導語：辦公室自動化系統融入企業管理的探索一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、辦公自動化系統融入企業管理的優勢

1、促進企業管理方式的多樣化

傳統企業管理受時空的限制，只能在有限的時空內進行辦公與管理。辦公自動化系統的運用使得企業管理不再受到時空的限制，企業的工作人員可以根據任務要求和自身實際情況，選擇恰當的時間和地點在有關信息系統中獲取自己所需的信息。辦公自動化系統的引入還可以幫助企業應對一些突發性事件，如領導臨時出差、相關人員缺席會議等導致的信息溝通不暢都會得到解決，可以開視頻會議并將重要的內容錄制下來向相關缺席會議人員傳達會議精神。這樣企業的管理就會變得更加靈活多樣。

2、增強企業行政管理的有效性

辦公自動化使得企業的行政辦公更加科學高效，降低了企業管理成本。辦公自動化系統將傳統的紙質文書辦公模式變為電子的無紙化辦公模式，企業內部的文件審批、報表傳遞、會議通知等都可采用電子公文模式，這樣既可節約人力資源成本，也可以降低相應的辦公成本。同時，通過電子通信、在線交流、部門交叉辦公等，使得相對獨立的部門之間建立起密切的合作關系，增強員工的集體觀念，使得公司普通員工和公司管理層之間縮短距離，增強企業工作人員工作的積極性、主動性，大大提高工作效率。3、促進企業信息管理的科學性辦公自動化系統的運用使得企業內部的信息資源運用更加科學合理，促進企業管理模式發生變化，使企業內部的信息共享變得相對便捷，信息交流更為頻繁。公司可以建立起自己的官網，在網絡上實時相關的信息，使企業信息更加公開透明，這樣有助于企業的各個部門之間相互了解與交流，使公司員工更好地了解自己公司的動態，加強人與人、各部門以及企業和企業之間的交流溝通，互通有無，促進企業的發展與進步。

二、怎樣將辦公自動化系統更好的融入企業管理

1、企業領導應充分的重視和支持

將辦公自動化更好融入企業管理中，發揮其應有的作用，企業的領導必須對辦公自動化系統予以充分的重視和支持。首先，企業領導要充分認識到辦公自動化的價值和優勢，在思想上予以足夠的重視；其次，領導人要在相關的組織機制上予以保證，要制定相關的計劃，保證辦公自動化硬件設施所需經費落實到位；第三，應建立相應的組織，如辦公自動化委員會，由企業領導牽頭負責。由于辦公自動化系統的引進會觸動企業各方面工作，這就需要企業領導在管理制度、相關人員配置的方面給予有力的支持。

2、完善部門信息員的管理制度

一個企業中，尤其是在大型企業中，辦公自動化系統使用人員多，信息瀏覽量非常龐大，有時企業信息系統幾乎處于崩潰和癱瘓狀態，影響企業日常的運轉。為了使企業日常工作能夠正常有序的開展，就需要建立和完善部門的信息員管理制度。首先，企業應引進先進的信息管理人才，對其進行培訓，讓他們了解到企業管理制度以及自己的職責；其次，由這些專門的管理人才對各部門的員工進行基本的培訓，使得員工在日常的工作中更好地運用辦公自動化系統，避免錯誤頻頻發生，損壞辦公系統，有效的解決人力資源短缺和系統頻繁的崩潰等問題；第三，要安排專門的技術人員對企業的系統進行定時定期的檢修與維護，為員工工作的正常有效開展提供最為有效的后勤保障。

3、科學合理的選用辦公軟件

辦公自動化系統中最為重要的就是辦公軟件的功能是否適應企業管理的需要以及軟件的管理功能和企業的要求是否配套。在選用辦公軟件的過程中，應隨時的關注軟件的開發動態以及客戶對其的評價，盡量的選擇功能完善的軟件。在具體的系統運行中，可能會出現一些問題，如系統的流程與企業管理的流程不符、公共信息的管理不能滿足企業日常工作的需要、公文管理的一些功能不到位等等，這就需要在選擇系統的時候，深入細致的了解企業不同部門工作的實質和工作人員的實際需求，采納不同部門的建議，進行合理的篩選相應的系統配置。同時，還需要綜合其他部門對相應的公共信息的需求，對選擇的系統進行重新的選擇和優化，嚴格控制系統的權限，提高企業的辦公效率。

4、建立規范的業務流程管理

企業業務流程的規范實施必須要靠辦公自動化系統的配合。企業的業務流程的管理是一項復雜的系統工程。辦公自動化的流程都須事先設計好，它的正常運轉依靠的是事先設計好的程序，企業要利用這一系統，就必須設計出規范的業務流程、規范的制度管理、規范的部門簡介、規范的崗位職責。這就需要企業對業務流程的各個環節進行重新的規范設計，設計具體的任務的內容、完成任務的時間、任務之間各個環節的聯系等；企業要有規范的崗位和職責的定義和描述，即完成企業的任務需要哪些崗位，每個崗位的具體的人員配置及每個員工的具體任務；企業要規范自身的制度建設，要有完善的工作制度、考評制度、監督制度和績效管理制度等。辦公自動化對企業的一體化經營與管理是非常有意義的。企業管理流程的規范化有助于企業各部門之間的相互協作與配合，使得企業真正形成一個整體，利益相關，實現辦公自動化的整體價值。

5、進行科學合理的績效管理

辦公自動化系統可以提升企業管理的科學性和準確性。企業的績效管理主要是進行四個因素的綜合評估，即財務、內部的業務、客戶以及學習與創新的角度來進行綜合的評估的。在辦公自動化系統未融入進企業的管理中時，綜合分析這些數據是非常困難的。在引入了人力資源的信息管理系統以后，就可以運用這些系統自身的運算程序，將收集到的這些數據信息進行綜合分析和管理，然后集中到企業的人力資源部門，由人力資源部門進行最后的篩選處理，形成最后所要的結果，使得企業的績效管理更加的科學化，更加的簡單易行，更加的規范準確。企業的人力資源部門要做的不再是大規模的計算，而是將數據直接錄入到已經設定好的系統中，由固定的系統進行精確的處理，員工要做的就是進行最后的篩選即可。

6、進行有效的決策落實情況管理

企業要設定針對企業重要決策的落實情況的辦公系統，利用辦公系統來監督員工有效的落實企業的重要的決策，如：上級的方針政策、企業重要部署的落實情況；領導的批示以及交辦的具體事項的落實情況；企業的各項工作的目標以及具體的執行狀況；文件中規定任務的完成的具體情況等等。監督工作的主要程序有擬辦、立項、交辦、承辦、催辦、完成等環節來實現。在具體的工作過程中可以將這些程序固定到辦公自動化系統中，使得系統在運行的過程中對相關的工作人員進行自動化的跟蹤，及時的讓領導了解到員工對具體的工作的執行情況。企業的決策執行力是企業生存與發展的最為關鍵的因素，良好的企業執行力有助于企業效率的提高，有利于增強企業的競爭力。但是，企業的執行力的提高需要一套完備的科學合理的監督機制，在辦公自動化融入企業管理的今天就是要有一套完備的信息系統監督體系，來提醒員工完成任務的情況并監督員工按時完成任務，然后將完成任務的情況進行及時的反饋與匯總，給予相應的獎勵與懲罰，調動員工的工作熱情，提升工作的效率。

三、結語

總之，辦公自動化系統的有效建設和合理運用對于提高企業管理的質量和效率具有重要的作用，有助于促進企業的信息化管理的建設。在具體的管理實踐活動中，必須充分的科學的認識到辦公自動化系統融入到企業管理中的重要作用，利用辦公自動化系統促進公司各部門之間的交流溝通、促進企業的業務流程管理、績效管理、決策執行等企業的日常管理工作科學有效的進行。辦公自動化系統融入企業的管理是企業發展的需要，也是時展的必然要求，應予以足夠的重視。

作者:朱國慶 單位:廈門軟件職業技術學院