導(dǎo)語：水利工程檔案管理現(xiàn)狀與建議一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1基層水利工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》(水辦〔2005〕480號(hào))，水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案包括工程立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)、審批、招標(biāo)投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、運(yùn)行使用等全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料。具有內(nèi)容豐富、專業(yè)性強(qiáng)、形成時(shí)間長、流程聯(lián)系緊密、文書科技一體等特點(diǎn)。經(jīng)調(diào)查，現(xiàn)階段基層水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況如下。1.1檔案分類?；鶎铀こ添?xiàng)目檔案按照建設(shè)過程可分為項(xiàng)目前期、工程實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行使用四個(gè)階段;按照參建主體可分為法人檔案、施工檔案、監(jiān)理檔案、設(shè)計(jì)檔案、財(cái)務(wù)檔案等;按照表現(xiàn)形式可分為文書檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等;按照保管期限分為短期(10年)、長期(30年)、永久三種。1.2檔案管理。水利工程建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)施過程中，施工檔案一般由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。其中:工程招標(biāo)投標(biāo)、施工圖紙、質(zhì)量檢測(cè)、計(jì)量結(jié)算、現(xiàn)場(chǎng)管理、征地移民等資料直接由項(xiàng)目法人內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理;項(xiàng)目前期檔案和財(cái)務(wù)檔案由地方水行政主管部門或委托具有獨(dú)立法人資格的水管單位管理。項(xiàng)目法人和主管部門制定了相應(yīng)的檔案管理辦法，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工程。工程驗(yàn)收之后移交地方水行政主管部門或工程運(yùn)行管理單位。1.3檔案驗(yàn)收。工程完工后，除骨干控制性水利工程檔案以外，大多數(shù)水利工程檔案沒有申請(qǐng)通過縣級(jí)檔案管理部門檢查驗(yàn)收?，F(xiàn)有水利工程建設(shè)項(xiàng)目中，新建水庫、病險(xiǎn)水庫加固、大中型涵閘、重要堤防工程檔案在竣工驗(yàn)收之前，申請(qǐng)檔案管理部門進(jìn)行驗(yàn)收，其他項(xiàng)目一般由項(xiàng)目法人自行整理歸檔和保存。

2當(dāng)前存在的主要問題

受項(xiàng)目法人的重視程度、管理水平、制度建設(shè)、基礎(chǔ)條件、管理投入以及檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面的影響，基層水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案仍然存在資料收集不齊全、整理不標(biāo)準(zhǔn)、歸檔不及時(shí)、保存不完整等突出問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。2.1法人重視程度不夠。部分項(xiàng)目法人沒有認(rèn)識(shí)到工程檔案對(duì)于工程后期運(yùn)行、管理、維護(hù)、決策等方面的重要性，存在重外業(yè)、輕內(nèi)業(yè)的思想。一是制度不健全。部分項(xiàng)目檔案管理制度實(shí)際操作性不強(qiáng)，要求不細(xì)，還有部分法人單位沒有制定和完善工程檔案管理制度。二是缺少專業(yè)檔案管理人員。大多數(shù)項(xiàng)目管理單位由施工員兼職檔案管理員，沒有對(duì)工程檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，檔案管理業(yè)務(wù)不熟。三是系統(tǒng)檢查不到位。除階段性驗(yàn)收考評(píng)或結(jié)算審計(jì)之外，大多數(shù)項(xiàng)目法人沒有開展檔案專項(xiàng)檢查，日常管理也是“誰的檔案誰負(fù)責(zé)”的分散管理狀態(tài)。特別是臨時(shí)組建的項(xiàng)目部，人員流動(dòng)性強(qiáng)，在工作銜接中，只注重業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的交接，不重視檔案的交接確認(rèn)，為后期的檔案管理工作留下了隱患。2.2檔案管理移交不到位。基層水利工程項(xiàng)目類別較多，工程項(xiàng)目的實(shí)施大多數(shù)由對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)監(jiān)管，考慮后期業(yè)務(wù)工作需要，工程結(jié)束后，沒有系統(tǒng)整理并移交主管部門專業(yè)檔案室負(fù)責(zé)管理，導(dǎo)致水利工程檔案管理不規(guī)范。一是收集的檔案資料不齊備。現(xiàn)有工程檔案以文書、圖紙、結(jié)算、質(zhì)檢等資料，缺少聲像資料和電子檔案資料，還有部分工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)資料、征地移民的原始資料不完整，工程檔案無法反映項(xiàng)目實(shí)施過程控制情況。二是檔案資料質(zhì)量不符合規(guī)范要求。部分文書檔案原件遺失，以復(fù)印件代替;部分工程項(xiàng)目缺少竣工圖紙，以設(shè)計(jì)圖紙代替，竣工圖紙沒有蓋章簽字的現(xiàn)象也普遍存在。三是檔案驗(yàn)收移交不到位。相當(dāng)多的中小型水利工程完工后竣工驗(yàn)收嚴(yán)重滯后，多數(shù)工程檔案沒有系統(tǒng)整理并通過縣級(jí)檔案管理部門驗(yàn)收，也沒有移交主管部門管理，有的檔案在業(yè)務(wù)科室存放多年，在后期管理使用過程中遺失較多。四是檔案登記保存不規(guī)范。部分檔案登記不清楚，檔案編號(hào)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致了檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)。2.3檔案存放管理環(huán)境差。一是除縣級(jí)水行政主管部門以上，多數(shù)基層水管單位受條件限制，現(xiàn)有檔案室面積小，檔案管理投入不夠，檔案保存設(shè)施不足，以前年度發(fā)生的工程檔案損壞較重。二是部分是臨時(shí)組建的項(xiàng)目法人機(jī)構(gòu)，沒有固定的辦公地點(diǎn)，也沒有專門的檔案室和檔案保存設(shè)施，隨意堆放，造成資料遺失或損壞。三是工程檔案電子信息化管理水平低。受條件限制，現(xiàn)有基層水利工程檔案90%以上的沒有實(shí)行電子錄入系統(tǒng)，出入登記不清楚，保存質(zhì)量差，使用效率低，不利于工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

3加強(qiáng)基層水利工程檔案管理的建議

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，各級(jí)黨委政府高度重視水利工作，基層水利工程建設(shè)投入日益增多，水利工程布局廣泛，規(guī)模不一，對(duì)工程檔案管理和規(guī)范化建設(shè)帶來了挑戰(zhàn)?！端こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》中明確提出，項(xiàng)目法人對(duì)對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。必須建立基層水利工程檔案管理機(jī)制，探索可行有效的檔案管理途徑，提高檔案管理質(zhì)量和水平，確保水利工程檔案管理的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。3.1建立工程檔案管理責(zé)任機(jī)制。項(xiàng)目法人和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的認(rèn)識(shí)，改變重建設(shè)、輕檔案的思想。一是加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。各項(xiàng)目法人、工程技術(shù)人員、監(jiān)管人員、檔案管理者要不斷學(xué)習(xí)檔案管理方面的法律法規(guī)，掌握相關(guān)的檔案專業(yè)知識(shí)，做到思想上重視、業(yè)務(wù)上精通、工作上統(tǒng)一。二是強(qiáng)化檔案管理責(zé)任。要把檔案工作責(zé)任制層層落實(shí)到人，明確項(xiàng)目法人職責(zé)，構(gòu)建從上到下、分級(jí)負(fù)責(zé)、職責(zé)明確、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，提高增強(qiáng)水利工程檔案管理的主動(dòng)性和責(zé)任感。三是完善檔案管理工作機(jī)制。從工程項(xiàng)目申報(bào)審批到組織實(shí)施，再互竣工驗(yàn)收和移交保存，應(yīng)確立領(lǐng)導(dǎo)專人負(fù)責(zé)，成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，遵循工程建設(shè)和檔案工作的規(guī)律，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立制度，制定措施。四是加強(qiáng)日常監(jiān)督檢查。聘請(qǐng)地方政府檔案管理部門組織對(duì)工程檔案進(jìn)行專項(xiàng)檢查和指導(dǎo)，保障工程項(xiàng)目檔案工作一開始就步入正軌，隨時(shí)了解掌握水利工程檔案工作發(fā)展動(dòng)態(tài)，推動(dòng)工程檔案規(guī)范化管理。3.2加強(qiáng)工程檔案管理制度化建設(shè)。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及面廣，質(zhì)量要求高，原件收集歸檔難度大，利用價(jià)值高，必須加強(qiáng)制度化管理。一是嚴(yán)格執(zhí)行行業(yè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)《中華人民共各國檔案法》相關(guān)要求，嚴(yán)格執(zhí)行《水利工程檔案管理規(guī)定》和水利科學(xué)技術(shù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，增強(qiáng)水利建設(shè)單位和施工單位檔案人員和工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)和依法治檔的自覺性。二是分類制定并完善檔案管理制度。健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，如各種檔案的管理制度、崗位責(zé)任制、查借閱制度等，建立一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)的檔案組織體系。同時(shí)，把基層水利單位檔案工作業(yè)績(jī)列入項(xiàng)目法人和相關(guān)管理人員工作考核內(nèi)容，嚴(yán)格考核問責(zé)和兌現(xiàn)。三是建立層層審核機(jī)制。把建設(shè)項(xiàng)目的建檔工作納入工程建設(shè)及管理程序，納入專業(yè)部門和專業(yè)人員職責(zé)范圍，層層審核把關(guān)，充分發(fā)揮專業(yè)部門與檔案部門的積極性，確保竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量。3.3注重檔案管理工作創(chuàng)新。水利工程建設(shè)項(xiàng)目大致分為立項(xiàng)階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段四個(gè)部分，考慮部分工程建設(shè)工期較長，為了保證工程項(xiàng)目檔案的齊全完整，可分階段進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集。一是注重資料的收集歸類。檔案管理人員必須親臨施工現(xiàn)場(chǎng)收集資料，認(rèn)真核對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確性和精確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反映解決。二是注重溝通銜接。檔案管理人員要積極與參建單位內(nèi)業(yè)管理人員和監(jiān)管人員配合，適時(shí)掌握工程進(jìn)度、質(zhì)量安全控制、計(jì)量結(jié)算等情況，收集原始資料，確保檔案資料的真實(shí)性。三是注重檔案收集時(shí)限要求。檔案管理員必須區(qū)別不同情況，確定相應(yīng)的工作時(shí)限，以保證檔案的完整性，對(duì)于那些形成周期短、時(shí)間性強(qiáng)的檔案要做到及時(shí)收集;對(duì)于形成周期長的檔案，要明確收集時(shí)段，避免造成內(nèi)容混淆、遺漏，降低檔案質(zhì)量。四是完善登記移交手續(xù)。工程檔案收集后，應(yīng)及時(shí)系統(tǒng)整理、分類、登記，定點(diǎn)保存，在管理使用或移交期間，要注重工程項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，羅列檔案資料清單，注明用途、數(shù)量、出入方向等內(nèi)容，做到有據(jù)可查。五是建立檔案統(tǒng)一管理模式。一般情況下，縣級(jí)水行政主管部門要對(duì)本區(qū)域內(nèi)水利建設(shè)項(xiàng)目檔案管理負(fù)責(zé)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理(不屬于縣級(jí)水行政主管部門管理、具有獨(dú)立法人機(jī)構(gòu)的水電企業(yè)除外)，定期對(duì)所屬單位的工程檔案進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和收集、分類、整理、歸檔，并按照檔案管理時(shí)限統(tǒng)一移交縣級(jí)檔案管理部門保存，確保資料的完整性。3.4提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。水利工程項(xiàng)目檔案管理的好壞取決于檔案管理人員的素質(zhì)和能力，也取決于檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任心。隨著水利工程項(xiàng)目檔案種類增多，對(duì)檔案管理的要求和檔案員業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求，必須加強(qiáng)對(duì)基層單位人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，掌握檔案和檔案工作的基礎(chǔ)理論知識(shí)，掌握最基本的實(shí)際操作技能。一是定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各地水行政不管部門要結(jié)合本地檔案管理實(shí)際需求，有針對(duì)性地組織短期培訓(xùn)，增強(qiáng)實(shí)際操作技能的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括各類檔案的收集、立卷、裝訂、整理、上架等全過程，及時(shí)了解黨和國家有關(guān)檔案方面的新方針、新做法，提高檔案員實(shí)際操作水平。二是提高檔案人員綜合素質(zhì)。不管是專職檔案管理員，或者是施工過程中的兼職檔案管理人員，不僅要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案概論、文書檔案、科技檔案、檔案保管、檔案利用等檔案常識(shí)，而且要學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)，使其具備檔案管理職責(zé)精神，增強(qiáng)基層檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化意識(shí)。3.5加大基層水利工程檔案管理投入。加強(qiáng)基層水利工程項(xiàng)目檔案管理水平和質(zhì)量，必須具備相應(yīng)的硬軟件設(shè)施。一是落實(shí)水利工程檔案管理的資金渠道，建議在項(xiàng)目管理費(fèi)中明確一定的支出比例專項(xiàng)用于水利工程檔案管理。二是按照“省一級(jí)”以上標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案規(guī)范化建設(shè)，縣級(jí)水務(wù)(水利)局及所屬水管單位必須設(shè)置專門的檔案室，建設(shè)期間配備專職檔案管理人員，配置相應(yīng)的硬件設(shè)施，做到庫房、辦公、閱覽三分開，且布局合理，便于檔案整理、存放、查閱。三是配備必要的檔案管理設(shè)備。如配備規(guī)范統(tǒng)一的檔案箱柜、電腦、傳真機(jī)、打印機(jī)、溫濕度控制等設(shè)備，為檔案工作提供良好的辦公環(huán)境和足夠的經(jīng)費(fèi)保障，促進(jìn)基層水利檔案工作有序開展。四是建立基層水利工程檔案信息化管理系統(tǒng)。充分考慮操作便捷、安全可靠、人性化操作等因素，統(tǒng)一開發(fā)功能完備、科學(xué)合理、系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)、技術(shù)規(guī)范的水利工程檔案管理應(yīng)用信息系統(tǒng)，提高基層水利工程檔案管理信息化水平。

作者:顧蕓 單位:湖北省南水北調(diào)工程建設(shè)管理局