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[摘要]后勤檔案管理工作，作為一種輔助性、參考性、服務性的工作，對于單位的核心競爭力與可持續發展至關重要。后勤檔案管理工作宜以信息策略，建構利用與服務這一雙重核心，依托信息化發展，實現檔案管理的綜合建設，以實現信息化介質、信息化效能、信息化體系的全面優化。

[關鍵詞]后勤檔案；管理；工作信息；策略；優化

后勤檔案管理工作，攸關單位的歷史真實面貌、業績成果與經驗總結，是單位運營發展最為關鍵的第一手信息來源，是單位科學運營、長足發展的基本依據與強有力支撐，對于單位的工作質量與效率非常重要，同時，更關乎單位的信息效能，并由此決定著單位未來的發展方向與前途命運。信息時代的后勤檔案管理工作，正面臨著必須因應“互聯網+”的時代變革，針對新時代、新技術、新環境的改變，針對后勤檔案管理工作進行信息策略調整與信息優化升變，已經成為后勤檔案管理工作的當務之急。

一、后勤檔案管理工作信息問題

（一）后勤檔案管理工作的信息弱化問題。后勤檔案管理工作記載著詳盡的單位發展信息，涉及廣泛的企事業發展印跡與歷程，后勤檔案管理工作信息，既是后勤工作本身的重要信息資源，又是整個單位基礎建設與未來發展的重要信息資源，不僅能夠為單位的決策者起到助手作用，而且能夠為單位的管理者起到參謀，甚至是參與決策等舉足輕重的作用，后勤檔案管理工作的順利開展，能夠顯著地促進整個單位的運營質量與效能。后勤檔案管理工作作為一項不可或缺的管理工作，由于其基礎性、服務性、輔助性的特質，因此后勤檔案管理工作一直處于被輕視、少投入、弱建設的現狀，這種現狀對于單位的發展極為不利，更將對后勤工作的管理、運營、服務等產生較為不利的負面影響。（二）后勤檔案管理工作的信息滯后問題。后勤檔案管理工作作為一種運營輔助、管理參考、多部門服務性的檔案管理工作，與其他幾乎所有部門，都有著業務與管理方面的交叉往來，所涉及到的部門，所涉及到的業務，所涉及到的人、事、物均較為復雜。因此，后勤檔案管理工作本身如果雜亂無章，則會使得后勤檔案管理工作無法為單位發揮輔助、參考、服務作用，更無法實現檔案信息資源與單位發展的最佳匹配，致使整個單位的信息出現紊亂與滯后。鑒于后勤檔案管理工作有著類別繁雜、事無巨細、形式各異等獨特的檔案管理特質，因此，針對后勤檔案管理工作信息的策略與優化，已成為提升與強化后勤檔案管理工作的重中之重。

二、后勤檔案管理工作信息策略調整

（一）后勤檔案管理工作利用與服務策略。后勤檔案管理工作本身，具有信息結構與信息構成復雜的先天性特質，信息結構方面涵蓋了多種類型的跨部門檔案，信息構成方面以基建項目檔案為例，其本身就是一個完整的具體而微的子檔案類型，可以將其歸于檔案中的檔案。基于上述兩方面的原因，后勤檔案管理工作的利用策略，應以妥善保管、分類編目、集成著錄為先，同時，應將后勤檔案與單位所涉及的各個行業，進行服務方向上的大力拓展，強化后勤檔案的可利用性，針對不同的信息結構與信息構成，進行分門別類，實現后勤檔案信息的綜合編目、綜合著錄、綜合標引，綜合查詢。（二）后勤檔案管理工作信息化發展策略。從后勤檔案的信息價值層面而言，后勤檔案中涵蓋了單位的管理工作、服務內容、項目建設等全方位的檔案內容與相關信息，信息化架構的創設與完善，能夠在信息化條件下，以更為嚴格的程序，有效規范后勤檔案管理工作，所有的檔案管理工作信息都能夠在集約化的管理下，即時實現檔案內容與相關信息的主動快速納入，從而確保蕪雜的檔案內容信息不會出現任何紕漏與疏失。具體的信息化發展策略，應根據后勤檔案管理工作的特質，針對不同的檔案進行不同的信息化開發，使得文書類、財務類、設備類、建設項目類檔案類型，既能夠各得其所，又能夠集中管理、集約歸檔、集成查詢。（三）后勤檔案管理工作綜合建設策略。后勤檔案管理工作本身就是一項綜合性較強的工作，唯有在綜合建設的過程中，進一步實現檔案管理工作的資源整合、資源綜合與資源融合，才能夠更好實現后勤檔案的綜合化利用，搜全、分好、編妥，是后勤檔案管理工作的先期綜合建設基本策略；用活、用好、用精是后勤檔案管理工作后期綜合建設的基本策略，而二者的深度融合，則恰恰是整個后勤檔案管理工作的整個綜合建設策略。后勤檔案管理工作綜合建設策略的關鍵，還在于應全面提高本身的管理水平與跨部門、跨行業、跨層面的服務水平，同時，更應以業務端的檔案結構與檔案構成的規范化整理與歸類，以及進一步的綜合編目與綜合著錄，為進一步的后勤檔案管理工作優化，打下規范化的數字優化、效能優化、體系優化的升變基礎。

三、后勤檔案管理工作信息優化

（一）后勤檔案管理工作信息介質優化。傳統介質時代，由于后勤檔案管理工作繁雜的特點，傳統介質的后勤檔案編目、著錄、整理、查詢工作量巨大，往往無法跟上人、事、物流動速度的節奏，致使后勤檔案管理工作，存在著較為嚴重的滯后性，因此，進一步提高后勤檔案管理工作的現代化信息優化，首先應由后勤檔案管理工作信息介質入手，實現信息介質的全面更新換代，由傳統的紙質記錄模式，向可視記錄模式升變；再由可視記錄模式向數字記錄模式升變；最終由數字記錄模式向機器識別代碼的人工智能模式升變，針對種類相對其他類檔案而言，更加龐雜的后勤檔案，在人工智能機器識別模式下，由機器識別形成更加完善、更加系統、更加規范的后勤管理工作檔案。[1]（二）后勤檔案管理工作信息效能優化。后勤檔案管理工作效能優化的關鍵性基礎，在于先期的信息介質優化。沒有先期介質優化的支撐，就沒有后勤檔案管理工作的效能優化。后勤檔案管理工作的介質優化，使得后勤檔案管理手段，在人工智能機器識別模式下，變得快捷高效起來，較高的時效性，為進一步管理優化與管理創新，提供了檔案管理工作發展的牢固基礎，全數字化的多模態后勤檔案，也為信息效能優化提供了堅實的基礎，在全數字化多模態下，可以進行全信息化的全文檢索，徹底取代了傳統的僅限于分類、部門、人員、標題的有限式檢索，從而進一步提高了后勤檔案管理工作的整體效能，這種信息效能優化，為信息體系的進一步優化，奠定了堅實的發展基礎。[2]（三）后勤檔案管理工作信息體系優化。后勤檔案管理工作應針對服務、運營、管理等一系列單位發展支持，進行成體系化的大幅優化，應及時更新管理理念、途徑、手段，及時因應單位發展，進行可持續的后勤檔案管理工作創新，為單位的核心競爭力促進，提供不可或缺的依托。具體的體系優化路徑，首先，應在后臺創建后勤檔案管理的大數據與云計算中心，其次，在前臺創建后勤檔案綜合查詢與利用服務系統，最后，以移動查詢的支持，為5G時代的到來，做好因應5G時代的充分準備，同時，更應積極引入人工智能等高科技時代的先進武器，充分利用高科技工具進行后勤檔案管理工作的信息前瞻建構與優化利用，并且，在信息優化的同時，展開不懈的積極研究，以進一步探索后勤檔案管理工作更有效的信息策略與信息優化手段。[3]后勤檔案管理工作是單位可持續發展與提高競爭力的一種有效途徑，后勤檔案管理水平，從一定程度上反映了單位的整體管理水平，后勤檔案管理全文檢索查詢的效率，從一定程度上反映了單位整個管理體系運作效能的高低。后勤檔案管理工作的信息策略主要包括利用與服務、信息化發展、綜合建設等相應的務實策略，在此基礎之上，針對后勤檔案管理工作的特質，進行基于介質、效能、體系的全方位信息優化，才能最終達致后勤檔案管理工作的整體升變。

參考文獻

[1]楊紅.大數據時代提高醫院檔案管理水平的策略探討[J].臨床研究,2019,27(11):197-198.

[2]李婷,張楊.大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略[J].辦公室業務,2019(22):98+110.

[3]孟新娟.大數據時代高職院校檔案管理的優化策略分析[J].傳媒論壇,2019,2(21):147-148.

作者:崔麗麗 單位:南京審計大學