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本文作者：陳健蓉工作單位：漳州市龍溪軸承股份有限公司

經濟建設的蓬勃發展,企業檔案日益顯示其重要性。而作為記錄和反映科學技術成果和生產活動的科技檔案,則成為企業檔案中舉足輕重的組成部分,成為企業無形資產的核心內容。但是,在科學技術事業飛速發展的今天,不乏對科學技術檔案工作缺乏了解和認識的企業與經營管理者。不可否認,目前企業科技檔案工作的發展緩慢,后勁不足,整體形勢不容樂觀。盡管上級管理部門大力進行了宣傳和指導,仍起不到應有的效果。企業科技檔案工作為何步伐不大呢?重要的是缺乏有利于企業自身發展的科技檔案管理環境,難以調動和激發檔案管理人員的積極性和緊迫感。為了充分發揮科技檔案的作用,促進企業的科技檔案管理工作,本文結合企業實際,談一些粗淺的認識,求教于大家。科技檔案是在生產、建設和科學技術研究過程中形成的,是科學技術的歷史記錄,具有積累經驗,保存歷史和查考憑據的作用,又是繼續進行生產、建設和科學技術研究的必要條件之一,是經濟建設事業的一項巨大的資源。科技檔案的性質和作用決定了科技檔案工作的重要性、復雜性和實行專業化管理的必要性。在新世紀的經濟建設中,科技檔案工作對經濟和社會發展有著非常密切的關系,起著重要的影響和作用。科技檔案工作存在的主要障礙因素:

1.企業檔案內在動力發展的整體化程度

科技檔案工作不只是檔案人員的管理工作,它需要規范、全方位、多環節的銜接協調的整體配套管理。企業檔案工作偏重檔案室日常管理的實施,而與之相適應的觀念轉變,結構調整,人員技能,設施配套等要素并未形成同步發展,缺乏健全與完善的檔案工作管理體系,檔案工作難于深人到各個部位,沒有形成一個正常良好的運行機制,這種現狀與科技檔案工作的管理發展要求格格不人,制約了工作的正常開展。

2.集中統一管理原則

在實際工作中得不到很好的落實由于基層有關部門對檔案缺乏足夠的重視和工作熱情,使檔案材料難收集,極大地影響了檔案集中統一管理,究其原因,主要表現在“三不到位”:(1)認識不到位:雖然科技檔案工作的行為不能直接體現出經濟效益,但許多人沒有充分認識到它具有提高經濟效益的重要作用與促進社會發展的巨大潛能,檔案管理觀念淡薄,缺乏歸檔的自覺性與主動性。工作中“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的現象普遍存在。(2)管理制度不到位:基層檔案的積累與移交歸檔大多由各部門的兼職檔案員擔任,于是“兼職”,企業對它們的檔案管理行為沒建檔的收集工作。這是因為,其一:從檔案的有制定嚴格的崗位責任制,沒有納人工作的形成規律和特點來看,我國檔案業務管理工作職責范圍,檔案管理標準也沒有進行逐級分主要環節依次為“收集、整理、鑒定、保管、統解與落實,使檔案工作的責任管理流于形式,計、利用”六項,其中以收集工作為首要的基礎有名無實。由于沒有受到制度的約束,即無力環節。只有基礎工作做好了,才能保證檔案工保證也無法監督,工作干好干差一個樣。作的完善與提高;其二:從檔案工作的目的來(3)專業知識不到位:企業檔案專業人員看,歸檔檔案的質量如何,直接影響到整個檔較少,基層部門更是微乎其微。由于受到自身案工作的利用效果,從而影響到檔案信息作用業務水平的限制,非理性的管理較多,工作的的發揮。因此,必須做好建檔的基礎工作,使開展表現出被動性和盲目性,使歸檔材料不之成為檔案管理升級的階梯和推動完善科技及時,不準確,不完整,甚至出現“空檔”現象。檔案工作運行機制的依托與保證。3.企業檔案工作自我發展的意識不足科技檔案來源不同于文書檔案等其它類企業面對著競爭激烈的市場,普遍存在型的檔案,它涉及的專業技術部門多,材料的重經濟輕檔案的思想。沒有把檔案工作列人內容豐富,形式、載體多樣,是一項十分繁雜的目標發展規劃上,沒有把科技檔案工作列人工作。首先,必須在思想上切實提高對科技檔企業的承包內容,認為只有不斷擴大生產能案工作重要性和必要性的認識。檔案工作不力來實現年年利潤增長,而未能看到一個完只是管理性、技術性間題,更重要的是思想認整意義的具有超前意識的檔案工作發展戰識問題和工作作風問題,當前對檔案工作重要略,沒有通過發展技術檔案信息來提高生產性認識缺乏是阻礙企業科技檔案工作搞好搞力,取得經濟效益。企業考慮的是業績、效益,活的主要癥結。管理的主體是人,觀念的轉變追求的是產值、利潤,希望利潤多分配一些。是最深刻的轉變,要在提高認識觀念上變“要這嚴重影響了做科技檔案工作的積極性,阻我管理”為“我要管理”,由“他律”變“自律”。礙了企業對科技檔案工作發展的追求。其次,由于現代科學技術學科越分越細,各學科技檔案工作是一項重要的難度很大的科之間又相互交叉滲透,這就使得現代的管理工作,不僅要求具備一定專業知識,也需要具工作處于互相交叉、共同管理狀態。科技檔案備管理方面的知識,而且還受到觀念的影響收集工作的開展需要運用各技術部門的專業和諸多因素的制約,如何抓住工作發展的主理論知識,運用科學、合理、有效的管理方法,要問題,幾點體會是:協調和促進企業內檔案部門與技術部門之間、1.立足于建檔的收集工作,是科技檔案專職檔案員與兼職檔案員之間的相互配合,做工作整體優化的前提到優勢互補、形成群體優勢和綜合功能,確保收集工作是建立檔案信息管理系統必不歸檔檔案的完整與齊全。可少的步驟,直接影響科技檔案工作目標的2.領導重視是搞好科技檔案管理工作的實現與否。我們知道,檔案部門不能直接“生關鍵產”出檔案,它的形成是通過收集工作來提供科技檔案工作搞得好不好,關鍵在領導。必要的物質基礎。一個企業的領導如果沒有發展科技檔案工作隨著國家檔案法規、條例等制度的建立的內在心理動因,科技檔案工作的外源動力因與完善,對企業來說,科技檔案工作的外部環素乃至其它內源動力因素的動力效能,就根本境條件已經日漸成熟,但提高企業科技檔案不能發揮作用。廣義的檔案工作內容包括人工作的前提仍是做好其內部的基礎工作,即才、技術、資金、管理等多個要素,這些要素有賴于合理的配套投人,才能形成有機整體,獲得有效的利用和發揮。科技檔案工作的發展規劃,基礎工作的組織,檔案的系統與服務管理離不開企業的領導,它需要領導真正參與并重視這項工作,以保證整體工作的最佳效能。主要做好以下三方面:(l)企業領導要從企業的長遠利益著手,圍繞加快企業科技檔案工作發展這一主線,重視對企業檔案工作發展戰略的研究和管理,實現由偏重生產管理到重視技術信息開發的轉變。用符合檔案工作發展要求的本企業的檔案管理目標、信念、職業道德、價值觀念來統一職工思想,為改進和加強企業科技檔案管理奠定堅實的基礎。(2)強化激勵和約束機制:為使科技檔案工作持久、不斷的深人下去,企業領導要調動各方面的積極因素,大力鼓勵檔案管理人員崗位成才,提高政治素質、理論素質、能力素質和業務素質及其心理素質等,優化知識結構,強化管理能力,通過派出去、請進來等辦法增長管理才智,以促進檔案管理工作正常開展。同時,在企業內部機制上制定相應工作標準與管理考核體系,以適應檔案管理從“物”的管理轉向“人”的管理的客觀需要,使相關崗位之間的工作互相銜接,協調一致,從而使每個崗位工作服務于企業檔案管理的總目標,形成一個全員的目標保證系統,發揮企業整體優化效應的系統功能,確保企業檔案工作優質、高效地運作。(3)保證資金的投人:提高發展能力,其中重要的一點是資金的投人問題。與其它項目相比,企業檔案資金的扶持力度則存在不足。科技檔案的利用是通過實物材料來體現的,它具有原始性和真實性的特點,從保護檔案目的出發,應重視“八防”管理的設施配置,另外,檔案工作的發展也需要運用現代化的設備進行科學管理檔案。因此,必須加大設施、設備等“硬件”的投人,通過基礎設施建設來支持檔案信息工作的發展。

3.提高管理水平和人員素質是發展科技

檔案工作的基本保證人是企業能動的主體,搞好管理工作最重要的因素是人。在企業,無論是生產經營過程還是企業的管理活動,都是由人的因素來推動的,通過人的智慧和才能的發揮來促進整體的協調和運轉。好的管理經驗充分說明“事在人為”。科技檔案工作的政策性、技術性、知識性很強,沒有高素質的管理水平,再好的有價值的檔案信息也會束之高閣,發揮不了應有的作用。人作為認識和改造客觀世界的主體,其自身素質如何,直接影響或決定著主體認識和改造能力。因此,加強全員的教育培訓就顯得尤其重要,企業必須把提高職工隊伍素質作為推進企業科技檔案工作的重要組成部分:首先,提高企業領導層對科技檔案工作重要性和緊迫性的認識;其次,加強對高層次、研究型、專業管理型和開發應用型專業人員的檔案知識教育;第三,對執行層管理人員進行業務培訓。通過教育培訓來提高職工的整體素質,開發人力資源,為企業科技檔案工作的完善與發展奠定“啟動”條件。有一支比較成熟的特別能戰斗的隊伍,是科技檔案整體工作有效有序進行的基本保證。否則,改革花樣再多,再時髦,企業制度“再現代”也是無濟于事。市場經濟日新月異,檔案事業天長地久。企業是否具有較強的自我發展能力和技術管理能力,能否根據檔案管理要求有效地開發檔案信息資源,不僅在微觀上關系到企業能否在檔案管理上處于優先地位,而且在宏觀上關系到能否承擔新世紀知識經濟的挑戰。筆者認為:必須把科技檔案工作擺在企業發展戰略的重要位置,堅持把科技檔案工作作為促進生產力發展,提高企業經濟效益的內在需求。完善和發展企業科技檔案管理是企業自身的需要,要自覺地去做,要從實際出發,務實管理,以求取得實效,使企業科技檔案工作走向規范化和科學化的軌道,從而帶動整個科技檔案工作的進步乃至促進企業經濟更加健康快速的發展。