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摘要：企業建設項目檔案是企業檔案全宗的重要內容，對企業生產建設、經營管理、科研及生產運行起到了十分重要的參考作用。本文從企業建設檔案項目的特點、加強企業建設項目檔案管理的重要性、強化企業建設項目檔案管理措施三方面展開探討，以期提高企業建設項目檔案管理工作質量。

關鍵詞：企業；建設項目；檔案管理

企業建設項目檔案是企業在生產建設、經營管理、科研、生產運行等活動中形成的，對企業發展有歷史意義、現實意義、長遠意義的真實記錄，也是企業管理、審計、監督以及擴大生產的重要參考依據。企業建設項目涵蓋了以擴大生產能力而進行的新建或是擴建項目、借助科技以擴大再生產的更新改造項目、利用大修現有資金更換、修復設備對現有設備進行翻修加固、修繕養護的大修理項目等。隨著企業改制的不斷深化，企業建設項目管理作為企業檔案管理的重要組成部分急需創新，確保企業建設項目檔案管理更加規范。

一、企業建設項目檔案特點

（一）檔案數量眾多。企業建設項目的投資規模較大，整個建設過程中產生了大量的檔案資料。項目在開工之前要進行很多的調研論證、勘察設計，在前期就會形成大量的檔案；建設過程中開展的規范化管理、施工也會產生大量的資料；工程竣工后會產生大量記錄工程從立項到竣工生產整個過程的檔案資料。在收集檔案的過程中應充分考慮這一特性，確保建設項目檔案資料收集全面。（二）檔案收集難度大。由于企業建設項目投資規模大、施工周期長，多數都是跨年度施工。建設項目通常是由多個施工單位共同施工，無形之中加大了檔案收集的難度。對此，檔案工作人員應對建設項目予以全過程的跟蹤，了解工程的施工進度，確保能夠隨時收集工程產生的檔案，確保檔案收齊、收全。（三）檔案專業性較強。由于企業建設項目具有很強的專業性，其檔案也具有很強的專業特點，檔案管理人員要確保檔案收集、分類、整理工作有效進行，其前提就是檔案管理人員應具備深厚的專業知識[1]。

二、企業建設項目檔案管理的重要性

首先，通過企業建設項目檔案直接反映工程質量。比如工程建設中會用到大量的水泥、鋼材、管材等原材料，而這些原材料的質量直接決定工程的質量。建設項目結束后，要了解工程的質量就需查閱建設項目檔案，了解原材料的質量證明、合格證以及由質量監督檢測部門出具的檢測報告等文件。可見，從這些檔案之中能夠看出工程質量。其次，為項目之后的維修、維護與改建提供服務。比如工程建設中會產生大量的設計、施工、設計變更、竣工圖紙等，這些圖紙為今后項目工程維修、維護、改建提供依據。最后，是建設項目監督、審計、事故查證的重要依據。建設項目結束后，需要展開審計，而工程建設中產生的檔案是審計的依據，可準確、有效地反映工程的質量。如果工程在投入使用后出現了質量事故，而這些檔案就是調查事故原因的重要依據[2]。由此可見，企業建設項目檔案的重要性，項目管理人員應高度重視工程檔案，將項目建設的檔案齊全、完整、真實地保存下來，為建設項目今后的利用提供服務。

三、企業建設項目檔案管理的強化措施

（一）提前介入，強化建設項目檔案工作前端管理控制。要提前介入，就需要強化對管理標準的學習，對建設項目檔案管理的各項要求進行全面了解。因此，需要組織檔案管理人員，積極學習國家、上級以及本單位檔案管理的各種制度和管理標準，同時加強對建設項目檔案工作要求以及業務規范的了解領會，為開展建設項目檔案管理的各項工作打好基礎。提前介入，建立項目檔案工作管理網絡，制定、完善工作程序及要求，并積極組織落實。作為檔案部門，必須要積極參與到建設項目中去，對項目內容以及進展進行全面的了解掌握，要做到超前謀劃，積極配合項目管理部門一起制定歸檔范圍和整理規范，列出詳細計劃，采取相應的措施逐步推進，為建設項目檔案管理提供一個良好開端。提前介入，強化項目文件的收集管控。對項目文件的收集是建設項目檔案工作的開始，必須要做好這個環節。在項目立項之后，檔案部門就需要組織開展項目職能人員進行培訓，對項目前期文件的歸檔范圍進行詳細的講解，同時提出歸檔要求，讓他們在收集項目文件時明白“要什么，怎么管”，確保前期的項目立項、審批、招投標、來往信函、相關協議等各種文件的質量與完整性。在項目正式開工之前，還需要組織施工單位、監理單位對國家、上級以及本單位的檔案管理標準進行學習，讓他們能夠提前明確相關的檔案工作要求，能夠在施工的時候根據要求進行項目文件的收集以及整理，確保施工、監理文件的質量以及完整性。（二）強化跟蹤指導，做好過程控制。通常情況下，建設項目的工期會比較長，因此檔案的形成周期也比較長。只有做好跟蹤指導，強化過程控制才可以更好地推進檔案工作。首先是“請進來”，也即是將施工單位與監理單位的相關人員“請”到公司來進行必要培訓。其次是主動“走出去”，也即是深入到施工單位以及監理單位之中，隨時為他們提供指導，以便能夠將收集到的文件進行科學的分類、合理的組卷，在發現問題時及時進行糾正、整改。再其次是積極和上級主管部門進行聯系，接受上級主管部門的監督和指導。因為建設項目檔案較為復雜，在管理過程中難免會遇到一些較為特殊的情況。在遇到這些特殊情況時，檔案管理部門要積極與上級業務主管部門進行溝通、請教。最后是做到案卷格式規范，需要根據具體要求，對施工單位、監理單位的每一卷檔案的形成、裝訂模式都進行規定，同時還需要制作出統一的案卷封面、卷內目錄、備考表等[3]。（三）加強對相關人員的培訓力度。企業建設項目檔案管理質量的高低，不僅與企業檔案規章制度的完整度、檔案主管領導的思想觀念、檔案管理人員水平的優劣有著直接的關系，還與檔案組織者對檔案重視程度密切相關。針對企業個別領導、技術人員的檔案意識薄弱、檔案管理人員缺乏建設方面專業知識、施工單位重視工程質量與施工進度等現狀，首先應結合建設項目的特點，加大對項目管理部門、工程質量監督機構、項目設計及建設施工單位管理人員的培訓力度，并用法規、制度對項目建設檔案工作進行約束，增強責任意識及共識，使檔案管理人員業務能力得到不斷提升。自項目建設開始之時，就組織學習項目建設檔案管理的相關法規和制度并落實，在統一的要求、標準與格式下做到及時收集、整理，確保項目檔案工作與項目建設同步進行，歸檔材料的積累、整理與項目建設的進度同步，并就項目開工前、作業中、竣工后等不同時期檔案工作的側重點與不同點予以系統掌握。企業建設項目檔案不僅真實地記錄了項目籌備、立項、建設的全過程，更是組成企業信息資源的重要部分，作為企業的寶貴財富為企業的生產、經營、技改、改擴建發揮著不可替代的作用。由此可見，強化企業建設項目檔案管理工作對企業的生產和發展服務有明顯的推動作用。

參考文獻：

[1]陸珠英.企業建設項目檔案收集工作的重點與舉措[J].機電兵船檔案,2015(1):11-13.

[2]黃思斯.重點建設項目檔案管理的問題及對策[D].湘潭大學,2014.

[3]曾海嬌.電力企業建設項目工程檔案管理探析[J].科技風，2013(14):257

作者:丁超 單位:中核建中核燃料元件有限公司