導語：開放大學檔案管理人員素質對策分析一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：《高等學校檔案管理辦法》頒布實施以來，檔案管理日益規范，特別是作為以成人繼續教育為主的原廣播電視大學，檔案管理經歷了從粗放到精細，從紙質到紙質與電子并存的信息化檔案管理時代。但是由于歷史和現實原因，廣播電視大學的檔案管理隊伍并不穩定，同時由于人員兼職居多，素質也參差不齊。如今信息化時代的檔案工作需要大量的“通才”，并且廣播電視大學更名為開放大學后，對辦學也提出了更高要求，這就迫切需要提高檔案管理人員的素質，以適應廣播電視大學的轉型發展。本文試圖通過分析，找出開放大學檔案管理人員目前存在的問題，提出一些對策建議，實現檔案工作質量的提高和綜合利用效率，切實提升檔案在服務教育教學方面的重要作用。

關鍵詞：開放大學；檔案管理；提升對策

《高等學校檔案管理辦法》中提出高校檔案的工作是學校穩步發展的基礎,各高校都應該提高對于檔案工作的重視,加強對其的管理程度。檔案管理工作既是一項基礎性工作,又是一項服務性工作，它的質量最終取決于人。實現有效檔案管理，發揮檔案在學校管理的重要作用，檔案管理人員不僅要及時學習專業知識，還要具備較高的思想水平和信息化應用能力。

一、目前開放大學檔案管理工作人員素質分析

開放大學是由原廣播電視大學轉型而來，是一所以繼續教育為主體的高等院校。與普通高校相比，它以現代信息技術為支撐，面向全體社會成員開展學歷繼續教育和非學歷繼續教育。除了沒有在校生外，教職員工編制也較少。雖然辦學40年來，檔案管理工作隨著學校發展，從無到有，從零散到系統，從隨意到規范，基本建立了應有的檔案管理制度，但是通過認真仔細分析，還存在以下問題：1.隊伍結構不穩定。在現階段下開放大學的建設過程中，由于人員短缺且流動性大，許多檔案部門人員已經轉移到基層。在傳統思想的影響下，許多開放大學對于檔案的管理也沒有給予足夠的重視。由于檔案管理隊伍的不穩定性，已經影響了檔案管理的發展。同時，檔案管理任務執行效率低下，相關的激勵機制和評估機制無法積極調動檔案管理人員的主動性。2.檔案管理規矩意識不強。檔案是一種資源，是工作的真實記錄。檔案管理人員必須具有較高的思想政治意識和保密意識，在思想上堅定樹立正確職業操守，熟知相關法律法規，并能自覺嚴格遵守檔案管理的制度規范，嚴守檔案秘密。但是現實是開放大學的許多檔案管理人員由于以兼職居多，系統培訓不夠等因素，檔案管理的規矩意識并不強，政治信念薄弱，責任感不足，不符合檔案管理人員所需的根本政治要求。3.信息技術能力較弱。檔案信息工作是信息化建設的必然要求，只有實現檔案數字化、信息化，才能使檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，最終實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為學校發展提供高效、優質的服務。這對檔案管理工作提出了更高更新的要求，需要檔案管理人員能夠與時俱進，適應信息化發展要求。4.缺乏創新精神。長期以來，傳統的檔案管理工作難以調動工作人員對于職業的認同，工作方法單一且封閉，創新意識缺乏，主動結合學校發展探索研究精神不足，不能夠實現對于檔案管理資源的有效應用。隨著開放大學的更名和發展定位的變化，檔案內容日益豐富，檔案服務需求量激增，檔案本身的作用隨著學校的高質量發展和師生思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，還可以和校園文化建設、歷史研究等方面結合，不斷滿足師生對精神文化的需求。這就對檔案工作提出了更高的要求，需要檔案管理人員更加意識到自己肩負工作的重要性和使命感，提升創新意識，不斷增強創造力。5.檔案工作收集的全面性不足。國家對開放大學定位為我國終身教育的主要平臺、在線教育的主要平臺和靈活教育的平臺、對外合作的平臺，成為服務全民終身學習的重要力量和技能社會的有力支撐。隨著學校的發展擴大，教育形式多樣，教職工人數及管理團隊也在不斷擴充，這導致學校檔案的工作量持續激增。但是在現階段，由于以上等等原因，檔案工作的收集還不夠全面。許多資料并不能夠及時進行收錄，對檔案管理的整體水平形成一定的限制。同時在檔案管理的實際中，許多檔案管理人員往往身兼數職，導致檔案管理的時效性受到阻礙，降低了檔案管理的整體效率。

二、開放大學檔案管理人員應該具備的素質

隨著去年年底教育部的統一安排，廣播電視大學統一更名為開放大學，以繼續教育為主的開放大學建設開始出現新的局面,原有的檔案門類、數量和內容勢必不能滿足未來教育發展的需要。因此，需要檔案管理人員具備相應的素質去適應學校的發展。1.要有較強的綜合能力。檔案管理包括一套程序，如收集、分類、識別、存檔、統計以及開發和利用。為了做好開放大學的檔案工作，檔案管理人員需要具備專業化的知識能力，并能夠遵循相關的規章制度。同時檔案工作涉及每個部門，因此有必要提高檔案管理人員的協調能力。另外，在檔案管理過程中除了具有直接處理文本的一些工作，并且需要工作人員具有較高的書寫能力和較強的系統概括能力，這樣能夠更好地撰寫各種資料，并為部門的工作提供更好的服務。因此，還有必要提高檔案管理人員的書寫能力。2.掌握現代化的信息管理技術。隨著最新信息技術在歸檔操作中的廣泛采用，計算機已成為自動執行歸檔管理和替代傳統手動任務的非常重要的工具。在不久的將來，檔案部門將提供的不再是紙質文件，而是大量的信息化文件。檔案管理人員不再忙于煩瑣而低效的任務。相反，檔案管理人員更多的是需要負責將豐富的檔案信息數字化，并通過專用網絡將其分發給有關部門，從而使存檔成為重要的信息資源。同時也需要加強檔案管理人員在現階段下對于檔案信息化相關的基礎知識內容?？梢钥焖儆行У貙崿F對于信息的收集整理，為需要的部門提供及時準確的信息，并能夠最大限度地實現檔案管理工作的效率，以便在短時間內找到所需的信息。所以具有較強的信息化能力，是檔案管理工作人員的必備素質之一。3.要樹立終身學習的理念。檔案管理人員需要能樹立終身學習的觀念并提高其在檔案保護方面的知識和技能。隨著科學技術的發展，檔案的形式日益增多，許多新種類的檔案載體如雨后春筍般出現，而且所占比例也越來越大。對于檔案形式的不斷變化，進一步提高檔案管理人員在檔案管理方面的知識和技能至關重要。同時需要檔案管理人員不斷學習和掌握相關的現代管理和法律知識，提高服務水平，樹立信息意識，創新意識和法律觀念，使用新技術、新方法的應用并遵循相關法律法規進行存儲操作，努力提升檔案管理的質量。為了適應新時期下的要求，檔案管理人員必須意識到，現在全社會都已經進入了終身學習的時代，那些無法對于自身專業知識體系進行升級的人必將被社會所淘汰。因此，不僅需要檔案管理人員能夠具備對于檔案管理專業化的知識，更是需要相關人員能夠樹立終身學習的觀念，實現其綜合專業能力的持續發展。4.具備良好的政治素質和高尚的職業道德。開放大學學校檔案工作是一件平凡的工作，大多數時間枯燥乏味，成就感不強。因此，從事這項工作的工作人員必須具有良好的思想政治素養，能夠意識到檔案管理的重要意義，履職盡責，甘于奉獻。首先，需要建立強烈的政治責任感，熟悉并掌握開放大學歸檔管理政策和法規。由于存檔工作具有一定的機密性，檔案專業人員必須具有良好的政治素養。需要能夠始終重視政治理論的研究，深刻理解相關法律法規的原則和要求，提高思想政治觀念和辨別對錯的能力。其次，作為檔案管理人員，必須充分理解檔案工作的價值以及自身職位的重要性，始終以高標準的姿態嚴格要求自己，并將這種工作風格貫穿于整個業務流程，及時收集、識別、分類、歸納和存儲散布在各個部門中的材料。最后，要始終以高標準做好檔案管理工作。如果檔案材料不合格，則不能任由其發展，必須對其進行重新整理歸檔，以確保其檔案質量。有些檔案資料與學校的具體發展有關，而有些文件影響個人的隱私和生活，因此檔案管理者必須采取保密安全預防措施，防止檔案資料泄漏，在工作中保持高度的職業道德。

三、提高高校檔案管理人員素質的對策

隨著開放教育改革和發展形勢的需要,檔案工作重心由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主。新形勢下，實現成人高校檔案的科學化管理,適應開放教育未來發展需要，關鍵要提高檔案管理人員的素質。1.強化政治思想建設。政治思想出現偏差，導致的工作情緒低迷是造成檔案管理出現問題的重要因素，要想形成良好的檔案管理，工作人員良好的品格形成很重要。為了履行檔案管理的社會責任，不僅需要向檔案管理人員提出高標準的職業道德要求，而且需要通過定期的思想政治學習來進一步實現。開放大學檔案管理人員具有不同的文化背景、不同的工作水平和不同的個性。首先，要著重加強檔案管理者的思想政治建設，以適應開放大學的轉型和高質量發展；其次，要引導從事檔案管理的人員深刻理解大學檔案管理的重要性，高度重視檔案工作，高標準做好檔案工作；最后，是要通過及時總結表彰模范個人先進事跡及其工作經驗，激勵更多人能投身到檔案管理中。2.加強信息技術處理能力。不斷創新檔案管理方法，積極創建開放式信息服務系統，并能夠不斷完善對檔案、文件資料管理的創新。對于過去的手動檔案管理和當今的信息化檔案，檔案管理人員必須對信息進行分類并將其存儲在檔案中。為了充分提高檔案、文件資料管理的質量和效率，檔案管理人員需要對檔案、文件資料的管理方式進行合理的優化和創新?；谶^去傳統的檔案管理模式，建立更加科學合理的管理機制和體系，不斷完善工作機制，促進檔案管理科學水平的不斷提高。一是使檔案、文件資料管理數字化、信息化，提升檔案管理的效能，并提高資源分配的合理性和科學性。二是在檔案、文件資料管理的日常工作中，不斷創新檔案管理方法，同時建立基于此的開放服務機制，擴大檔案管理的范圍和領域。三是在管理和服務工作中，檔案管理人員必須積極發現工作中存在的各種問題，同時借助科學方法及時糾正和控制，促進檔案的科學管理。3.提高業務綜合能力。檔案工作者業務水平的高低，直接影響著檔案的利用效果，檔案工作者必須努力學習專業知識，提高服務本領。每個檔案工作者都要成為多面手，而且業務技術要精，這樣才能擴展服務面，提高服務質量。因此，檔案管理人員必須堅持與時俱進的學習，了解掌握最新的檔案管理政策和方案，不斷提升自己的業務綜合能力。同時信息化已滲透到各行各業，檔案管理也深受其益。當前檔案管理工作已逐步開始向智能化、便捷化邁進，實現了數據內容的科學協調發展和檔案資料的快速調動，大大提升了檔案管理科學化水平。但同時也對檔案管理人員提出了更高的要求。因此還必須不斷提高檔案管理人員的信息化水平。4.強化服務意識。檔案管理的主要目的是為學校建設提供決策依據，以確保單位決策的科學性、合理性，并提供更全面、高質量的服務。在檔案管理操作中，這是最基本的工作內容，也是檔案管理的重要目的。如果不能提供良好的服務，則無法充分行使檔案管理的價值和重要性。作為一名檔案工作者，一是要隨時關注黨和國家的發展大局以及檔案事業的有關規劃，要根據黨委、政府的中心工作開展檔案工作。二是要樹牢服務意識，站在全方位服務的高度上，對檔案的來源、使用、保管進行調查研究，加強信息反饋工作，提高檔案資源合理利用率，對學校各項工作起到參謀和咨詢作用。三是要在工作中既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創新精神，要從被動服務改變為主動服務，才能在檔案管理工作中不斷提高服務意識和工作效率，樹立良好的檔案人員形象。5.建立健全管理體系。要想能夠有效實現開放大學的檔案管理人員素質的提升，需要科學良好的檔案體系來進行支撐，結合實際的檔案工作情況來優化調整。開放大學的檔案管理是由各個部門分工協作所完成的，檔案管理并不能夠發揮實際性的作用，導致了檔案管理的整體效率偏低。為了能夠更好實現檔案管理的工作效率，也為了提高工作人員檔案管理的整體水平，需要逐步明確檔案管理過程中工作人員在每一個環節的責任，逐步規范檔案管理工作的流程，能夠讓檔案管理起到各個部門融合劑的作用，做好檔案的分類、整理以及收納工作。同時，要加強檔案工作人員職業道德教育，制定一整套職業道德規范和章程，并使大家自覺遵守。6.強化檔案考核管理。對于檔案管理而言，需要能夠逐步建立對于檔案管理人員的考核制度，引導激勵檔案管理人員樹立檔案管理意識、促進檔案管理人員檔案知識學習方面能夠積極主動。同時由于檔案管理處于幕后工作，建立有效的考核機制，更能夠幫助檔案管理人員樹立職業榮譽感以及認同感。首先，應該考核檔案管理人員對于理論層面的認知，讓檔案管理人員不僅能夠進行學習，更要能夠讓這些工作人員善于學習，不斷提升自身的專業素養。其次，需要考核其實踐能力，能夠讓檔案管理工作變的更加符合實際情況，使其逐漸適應當代檔案管理工作的要求。最后，需要考核檔案管理人員的創新意識，隨著教育事業的快速發展，各種形式的檔案日益增加，因此這就需要檔案工作人員能夠與時俱進，勇于創新，不斷摸索出高效便捷的管理方式，在遇到新問題、新難題的時候能夠迎難而上，實現檔案管理工作從半封閉管理轉向開放式管理，調動檔案管理人員的積極性，適應現階段下檔案管理工作的需要。綜上所述，實現對于檔案的有效管理需要能夠不斷加強管理人員的專業知識，以及具備較高的思想水平和信息化應用能力，才能使檔案管理工作更好服務于開放大學轉型發展和高質量發展。

參考文獻：

[1]崔婷.學校檔案管理信息化建設策略[J].陜西檔案，2015

[2]李劍峰.學校檔案管理的數字化網絡化創新發展[J].黑龍江史志，2015

[3]尹英范.信息化技術在學校檔案管理工作中的應用[J].黑龍江史志，2015

作者：答佩