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摘要：在經濟高速發展的今天，人事檔案在人力資源管理中的作用越來越重要，因此，提高人事檔案管理在人力資源管理中的地位，能夠促使人力資源更好地利用，使各類人才的能力得到發揮和利用，對企業發展有很大幫助。本文從分析人事檔案在人力資源管理中的作用以及如何提高人事檔案管理在人力資源管理中的地位兩個方面進行闡述。

關鍵詞：人事檔案；人力資源管理；作用；地位

人事檔案記錄了工作人員的工作歷程、工作能力、思想狀況、工作業績等方面的內容，這些不僅是人事部門用人的參考依據，對以后領導干部的選拔也起著相當重要的作用。因此，人事檔案在人力資源管理中發揮了很大的作用。現階段，隨著經濟的快速發展，不管是企業或是政府的管理水平都在不斷提高，然而，人事檔案的管理非但沒有提升，其嚴格性卻大大降低，不得不讓公眾懷疑其真實性。想要提高人事檔案在人力資源管理中的地位，先提高其真實性和嚴謹性是非常重要的。人事檔案的管理必須有嚴格科學的管理程序，不允許有作假的行為。第一，用統一的標準進行檔案的收集和歸納，加大對檔案的檢查和鑒別力度，力求保證人事檔案的真實性。第二，對于收集好的檔案要不斷進行更新和填補，保證人事檔案的可靠性，以便以后的查找和使用。第三，人事檔案管理盡可能使用高效科學的新技術，這樣可以很大程度地減輕人力勞動，也使檔案的調用和查閱更高效。第四，在管理人事檔案的同時，保護人事檔案的安全也相當重要。努力提高人事檔案管理的水平，讓人事檔案更可靠可信，進而充分發揮人事檔案的作用。

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

1.人事檔案管理對人力資源管理起促進作用。人事檔案管理在人力資源管理中有很大的促進作用，人事檔案包括每位工作人員的詳細資料，方便進行查閱和參考。公司或企業可以利用人事檔案，讓每個人發揮其應該發揮的作用，還可以進行更高效的人員調配，工作效率也就更高。另外，合理科學的人事檔案管理可以合理高效地分配人力資源，做到各個員工各司其職，實現人力資源的高效管理。

2.人事檔案管理給人力資源管理帶來消極影響。首先，人事檔案的管理水平還沒有跟上經濟的發展，在經濟高速發展的今天，人事檔案管理仍存在很多問題，給人力資源分配提供了很多錯誤信息，導致人才分配不合理。在人事檔案搜集、歸檔、后期檢查、補錄等多個環節都存在各種不真實的現象，這些問題就大大降低了人事檔案在人力資源管理中的利用價值，不能真正發揮它的作用，以致人事檔案管理在人力資源管理中的地位降低。另外，在實際工作中，經常出現一些年齡越填越小、學歷越填越高的違紀現象，甚至有涂改行為，這些不良檔案錄入情況都使人事檔案缺乏了嚴肅性，讓人質疑人事檔案的權威性。最后，人事檔案本該是人在社會和職場的真實寫照，它能夠真正反映人的工作經歷、工作能力和思想狀況，但是如今很多人事檔案管理腐敗，大大降低了人事檔案應有的價值，讓人事檔案慢慢發展成了一種形式，根本沒有參考價值。

二、提高人事檔案管理的地位

1.加大對人事檔案管理的力度。人事檔案的真實性關乎著人力資源管理的有效性，只有增加人事檔案的真實性和權威性，才可以使其在人力資源管理中真正地發揮作用，才能提高其在人力資源管理中的作用。具體從以下幾個方面改進人事檔案管理：第一，要想保證人事檔案的真實性，根本的解決方法還是提高人的綜合素質。只有員工的綜合素質提高了，才能盡量避免造假檔案現象。在人事檔案科學管理的同時，也要不斷加強對人員綜合素質的培訓，讓每一位管理人員嚴格進行人事檔案搜集、歸檔、鑒定和檢查工作，確保檔案的真實性。第二，人事檔案管理人員必須認真工作，尤其要處理好細節問題，比如，出生日期公歷農歷問題，管理人員不得隨意填寫，要認真核對。如果在人事檔案中出現涂改、內容不全等問題，管理人員都不能給予通過。第三，人事檔案材料要齊全，比如，培訓登記表、考核登記表和結業登記表等這部分材料很容易漏交，對于原始檔案材料不全的要及時補齊。第四，利用科學合理的管理方法，可以采用數字化查閱存檔。這樣不僅提高了查閱的效率，還減少了工作量。

2.加強人事檔案管理，促進人力資源開發。現如今，經濟不斷飛速發展，人才不斷涌進各個行業，人才流動更加頻繁，檔案調動頻率也隨之加大，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理水平要提高，首先要提高人事檔案管理人員的綜合素質。管理人員要認清人事檔案管理方向，改變以前陳舊的管理方式。要做到這些，管理人員就要不斷完善自己，學習先進的知識技能和科學的管理方法。同時，也要不斷學習人事檔案的業務操作，切實提高管理水平。具體方面如下：第一，對于原有的人事檔案要經常進行整理和補充，去除無用資料，補填新的相關聯有變動的資料。第二，有效利用數字化系統，將紙質的檔案材料錄入計算機中，建立編號，方便后期查閱和整理。第三，不斷保證檔案的完整性和可靠性，在搜集和歸檔時，要突出錄入重要信息，比如，工作人員的工作能力、思想狀況、工作經歷等。第四，注意后期的補錄和更新，后期要對人事檔案進行不斷更新，爭取人事檔案內容更真實可靠。管理方式也要不斷改進，最主要的是增強創新精神，在完善人事檔案管理的同時，也要改變已存在的管理模式，不斷創新，不管是制度還是技術上，都要以發展創新。

三、總結

人事檔案管理在人力資源管理中起著非常重要的作用，它不僅反映著一個人的工作能力和職場經歷，還體現了一個人的思想和綜合素質。但是隨著經濟的不斷進步發展，人事檔案管理不斷出現漏洞，其可靠性和真實性不斷遭到質疑，人事檔案的地位也隨之下降。但是，如果能夠合理利用人事檔案，它可以大大提高人力資源的分配，提高工作效率。所以，要加強對人事檔案的管理，讓它在人力資源管理中發揮應有的作用，為人力資源分配提供有效可靠的信息。

作者:孫振中 單位:商丘市梁園區人力資源和社會保障局

參考文獻：

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