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摘要:電子商務的蓬勃發展使企業的經營與管理方式產生了一次全新的革命,也為秘書工作帶來新的挑戰。因此，現代秘書人員應緊跟時代步伐,充分利用網絡優勢開展各種工作。秘書職業教育更要適應社會的發展要求,積極尋求多種途徑提高文秘學生的現代化信息技術,使之更好地為企業服務。

關鍵詞:電子商務;信息技術;秘書

電子商務的異軍突起,不斷改變著企業的經營與管理方式。電子商務逐步滲透到經濟和社會的各個層面,國民經濟重點行業和骨干企業電子商務應用不斷深化,網絡化生產經營與消費方式逐漸形成。據CNNIC《第24次中國互聯網絡發展狀況統計報告》顯示:截至2009年6月30日,中國網民規模達到3.38億,較2008年底增長13.4%,國家頂級域名注冊量為1296萬穩居世界第一,互聯網普及率穩步提升。大力發展電子商務,對于國家以信息化帶動工業化的戰略,實現跨越式發展,增強國家競爭力,具有十分重要的戰略意義。因此電子商務的出現和發展,也使秘書這一職業賴以生存的社會環境發生重大變化,對傳統秘書理論及實務提出的巨大挑戰。

一、電子商務是企業發展的需要

隨著市場競爭程度的加劇,很多中小企業都面臨發展壯大甚至生存的困境,而B2B電子商務能打破地域時空和國界的限制,幫助中小企業迅速成長,而且IT采購的增長、網絡應用的普及以及周圍企業的示范帶動都加快了中國中小企業對B2B電子商務環境的理解。在浙江、廣東等沿海發達地區,電子商務已經成為不少企業不可缺少的業務工具,中小企業的電子商務意識也日漸成熟。2005年B2C的網上購物者占網民的比例為14%,預計到2010年底中國網上購物的比例將超過28%,網上購物人數達到6500萬。據iResearch統計發現,截至2005年底,中國進行過網上B2B交易行為的企業數量已經達到153萬,到2010年這一數字將達到306萬左右。企業電子商務應用蓬勃發展,掀起了新一輪的人才需求高潮。

二、電子商務對秘書工作帶來了新的挑戰

電子商務在給網民消費行為帶來極大方便和效率的同時,也對企業的秘書工作提出了更新更高的要求。那就是,秘書必須運用網絡搜集商務信息,特別是必須熟練操作電子商務的各種程序,幫助企業領導創建一條暢通于客戶、企業內部和供應商之間的信息流。因此,電子商務的發展對秘書工作帶來了前所未有的挑戰。

1.秘書人員信息收集和整理工作進一步豐富

秘書工作細瑣、繁雜,秘書人員要處理和解決好千頭萬緒的事務,只有既精通文秘業務,又熟悉與工作關聯的其它專業技術業務,思維才會敏捷,能力才能提高,處理事情才會得心應手。信息的收集和整理是秘書開展信息工作的基礎。電子商務的發展為秘書人員信息收集、整理和加工企業信息開辟了新的途徑,利用電腦存儲和網絡鏈接的優勢,能更便利、更迅速、更簡潔地采集和處理信息。知識經濟時代,作為一名合格的秘書,在掌握秘書基本理論知識的同時,也應該能熟練使用搜索、檢索信息等相關軟件,能夠熟練應用信息加工、存儲的數據庫軟件,實現信息處理的快速化,信息加工的優質化。

2.秘書部門溝通協調工作的職能進一步拓展

秘書部門是綜合協調部門,是聯系各方面的橋梁和紐帶,比如辦文有辦文中的協調,辦會有會前、會中、會后的大量協調等。隨著電子商務的發展,企業組織結構已經從傳統金字塔式組織結構向網絡組織轉變,扁平化、網絡化、虛擬化是其具有的基本特征。企業減少了中間結構,企業成員間的溝通卻變得更加直接頻繁,這就使得現代商務秘書的溝通協調職能進一步得到了拓展。除了傳統的面對面的直接溝通,現代秘書部門更多的是利用各種先進的計算機技術及通信技術進行簡便迅捷的信息傳遞,從而縮短了部門之間、員工之間的時空距離,鼓勵了員工的創造性,促使他們更積極有效地參與企業運作。

3.秘書工作手段進一步現代化、多樣化

相對于傳統的秘書工作,現代網絡環境極大地豐富了秘書的工作方式。秘書不必離開工作崗位,就能從計算機的檔案里獲得所需要的資料,既省時省力又準確及時。同時,現代企業中的無紙辦公、無紙貿易已經成為現實,秘書工作者迫切需要掌握電子商務知識及其操作技巧,靈活自如地運用現代化的電話機、傳真機、Email、網上辦公系統等工具,以最快捷的方式將信息傳到對方公司。并且,隨著信息檢索系統和數據庫的日趨完善,企業秘書部門建立優質數據庫和計算機信息檢索系統可以大大提高工作質量和效率。因此新形勢下的秘書通過應用各種信息技術手段,充分實現了信息加工、文字處理、信息存貯與查詢、數據處理、網絡通訊的現代化轉變。

三、電子商務發展對秘書職業教育提出了新的要求

電子商務的興起和發展對現代秘書提出了新的要求,同時也對秘書職業教育提出了更高的要求,因此文秘專業教育工作者必須要用科學的態度對待電子商務的到來。作為一線教師,更應該更新觀念,提高對電子商務重要性的認識,積極做好新形勢下的文秘專業教學改革工作。

1.更新觀念,學習新知識,努力提高學生辦公自動化能力

從專業培養目標來看,秘書專業教育以培養具備現代文秘基本理論和技能,掌握基本的企業管理知識,具備較強的人際溝通能力,能熟練運用辦公自動化軟硬件,協助領導處理日常事務,并為領導決策及實施提供服務的高級應用型人才。但是隨著計算機技術的發展,社會信息化的實現,在秘書職業教育中應充分考慮社會信息化對秘書從業者提出的新的技能要求。如:在辦公室管理中大力運用辦公自動化技術,是提高公文質量、加快信息傳遞的必然要求;隨著辦公自動化的發展和運用,使用一些現代辦公設備,如打字機、傳真機、復印機等,運用一些辦公軟件如Word、Excel、Powerpoint等進行文字處理、表格處理就可以大大提高工作效率和質量;同時,辦公自動化的實現還可以通過網絡進行文件共享、數據共享和網絡打印等一系列的辦公操作。因此,秘書職業教育應該緊跟時代步伐,不斷更新觀念,學習新知識,努力提高文秘學生職業技能,使每一名秘書從業者既掌握辦公自動化基本操作技能,又具備在全新的網絡環境下工作的能力。

2.充分提高學生現代化信息管理能力

秘書部門作為企業各類信息的集散地,不僅要對信息進行收集、整理和存儲,更應當對保管的大量信息數據進行加工、挖掘,以提高信息數據再利用的價值。因此在秘書職業的教學過程中,既要注重信息的整理保管能力的培養,又要強調學生的信息開發和管理能力,在秘書課程改革中,應該嘗試建立文秘信息技術課程體系,在教學計劃中增設管理信息系統、信息學、電子商務等課程,提高文秘學生的現代信息化管理能力與水平,以為適應未來秘書電子文檔管理人才的工作需要。

3.加強教師的新知識和新技能培訓

秘書工作現代化程度的提高關鍵在于秘書人員業務素質的提高。作為教育者而言,學生自身素質的提高也需要教師能力不斷提高。隨著社會的發展,文秘專業教師應積極更新自身知識儲備,努力學習計算機、網絡應用等科學技術,掌握各種辦公自動化設備的使用與維護知識,樹立信息化意識,熟悉和掌握電子商務技術,在文秘專業教學中能順利教給學生現代信息技術和現代化的管理方法,使文秘教學順利實現由傳統行政秘書向現代商務秘書的轉變。公務員之家

4.努力提高專業校內外實訓室的建設

文秘專業建設應該十分強調實驗、實習基地建設。高職院校應當配合教學需要,建立多媒體技術實訓室、電子商務實訓室、辦公自動化實訓室、秘書情景模擬室等高度仿真的現代企業工作環境供學生實訓,并提供足夠的辦公自動化設備供學生操練。同時充分利用學校的資源優勢,進行校企合作,創造有利條件,給學生提供校外實踐基地和全真的現代秘書實訓環境,并聘請企事業單位的秘書部門人員來校進行實訓指導,讓學生在步入工作崗位之前加深對企業的認識和了解。

四、結束語

信息社會知識更新速度大大加快,老化周期日趨縮短,為適應電子商務的不斷發展,秘書人員只有自覺的更新知識,努力學習現代信息技術,提高自身素質,才能利用現代化手段快速獲取、開發、傳遞信息資源,更好地為領導決策和企業經營服務。

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