導(dǎo)語(yǔ)：提升醫(yī)院人事行政管理效率思考一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

1順德某縣級(jí)醫(yī)院人事行政效能的現(xiàn)狀

順德某縣級(jí)醫(yī)院人事科是市區(qū)級(jí)二甲醫(yī)院的一個(gè)行政職能部門(mén),主要負(fù)責(zé)一切有關(guān)人事調(diào)動(dòng)、人員配置、檔案管理工作等的行政部門(mén),根據(jù)圖1的組織結(jié)構(gòu)圖可見(jiàn),人事科主要位于行政組織結(jié)構(gòu)圖的第2層,直接受院長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo),辦公室的協(xié)助。由于辦公范圍主要涉及到醫(yī)院整體人員組織管理問(wèn)題,人事科在人事上的任何變動(dòng),都牽涉到其他相關(guān)部門(mén)日常工作量的變化。人事科是連接其他行政科室的紐帶:如計(jì)財(cái)科的工資發(fā)放,醫(yī)務(wù)科的人事處理,護(hù)理部的人員招聘,黨辦團(tuán)委的組織活動(dòng)等,無(wú)不需要人事科的發(fā)動(dòng)、調(diào)遣與組織。

1.1人事科人力資源組成的情況分析

順德某縣級(jí)醫(yī)院人事科共有7人(分析自表1):1名科人事科室主任,1名人事科副主任兼兒科主任醫(yī)師,3名中級(jí)管理職員,2名初級(jí)職員,人員布置基本符合老中青的合理搭配原則;但除了一名中級(jí)職員為男性外,其他均為女性,性別比例有所偏頗,男性的聲音和需要易在組織中被忽略;科室人員的性格之間具有一定互補(bǔ)性:外向與內(nèi)向同在,活潑與沉穩(wěn)并存;專(zhuān)業(yè)具有多樣性,有利于知識(shí)的融通和組織工作地有效分配,人員的背景和專(zhuān)長(zhǎng)各有不同,有利于人員的定向培養(yǎng),但部分人員沒(méi)有醫(yī)學(xué)背景,工作上的知識(shí)儲(chǔ)備有待補(bǔ)充;此外,除了新進(jìn)員工,其他人員都已經(jīng)組織家庭,人員管理的動(dòng)機(jī)和需求的具有一定差異性。

1.2人事科工作開(kāi)展情況的分析

1.2.1科室人員有固定的工作范圍

人事科的工作內(nèi)容相對(duì)固定,每個(gè)人都有自己負(fù)責(zé)的工作范圍。彼此間相互分工,共同負(fù)擔(dān)科室行政工作,每個(gè)人都要對(duì)自己的工作負(fù)責(zé),獨(dú)立又彼此聯(lián)系。一般一項(xiàng)工作的分配,常出于工作慣性和科室人員對(duì)工作的熟悉程度來(lái)分配的,一項(xiàng)工作由一個(gè)人常年負(fù)責(zé)到底。

1.2.2工作隨上級(jí)公文內(nèi)容和主任指示而變化

一般人事科的工作內(nèi)容易受政策變動(dòng)、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)指示和集體會(huì)議結(jié)果的影響,工作內(nèi)涵的不穩(wěn)定性經(jīng)常是由上級(jí)文件的傳達(dá)落實(shí)而引起的,與辦公室之間有很大的交接關(guān)系。工作的調(diào)整和重新分配主要由科室主任負(fù)責(zé),員工是具體工作的執(zhí)行主體。

1.2.3工作有等級(jí)輕重之分,文件管理有別

人事科的工作具有很大的分層性質(zhì),工作的輕重有按年齡和經(jīng)驗(yàn)的分配特點(diǎn),年資高的職員一般負(fù)責(zé)保密性強(qiáng)、難度較高的工作。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文書(shū)寫(xiě)作也常指派固定的人員負(fù)責(zé)。

1.2.4工作以醫(yī)院整體人員為對(duì)象,工作量大

由于順德某縣級(jí)醫(yī)院是地區(qū)級(jí)的綜合醫(yī)院,醫(yī)院的全部職工接近2萬(wàn)多人(含退休人員),一旦涉及某項(xiàng)工作的變化,工作量的增加會(huì)在巨大的人員基數(shù)上顯現(xiàn)出來(lái),而人事科的人力常由于時(shí)段性缺乏而造成工作節(jié)奏緊湊,加班是常有之事。

2順德某縣級(jí)醫(yī)院人事行政效能低下的原因分析

2.1人事科組織結(jié)構(gòu)等外部方面的原因

2.1.1缺乏臨床工作人員的積極配合,造成行政效能的低下

人事科的工作對(duì)象絕大部分是一線(xiàn)臨床醫(yī)護(hù)人員,由于信息交流屬于單方發(fā)送模式:主要以網(wǎng)上通告或飛信的形式消息,缺乏信息的反饋的路徑;加上臨床工作者沒(méi)有給予及時(shí)的配合,原因多樣:臨時(shí)出差,休假,工作繁忙等,因此,往往會(huì)因?yàn)閭€(gè)別人員的耽擱而導(dǎo)致一項(xiàng)行政工作遷延數(shù)日,繼而拖慢其他工作的開(kāi)展。

2.1.2行政硬件設(shè)備存在時(shí)段性短缺問(wèn)題

由于機(jī)器的配置以日常合理的最大化使用為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)配給的,人事科在全院進(jìn)行人事安排和人員整改時(shí),往往涉及巨大的資料變動(dòng),而這個(gè)時(shí)候,機(jī)器的短缺與人手富余的矛盾便會(huì)尖銳化,出現(xiàn)人浮于事的現(xiàn)象;機(jī)器在此時(shí)的調(diào)配就顯得比較困難,因?yàn)楦鱾€(gè)科室都需要用,難以借出;加之資料的保密性,難以借助外部人員的協(xié)助來(lái)提高行政效能;此外本科室的機(jī)器在長(zhǎng)期的超負(fù)荷下工作,功能退化及損壞現(xiàn)象發(fā)生率較高,為日常的人事工作帶來(lái)不便。

2.1.3激勵(lì)機(jī)制不完善,缺乏制度化的激勵(lì)機(jī)制

醫(yī)院沒(méi)有一個(gè)使用于行政科室的規(guī)范化激勵(lì)制度。激勵(lì)主要來(lái)自科室主任自發(fā)的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì),獎(jiǎng)勵(lì)方式類(lèi)似于發(fā)放福利,人人均同,沒(méi)有體現(xiàn)個(gè)體差異性以及效率優(yōu)先的原則。激勵(lì)亦沒(méi)有與個(gè)體顯性或隱性需要相結(jié)合。精神激勵(lì)與物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)常不對(duì)等,信服度不高,沒(méi)有起到有效的激勵(lì)效果。

2.1.4人事部門(mén)的科室文化有待加強(qiáng)

人事科的組織文化沒(méi)有清晰地指向,其真正的推動(dòng)優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有充分體現(xiàn)出來(lái)。人事科的管理文化屬于潛在形態(tài),其建立基礎(chǔ)在非工作時(shí)間的人際交流上,文化的形成往往不是出于工作的目的,而是出于人際關(guān)系融合的需要。科室人員并沒(méi)有統(tǒng)一而清晰地科室文化概念,員工對(duì)于科室文化乃至醫(yī)院文化的理解普遍表示模糊。

2.2人事科科室內(nèi)部方面的存在原因

2.2.1職能科長(zhǎng)的對(duì)員工的具體工作

過(guò)程不甚了解人事科長(zhǎng)對(duì)職權(quán)有合理的分配和適當(dāng)?shù)南路?。職能科長(zhǎng)雖擺脫了繁瑣的基層工作,可有更多的時(shí)間思考本科室的發(fā)展規(guī)劃和協(xié)助上級(jí)部門(mén)完成本單位的參謀工作。但由于長(zhǎng)期脫離基層崗位的工作,造成在本職工作上的疏懶化和陌生化,由于沒(méi)有一線(xiàn)的實(shí)操,通常不能深切體會(huì)到一線(xiàn)工作在完成過(guò)程中所存在的問(wèn)題。同一件工作由于基層員工采取不同的方式,雖然都能得到相同的結(jié)果,但往往因?yàn)槁毮芸崎L(zhǎng)在等待結(jié)果中沒(méi)有參與,從而忽視了員工的效率問(wèn)題以及被員工處理掉的潛在問(wèn)題,而導(dǎo)致長(zhǎng)期的工作低效,使?jié)撛谛詥?wèn)題慢性積累并發(fā)展成科室的頑固性惡習(xí)。不僅浪費(fèi)人力,在將來(lái)改革上也會(huì)阻力重重。

2.2.2科室人員相互之間有相互推脫工作的現(xiàn)象

由于工作分配受科室主任的主觀性影響高,分配較隨意。年資高的員工常借故技能所限,在工作期間怠工,拖慢工作進(jìn)程,加之員工之間的微妙關(guān)系,老員工憑借年資關(guān)系、家庭責(zé)任為借口,選擇性地將部分工作轉(zhuǎn)移新員工,造成新員工工作量的增加。新員工由于在工作不甚熟悉的情況下承接過(guò)多的工作量,往往蓄積有不良的厭工、憤懣等負(fù)面情緒,影響員工的積極性和團(tuán)結(jié)關(guān)系。

2.2.3工作人員的計(jì)算機(jī)水平偏低,電腦使用效率不高

科室人員對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用多屬于初級(jí)水平,普遍只掌握極其基本OFFICE軟件。當(dāng)面臨巨大數(shù)據(jù)變更時(shí),常靠加班加點(diǎn),抽調(diào)人手來(lái)解決工作量問(wèn)題,而不是引進(jìn)新的工作方式來(lái)提高效率;其次人事科仍然使用舊版辦公軟件而沒(méi)有做出及時(shí)的更新調(diào)整;再者,電腦新舊按科室人員層級(jí)分配,而不是按工作需要來(lái)分配,分配極不合理:工作量大的新職員常占有的是配置最低的電腦,電腦運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢,信息經(jīng)常發(fā)生堵塞,甚至出現(xiàn)當(dāng)機(jī)等問(wèn)題。

2.3人事科職能管理方面存在方面

人事科以集權(quán)為主要領(lǐng)導(dǎo)方式,典型的高關(guān)系、低工作管理模式。領(lǐng)導(dǎo)通常不主動(dòng)告知工作的目的,僅以工作的方式和內(nèi)容為分配的指標(biāo)。員工經(jīng)常處于信息接受方,沒(méi)有直接參與工作的設(shè)計(jì)和分配,對(duì)工作目的導(dǎo)向不清。當(dāng)彼此理解不一致時(shí),常出現(xiàn)工作結(jié)果的偏差,繼而導(dǎo)致集體返工和再次溝通問(wèn)題。其次,員工工作內(nèi)容比較固定,沒(méi)有工作內(nèi)容上的流動(dòng),對(duì)彼此負(fù)責(zé)部分并不十分清楚,雖屬同一部門(mén),但如果某一員工離開(kāi),相連工作就無(wú)法頂替和接管,造成時(shí)間上的延誤,導(dǎo)致行政管理成本的增加。

3提升醫(yī)院人事行政效能的相關(guān)措施

3.1加強(qiáng)組織的管理和推進(jìn)改革措施的實(shí)施

3.1.1平時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)與臨床科室的溝通和人際聯(lián)系的建立

人事行政科室人員平時(shí)應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)與一線(xiàn)醫(yī)護(hù)人員的情感交流,利用行政查房以外的時(shí)間,多下科室走動(dòng)巡查,了解各個(gè)臨床科室的工作情況,認(rèn)真聽(tīng)取醫(yī)護(hù)人員的意見(jiàn)。為了便于日常工作的開(kāi)展,對(duì)于工作的布置要提前多個(gè)工作日,把預(yù)計(jì)拖慢的時(shí)間計(jì)入預(yù)算。要及時(shí)更新醫(yī)護(hù)人員的聯(lián)系電話(huà)和建立多途徑的聯(lián)系方式。

3.1.2科長(zhǎng)應(yīng)該協(xié)助職員工作,對(duì)基層工作要積極跟蹤了解

科長(zhǎng)應(yīng)主動(dòng)參與或承擔(dān)部分工作內(nèi)容,以便切身了解各項(xiàng)工作的強(qiáng)度,合理分配不同員工予不同的工作時(shí)間,防止拖工現(xiàn)象。對(duì)基層工作要進(jìn)行全面進(jìn)行了解,精細(xì)化管理。在員工上交工作成果的同時(shí),一并要求其復(fù)述該項(xiàng)工作的執(zhí)行方式和操作過(guò)程,并對(duì)工作全程做出應(yīng)有的指導(dǎo)和評(píng)價(jià)。

3.1.3激勵(lì)要實(shí)施制度化,按工作量的大小計(jì)入獎(jiǎng)金

物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)要與精神獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤。激勵(lì)的大小要依據(jù)員工的心理需求來(lái)實(shí)施,譬如有家庭的中層員工一般發(fā)以基本生活物質(zhì),新進(jìn)青年員工可發(fā)以流行時(shí)尚用品等,不同人員應(yīng)施以不同的激勵(lì)方式和選擇不同的激勵(lì)物質(zhì)。激勵(lì)應(yīng)該注重過(guò)程和細(xì)節(jié),激勵(lì)要與現(xiàn)實(shí)符合,不可過(guò)多過(guò)泛,以保證激勵(lì)的效果。

3.2監(jiān)管人事行政人員的工作流程和規(guī)范

計(jì)算機(jī)使用工作的安排必須先進(jìn)行工作指導(dǎo),確保每個(gè)職員通曉工作的目的,開(kāi)會(huì)時(shí),要求所有人員到場(chǎng),切忌開(kāi)部分人員會(huì)議。這樣不利于科室人員對(duì)彼此工作的溝通與合作。輪流指派科室一名工作人員負(fù)責(zé)每項(xiàng)工作的進(jìn)程。對(duì)故意在單位時(shí)間內(nèi)拖慢本職工作的員工要給予口頭批評(píng),對(duì)故意將工作進(jìn)行轉(zhuǎn)移的員工,要責(zé)令其取回工作內(nèi)容,限時(shí)完成,必要時(shí)扣發(fā)當(dāng)天獎(jiǎng)金,工作的時(shí)間必須依據(jù)工作的內(nèi)容嚴(yán)格進(jìn)行限制。其次,要加強(qiáng)科室人員的計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)。規(guī)范計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的錄入格式,不同人員使用電腦的習(xí)慣要進(jìn)行統(tǒng)一,避免在工作交接時(shí)出現(xiàn)接口斷裂問(wèn)題;科室電腦要進(jìn)行重新分配,對(duì)于要經(jīng)常操作大量數(shù)據(jù)工作人員要配以最好的電腦,其次類(lèi)推;電腦要注意維修和數(shù)據(jù)保存,電腦的文檔使用也要注意加密,電腦使用的痕跡要及時(shí)清理。另外,對(duì)于時(shí)段性電腦的短缺問(wèn)題,可以與多個(gè)行政部門(mén)協(xié)商,申請(qǐng)?jiān)黾庸餐瑐溆闷鞑?以備各部門(mén)在不同時(shí)段的抽調(diào)。

3.3注重人才培養(yǎng)和科室文化的建設(shè)

人事科領(lǐng)導(dǎo)要注重自身領(lǐng)導(dǎo)能力的培養(yǎng),要加強(qiáng)與職員之間的溝通管理。要注意聽(tīng)取科室人員的反饋,工作布置應(yīng)該交代清楚前因后果,以及想要達(dá)到的最終目的和操作的建議?？剖胰藛T有依據(jù)各自能力選擇工作的主動(dòng)權(quán)。要注意對(duì)工作進(jìn)行階段性總結(jié)和核對(duì),以免信息延遲導(dǎo)致集體返工。員工的工作要按工作內(nèi)容的特點(diǎn),進(jìn)行定期輪轉(zhuǎn)和重新分配,以便使所有的員工對(duì)科室工作都能熟悉了解,也能促進(jìn)員工相互之間的理解和團(tuán)結(jié)。當(dāng)某個(gè)員工離崗時(shí),工作也可以進(jìn)行有效地接替和更換。

由于科室有2名人員分別面臨休產(chǎn)假和退休,下級(jí)員工應(yīng)該在此之前給予更多鍛煉的機(jī)會(huì),讓其可以承擔(dān)更為復(fù)雜的工作類(lèi)別,而不應(yīng)只限于按經(jīng)驗(yàn)和工作年限進(jìn)行工作分配,應(yīng)注重人才的縱向發(fā)展。這對(duì)于工作人員的自然接替和培養(yǎng)有重大意義。要注重建立科室文化,高度統(tǒng)一科室的工作性質(zhì)指標(biāo),制定規(guī)范化的行為準(zhǔn)則?？剖胰藛T的行為和言語(yǔ)要體現(xiàn)科室特征,注重培養(yǎng)科室的凝聚力和榮譽(yù)感,要注重改善環(huán)境設(shè)施,凸顯人事科的獨(dú)特的魅力。根據(jù)全面管理理論可知,不同的管理對(duì)象具有不同的管理環(huán)境、管理組織架構(gòu)和管理文化,上述研究是以順德某縣級(jí)醫(yī)院人事行政部門(mén)為研究對(duì)象的,其制定的行政改革措施和解決路徑帶有地域性差異,可予不同醫(yī)院人事行政部門(mén)效能管理上的參考價(jià)值,但由于選取對(duì)象具有一定的局限性,不同地區(qū)要根據(jù)本地區(qū)的特殊情況,具體分析。