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1信息管理的簡述

1.1信息管理的任務

組織協(xié)調(diào)是建立工程師在工程建設過程中所面臨最艱難的工作。監(jiān)理工程師與項目法人、質(zhì)量監(jiān)督設計單位、承包商、制造商等所有參建單位的溝通就是組織協(xié)調(diào)的基本手段，而信息的主要內(nèi)容就是進行溝通的產(chǎn)物，可以這么說，組織協(xié)調(diào)離開有效的溝通是根本沒法進行的，也就無法將信息管理作為溝通管道，最終也就不能達到應有的監(jiān)理目的和效果。而且信息管理的主要作用還體現(xiàn)在某些個別地方，由于地區(qū)的影響因素，監(jiān)理工程師在工程建設中法律地位得不到保障、責權得不到重視，在這種情況下組織協(xié)調(diào)就顯得非常困難，類似這樣的種種原因造成溝通管道不暢、某種原因致使監(jiān)理的指令或意圖無法得到貫徹實施等，所以在這種情況下信息管理就發(fā)揮出其應有的作用，能夠督促參建各方遵守《水利工程建設項目施工監(jiān)理規(guī)范》(SI_288—2003)支持監(jiān)理的工作開展，另一方面信息管理還具有保存監(jiān)理工作的痕跡的作用，這樣對以后在需要的情況提供查找的依據(jù)。以下四個方面是信息管理的具體任務：1）開展信息管理規(guī)劃，確保信息收集目標；2)建立完善的信息管理系統(tǒng)，對相關信息就行收集與整理；3)開展信息管理交流會，對信息傳遞實現(xiàn)分享；4)科學運用信息管理成果，對工程建設管理進行合理指導。

1.2信息管理規(guī)劃

初步信息管理規(guī)劃應該在建設工程項目開始前，就子啊投標文件和監(jiān)理大綱中進行規(guī)劃，信息管理的目標、信息采集的內(nèi)容、信息管理的流程、信息開發(fā)的應用、信息編碼、文檔資料管理及其分類等方面在監(jiān)理規(guī)劃中監(jiān)理部就必須進行詳細地規(guī)定，只有這樣才能促進信息管理的形成，并且能夠使信息管理成果的交流和運用打下良好的基礎。

1.3信息管理工作內(nèi)容

信息管理工作內(nèi)容包括以下四個大方面：一是，合同項目建立收發(fā)文編碼、施工圖紙(包括設計更改通知)收發(fā)編碼以及對內(nèi)部文件的編碼；二是，建立工程信息文件目錄及處理簽；三是，列出工程信息、文件的傳遞流程；四是，建立合理的工程信息管理制度。在實際工作中我們可以根據(jù)工程的特點以及合同的要求，可以形成施工日記、監(jiān)理日記監(jiān)理命令、處罰告知、單元工程、分部工程質(zhì)量評定表、隱蔽工程和元工程、分部工程驗收格式、合同計量支付和變更申請及審批格式。我們可以將專題會、協(xié)調(diào)會、設計交底及編碼方式劃分幾個段式來表達出工程名稱、會議形式、會議日期及排序編號，這樣就會顯得簡明、簡單，給人一目了然的效果。參照上條原則對內(nèi)部文件進行單獨編碼。為了確保信息存儲良好以及能夠更方便的進行查閱、使用，應對工程信息建立存儲、檢查、統(tǒng)計分析等計算機和書面管理系統(tǒng)。

1.4信息內(nèi)容

監(jiān)理實施過程中信息資料內(nèi)容主要包括以下幾個方面：一是，對資料進行勘察、測量以及復核；二是，工程質(zhì)量評定和工程驗收資料；三是，對監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則進行分批審批資料；四是，關于工程組織資料、工程施工措施計劃、工程施工進度、質(zhì)量計劃以及工程資金計劃等等各方面的資料；五是，質(zhì)量問題與會發(fā)生的各種事故的處理資料；六是，工程計量證書和工程付款證書；七是，工程需要變更與賠償資料；八是，工程需要的材料、各種配件和各種設備等的報驗、檢驗資料；九是，工程施工的所有圖紙和文件；十是，監(jiān)理工作所涉及的所有來往文件、通知單、指示、移交證書、簽證、保修責任終止證書等；十一，監(jiān)理日志、會議紀要、監(jiān)理報告；最后是，整個工程所有的照片和所有其他資料。

2監(jiān)理信息的來源和收集

信息管理的基礎就是信息的收集，而信息管理工作的重點就是信息原始資料的合理性和可靠性，因此，要想做好信息資源的管理，建立一套完善的信息收集制度就顯得越來越重要。

2.1工程項目開工前的信息

監(jiān)理人員需要在工程項目開工前，提前進入施工現(xiàn)場了解詳細情況，對設計文件中建設工程的目的和主要任務、工程規(guī)模、整體布局、圖形和設計尺寸、各種建筑物的材料原料以及用量、工程主要經(jīng)濟指標、建設工期、總概算等都要有初步的掌握、了解，除此之外還要積極參與與建設單位的招標、投標項目，對工程合同的基本內(nèi)容以及將要進行施工的施工單位的基本情況都要做到心中有數(shù)；合同雙方簽署的合同協(xié)議、合同條款、投標書及附件、工程報價及附件、技術規(guī)范、業(yè)主在招標期內(nèi)發(fā)出的補充通知等信息都是要通個招投標文件了解的。

2.2工程施工階段的信息

2.2.1業(yè)主提供的信息

工程建設的組織者就是業(yè)主，他們會在建設過程中對各種有關進度、投資、質(zhì)量、合同等提出自己的意見和看法、下達某些指令，這是他們的權利，而作為監(jiān)理工程師在面對這些信息時，要進行及時的收集，以便提高自己的管理水平和工作方式。

2.2.2施工單位的信息

施工單位在施工方過程中會產(chǎn)生大量的信息，匯總起來主要有以下幾個方面：一是，施工組織設計(方案)、施工進度、分包單位資質(zhì)審查等報審資料；二是，施工測量放線、工程材料、進場設備、單元工程報驗資料等；三是，人、機、料動態(tài)月報表、月工程計量申報表、合同項目月支付申請表等。這些都是監(jiān)理工程師必須自己學會掌握和收集的資料，這會作為以后工程質(zhì)量控制的重要依據(jù)。

2.2.3監(jiān)理單位發(fā)出的信息

監(jiān)理通知、會議紀要、施工單位報審文件的審查記錄、不合格工程項目通知、分部工程檢驗認可書和工程款支付證書等這些信息都是監(jiān)理單位以指示、通知及文件等方式向施工單位發(fā)出的。

2.3建設項目監(jiān)理記錄

監(jiān)理工程師的監(jiān)理記錄主要包括：監(jiān)理日記、施工現(xiàn)場監(jiān)理人員記錄、天氣記錄、駐地現(xiàn)場監(jiān)理人員日記、監(jiān)理簽署的圖紙、工程質(zhì)量記錄、監(jiān)理月報和質(zhì)量評定情況記錄等。

2.4工地會議信息

監(jiān)理工作的另一個重要方法就是開展工地會議，這里面包含著大量的監(jiān)理信息，因此，作為一名監(jiān)理工程師要想做好這項工作，就必須將工地會議作為重中之重，最好建立一套科學、有效的會議制度，這樣會對自己收集會議信息提供非常大的幫助。第一次工地會議、工地例會、經(jīng)常性工地會議、專業(yè)性監(jiān)理會議、工程竣工階段的信息等這些都是要注意的工地會議信息。

3監(jiān)理信息的加工整理和存儲

監(jiān)理工程師要想使信息成為監(jiān)理工作各項決策的重要依據(jù)，就必須將收集來的資料進行加工整理，分類保存。

3.1質(zhì)量控制信息

當月施工現(xiàn)場出現(xiàn)的各種問題、施工中出現(xiàn)的重大事故以及質(zhì)量檢查、檢驗、驗收等各種質(zhì)量情況的大量數(shù)據(jù)都要監(jiān)理工程師系統(tǒng)性的進行整理歸納，并及時的提出工程質(zhì)量方面改進措施。

3.2進度控制信息

監(jiān)理工程師對施工進度的綜合評價，以及判斷工期是否拖后等問題的總結，是要將整個工程的實際完成數(shù)量與合同規(guī)定的計劃數(shù)量和形象進行比較和分析后才能做出的，并且這些必須是每個月、每個季度都要求做的。比如，發(fā)現(xiàn)有拖后現(xiàn)象，就必須馬上找出拖后的主要原因，并及時提出解決問題的建議。

3.3投資控制信息

工程結算是對投資完成情況進行統(tǒng)計、分析后，按月進行的，并且在對以后的資金使用量作出預測時，必須在統(tǒng)計分析的基礎上進行，只有這樣才能對業(yè)主在組織資金方面提出咨詢意見

3.4合同管理信息

對合同執(zhí)行情況的信息要及時進行收集、匯總、分析，并且還要認真記錄整理對工程建設中業(yè)主和承包單位的各項合同條款及承諾情況，這樣會在以后處理工程變更、索賠或爭議等情況時，充分發(fā)揮出工程建設中的合同管理的重要作用。

3.5信息的儲存

將加工處理好的信息保存起來就是信息儲存你，在信息儲存過程中一定要做到對那些有價值的原始資料、數(shù)據(jù)等要長期保存以備查閱，其中紙、磁盤、膠卷和計算機等是信息儲存的主要設備。

4檔案資料管理

全面的、系統(tǒng)的記錄資料是信息管理過程和終結所必須形成的，因為這些所有資料都是需要歸檔保存，所以必須建立完善的檔案資料管理制度，比如，檔案資料的收集整編(復制、利用、移交)必須嚴格按照驗收規(guī)程及有關規(guī)定進行，并且為防止遺失或監(jiān)理人員變動影響信息資料的連續(xù)性和完整性，還要定期進行階段存檔(如年末)。按照《水利水電建設工程驗收規(guī)程》(SL223—2008)和《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》(水辦[2005]480號)要求，對檔案資料進行移交，并且所有備查資料連同驗收簽證在單位工程、分部工程、臨建工程、輔助工程驗收完成后，一并發(fā)送發(fā)包人歸檔。

5結論

信息管理在工程建設監(jiān)理方面發(fā)揮著非常重要的作用，作為監(jiān)理工程師必須要重視信息管理，做到保證工程順利施工，能夠記錄好施工過程中遇到的各種問題，并能及時的提出合理的解決措施，高標準、高質(zhì)量的完成任務。

本文作者：孫祥貴工作單位：安徽省廣德縣水務局