導(dǎo)語：行政審批檔案管理問題分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:南京市規(guī)劃和自然資源局深入推進(jìn)行政審批“放管服”改革，著力突破審批運轉(zhuǎn)低效瓶頸，提升行政審批效率，提高行政服務(wù)水平。南京市城市建設(shè)檔案館負(fù)責(zé)行政審批檔案的接收、整理與提供利用工作。在行政審批無紙化流轉(zhuǎn)的大環(huán)境下，檔案館要找準(zhǔn)定位，根據(jù)行政審批檔案的新特點適時變革管理模式，確保行政審批檔案順利移交歸檔。

關(guān)鍵詞:行政審批;城建檔案;移交

自2001年10月以來，中國逐步推行行政審批制度改革，破除生產(chǎn)力發(fā)展中的體制性障礙。深化行政審批制度改革需要以“放管服”為重點和關(guān)鍵，“放管服”改革就是簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)［1］。南京市規(guī)劃和自然資源局依法對目前實施的各類行政審批項目做出取消、整合、新立處理，革新行政審批制度，推行建設(shè)工程項目審批事項報建、受理、審批無紙化，全面實現(xiàn)“網(wǎng)上辦”“立即辦”快速應(yīng)對。在審批紙質(zhì)檔案向無紙化流轉(zhuǎn)的過程中，南京市城市建設(shè)檔案館(以下簡稱“南京館”)擺正自身位置，對審批檔案的生成與移交全程跟蹤，有效保障了社會公眾利用行政審批檔案的權(quán)利。

一、行政審批檔案管理的必要性與重要性

行政審批檔案具有明顯的行業(yè)特征和較強(qiáng)的專業(yè)性。它是各級政府部門在行政許可、行政處罰、公共服務(wù)等日常工作中形成的專門檔案，與百姓生活息息相關(guān)，具有較高的查考利用價值，在維持公序良德等方面有重要意義。

(一)檔案專業(yè)性強(qiáng)，與公眾權(quán)利密切相關(guān)

行政審批檔案的形成者多為各專業(yè)領(lǐng)域的行政職能管理者，檔案記錄的是各級政府在依法行使行政權(quán)力、提供公共服務(wù)中的相關(guān)信息，是一種原生的、獨有的檔案信息資源［2］。例如:南京市規(guī)劃和自然資源局形成的行政審批檔案，既包含準(zhǔn)予個人或單位從事某種特定活動的規(guī)劃管理檔案，也包含依法確定公民獲取不動產(chǎn)權(quán)利的不動產(chǎn)登記檔案等。這些檔案與公眾權(quán)利密切相關(guān)，是行政執(zhí)法、房屋確權(quán)的重要依據(jù)，在查考利用中能夠有效解決社會矛盾，保障企事業(yè)單位和公民個人相關(guān)權(quán)益［3］。

(二)檔案形成速度快，體量較大

行政審批事項多，生成的檔案數(shù)量較大。在城市大開發(fā)期間，筆者所在單位接收的由南京市規(guī)劃和自然資源局移交的規(guī)劃管理檔案逐年遞增，且每一個建設(shè)工程規(guī)劃許可證下的檔案體量逐年增大。2010年“南京館”接收由南京市規(guī)劃和自然資源局移交的建筑類規(guī)劃許可工程404個，2013年升至488個，且逐年上升。隨著行政審批流程日益規(guī)范化和系統(tǒng)化，單項工程的文件數(shù)量逐年增加，年移交體量不斷加大，給檔案實體整理和庫房管理帶來了前所未有的壓力。

(三)公眾利用頻率較高，時效性強(qiáng)

行政審批檔案與公眾權(quán)利密切相關(guān)，查考利用需求迫切。目前南京市明確規(guī)定:涉及實體經(jīng)濟(jì)企業(yè)或者個人類的不動產(chǎn)首次登記時限為3個工作日，其他類為5個工作日。自窗口進(jìn)件到公眾取件，需要查考、核實、校對的內(nèi)容眾多，必須有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)作支撐。在規(guī)定時間內(nèi)精準(zhǔn)定位所需檔案，依賴的是有條不紊的檔案管理工作。排列有序、標(biāo)識清晰的檔案實體管理，輔以著錄精準(zhǔn)、檢索便捷的檔案信息化管理系統(tǒng)，能有效提高行政審批檔案的利用效率。

二、行政審批檔案管理存在的問題

(一)受重視程度不夠

2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》第九條明確規(guī)定:機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。但是，目前各單位普遍存在“重用輕管”“重業(yè)務(wù)輕檔案”的情況。行政審批檔案多形成于各級政府部門，此類機(jī)構(gòu)對檔案管理的重視程度不夠，對業(yè)務(wù)工作中形成的審批檔案缺乏歸檔與整理意識，隨手放置、任意丟棄的情況時有發(fā)生。加之審批結(jié)果的出件與留存多由行政服務(wù)窗口負(fù)責(zé)，造成審批結(jié)果與審批過程性文件的存放位置不一致。經(jīng)辦人員輕視審批檔案管理工作，在行政審批流程結(jié)束后未及時從審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出需要歸檔的審批檔案，致使在系統(tǒng)升級或數(shù)據(jù)庫維護(hù)時大量過程性審批檔案被誤刪或丟失，帶來不可彌補(bǔ)的損失。

(二)辦公地點分散，管理松散

行政審批檔案是政府各部門在公共服務(wù)中形成的，受限于機(jī)構(gòu)設(shè)置與上下級隸屬關(guān)系，同級部門往往按照級別及區(qū)域劃分分布在不同的地理位置，彼此之間缺乏溝通交流，造成行政審批檔案分散，管理水平與標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，嚴(yán)重制約了公眾利用審批檔案的便利性。

(三)歸檔方式不科學(xué)

目前南京市及其所轄各區(qū)均成立了行政服務(wù)大廳，辦事人員在大廳完成送件，審批完成后在同一地點取件。這種模式雖然方便了辦事人員，但從歸檔的角度來看，對于已走完電子審批流程的審批事項，辦事人員在取件時打印紙質(zhì)件并歸檔，帶有過程性元數(shù)據(jù)的電子檔案卻滯留在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，隨著系統(tǒng)的更新升級而丟失，不利于檔案的科學(xué)管理。這樣的歸檔現(xiàn)狀背離了“放管服”改革的初衷，增加了行政審批尤其是窗口出件人員的工作量，且元數(shù)據(jù)的丟失使得行政審批檔案的真實性和完整性大打折扣。

三、城建檔案在無紙化審批流轉(zhuǎn)中的移交與管理

在工程建設(shè)項目審批無紙化流轉(zhuǎn)下，要使行政審批檔案及時、完整歸檔，必須打通檔案館在此環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)孤島。“南京館”在南京市規(guī)劃和自然資源局建設(shè)工程項目審批無紙化流轉(zhuǎn)改革的背景下主動出擊，從檔案保管利用角度出發(fā)，提出有針對性的《無紙化審批檔案移交的原則方案》，利用檔案館優(yōu)勢，制訂審批檔案移交計劃。

(一)找準(zhǔn)站位，從源頭把控檔案質(zhì)量

行政審批檔案形成于業(yè)務(wù)科室，在部門檔案室歸檔，永久保存于各級檔案館。檔案館處于行政審批檔案生命周期的最后環(huán)節(jié)，無論是在業(yè)務(wù)流程方面還是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)上，都與前端工作脫節(jié)且信息不共享?！澳暇^”充分認(rèn)清現(xiàn)實，在無紙化審批構(gòu)想形成的初期，結(jié)合文件生命周期理論，提出《無紙化審批檔案移交的原則方案》，從移交載體與內(nèi)容、電子檔案移交要求、歸檔文件信息著錄與描述及移交形式四個方面考慮無紙化審批環(huán)境下審批檔案的特點，預(yù)估可能面對的新情況，并做好了預(yù)案，擬定了解決方法。

(二)著眼實際，豐富檔案移交形式

無紙化審批流程下形成的檔案以電子文件居多?！澳暇^”從便于保管和利用的角度出發(fā)，秉承檔案齊全、完整、正確的原則，要求形成單位移交全套電子檔案。電子檔案包括內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)信息，兩者缺一不可，其中元數(shù)據(jù)信息包括辦文的基本信息、過程信息和電子文件的結(jié)構(gòu)信息等。每份符合歸檔要求的電子文件除了要移交電子簽章數(shù)據(jù)的原格式文件外，還需要移交一份固化的通用PDF格式文件，以增加流通閱讀的方便性，提高利用效率。存儲數(shù)據(jù)庫分為核心庫與利用庫:包含元數(shù)據(jù)信息的原生電子檔案存儲在核心庫內(nèi)，用于異地備份，滿足特殊利用需求;利用庫內(nèi)存放PDF格式文件，用于經(jīng)辦人和社會公眾查考利用，確保檔案數(shù)據(jù)的真實性和安全性。對于行政審批中形成的具有結(jié)論性和法定性的行政許可類文件，如建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附圖等，檔案館在接收符合條件的電子文件的基礎(chǔ)上，仍需接收一份具有憑證作用的紙質(zhì)原文件，以防在利用過程中出現(xiàn)扯皮推諉現(xiàn)象，維護(hù)審批檔案的權(quán)威性。

(三)強(qiáng)化落實，約定檔案移交格式

從便于打開和利用的角度出發(fā)，“南京館”要求以通用格式形成、收集并歸檔電子文件，規(guī)定行政公文正本以版式文件格式歸檔，版式文件格式參照DA/T47—2009執(zhí)行，一般采用PDF版式格式。文檔、音頻、視頻等電子文件以WPS、MP3、MP4等通用格式歸檔。網(wǎng)頁和社交媒體類電子文件及二維矢量、三維矢量文件等均需以其通用的原文件格式歸檔，如HTML、STEP格式等?！澳暇^”接收的行政審批檔案涉及較多圖紙資料。鑒于此，“南京館”明確規(guī)定，當(dāng)大型圖紙電子文件(如dwg文件)轉(zhuǎn)換為PDF固化格式時，為保證比例尺的有效性，需采用全尺寸轉(zhuǎn)化，不得私自降低圖紙規(guī)格，以保證后期輸出打印或有其他需求時能完整、清晰地還原檔案信息。

(四)約定時效，保證行政審批檔案的完整性和安全性

行政審批檔案移交采用在線和離線相結(jié)合的方式。項目審批完后，南京市規(guī)劃和自然資源局以建設(shè)工程規(guī)劃許可證為區(qū)分，向“南京館”專網(wǎng)專線推送包含電子檔案元數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)的信息包。在主管局和檔案館之間設(shè)置中間交換(接收)平臺，獲得相應(yīng)編輯權(quán)限的工作人員可以按照雙邊需求，完成信息的推送和接收工作。在檔案移交過程中有效利用信息技術(shù)手段，可以減少人工操作，避免帶來不良后果。離線移交就是按照約定好的移交清單，以許可證等唯一標(biāo)識碼為線索存儲電子文件，通過移動硬盤、可錄類藍(lán)光光盤等大容量存儲介質(zhì)進(jìn)行線下移交，簽訂移交責(zé)任書，避免產(chǎn)生矛盾。檔案移交是檔案全流程管理工作開展的基石，檔案接收工作質(zhì)量直接影響檔案整理工作質(zhì)量。檔案館只有順應(yīng)行政審批制度改革要求，在無紙化審批環(huán)境下找準(zhǔn)自身定位，弘揚(yáng)“店小二”的服務(wù)精神，從檔案的長期利用角度出發(fā)，認(rèn)識移交工作的重要性，化被動為主動，從頭要求，從嚴(yán)要求，才能從根本上提高行政審批檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，保證行政審批檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。目前，行政審批檔案管理對于包括“南京館”在內(nèi)的各類專門檔案館來說，都是一個新的挑戰(zhàn)。如何成功實現(xiàn)從純實體檔案移交到電子檔案移交的轉(zhuǎn)變，值得每一個檔案從業(yè)者深思與探究。

參考文獻(xiàn):

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［3］黃衍潔．加強(qiáng)行政審批檔案管理利用的若干思考［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2019(23):55-56．

作者：趙靜 單位：南京市城市建設(shè)檔案館