮工作主動性，加強對技術部門檔案資料收集、整理工作的指導，確保工程建設檔案的完整交接。3.2對檔案管理工作人員進行專業的培訓。據調查，現有大部分檔案管理工作人員，大部分由其他部門的工作人員代職，或是非本專業畢業的工作人員進行管理，由于他們缺少對檔案管理重要性的認識，通常像對待普通的資料一樣對待檔案管理。另外，在整理檔案的過程中也粗心大意，這為日后檔案的查詢利用埋下了隱患。所以要重視檔案管理工作人員自身素質的提高，使其充分認識到檔案管理的重要性，及時對檔案管理工作人員進行專業技術培訓，讓工作人員熟練掌握相應的計算機網絡知識等。3.3建立高效的文件檔案管理計算機信息系統，推進勘察設計檔案信息化要實現檔案信息化，就必須建立高效的文件檔案管理計算機信息系統：（1）在進行檔案信息化系統軟件功能設計時一定要依據文件處理流程。（2）按照需求來改進和規范使用計算機技術，適應檔案管理的需求。（3）要加強和完善檔案室軟件的配備，購置各種專業設備和專用軟件，使檔案存儲的介質多種多樣化，保證信息交流的網絡化，使其與時代同步。在軟硬件建設逐步完善的基礎上，更要嘗試和推動檔案管理的信息化進程和現代化進程。使用可移動硬盤、U盤、光盤、掃描儀等存儲介質，減少檔案的保管空間；可以利用微縮技術來解決圖紙的保管問題；也要建立數據庫存，這樣可以方便查詢和實現數據的共享。要積極地推進檔案網上查詢服務、電子檔案管理，通過這樣更好地保管和利用勘察設計檔案，使之在最大程度上服務于信息化的建設進程。（4）盡可能建立完善的內部控制制度，建立責任明確、層次分明的信息利用機制和檔案數據的保存、遷移及校驗機制，這樣可以保證信息利用安全，也可以確保檔案的安全性。因此，勘察設計單位要加強對勘察設計單位電子檔案管理的政策、技術、方法、標準的學習和開發研究，建立適應企業信息化發展要求的勘察設計檔案管理模式。此外，可以將信息成果在網上，使信息管理工作順利與最新技術接軌。

4提高勘察設計單位檔案管理人員的綜合素質

在當今的學習型社會的要求下，勘察設計單位的檔案管理人員不斷提高自身素質已刻不容緩。一般來說，檔案工作者應具備以下內容：（1）政治理論知識。檔案工作者要認真努力學習國家新政策，堅持黨的路線、方針、政策，時時同黨中央保持高度一致。（2）檔案學知識。認真學習檔案管理專業知識和相關理論，對于檔案的收集、保管和利用，形成一套科學有效的管理辦法，在業務水準和實踐能力上精準求精。（3）有關的科學文化知識及專業知識。勘察設計檔案專業性強，涉及立項、外業測量、預可行性研究、工程可行性研究、初步設計、施工圖設計、概預算等專業信息和資料，特別是在現代科學向高度分化和高度綜合的趨勢發展的情況下，檔案工作者除了要具備檔案管理的專業知識和工作領域的專業知識外，還要具備網絡信息操作方面知識、現代化技術管理知識、宣傳工作知識，等等。結語勘查設計單位檔案管理是一種無形的信息類資產，一直以來都是學者關注的研究課題之一，檔案資料也逐步成為企業綜合實力的重要組成部分。但是，因為檔案管理信息化發展水平不受控制，所以需要通過合理措施來促進檔案管理工作效率和水平的提高，建立適應企業信息化發展要求、適應新時代網絡化的勘察設計檔案管理模式。

參考文獻：

［1］李林峰.基于信息化背景探討勘察設計單位檔案管理工作［J］.城建檔案，2016（05）.

［2］梁羨篁，楊繼.試論事業單位檔案管理及其信息化建設［J］.辦公室業務，2016（23）.

作者:王霞 單位:安徽省城建設計研究總院股份有限公司