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一、辦公室接待工作中所存在的問題

就目前而言，辦公室接待工作中主要存在三個問題，即辦公室接待人員的辦公效率比較低和管理制度不夠完善，工作流程不精細以及辦公室工作人員的服務意識淡化，工作主動性比較低，下面就這三個問題進行闡述。

1、辦公室接待人員的辦公效率比較低

對于辦公室接待工作，經常會出現突發性的、緊急性的事件，對于他們的工作時間也沒有確定性，這樣以來，就會造成辦公室接待人員的心情比較的煩躁，這樣以來，就會使他們在進行接待工作的時候，處于一種忙亂和無序的狀態，從而導致他們進行接待工作的時候，服務態度不好，配合的不夠協調。就目前而言，許多的企業的接待工作是由工作人員之間相互的協調和每個人各管一部分，把這些相互串聯起來以及在工作中只有少部分的制度管理而進行的。所以，辦公室接待工作的工作人員必須要具備很好地專業素質以及豐富的經驗和高度的責任感，他們在接待的過程中，不能夠粗心大意以及懶散，如果他們不具備這樣的工作態度的話，那么辦公室接待工作的效率就會大大的降低。

2、管理制度不夠完善，工作流程不精細

對于這一問題，主要是辦公室里崗位職責不夠明確，有的崗位工作內容比較繁多，有的崗位卻沒有工作內容，這樣以來就容易造成工作不明確，工作效率也就比較低。如果工作分工明確，這樣不但能夠避免有的接待工作不會出現重復與空白，做好相應的工作，還能在繁忙的時候，保證工作的效率和質量。在接待的過程中，如果工作責任不能夠落實，不精細或者是粗制濫造，那么就會增加辦公室接待工作的難度。

3、辦公室工作人員的服務意識淡化，工作主動性比較低

這種情況主要是表現在企業的工作人員在進行接待工作的時候，主動性和創造性比較的低，接待工作做的粗心大意，尤其是在接待工作繁忙的時候，他們只是應付了事，積極性也不高。不管是哪個行業，他們的服務態度的優劣，決定著工作效率的高低，也是接待工作的關鍵。在招聘接待工作人員的時候，要考察應聘者的服務意識的強弱，但是，就目前而言，許多的工作人員對于接待工作的熱情比較的低，服務意識也比較的差，他們只是處理工作中的突發事件。

二、精細化管理的概述及應用

1、精細化管理的內涵

所謂的精細化管理，其實就是一種企業的管理理念，是一種管理方式，把社會分工做到精細化，要以服務的精細化為基礎，在常規的管理上進行深入，這樣以來就降低了管理中所需要的成本。精細化管理就是把管理的責任要能夠落實，并且要將其進行具體化和明確化，能夠一次性就將工作做到位，發現問題要及時的處理。

2、精細化管理的原則精細化管理的原則主要有四種，下面就這幾種進行闡述。

2.1宏觀管理和微觀管理相統一的原則

精細化管理是屬于微觀管理的，是和宏觀管理辯證統一的，在企業中，這種管理是為了提高企業的管理目標以及經濟效益的。細節是成功地關鍵，對于企業也是一樣的，很多的企業正是遵循了宏觀管理和微觀管理相統一的原則，精細化管理創造了無數的奇跡，比如：迪尼斯樂園、肯德基。

2.2理論學習和實踐相統一的原則

對于這一原則，只有二者相互統一，相輔相成，才能取得好的效果。首先，理論學習是精細化管理的基礎，也是十分重要的，如果沒有理論化的學習，就沒有了解，操作起來就會很盲目，這樣以來就很容易走彎路或者是進入誤區；其次，在實踐的時候，學習理論的目的就是為了更好地時間，如果沒有實踐，理論就不會成立，也是空談。

2.3主導性與主體性統一的原則

管理人員是精細化管理的主導，是由管理人員進行操作的。可是，主導性不等于主體性，企業的員工是精細化管理的主體。因此，管理層人員在對自身進行精細化管理的時候，培養自己的積極性和主動性以及創造性的同時，還要培養全體員工對于精細化管理的創造性的能力和積極主動的能力。

2.4共性與個性統一的原則

精細化管理有很多的特點，但是它的個性特點尤為的突出。在進行管理的時候，要把個性與共性相互統一，這樣以來，精細化管理工作才能更好地開展。

3、精細化管理的實施要點

對于精細化管理的實施要點來說，主要表現在八個方面，第一，要是服務為生命，就是要注重服務的質量；第二，以市場為主導，要根據市場的變化而變化；第三，以創新為靈魂，就是要注重創新；第四，以實踐為目的，就是要注重實踐；第五，以系統為保證，它是精細化管理的重要保證；第六，以標準達細化，就是要對管理實施細化的標準；第七，以數字達精準；第八，以制度做依托。

4、精細化管理在沈陽經緯客運公司的運用

沈陽經緯客運站對于員工進行了多次的培訓工作，雖然說取得了一定的效果，但是從總體上看，沒有多大的效果。這一問題的出現主要是沈陽經緯客運站培訓管理本身就沒有達到精細化的要求，培訓人員不是專業性的人才，培訓的各項工作沒有一個好的規劃，為了改進這一問題，培訓管理人員就要加強精細化管理，確定目標點。

三、如何做好辦公室接待工作中的精細化管理

1、工作人員的精細化理念

對于這一點，首先要強化工作人員的責任意識，不管是哪個企業，它的辦公室接待工作都比較的繁雜，因此，不管是哪個員工，都要有責任意識，把每項工作都要能夠落實，積極地主動工作，并且確保工作的質量，完美的完成工作，如果出現問題，要主動承認，并且及時的解決；次，辦公室接待工作人員要具有強烈的服務意識，這是它的關鍵所在。對于企業的辦公室接待工作，工作人員的禮儀是其的一個重要部分，如果接待人員的禮儀做得很到位，那么這個企業的形象就得到了很大的提高。對于接待的工作人員來說，他們不僅要有專業的知識素質，還要能夠具備良好的組織能力和協調能力，良好的心理素質也是必不可少的。接待人員在工作任務繁雜的時候，要能冷靜的處理，認真的對待；最后就是要培養他們的創新意識，對于接待的對象，要要運用合適的接待方式，要能夠靈活，而不是一直處于一個工作模式。

2、將接待工作中的精細化管理轉變為一種管理制度

如果想要更好地精細化管理，就要進行管理化建設。對于接待工作的工作內容和工作范圍以及協作的關系，要進行具體化和清晰化以及明確化的分工，建立相關的規章制度，把每一個接待的流程要實施落實，讓其能夠有序的進行，從而提高辦公室接待工作的效率。此外，為了不必要的差錯和失誤出現，就要提高接待人員的協作能力。其次，還要建立相關的懲罰制度，出現錯誤要有明確的懲罰措施，做得好的地方，要及時的進行獎勵，這樣以來，就容易營造一個良好的競爭環境，同時還可以提高員工的積極性。總之，將接待工作中的精細化管理轉變為一種管理制度，有利于提高辦公室接待的工作水平。

3、明確崗位職責，加強溝通

任何一個企業，如果沒有明確的崗位職責，那么，辦公室接待工作就容易出現混亂的局面。辦公室接待工作本來就是一個事務性的工作，不能出現混亂。如果出現混亂，工作人員就會相互抱怨，有的還會推卸責任，這樣以來，辦公室接待工作的工作效率就會明顯的降低，從而影響企業的發展，在這種情況下，就應該每個工作人員的崗位職責，才會使接待工作能夠有秩序的進行。此外，辦公室工作人員之間還要相互的溝通，下級要能夠很好地理解上級的意思，把握住方向，上級要把做出的決定和收集的信息很好的傳達給下級，員工之間也要很好地溝通，相互監督，出現問題，及時的進行溝通，同時要及時的改正。本文主要對辦公室接待工作中存在的相關問題進行了簡單分析，并提出了相應的提升辦公室精細化水平的相關措施，由此可見，如果要提高辦公室接待能力，精細化管理十分的重要。

作者:周燦 單位:國網四川省電力公司管理培訓中心