事業單位人事檔案管理制度分析

時間:2022-08-30 10:09:05

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事業單位人事檔案管理制度分析

1.事業單位人事檔案管理制度存在的問題

1.1人事檔案管理制度不健全

人事檔案是事業單位檔案的重要組成部分,不僅關系事業單位在編人員的信息記錄,而且關系到上級人事管理部門相關工作的統籌安排。但是,當前事業單位對人事檔案管理制度不健全,沒能實現全面綜合的有效管理。首先,事業單位現行人事檔案管理制度集中在檔案存儲方面的管理,沒能圍繞人事檔案全過程制訂完善的管理制度,因此影響了事業單位人事檔案數據收集的全面性和檔案數據資料的準確性。其次,目前事業單位人事檔案的使用制度還十分缺失,存在著重儲存和輕視使用的問題,不僅沒有完善基本的人事檔案資料借閱使用制度,而且導致人事檔案存在著較大的借閱使用風險,嚴重的影響了人事檔案管理效率和質量。

1.2人事管理制度執行較為困難

目前事業單位人事檔案管理還處在深化改革期,特別是隨著事業單位分類改革的不斷深入,上級機關對事業單位的人事檔案管理要求不斷的增多,這不僅增加了事業單位人事檔案管理的復雜性,而且影響了事業單位人事檔案管理制度科學發展。首先,事業單位現行的人事檔案管理制度普遍落后于時代的發展要求,沒能根據信息時代的新要求和傳統紙制檔案數據缺失的復雜現實,及時修訂出完善和標準化的人事檔案管理制度。其次,事業單位人事檔案不僅關系到事業單位職工的職稱評定,而且關系到工資晉級,職務升遷,還涉及到醫保和養老保險、老職工住房補貼調整等。上級人力資源和社會保障局、社保局、住房公積金中心等不同部門(處室)對基層事業單位人事檔案都有不同的使用要求和檔案處理要求,這使得基層事業單位不得不針對多個部門,以及多部門開發的軟件進行檔案整理,實質上嚴重的影響了人事檔案管理質量。

1.3與檔案管理制度配套設施不完善

事業單位人事檔案的作用日益突顯,不僅現有管理制度和基本規范存在著缺失,而且現有事業單位人事檔案管理部門的設施設備不能支持制訂的執行。首先,事業單位需要不斷更新退休職工信息,需要根據實際人事檔案記載來輔助工會、社保等部門按年度要求采集基本的信息,由于現代人口的流動大,傳統的電話聯系方式已經不能滿足事業單位的實際需求,先進的指紋采集、影像視頻采集設備還不是人事檔案管理部門的標配。其次,目前基層事業單位的主管局,與事業單位人事檔案相關的分管局的各處(室)都開發出與人事檔案有關的軟件,有些涉及到事業單位人事編制的軟件還有相當密級,需要運用密鑰進行登陸操作,雖然上級機關下發了無線聯接設備,但是基層單位仍沒有配備與其專門聯通的計算機,以及保證無病毒環境的專用打印機、復印機和掃描儀等設備,這不僅不符合上級有關人事檔案管理制度的規定,而且影響了基層事業單位人事檔案管理制度的落實,存在著較大的安全隱患問題。

2.優化事業單位人事檔案管理制度的方法

2.1提升人事檔案管理人員責任意識

全面優化事業單位人事檔案管理制度的執行水平,需要全面提高事業單位人事檔案管理人員的責任意識。首先,要在事業單位人事檔案管理制度中明確各級相關人員的責任,著力加強對事業單位人事檔案相關的領導責任、主管責任、連帶責任進行劃分,加強相關人員對責任的認識,提升檔案管理人員的責任意識。其次,組織相關人員認真學生相關的法律法規,特別是要認真學習各項業務操作規程,要求人事檔案管理人員按照程序進行嚴格操作。

2.2配置人事檔案管理專業人才

為了全面做好事業單位人事檔案管理工作,有效落實事業單位人事檔案管理的制度,還必須配置專業的人事檔案管理人員,全面提高人事檔案管理人員的履職能力。首先,從事業單位人事檔案管理的實際需求出發,盡可能的把懂得相關專業知識,有著從事此項工作基本素養的人員配置到具體崗位上來。其次,加強必要的事業單位人事檔案管理工作的培訓,注重從各項業務的具體操作流程,以及業務辦理和人事檔案管理制度改革的需要角度進行專業化的培訓。

2.3促成人事檔案管理制標準化

為了提高基層事業單位人事檔案管理的標準化,必須對事業單位現行人事檔案管理制度進行修訂,要在上級機關的主持下,保證基層單位執行科學有效的人事檔案管理制度。首先,由省、市相關部門出臺基層事業單位人事檔案管理制度的規范文本,由基層事業單位按照實際情況進行人事檔案管理制度的修訂。其次,上級組織專家按照不同單位情況進行管理制度審核,重點找出基層事業單位人事檔案管理制度存在的漏洞。

2.4提升管理制度履行輔助條件

為了保證事業單位人事檔案管理制度的順利履行,必須提供必要的支撐條件。首先,針對事業單位的實際需求,提供制度履行必要的設施設備,保證人事檔案管理工作的順利開展。其次,提升人事檔案管理的信息化辦公環境,建立起現代化的人事檔案使用和借閱信息化系統。第三,進行必要的使用密級管理,減少基層單位人事檔案數據傳遞管理負擔。第四,使基層人事檔案管理人員向數據準確性方向傾斜,重點做好數據收集工作。

優化事業單位人事檔案管理制度,必須從事業單位人事檔案管理制度執行中存在的問題著眼,全面提升事業單位人事檔案管理的履職能力,減少不必要的工作負擔,在優化環境的基礎上實現管理制度的有效落實。

作者:戰揚 單位:黑龍江省三江工程建設管理局

參考文獻:

[1]周穎奇.如何優化事業單位人事檔案管理制度[J].才智,2016,17:275.

[2]張玉曉.事業單位人事檔案管理的創新思路分析[J].中小企業管理與科技(上旬刊),2012,10:56-57.