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摘要:人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成之一存在許多問題，本文對其進行深入分析并提出有效措施，以便為企事業單位的發展做出更大的貢獻。

關鍵詞:人力資源管理;人事檔案管理

由于長期受到傳統人事檔案管理思維和管理方式的影響，目前我國人事檔案管理工作存在許多不足。

一、人力資源管理視角下的人事檔案管理工作存在的問題主要表現在以下幾方面

(一)檔案資料缺乏真實性和完整性

近年來，許多企事業單位頻頻出現人事檔案資料造假事件，人事檔案資料的真實性以及檔案信息的完整性表現出許多問題。這給單位的各項人力資源管理工作造成巨大的負面影響，不能正確匹配人力資源信息，有時甚至會影響企業的正常經營。多數企事業單位制定的員工檔案信息表比較簡潔、內容一致，缺乏針對性。其中員工的人口學信息、家庭成員關系是私營企業和事業單位的必備內容，但是有關個人學習經歷和工作經歷的介紹卻要求較少，員工只要提供時間和地點就可以，不需要具體闡述專業學習情況和工作成就。信息缺乏實質性，不能直接反映出員工的工作能力，降低了人力資源工作效率，增加了管理成本。以上這些問題嚴重損害了人事檔案資料的真實性和完整性。

(二)人事檔案的利用率較低

企事業單位管理層和人事管理者對人事檔案資料的重視程度不夠，日常工作中很少花費時間和精力對人事檔案資料進行分類、整理、分析，對人事工作的長遠發展缺少規劃和設想。其實，做好人事檔案統計分析工作可以節約管理成本，提高企業工作效率，增加效益，如分析生源地、性別、學歷、性格等因素對單位的人才流失率的影響，確保招聘工作有針對性，可以減少人才流失。

(三)人事檔案更新滯后

多數企事業單位的人事檔案資料缺乏時效性，更新嚴重滯后或者沒有更新。員工入職時填寫的人事檔案到離職時沒有任何補充，人事資料內容陳舊，多是入職登記表、工資表、季度（年度）考核表等。人力資源管理者從這些資料中無法獲知員工的最新動態，如職業規劃、崗位期待、崗位職責、工作建議等。可見，企事業單位要定時更新人事檔案資料，根據工齡、崗位等增加相應的資料內容，要不斷充實和豐富檔案資料，了解員工的實際需求，提高員工工作積極性，為企業創造更多價值。

(四)人事檔案管理方式落后

多數企事業單位沒有及時更新管理手段，不能滿足時代需求，導致人事檔案管理工作缺乏科學性，降低了工作效率。另一方面，多數單位對科學管理人事檔案沒有正確認識，重視度不夠，沒有配備足夠的人力、物力、財力，各項設施不能同步，多數人事檔案還是在紙堆里打轉。經營狀況不佳的企事業單位沒有專門的人力資源管理部門，分配的庫房較小，人事工作由一人負責或者其他員工兼職，工作人員不能全力開展工作。這樣的工作理念、工作方式更加劇了人事檔案資料弄虛作假的程度、時效性更差，人事工作的效率不能保障，給企業效益造成一定程度的影響。

(五)人事檔案管理者的專業素質較低

部分企事業單位的人事檔案管理者專業素質較低，缺乏理論知識，對人事工作的開展沒有足夠的認識，對人事檔案工作的理解過于簡單化、片面化，認為人事檔案就是員工的入職登記表，人事工作就是招人。這主要是因為企事業領導對人力資源管理工作人事模糊，對人事檔案工作者的專業性要求不高，對人事工作的重要性沒有足夠的認識。人事檔案管理工作者的工作態度不端正，檔案資料“有”就行、“不全”沒有關系。并且這些工作人員的綜合素質不高，缺乏職業道德精神、法律觀念淡薄，導致人事檔案管理工作在企業經營過程中不能充分發揮作用。

二、人力資源管理視角下加強人事檔案管理工作的幾項措施

(一)加強人事檔案管理專業隊伍的建設

人事檔案規范化管理的根本保障是工作人員的專業素養。首先是人事檔案和人力資源理論知識的深入認識。領導者和員工必須意識到加強人事檔案管理是企業規范化管理的重要環節。其次是與檔案管理相關的法律法規、行業標準的培訓。這是與行業接軌、同步前行的基本條件。三是人事檔案管理的操作技能。人事檔案信息化建設、現代化的人事檔案管理系統建設等，先進的管理知識和管理方式要積極運用到實際工作中。四是增強工作者的服務意識，積極與各部門協調、溝通，了解他們的需求，更好地為單位的人力資源管理和領導層決策服務。

(二)完善人事檔案管理制度

要提升人事檔案管理工作的質量必須建立健全人事檔案管理制度。許多企事業單位的人事檔案管理規定比較陳舊，與國家相關政策有出入，因此，深化人事檔案管理制度的當務之急是根據新時期、新情況、新目標制定更為科學化、合理化的人事檔案管理制度，修改落后的管理措施、增加新的管理方法、刪掉陳舊的管理模式。日常工作中，人事檔案管理者要定期整理、歸檔檔案資料，對資料信息進行統計分析，為其它相關工作和相關部門服務，促使人事檔案管理工作再上一個新臺階。

(三)豐富人事檔案信息

人事檔案資料不完整、不準確、過于簡單片面是多數企事業單位面臨的難題。不斷收集、補充檔案信息，擴大信息資源是必須做好的基礎性工作。資料內容要凸顯職員的工作能力、誠信、專業特長、工作建議、任職情況等方面的內容，最大限度地為人力資源管理者提供更有價值的信息。隨著經濟全球化步伐的加快，人力資源管理是許多優秀企事業單位的核心，而做為其中的重要部門之一，人事檔案管理也逐漸受到人們的重視。因此，企事業單位的人事檔案管理工作人員必須提高自身素養、積極采取措施、緊跟時代步伐，努力提高人事檔案管理水平，為企業發展做出更大的貢獻。

作者:張烏蘭格日勒 單位:內蒙古烏蘭察布市疾病控制中心

參考文獻:

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